Poradnik strategiczny: jakie oprogramowanie wybrać, aby zdigitalizować swoją firmę

Zrób krok zdigitalizować firmę Nie chodzi tylko o zainstalowanie kilku programów i na tym poprzestanie; chodzi o przeanalizowanie sposobu pracy, wartości, jaką oferujesz klientowi, i planów rozwoju w nadchodzących latach. Wiele MŚP wciąż odkłada tę decyzję z obawy przed zmianami, brakiem wiedzy lub dlatego, że „ta metoda sprawdzała się u nas do tej pory”.

Problem polega na tym, że taka mentalność jest dziś pułapką: Rynek stał się cyfrowy, wymagający i szybko się rozwijającyFirmy, które nie dostosują się do zmian, narażają się na realne ryzyko pozostania w tyle. Dobra wiadomość jest taka, że ​​rozpoczęcie działalności nigdy nie było łatwiejsze ani bardziej dostępne: oferujemy rozwiązania dla każdej wielkości, sektora i budżetu, od darmowych narzędzi w chmurze po zaawansowane, kompleksowe platformy do zarządzania.

Co tak naprawdę oznacza digitalizacja firmy?

Kiedy mówimy o digitalizacji firmy, nie mamy na myśli „przejścia z Excela na nieco nowocześniejszy program”, ale Migracja procesów, które są obecnie ręczne, papierowe lub rozproszone, do połączonych środowisk cyfrowychWymaga to zarówno narzędzi, jak i innego sposobu organizacji pracy.

W praktyce digitalizacja to konwersja operacji fizycznych na przepływy cyfroweZamówienia, faktury, umowy, rejestracje, kampanie marketingowe, obsługa klienta, inwentaryzacje… Nie wszystkie zadania można w 100% zdigitalizować, ale znaczną ich część można. To właśnie one decydują o różnicy w wydajności i skalowalności.

Co więcej, proces ten prawie zawsze wymaga przeglądu podstawowych kwestii, takich jak: model biznesowy, strategia handlowa, logistyka, kanały komunikacji i zarządzanie personelemNie chodzi tylko o technologię: chodzi o nowe spojrzenie na sposób tworzenia i dostarczania wartości.

W Europie tę zmianę uważa się za tak strategiczną, że istnieją programy takie jak Zestaw cyfrowy i fundusze nowej generacjizaprojektowane tak, aby MŚP i osoby prowadzące działalność na własny rachunek mogły finansować swoje rozwiązania digitalizacyjne bez konieczności dokonywania dużej początkowej inwestycji.

Różnica między digitalizacją a transformacją cyfrową

Łatwo pomylić pojęcia, ale ważne jest, aby je rozróżnić: Digitalizacja i transformacja cyfrowa to nie to samoIdą ręka w rękę, ale grają w różnych ligach.

La digitalizacja skupiony na konwertować procesy analogowe na cyfrowe bez nadmiernej zmiany istoty procesu. Na przykład: przejście z fizycznych szafek na dokumenty do systemu zarządzania dokumentami w chmurze, przy użyciu podpis elektroniczny Zamiast składać odręczne podpisy, zeskanuj dowody dostawy i przechowuj je w systemie zarządzania.

La transformacja cyfrowa Idzie o krok (lub kilka) dalej: zakłada, że Przemyślenie firmy w ujęciu cyfrowym, skupienie strategii na kliencie i polegając na technologie takie jak sztuczna inteligencja, automatyzacjachmura, duże zbiory danych lub e-commerce, aby przeprojektować produkty, usługi i sposoby pracy.

Podczas gdy digitalizacja „tłumaczy” to, co już robisz, na format cyfrowy, transformacja cyfrowa zmienić zasady gry:jak podejmujesz decyzje, jak sprzedajesz, jak komunikujesz się z klientami i dostawcami, jak organizujesz wewnętrzne talenty i jak wprowadzasz innowacje.

Bez digitalizacji żadna transformacja nie jest możliwa, ale digitalizować tylko dla digitalizacji (Instalowanie narzędzi bez strategii) nie da ci przewagi konkurencyjnej, której potrzebujesz już dziś, aby się wyróżnić.

