Como encontrar arquivos com o Copilot no Windows: guia completo e dicas

Encontre arquivos rapidamente em Windows Não é mais uma odisseia se você confiar no Copilot e no ecossistema de Microsoft 365Com a experiência integrada do Copilot no Windows, o aplicativo Microsoft 365 Copilot e o OneDrive, você pode localizar documentos, conversas e reuniões relacionadas em segundos, com sugestões e filtros que aceleram sua pesquisa sem precisar abrir pasta por pasta.

Neste guia prático, explico passo a passo como usar o Copilot para localizar arquivos e conteúdo vinculado., como aproveitar o Acesso Rápido, filtros e Recomendações, e como comparar versões do OneDrive para garantir que você esteja com o arquivo certo. Além disso, se você gerencia ambientes corporativos, aprenderá a rastrear e gerenciar dados de atividade do Copilot com o eDiscovery e o Microsoft Graph, e como ajustar a privacidade e o treinamento de modelos.

Pesquisar com o Copilot no Microsoft 365 e no Windows

O aplicativo Microsoft 365 Copilot tem uma seção de pesquisa que centraliza pessoas, bate-papos, reuniões e arquivos.É o ponto de partida ideal para localizar documentos recentes, itens compartilhados com você e recomendações personalizadas sem sair do seu fluxo de trabalho.

O mais útil é que o Copilot combina resultados de diferentes fontes na sua organização para mostrar o que você realmente precisa: de um arquivo que foi modificado agora mesmo para um resumo de reunião que contém o documento mencionado acima que você está tentando encontrar.

Se você usa o Copilot no Windows, também pode iniciar consultas que o levam ao conteúdo da sua conta e do Microsoft 365.O objetivo é evitar perda de tempo alternando entre aplicativos e encontrar o arquivo exato com instruções claras e focadas.

Vantagens destacadas da pesquisa

• Filtragem poderosa para restringir os resultadosOs filtros permitem que você restrinja sua pesquisa a arquivos, contatos, reuniões, bate-papos e muito mais, economizando tempo quando sua organização tem um grande volume de informações.
• Recomendações úteis: Você verá arquivos sugeridos e resumos de reuniões, além de instruções para continuar trabalhando naquele conteúdo sem perder o contexto.
• Recente sempre à mão: Acesse a lista de arquivos nos quais você trabalhou recentemente para retomar tarefas instantaneamente sem repetir pesquisas.

O que exatamente você pode pesquisar?

A pesquisa oferece suporte a pessoas, arquivos, imagens, mensagens, sites, SharePoint e muito maisPor exemplo, você pode localizar rapidamente um documento de rastreamento de bugs que alguém compartilhou recentemente com você, sem se lembrar da pasta exata ou do nome completo do arquivo.

Como realizar a pesquisa passo a passo

1. Abra o aplicativo Microsoft 365 Copilot e acesse a seção Pesquisar do painel de navegação. É o centro onde as fontes e atalhos relevantes são agrupados.
2. Escreva sua consulta, revise os primeiros resultados ou clique no botão Pesquisar para ver mais correspondências. Você pode refinar sua pesquisa com filtros se a gama de resultados for ampla.

Conselho: Formule instruções específicas, por exemplo, um documento de orçamento compartilhado por Ana em março, para que o Copilot possa entender melhor suas intenções e direcioná-lo ao arquivo exato.

Acesso rápido e filtros: seus aliados

O Acesso rápido oferece três blocos principais para encontrar e reabrir conteúdo sem complicações.. Aproveite estas seções quando você trabalha com muitos arquivos diariamente:

• Recentes: Arquivos usados ​​ou modificados recentemente.
• Compartilhado: Conteúdo que outros compartilharam com você, muito útil para colaboração.
• Favoritos: Qualquer coisa que você marcar como favorita no Copilot, OneDrive ou Aplicativos do Microsoft 365 como Word ou PowerPoint.

Filtrar em Acesso Rápido para reduzir o ruído. E se precisar refinar ainda mais, use a opção + Novo no menu de filtros para detalhar por Localização, Compartilhado por e Proprietário, ajudando você a encontrar o arquivo certo mesmo em cenários com muitas correspondências.

Recomendações, resumos e avisos orientados

A área Recomendações sugere arquivos e resumos de reuniões relevantes., incluindo dicas práticas para ajudar você a dar o próximo passo sem pensar demais. É uma maneira inteligente de descobrir conteúdo relacionado que você talvez não tenha considerado.

Quando uma recomendação lhe convier, abra-a. ou clique na notificação na parte inferior para continuar no Microsoft 365 Copilot. A partir daí, você pode conversar com o Copilot e solicitar informações adicionais, esclarecimentos ou ações relacionadas ao arquivo.

Mais maneiras de trabalhar com pesquisa

A experiência de pesquisa Ele se integra a outros aplicativos e fluxos do Microsoft 365, para que você se sinta natural ao alternar entre recomendações, arquivos recentes e consultas ad-hoc do Copilot sem perder o foco.

