Jak korzystać z funkcji skanowania i Microsoft Lens do digitalizacji edytowalnych dokumentów

Przekształcenie telefonu komórkowego w potężny skaner nie jest już science fiction. Dziś, dzięki tej funkcji, Skanowanie biura i aplikacja Obiektyw MicrosoftMożna przejść od zmiętej kartki papieru do dokumentu edytowalnego w słowoSkanuj pliki PowerPoint lub Excel w kilka sekund, bez konieczności posiadania fizycznego skanera w domu lub biurze. Aplikacja bezproblemowo współpracuje również z innymi aplikacjami, takimi jak CamScanner, Adobe Scan, oraz natywnymi skanerami w systemach iOS i Android, które zrewolucjonizowały sposób, w jaki pracujemy i uczymy się.

W tym artykule przyjrzymy się spokojnie i szczegółowo, jak wykorzystać tę szansę funkcja skanowania umożliwiająca digitalizację edytowalnych dokumentówCo oferuje aplikacja Microsoft Lens w porównaniu z innymi aplikacjami do skanowania i jak zintegrować ją z programem OneNote? onedrive i Office 365, a także jakie istnieją alternatywy, gdy po prostu chcesz czegoś szybko i łatwo zrobić na swoim urządzeniu mobilnym. Przyjrzymy się również najlepszym praktykom, aby zapewnić, że Twoje skany są czyste, czytelne i gotowe do edycji.

Czym jest Microsoft Lens i funkcja skanowania w aplikacji Office?

Microsoft Lens (dawniej znany jako Office Lens) to Bezpłatna aplikacja firmy Microsoft Zaprojektowany, aby przekształcić aparat w telefonie komórkowym w wszechstronny skaner. Jego celem jest przekształcenie dowolnego zdjęcia dokumentu, tablicy lub wizytówki w coś idealnie czytelnego, przyciętego i gotowego do zapisania lub edycji w formacie cyfrowym.

To narzędzie umożliwia Przechwytywanie obrazów dokumentów, tablic, zdjęć lub kartautomatycznie koryguje perspektywę, poprawia kontrast, eliminuje cienie i odbicia, a co najciekawsze, rozpoznaj tekst za pomocą OCR (Optyczne rozpoznawanie znaków) dzięki czemu możesz go edytować w programach Word i PowerPoint, a nawet eksportować do programu Excel.

Funkcja skanowania aplikacji Office (lub Microsoft Lens zintegrowanej z ekosystemem Microsoft 365) koncentruje się na digitalizuj dokumenty, aby nie pozostały tylko obrazami, ale wiem konwertuj do plików PDF lub plików edytowalnychktóre możesz zapisać w OneNote, OneDrive lub na swoim urządzeniu. Możesz również importować obrazy, które już masz w galerii telefonu i konwertować je na dokumenty cyfrowe.

Główne zastosowania Microsoft Lens i funkcji skanowania

Microsoft Lens został zaprojektowany do pracy, nauki i użytku osobistego. Jego główną zaletą jest to, że Centralizuje większość scenariuszy skanowania w jednej aplikacji.Od faktury do tablicy pełnej pomysłów po spotkaniu.

Produktywność w pracy

W środowisku profesjonalnym aplikacja zachowuje się jak prawdziwy skaner kieszonkowy dla każdego rodzaju dokumentacjiJest to szczególnie przydatne, jeśli pracujesz zdalnie, dużo podróżujesz lub po prostu nie masz pod ręką tradycyjnego skanera.

Dzięki Microsoft Lens możesz Skanuj notatki, bilety, wydrukowane dokumenty i umowy i szybko przesłać je do chmury. Po przechwyceniu możesz je zapisać jako PDFObraz, dokument Word lub prezentację PowerPoint możesz wysłać e-mailem, udostępnić je swojemu zespołowi lub zarchiwizować w usłudze OneDrive.

Innym bardzo praktycznym zastosowaniem jest przechwytywanie zawartości tablicy na koniec spotkaniaObiektyw koryguje perspektywę, usuwa odblaski i poprawia kontrast, dzięki czemu informacje są doskonale czytelne, nawet jeśli zdjęcie zostało zrobione pod nietypowym kątem. W ten sposób ustalenia i zadania nie zostaną utracone po wytarciu tablicy.