Aktualny przegląd cyfryzacji biznesu w Hiszpanii

W Hiszpanii postęp cyfrowy wiąże się z długoterminową wizją: Rozbudowana infrastruktura, duża pomoc, a mimo to znaczna przepaść między zaawansowanymi i zacofanymi firmami.

Według najnowszych wskaźników europejskich kraj ten poczynił znaczące postępy w łączność, wdrażanie światłowodów i technologii 5G oraz wdrażanie technologii przez firmySieć światłowodowa pokrywa już około 95% domów, a sieć 5G dociera do niemal całej populacji, w tym wielu obszarów wiejskich.

Gospodarka cyfrowa waży już około 22% PKB i oczekuje się, że będzie on rósł o kilka punktów procentowych każdego roku, napędzany przez automatyzację, handel elektroniczny i usługi cyfrowe.

Mimo to wiele MŚP i mikroprzedsiębiorstw nadal korzysta wyłącznie z podstawowe narzędzia (poczta e-mail, oprogramowanie biurowe i niewiele więcej)bez przeskakiwania do rozwiązań IA, duże zbiory danych lub zaawansowana chmura, które mogą zwiększyć Twoją produktywność i możliwości analityczne.

Kolejnym ważnym wyzwaniem jest umiejętności cyfrowe Jeśli chodzi o siłę roboczą: brakuje specjalistów o profilu technicznym i panuje ogromny strach przed technologią. Stąd rosnąca liczba inicjatyw publicznych i prywatnych oferujących szkolenia z zakresu umiejętności cyfrowych, danych, sztucznej inteligencji i innych technologii. cyberbezpieczeństwo.

Zalety i zagrożenia wynikające z braku digitalizacji firmy

Powody cyfryzacji nie są kaprysem technologicznym: mają związek z produktywność, koszty, konkurencyjność i przetrwanieZmieniające się przyzwyczajenia klientów, hybrydowa praca, presja na marże i szybkość zmian rynkowych sprawiły, że nie jest to już opcjonalne.

Do głównych korzyści zalicza się: współpraca w czasie rzeczywistym, dostępność 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu z dowolnego urządzenia oraz mniejsze zużycie papieru i wykonywanie zadań ręczniePrzedsiębiorstwo korzystające z cyfrowych przepływów pracy może sprzedawać, świadczyć usługi, wystawiać faktury i udzielać wsparcia nawet wtedy, gdy biuro jest zamknięte.

Pozostawanie poza procesem ma swoją cenę: utrata konkurencyjności, więcej błędów ręcznych, zmniejszona responsywność i gorsze doświadczenia klientówNie jest przypadkiem, że wiele sztandarowych przypadków upadłości firm (Blockbuster, Kodak, Nokia…) ma tę wspólną cechę, że nie dostosowały się na czas do ery cyfrowej.

Podsumowując, podczas gdy niektóre firmy wykorzystują technologię, aby osiągnąć więcej mniejszym nakładem pracy i otworzyć nowe rynki, Te, które nie zostały zdigitalizowane, pozostają uwięzione w sztywnych, drogich i powolnych strukturach. które ostatecznie okazują się niezrównoważone.

7 kluczowych typów oprogramowania do digitalizacji firmy

Przed wyborem konkretnych narzędzi ważne jest zrozumienie, do czego służą Rodzaje oprogramowania stanowią cyfrowy „kręgosłup” organizacjiNie musisz wdrażać ich wszystkich naraz, ale musisz mieć jasność co do tego, czego dotyczy każdy z nich i w jaki sposób są one ze sobą powiązane.

1. Oprogramowanie ERP lub Enterprise Resource Planning

System ERP (Enterprise Resource Planning) jest sercem wielu firm: Centralizuje finanse, zakupy, sprzedaż, zapasy, produkcję i w wielu przypadkach zasoby ludzkie. w jednej bazie danych. Pozwala to uniknąć duplikacji, błędów i sprzecznych wersji rzeczywistości.

Systemy te pozwalają postrzegać i zarządzać firmą jako połączoną całościąTo, co dzieje się w magazynie, wpływa na zakupy, przepływy pieniężne i prognozy sprzedaży. Dzięki dobremu systemowi ERP można zautomatyzować fakturowanie, uzgadnianie sald bankowych, zarządzanie budżetem i raportowanie księgowe.