Onde está o Copilot nos aplicativos?

O Copilot aparece na guia Início no Word, Excel, PowerPoint e Outlook na WebSe você também tiver o Microsoft 365 com aplicativos de desktop, o Copilot também aparecerá nesses aplicativos, para que você possa pesquisar e trabalhar com conteúdo diretamente na sua ferramenta favorita.

Certifique-se de usar a conta correta

Verifique se você está conectado ao Microsoft 365 com uma conta licenciada do Copilot válida.Isso é essencial para ver as funções e obter resultados no seu contexto de trabalho.

• usuários domésticos: Você precisa do Microsoft 365 Personal ou Family, ou do Copilot Pro.
• Usuários empresariais: Requer planos como Business Basic, Standard, Premium, E3, E5, F1 ou F3, além do Microsoft 365 Copilot.

Importante para arquivos novos ou locais: Se você estiver trabalhando com documentos não salvos ou com aqueles na sua unidade local, a conta principal ativa na parte superior da janela do Microsoft 365 deverá ter a licença Copilot.

Privacidade e experiências conectadas: confira

Existem duas configurações de privacidade que, se desabilitadas, podem ocultar o Copilot em aplicativos. Revise estas etapas rápidas para habilitar as experiências necessárias:

1. Abra o Word, Excel ou PowerPoint e vá em Arquivo > Conta
2. Em Privacidade da conta, selecione Gerenciar configurações.
3. Ative experiências que analisam seu conteúdo y Todas as experiências conectadas para garantir o pleno funcionamento.

En Mac: Abra o Word, vá em Preferências > Privacidade e ative também as experiências que analisam o conteúdo e todas as experiências conectadas.

Controle de treinamento de modelo no Copilot

Você pode decidir se suas conversas serão usadas para treinar modelos. IA generativaSe você desabilitar esta opção, suas conversas passadas, presentes e futuras não serão mais usadas para essa finalidade, e a alteração será refletida em até 30 dias.

• Seu controle sobre o treinamento permite que você decida se suas conversas são usadas para treinar modelos IA Generativo. Se você desativar esta opção, suas conversas passadas, presentes e futuras não serão mais usadas para esta finalidade, e a alteração entrará em vigor em até 30 dias.
• Em copilot.microsoft.com: Perfil > Nome do perfil > Privacidade > Modelos de treinamento em texto ou fala.
• No Copilot para Windows: Perfil > Configurações > Privacidade > Modelos de treinamento em texto ou fala.
• No aplicativo móvel Copilot: Menu > Perfil > Conta > Privacidade > Treinamento de modelo de texto ou voz.

Leve em consideração: Esta configuração não impede outros usos gerais para melhoria de produtos ou segurança, de acordo com a Declaração de Privacidade da Microsoft.

Compare e localize a versão correta no OneDrive com o Copilot

Com o Copilot no OneDrive, você pode selecionar até 5 arquivos e comparar as diferenças sem abrir cada documento separadamente.. É ideal para identificar a versão correta quando há várias variantes do mesmo arquivo.

Casos de uso comuns: análise de contratos, revisão de currículos, controle de versões de documentos, comparação de documentos legais, análise financeira entre períodos e avaliação de propostas de fornecedores.

Como usá-lo:

1. Acesse onedrive.com e faça login com sua conta de trabalho, escola ou pessoal.
2. Selecione até 5 arquivos e ative o Copilot no botão da barra de ferramentas comandos escolhendo Comparar arquivos ou em Mais ações > Copilot > Comparar arquivos.
3. O painel do Copilot será aberto. e você pode continuar o bate-papo com perguntas complementares para entender mudanças, semelhanças ou metadados principais.

O que ele retorna: Diferenças por data, hora, título, autor, última modificação, resumo do conteúdo, local e participantes, entre outros, para decidir instantaneamente qual arquivo usar.

Upload de arquivos para o Copilot: formatos e limites

Você pode carregar imagens e certos tipos de arquivos diretamente em seus bate-papos com o Copilot.Quando você os carrega, o Copilot analisa e extrai informações para responder perguntas ou ajudar você com tarefas específicas.

Segurança e retençãoOs arquivos compartilhados são armazenados com segurança por até 30 dias e, em seguida, excluídos automaticamente. A Microsoft não usa esse conteúdo para treinar modelos.

Formatos suportados:

• Documentos: PDF, DOCX, XLSX, PPTX.
• Imagens: PNG, JPEG, PJP, JFIF.
• Texto e revisão: TXT, TEXTO, JSON, CSV, MD.

Tamanho máximo: 50 MB por arquivo.

Como cobrar:

1. Clique no ícone Abrir (+) e escolha Carregar.
2. Selecione o arquivo no seu dispositivo; será anexado à sessão de bate-papo.
3. Faça sua pergunta, por exemplo, descreva esta imagem ou o que você recomenda com base neste documento.
4. Faça perguntas complementares no mesmo tópico para aprofundar a análise.

ideias rápidas: Escreva uma carta de apresentação com base em um CV ou solicite um resumo com recomendações de um relatório, incluindo uma citação no estilo APA.

