Jak tworzyć i najlepiej wykorzystywać tabele przestawne w programie Excel

przewyższać Jest to bez wątpienia jedno z tych narzędzi, z których prawie każdy musiał korzystać w pewnym momencie, czy to w pracy, na uczelni, czy nawet do zarządzania wydatkami osobistymi. A jeśli jest jedna funkcja, która naprawdę robi różnicę w sposobie analizowania dużych ilości danych, to jest to funkcja tablice dynamiczneChociaż na pierwszy rzut oka opanowanie tabel przestawnych może wydawać się skomplikowane, jest o wiele prostsze niż mogłoby się wydawać. Gdy już to zrobisz, będziesz się zastanawiać, jak mogłeś wcześniej bez nich żyć.

W tym artykule krok po kroku poprowadzę Cię, aby zrozumieć Jak działają tabele przestawne w programie Excel, od ich przydatności do sposobu ich konfiguracji w celu maksymalizacji ich potencjału. Zobaczysz, że nie są one tylko przydatne do podsumowywania danych, ale także pozwalają na wizualizację, filtrowanie i analizowanie informacji z ogromną elastycznością, oszczędzając mnóstwo czasu i ułatwiając podejmowanie decyzji. Zabierajmy się do tego.

Czym jest tabela przestawna w programie Excel i do czego służy?

Zanim przejdziemy do tematu, warto wyjaśnić definicję. tabela dynamiczna Jest to mechanizm programu Excel, który umożliwia Szybkie sortowanie, filtrowanie, grupowanie i analizowanie danych z bazy danych lub zakresu danych tabelarycznych. Są one nazywane „dynamicznymi”, ponieważ jego struktura nie jest stałaMożesz zmienić kolejność elementów, przeciągając pola, filtrując informacje i zmieniając kryteria, a wszystko to w ciągu kilku sekund, bez konieczności modyfikowania oryginalnych danych lub pisania skomplikowanych formuł.

Jego główne zastosowania obejmują:

• Podsumowanie dużych ilości danych:Przekształć obszerne tabele w przejrzyste i wizualne raporty.
• porównać wyniki: umożliwia analizowanie danych na podstawie różnych zmiennych, takich jak sprzedaż według produktu, regionu lub daty.
• Filtruj i segmentuj informacje:Można przeglądać tylko te dane, które są interesujące do analizy w danym momencie.
• Przedstaw wyniki wizualnie:jego integracja z dynamiczna grafika ułatwia zrozumienie i przekazywanie informacji.

Dzięki tym funkcjom tabele przestawne są niezbędne dla osób pracujących z danymi i muszą to zdobyć Podsumowania, trendy i wzorce szybko i elastycznie.

Kiedy należy używać tabel przestawnych?

Zawsze zaleca się stosowanie tabel przestawnych, gdy masz dużą bazę danych podzieloną na wiersze i kolumny, zwłaszcza jeśli potrzebujesz uzyskać różne perspektywy lub grupować informacje według różnych kryteriów. Na przykład wyobraź sobie, że masz bazę danych sprzedaży firmy z kolumnami takimi jak data, produkt, sprzedawca, miasto i kwota. Za pomocą tabeli przestawnej możesz:

• Zobacz całkowitą sprzedaż według produktu.
• Porównaj sprzedaż pomiędzy różnymi regionami i sprzedawcami detalicznymi.
• Przeanalizuj zmiany sprzedaży na przestrzeni czasu.
• Uzyskaj procenty i porównania między kategoriami.

Tego rodzaju narzędzia pozwalają przekształcić dane w użyteczne informacje podejmować decyzje lub przedstawiać przejrzyste i atrakcyjne raporty.