Na rynku dostępne są rozwiązania na każdym poziomie: od kompletnych apartamentów, takich jak SAP, Microsoft Dynamics, Odoo lub Gael Cloud po lekkie opcje przeznaczone dla małych i średnich przedsiębiorstw, łączące fakturowanie, podstawową księgowość i kontrolę zapasów.

Ważne jest, aby wybrać system ERP, który dostosowuje się do wielkości i złożoności Twojej firmy i oferuje wersje w chmurze, integracje i skalowalność żebyś po dwóch latach nie zawiódł.

2. BPM, czyli oprogramowanie do zarządzania procesami biznesowymi

BPM (Business Process Management) to nie tylko rodzaj narzędzia, to niemal filozofia pracy: Ciągła analiza, przeprojektowywanie i optymalizacja najważniejszych procesów firmy..

Platformy BPM umożliwiają mapowanie przepływów pracy, automatyzowanie powtarzalnych zadań, definiowanie obowiązków oraz mierzenie czasu i wąskich gardeł.Często opierają się na regułach biznesowych, automatyzacji, a nawet sztucznej inteligencji, aby proponować usprawnienia lub wykrywać nieefektywne rozwiązania.

Największą wartością BPM jest to, że zmusza Cię do przejrzyj podstawy tego, jak robisz rzeczy:jakie kroki są zbędne, jakie zadania można zautomatyzować, jakie zatwierdzenia są zbędne, gdzie marnuje się czas.

Po wdrożeniu Twoja organizacja zyskuje zwinność, identyfikowalność i zdolność do zmianDostosowanie procesu przestaje być wielomiesięcznym dramatem, a staje się konfiguracją samego oprogramowania.

3. Narzędzia do komunikacji cyfrowej i współpracy

Jeśli pandemia coś wyraźnie pokazała, to to, że bez dobrej komunikacji wewnętrznej firma się rozpada. Dziś nie sposób wyobrazić sobie konkurowania bez niej. platformy ułatwiające przesyłanie wiadomości, rozmowy wideo, kanały projektowe i pracę zespołową.

Narzędzia takie jak Luźny, Zespoły Microsoft, Powiększ, Google Czat a nawet WhatsApp Dobrze zorganizowane przedsiębiorstwa pozwalają zmniejszyć zależność od poczty, przyspieszyć podejmowanie decyzji i zapewnić możliwość śledzenia przesyłek rozmów i porozumień.

Najlepiej byłoby przyjąć rozwiązanie, które integruje się z innymi narzędziami (ERP, CRM, menedżer projektów, magazynowanie w chmurze), aby zespoły Udostępniaj pliki, zadania i aktualizacje bez konieczności ciągłego przełączania się między platformami..

Kluczem jest ustalenie jasnych zasad: co jest zarządzane przez czat, co przez e-mail, co zostaje u menedżera projektu… i zapobieżenie temu, aby narzędzie stało się ciągłym hałasem zamiast sprzymierzeńcem.

4. Oprogramowanie do automatyzacji marketingu

Współczesnego marketingu nie da się już zarządzać za pomocą arkuszy kalkulacyjnych i odizolowanych kampanii: Personalizacja i śledzenie klientów na każdym etapie lejka sprzedażowego wymagają automatyzacji..

Platformy automatyzacji marketingu (takie jak HubSpot, ActiveCampaign, Mailchimp, Brevo lub innych) pozwalają Segmentuj potencjalnych klientów, pielęgnuj ich za pomocą zautomatyzowanych treści, uruchamiaj kampanie wielokanałowe i mierz wyniki w czasie rzeczywistym..

Narzędzia te działają jak wirtualny asystent, który wysłać e-maile Na podstawie zachowań użytkowników system ocenia potencjalnych klientów pod kątem prawdopodobieństwa zakupu i wysyła przypomnienia o porzuconych koszykach. lub reaktywuje nieaktywnych klientów.

Ponadto oferują potężne moduły analityczne, SEOmedia społecznościowe i raportowaniektóre pomogą Ci zrozumieć, które działania są skuteczne, w których miejscach tracisz zainteresowanie i jak zoptymalizować inwestycję w marketing.