Copilot no Excel para localizar e compreender dados

No Excel, o Copilot ajuda você a importar dados, criar e entender fórmulas e analisar informações sem complicações.Isso facilita a localização de valores, tendências e discrepâncias em planilhas grandes.

• Importação fácil: Traga dados da web, arquivos no OneDrive ou SharePoint ou comunicações da sua organização.
• Destacar, classificar e filtrar: Peça ao Copilot para destacar células com números ou filtrar valores acima de um limite, por exemplo, maiores que cinco.
• Fórmulas geradas e explicadas: Crie colunas e linhas calculadas e entenda como cada fórmula funciona.
• Research: Solicite gráficos, tabelas dinâmicas, resumos, tendências ou outliers para identificar padrões rapidamente.

Onde encontrar: Ícone do Copilot na aba Início ou o ícone piscando ao lado de uma célula selecionada.

Como começar: Certifique-se de que seus dados estejam em um intervalo ou tabela legível, abra o Copilot, escolha uma sugestão ou converse com sua solicitação específica.

Copilot eDiscovery e gerenciamento de dados de atividades para administradores

Se você gerencia o Microsoft 365, pode usar o eDiscovery (Premium) e o Microsoft Graph Explorer para pesquisar e excluir mensagens de usuários e respostas do Copilot. em aplicativos e serviços compatíveis. Isso é útil para remover informações confidenciais ou conteúdo inapropriado associados à atividade do Copilot.

Permissões e limitesVocê precisa ser membro do grupo Administradores do eDiscovery para criar casos e ter a função Pesquisar e Limpar para excluir dados. Há um máximo de 100 itens por caixa de correio por operação, projetado para resposta rápida a incidentes.

Etapa 1: Crie um caso no eDiscovery (Premium) para gerenciar o processo de pesquisa e descarte.

Etapa 2: Crie uma estimativa de cobrança que localizará os dados do Copilot a serem excluídos. A exclusão da etapa 5 atuará nos dados retornados por essa estimativa.

Fontes de dados: As atividades do Copilot no Excel, Word, PowerPoint, Outlook, OneNote, SharePoint, Whiteboard, Loop, Teams e chats relacionados são armazenadas na caixa de correio do usuário em classes como IPM.SkypeTeams.Message.Copilot.Excel, .Word, .PowerPoint, .Teams, .BizChat, .WebChat e outras.

Sugestões de pesquisa: Use a condição Tipo e selecione Atividade Copilot para abranger completamente os dados, adicionando intervalos de datas ou palavras-chave para concentrar a coleta no que é relevante.

Identificar consultas na webSe a pesquisa na web estiver habilitada, você poderá localizar consultas enviadas ao Bing. Procure o campo WebSearchQuery ao revisar itens baixados do eDiscovery.

Etapa 3: revise os resultados da estimativa para confirmar que ela inclui apenas o que você deseja eliminar. Use estatísticas de locais-chave para identificar fontes implicadas.

Etapa 4: remover retenções e diretivas das caixas de correio afetadas antes de excluí-las, ou o conteúdo será retido. Anote qual política você removeu para poder restaurá-la mais tarde.

Etapa 5: Excluir dados com o Microsoft Graph. No Graph Explorer, faça login com uma conta usando Pesquisar e Limpar e:

1. Obter o identificador do caso com o caminho v1.0/security/cases/ediscoveryCases.
2. Recupera o identificador da coleção desde v1.0/security/cases/ediscoveryCases/{caseId}/searches, verificando a consulta em contentQuery.
3. Execute a limpeza com POST para a rota indicada e verifique o código de aceitação.

PowerShell: Como alternativa, conecte-se ao Connect-MgGraph com o escopo ediscovery.ReadWrite.All e emita um Invoke-MgGraphRequest para a operação purgeData.

Etapa 6: Verifique a exclusão. Os itens são movidos para a pasta oculta SubstrateHolds, onde permanecem por pelo menos 1 dia até serem excluídos permanentemente pelas tarefas do sistema (geralmente de 1 a 7 dias).

Etapa 7: Restaurar as diretivas retenção e suspensões em caixas de correio após a exclusão ter sido confirmada.

Pequenos detalhes que fazem a diferença na hora de pesquisar

Quando um artigo indica os próximos passos, normalmente se refere a interfaces com guias onde você pode alternar entre cenários ou opções relacionadas à pesquisa e ao uso do Copilot.

Lembre-se de que o Copilot também está disponível no Outlook, Word, PowerPoint e outros aplicativos., e essa presença transversal torna mais fácil encontrar arquivos relacionados aos seus e-mails, apresentações ou documentos de trabalho atuais.

Se você aproveitar a pesquisa centralizada, acesso rápido, recomendações, filtros avançados e comparação de arquivos no OneDrive, você encontrará o documento necessário em apenas alguns segundos, junto com a versão correta e o contexto que explica por que esse arquivo é adequado para sua tarefa.