Krok po kroku: Jak utworzyć tabelę przestawną od podstaw

1. Przygotowanie i wybór źródła danych

Aby w pełni wykorzystać tabele przestawne, pierwszą rzeczą jest mieć dobrze zorganizowaną bazę danychOznacza to, że dane powinny być zorganizowane w wiersze i kolumny, przy czym każda kolumna powinna mieć nagłówek, a wszystkie wartości powinny odpowiadać temu samemu typowi danych. Na przykład w tabeli sprzedaży kolumna „Data” powinna zawierać tylko daty, „Kwota” tylko liczby itd. Ważne jest, aby nie mieszać typów danych, ponieważ Excel używa tych informacji do poprawnego kategoryzowania i podsumowywania wartości (np. suma, liczba, obliczanie średnich itd.).

2. Wstawianie tabeli przestawnej

Gdy już będziesz mieć gotowy zakres danych, wybierz dowolną komórkę w tej tabeli. Następnie przejdź do menu wstawić i kliknij Tabela przestawnaOtworzy się okno, w którym możesz wybrać, czy chcesz utworzyć tabelę przestawną w nowym arkuszu, czy w istniejącym. Jeśli wybrałeś zakres poprawnie, Excel automatycznie wykryje całą tabelę jako źródło danych.

Dodatkowo, jeśli masz zainstalowaną wtyczkę PowerPivot, możesz dodać dane do wewnętrznego modelu programu Excel, aby nawet połączyć wiele powiązanych tabel i utworzyć znacznie bardziej zaawansowane analizy. Możesz również sprawdzić naszą stronę internetową, aby dowiedzieć się, jak to zrobić. tworzenie interaktywnych pulpitów nawigacyjnych w programie Excel aby jeszcze bardziej udoskonalić Twoje raporty.

3. Konfigurowanie pól tabeli przestawnej

Po utworzeniu tabeli przestawnej zostanie ona wyświetlona w panelu bocznym programu Excel. lista dostępnych pól z oryginalnych danych. Tutaj możesz zdecydować, po prostu przeciągając i upuszczając, które pola pojawią się w wierszach, kolumnach, wartościach i filtrach.

• Filtry: umożliwia wybranie podzbioru danych, który ma być wyświetlany w tabeli przestawnej.
• Kolumny: pola wyświetlane jako nagłówki poziome.
• Wydziwianie: pola, które pojawiają się jako etykiety pionowe.
• Wartości: Tutaj możesz dodać pola numeryczne lub inne, które chcesz podsumować, dodać, zliczyć, uśrednić itd.

Domyślnie, jeśli przeciągniesz pole liczbowe do Wartości, Excel podsumuje je za pomocą funkcji Suma. Jeśli pole zawiera tekst, zastosuje funkcję Licznik. Możesz łatwo zmodyfikować to, aby użyć innych funkcji, takich jak Średnia, Maksimum, Minimum i inne, używając Konfiguracja pola wartości.

Przykład podstawowej konfiguracji

Wyobraź sobie, że masz tabelę z danymi sprzedaży ze sklepu komputerowego: numer faktury, nazwisko sprzedawcy, datę, model komputera, markę i całkowitą kwotę sprzedaży. Możesz utworzyć tabelę przestawną, w której:

• Nazwa handlowa pojawić się w szeregach.
• Marka jest wyświetlany w kolumnach.
• Całkowita kwota podsumowane w wartościach, pokazujące sumę sprzedaży.

W ten sposób otrzymasz wizualny raport pokazujący, którzy sprzedawcy osiągnęli największą sprzedaż i których marek, bez konieczności stosowania skomplikowanych formuł i procesów.

Dostosowywanie obliczeń i wyświetlania w tabeli przestawnej

Jedną z największych zalet tabel przestawnych jest to, że możesz dostosować sposób grupowania i prezentacji danych. Na przykład:

• Skonfiguruj funkcję podsumowania:Kliknięcie strzałki w polu „Wartości” umożliwia dostęp do Konfiguracja pola wartości aby zmienić domyślny typ obliczeń (suma, średnia, liczba itp.) i dostosować nazwę wyświetlaną w tabeli.
• Wyświetl wartości jako procentyZamiast wyświetlać całkowitą wartość, możesz wyświetlić każdy element jako procent całkowitej sumy, dla wiersza lub kolumny, z karty Wyświetl wartości jako.
• Wyświetlaj wartość jako obliczenie i jako procent w tym samym czasie- Jeśli przeciągniesz to samo pole dwa razy do obszaru wartości, możesz ustawić jedno wystąpienie jako sumę, a drugie jako procent, co ułatwi porównywanie.
• Zmień format liczb:Format (waluta, procenty, miejsca dziesiętne itd.) można dostosować za pomocą odpowiedniej opcji w ustawieniach pola.