5. Menedżerowie projektów i zadań

Gdy obciążenie pracą rośnie, a zespoły się rozrastają, listy papierowe i krzyżowe e-maile stają się nieskuteczne. To właśnie tutaj menedżerowie projektów i zadańktóre pełnią funkcję wspólnego panelu sterowania wszystkimi czynnościami, które należy wykonać.

Narzędzia takie jak Trello, Asana, Monday, Notion, Jira lub ClickUp pozwól Przeglądaj projekty, przydzielaj zadania, ustalaj terminy, załączaj dokumentację i śledź postęp w czasie rzeczywistym., często z widokami Kanban, kalendarzami lub wykresami Gantta.

Jego zaleta jest podwójna: z jednej strony, Zapobiegają zapominaniu i niedokończonym zadaniomZ drugiej strony zapewniają zespołowi zarządzającemu wgląd w obciążenie pracą, opóźnienia i zależności między obszarami.

Wybór jednego lub drugiego zależy od tego, czy potrzebujesz lekkiego narzędzia do organizowania codziennych zadań, czy też bardziej rozbudowanego systemu zdolnego do zarządzania portfelami projektów, zaawansowanymi integracjami i złożonymi szablonami.

6. CRM, czyli systemy zarządzania relacjami z klientami

CRM (Customer Relationship Management) to element, który umożliwia scentralizować wszystkie informacje o klientach i możliwościach sprzedaży: dane kontaktowe, interakcje, propozycje, incydenty, historia zakupów itp.

Rozwiązania takie jak Salesforce, HubSpot CRM, Zoho CRM, Pipedrive, Monday CRM, SendPulse lub Gael Cloud pomóc Strukturuj proces sprzedaży, automatyzuj działania następcze i koordynuj pracę zespołu sprzedaży i obsługi klienta..

Dobry CRM staje się Twoją „pamięcią biznesową”: Żaden potencjalny klient nie zostaje zmarnowany, szanse są priorytetyzowane, a klienci otrzymują bardziej spersonalizowaną obsługę. a menedżerowie mogą analizować wskaźniki konwersji, cykle sprzedaży i prognozy przychodów.

Dzięki integracji z automatyzacją marketingu i systemem ERP firma zyskuje 360-stopniowy obraz klienta: od tego, jak cię poznał, po to, jakie produkty spożywa i jak częstow tym otrzymane wsparcie.

7. Przechowywanie w chmurze i zarządzanie dokumentami

Przechowywanie w chmurze to jeden z głównych czynników umożliwiających cyfryzację, ponieważ pozwala Uzyskuj dostęp do dokumentów z dowolnego miejsca, współpracuj w czasie rzeczywistym i znacznie ogranicz ilość papierkowej roboty..

Platformy lubią Dysk Google, Dropbox, OneDrive lub bardziej zaawansowane systemy zarządzania dokumentami, takie jak DocuWare ułatwiać Twórz bezpieczne repozytoria, wersjonuj pliki, definiuj uprawnienia według użytkownika lub działu i automatyzuj przepływy pracy zatwierdzania.

W środowiskach o dużej ilości papieru należy wziąć pod uwagę następujące kwestie: oprogramowanie do digitalizacji dokumentów z OCR (optyczne rozpoznawanie znaków), które pozwala na konwersję skanów na edytowalne i możliwe do przeszukiwania informacje, a nie tylko statyczne obrazy.

Rozwiązania takie jak RICOH Streamline NX lub DocuWare Potrafią wykryć typ dokumentu, wyodrębnić kluczowe dane (numer faktury, dostawca, data, kwota) i wysyłaj je automatycznie do odpowiedniego systemu lub działuograniczenie pracy ręcznej i błędów.

Obszary firmy i zalecane typy oprogramowania

Aby nie zgubić się w morzu opcji, pomocne jest mapowanie jakie narzędzia są zazwyczaj używane w poszczególnych obszarach i jakie procesy obejmująOgólnie rzecz biorąc, zdjęcie wygląda tak:

• Finanse i rachunkowośćRozliczanie, uzgadnianie sald bankowych, budżetowanie, podatki. Zwykle polegają na Oprogramowanie ERP i finansowe (Gael Cloud, SAP, Sage, Odoo, QuickBooks, Alegra, Zoho Books...).
• Operacje, logistyka i zapasyPotrzebują: kontroli zapasów, planowania produkcji, tras dostaw i kontroli jakości. ERP, oprogramowanie logistyczne i narzędzia do planowania (Odoo, TMS, rozwiązania łańcucha dostaw).
• Sprzedaż i e-commerceKanał komercyjny, fizyczny punkt sprzedaży, sklep internetowy. Wszystko to jest częścią systemu. CRM, platformy eCommerce i POS (Shopify, WooCommerce, Jumpseller, Salesforce, HubSpot, Bsale, Monday CRM...).
• Marketing i media społecznościowekampanie, e-mail marketinguSEO, analityka, zarządzanie mediami społecznościowymi. Zwykle korzystają z narzędzia automatyzacji i analizy (HubSpot, ActiveCampaign, Semrush, Mailchimp, Hootsuite, SocialGest...).
• Zasoby ludzkiePłace, rejestracja czasu pracy, zarządzanie urlopami, rekrutacja i ocena wyników. Polegają na Oprogramowanie HR (Factorial, Buk, Talana, Workday, Deel, autorskie rozwiązania chmurowe).
• Przechowywanie i dokumentacjaWymagane jest zarządzanie plikami, tworzenie kopii zapasowych i uprawnienia dostępu. platformy chmurowe i systemy zarządzania dokumentami (Dysk Google, Dropbox, OneDrive, DocuWare).
• Wsparcie i serwis posprzedażowyZgłoszenia, czat, helpdesk, automatyzacja wsparcia. Wszystko to mieści się tutaj. narzędzia obsługi klienta (Zendesk, Intercom, Help Scout, HubSpot Service Hub...).
• Obszary kreatywne i treści:projekt, wideo, treść, generatywna sztuczna inteligencja. Używają platformy kreatywne i AI (Adobe Creative Cloud, Canva, Figma, VEED, ChatGPT, Midjourney, Jasper, Gemini…).

Kluczem nie jest posiadanie wszystkiego, ale Określ, który obszar jest obecnie najbardziej „zablokowany” i jaki rodzaj oprogramowania miałby największy wpływ w krótkim okresiei stopniowo budować spójną architekturę.

Rodzaje oprogramowania do zarządzania: specjalistyczne, ERP, tworzone na zamówienie i platformy współpracy

Gdy już wiesz, które procesy chcesz zdigitalizować, czas zdecydować, które podejście programowe jest dla Ciebie najodpowiedniejsze: rozwiązania specjalistyczne według funkcji, ERP, rozwój niestandardowy lub elastyczne platformy współpracy.

Specjalistyczne oprogramowanie komercyjne według funkcji

Są to narzędzia przeznaczone do rozwiązywania Bardzo dobrze, konkretny problem: CRM, księgowość, projekty, wsparcie, marketing, itp.Zazwyczaj są szybkie do wdrożenia i zawierają wiele dopracowanych funkcji.

Jego mocne strony to: specjalizacja, łatwość wdrożenia i częste aktualizacje, które uwzględniają najlepsze praktyki branżowe niemal bez konieczności podejmowania przez Ciebie jakichkolwiek działań.

Odwrotnie, mogą powodować fragmentacja danych, skumulowane koszty licencjonowania i pewna sztywność przy dostosowywaniu bardzo specyficznych procesów. Co więcej, jesteś w dużym stopniu zależny od planu działania dostawcy.

Zintegrowane komercyjne systemy ERP

Systemy ERP mają stanowić zintegrowany „kręgosłup” przedsiębiorstwa: wiele modułów (finanse, zakupy, sprzedaż, logistyka, produkcja, HR) w ramach tej samej platformy.

Jego główną zaletą jest centralizacja procesów i danych:wszyscy pracują na tych samych informacjach, unikamy tworzenia silosów, a raporty i kontrola regulacyjna stają się bardziej spójne.

Cena, którą trzeba zapłacić, to zazwyczaj Bardziej złożona i kosztowna implementacja, pewna sztywność i zależność od dostawcy do dogłębnych korekt. Dlatego kluczowe jest właściwe zdefiniowanie zakresu i rozpoczęcie od kluczowych modułów.