Zalecane tabele przestawne w programie Excel

Aby jeszcze bardziej ułatwić pracę, program Excel zawiera opcję Polecane tabele przestawne w menu Wstaw. Ta funkcja automatycznie analizuje źródło danych i sugeruje różne typy podsumowań i struktur na podstawie wybranych danych. Tak więc, nawet jeśli jesteś nowy w temacie danych, możesz uzyskać przydatne raporty za pomocą jednego kliknięcia, a następnie dostosować je do swoich potrzeb.

Podobne artykuł:

Kompletny przewodnik po tworzeniu interaktywnego pulpitu nawigacyjnego w programie Excel

Tworzenie wykresów przestawnych z tabel przestawnych

Jednym aspektem, którego nie należy pomijać, jest możliwość generowania połączone wykresy dynamiczne do tabel. Jest to szczególnie przydatne, gdy trzeba przedstawić informacje wizualnie lub wykryć trendy i wzorce w bardziej intuicyjny sposób. Wykresy przestawne zmieniają się automatycznie, gdy filtrujesz lub modyfikujesz tabelę przestawną, zapewniając zaktualizowany widok danych w każdej chwili.

Zalety pracy z dodatkiem Power Pivot

W przypadkach, gdy potrzebujesz jeszcze bardziej zaawansowanej analizy, wtyczka PowerPivot Rozszerza standardowe możliwości tabel przestawnych. Umożliwia:

• Podsumuj wartości za pomocą funkcji Count Distinct, przydatne do unikatowego zliczania elementów.
• Tworzenie niestandardowych miar przy użyciu języka DAX do zaawansowanych obliczeń.
• Uwzględnij pola z wielu powiązanych tabel, umożliwiając krzyżowe raportowanie z różnych źródeł danych.

W efekcie powstają o wiele bardziej złożone i szczegółowe raporty, które są szczególnie przydatne w środowiskach korporacyjnych lub w przypadku pracy z wieloma powiązanymi źródłami danych.

Kluczowe aspekty korzystania z tabel przestawnych

Podsumowanie kluczowych punktów, które należy mieć na uwadze, aby efektywnie korzystać z tabel przestawnych w programie Excel:

• Upewnij się, że dane są uporządkowane i spójne aby uniknąć błędnych interpretacji.
• Poznaj opcje konfiguracji aby uzyskać podsumowanie, którego potrzebujesz – sumę, średnią, liczbę lub procenty.
• Użyj filtrów i segmentacje umożliwiające analizę określonych podzbiorów danych.
• Nie zapomnij o dynamicznej grafice aby wzbogacić raporty i ułatwić ich wizualne zrozumienie.

Elastyczność tabel przestawnych pozwala na przekształcanie i wizualizację informacji przy użyciu zupełnie różnych kryteriów za pomocą jednego kliknięcia, ułatwiając podejmowanie decyzji i szybkie wykrywanie trendów i możliwości.

Isaac

Pisarz z pasją zajmujący się światem bajtów i technologii w ogóle. Uwielbiam dzielić się swoją wiedzą poprzez pisanie i właśnie to będę robić na tym blogu, pokazywać Ci wszystkie najciekawsze rzeczy o gadżetach, oprogramowaniu, sprzęcie, trendach technologicznych i nie tylko. Moim celem jest pomóc Ci poruszać się po cyfrowym świecie w prosty i zabawny sposób.