Rozwój niestandardowy

Rozwój niestandardowy wchodzi w grę, gdy Twój sposób pracy jest tak specyficzny, że nie ma jednego idealnego rozwiązania. lub gdy chcesz uzyskać bezpośrednią przewagę konkurencyjną dzięki oprogramowaniu.

Dobrze zaplanowane, daje ci Całkowite dostosowanie do Twoich procesów, kontrola nad ewolucją i własność systemu, mając możliwość dostosowania go do rozwoju firmy.

Ale to również oznacza Wysokie koszty początkowe, konieczność posiadania niezawodnego zespołu technicznego oraz odpowiedzialność za konserwację i rozwójBez jasnej strategii może stać się przestarzała lub stać się wąskim gardłem.

Platformy do współpracy i pracy w trybie low-code

W ostatnich latach pojawiły się platformy chmurowe, które umożliwiają Twórz własne rozwiązania bez potrzeby dogłębnego programowania, na podstawie szablonów, bloków i automatyzacji.

Pozwalają większa elastyczność, niższe koszty wdrożenia i większa autonomia dla zespołów biznesowych, co pozwala na ewolucję procesów bez konieczności polegania w 100% na IT.

Zwykle są idealne do Rozwijające się firmy, które potrzebują porządku i automatyzacji, ale nie chcą wdrażać tradycyjnego systemu ERP ani kosztownego, niestandardowego rozwiązaniaNiektóre z nich, jak Zinkee, są zaprojektowane tak, aby wytrzymać również trudne warunki eksploatacji.

Jak wszystko, mają swoje niuanse: Żądają, aby ktoś przyjął rolę „właściciela” platformy Jeśli liczba użytkowników znacząco wzrośnie, konieczne będzie monitorowanie kosztów wewnętrznych, a nie wszystkie systemy są jednakowo odporne na procesy krytyczne.

Jak wybrać odpowiednie oprogramowanie dla swojej firmy

Wybór oprogramowania nie polega na kupowaniu „tego, czego wszyscy używają”, ale Dostosuj technologię, procesy, ludzi i budżetPodejście praktyczne obejmuje trzy kluczowe elementy.

1. Przeanalizuj swoje rzeczywiste potrzeby

Zanim porównasz narzędzia, poświęć trochę czasu na Zrozum, co Cię dziś boli: gdzie marnujesz czas, gdzie popełniasz więcej błędów, jakie powtarzalne zadania wypalają zespół lub które procesy nie są skalowalne.

Utwórz prostą mapę kluczowych procesów (sprzedaż, zakupy, projekty, wsparcie, finanse…) i zidentyfikuj Którą część każdego procesu chciałbyś udoskonalić lub zautomatyzować? w ciągu najbliższych 6-12 miesięcy.

Należy również wziąć pod uwagę takie czynniki jak: wielkość firmy, budżet, poziom cyfrowy zespołu i sposób pracy (stacjonarnie, hybrydowo, zdalnie), aby uniknąć proponowania rozwiązań, których nie da się wdrożyć.

2. Zdefiniuj podstawowe funkcjonalności

Mając tę ​​mapę w ręku, krótka lista Funkcje, których absolutnie potrzebujesz w oprogramowaniu: integracje, widoki Kanban, zarządzanie dokumentami, raporty, uprawnienia, automatyzacje itp.

Staraj się unikać pokusy kupowania „tego, który robi najwięcej rzeczy” i skup się na co doda wartości od pierwszego dniaBardziej zwięzły system, który dobrze wpasowuje się w twoją rzeczywistość, zazwyczaj działa o wiele lepiej niż potwór pełen modułów, z których nikt nie korzysta.

Ceni również takie aspekty jak: łatwość użytkowania, możliwość personalizacji, bezpieczeństwo, skalowalność i jakość wsparciaktóre często robią większą różnicę niż spektakularna funkcja, z której korzystasz cztery razy w roku.

3. Dostosuj swój wybór do budżetu i oczekiwanego zwrotu

Koszt nie obejmuje tylko licencji: obejmuje również wdrażanie, szkolenie, potencjalny dalszy rozwój i utrzymanieOblicz zarówno początkowy wydatek, jak i całkowity koszt miesięczny lub roczny.

Porównaj to z czas, który możesz zaoszczędzić, błędy, które możesz zredukować, lub dodatkowy dochód które możesz wygenerować dzięki bardziej efektywnemu zarządzaniu. To da ci pojęcie o potencjalnym zwrocie z inwestycji (ROI).

Jeśli to możliwe, wybieraj zacznij od małych kroków i zwiększaj skalę:piloci w jednym dziale, wersje podstawowe, które następnie można rozwijać, fazy według procesu… To zmniejsza ryzyko i pozwala zespołowi na adaptację.

Najlepsze praktyki skutecznego wdrażania oprogramowania do zarządzania

Sama technologia niczego nie naprawi, jeśli jej wdrożenie będzie chaotyczne. Aby oprogramowanie naprawdę… zwiększyć produktywność i jakość pracyWskazane jest postępowanie według uporządkowanego planu działania.

Zaplanuj projekt i zsynchronizuj zarządzanie

Zacznij od zdefiniowania jasne cele, zakres, strony odpowiedzialne, terminy i wskaźniki sukcesuZaangażuj kadrę zarządzającą i obszary dotknięte problemem od samego początku, aby uniknąć oporu w ostatniej chwili.

Podziel wdrożenie na fazy z konkretnymi produktami końcowymi (na przykład: najpierw finanse, potem projekty, a na końcu CRM) pomaga kontrolować wpływ, szybko się uczyć i dostosowywać na bieżąco.

Zadbaj o migrację danych

Przejście ze starych systemów (lub arkuszy kalkulacyjnych) na nową platformę wymaga Wyczyść dane, ujednolić kryteria i sprawdź, czy informacje zostały wprowadzone poprawnie w nowym modelu.

Zaleca się to zrobić Testowanie migracji w środowisku testowym, przeglądanie wyników z kluczowymi użytkownikami i dokumentowanie reguł (nomenklatury, pola wymagane, uprawnienia), aby uniknąć niespodzianek.

Zbuduj zespół i zarządzaj zmianą

Jedną z najczęstszych przyczyn niepowodzeń w projektach programistycznych jest to, że Ludzie nie wiedzą, jak używać tego narzędzia lub nie dostrzegają jego przydatności.Szkolenie nie może być zwykłym „podręcznikiem wysłanym pocztą”.

Zorganizuj sesje praktyczne skupiające się na rzeczywistych codziennych zadaniach, tworzenie szybkich przewodników i wyznaczanie wewnętrznych odniesień który potrafi odpowiedzieć na pytania i wesprzeć innych.

Komunikuj korzyści, słuchaj zastrzeżeń i dostosowywać procesy wspólnie z zespołemzamiast narzucać zmiany z góry, bez kontekstu.

Monitoruj, ulepszaj i korzystaj z aktualizacji

Gdy już projekt się rozpocznie, nie uważaj go za ukończony: Poproś o opinię, przejrzyj dane statystyczne, wykryj wąskie gardła i dostosuj ustawieniaCiągłe doskonalenie jest częścią gry.

Skorzystaj również z Aktualizacje dostawców, nowe funkcje lub integracje które można dostosować do Twoich procesów, zawsze biorąc pod uwagę wpływ i czas, aby nie przytłoczyć zespołu.

Ostatecznym celem jest to, aby oprogramowanie przestało być postrzegane jako „kolejne narzędzie”, a zaczęło być traktowane jako codzienny sojusznik, który pomoże Ci pracować lepiej, szybciej i z mniejszym stresem.

Kiedy firma dobrze dobiera rozwiązania, wdraża je w sposób przemyślany i szkoli swoich pracowników, technologia staje się prawdziwym motorem zmian: Procesy stają się zorganizowane, dane stają się użyteczne, komunikacja płynie, a wzrost przestaje być synonimem chaosu.To właśnie stanowi istotę dobrego poradnika strategicznego dotyczącego wyboru oprogramowania w celu digitalizacji firmy: zrozumienie, że nie chodzi tylko o programy, ale o zaprojektowanie inteligentniejszego i bardziej zrównoważonego sposobu pracy.