Aplikacja pozwala również zdigitalizuj wizytówki, aby przekształcić je w kontaktySkanujesz wizytówkę, a Lens rozpoznaje imię i nazwisko, numer telefonu, adres e-mail i inne informacje, a następnie pozwala zapisać je bezpośrednio w książce adresowej lub usługach Microsoft, takich jak Outlook. To szybki sposób na uporządkowanie sieci bez sterty wizytówek na biurku.

Produktywność w sektorze edukacyjnym

W środowisku edukacyjnym Microsoft Lens stał się bardzo użytecznym narzędziem studenci, nauczyciele i kandydaci opozycji którzy coraz częściej chcą zrezygnować z papieru. Ułatwia on zarówno przechwytywanie treści, jak i ich późniejszą organizację i edycję.

Dzięki Lens możesz Skanuj materiały klasowe, notatki drukowane i materiały dostarczone przez nauczycielia następnie otwórz je w programie Word lub OneNote, aby dodać komentarze, podsumowania lub cyfrowe wyróżnienia. Tekst rozpoznany przez OCR można edytować (funkcja ta sprawdza się szczególnie dobrze w przypadku dokumentów w języku angielskim i wyraźnego tekstu drukowanego).

Jest również bardzo przydatny dla przechwytywanie tablic i tablic kredowych podczas zajęćRobisz zdjęcie w trybie tablicy, a aplikacja usuwa odbicia, koryguje pochylenie, uwydatnia tekst i ślady markera lub kredy, dzięki czemu możesz później zapoznać się z wyjaśnieniem bez konieczności polegania na krzywych lub rozmazanych zdjęciach.

Dzięki Integracja z OneNoteZ łatwością uporządkujesz wszystkie swoje notatki z zajęć według tematu. Możesz zeskanować notatki, przesłać je do notesu OneNote i uzyskać do nich dostęp z komputera, tabletu lub dowolnego innego urządzenia, na którym masz konto Microsoft.

Specjalistyczne tryby skanowania w Microsoft Lens

Jedną z kluczowych cech Microsoft Lens jest to, że oferuje określone tryby skanowania w zależności od rodzaju treściKażdy tryb automatycznie stosuje kadrowanie, poprawę kolorów i korekty przeznaczone do konkretnego celu, jaki chcesz nadać przechwyconemu obrazowi.

Tryb dokumentu jest zoptymalizowany dla zbieraj wydrukowany tekst na arkuszach, umowach, fakturach lub formularzachDostosowuje perspektywę, zwiększa kontrast i poprawia czytelność tekstu w czerni i bieli lub kolorze, dzięki czemu idealnie nadaje się do generowania plików PDF lub edytowalnych plików programu Word.

Tryb tablicy koncentruje się na Rejestruj zawartość tablic suchościeralnych i czarnych w klasach i salach konferencyjnychEliminuje znaczną część cieni, odbić i odblasków pochodzących od plastiku, koryguje pochylenie i podkreśla pismo markera, dzięki czemu wynik jest czytelny nawet z dużej odległości lub pod kątem do tablicy.

Tryb fotograficzny jest przydatny, gdy chcesz zapisz obrazy jako bardziej klasyczne fotografieAle poprawione i przycięte. Priorytetem jest tu nie tyle sam tekst, co dobre zachowanie obrazu, na przykład slajdu z prezentacji czy plakatu informacyjnego.

Tryb wizytówki jest przeznaczony dla rozpoznawać i wyodrębniać dane kontaktowe z wizytówkiIdentyfikuje pola takie jak imię i nazwisko, firma, telefon, adres e-mail i witryna internetowa oraz oferuje możliwość bezpośredniego utworzenia nowego kontaktu na telefonie lub koncie Microsoft 365.

Od zdjęcia do edytowalnego dokumentu: OCR i formaty wyjściowe

Kluczowym aspektem funkcji Office Scan i Microsoft Lens jest ich zdolność OCR, czyli Zintegrowane optyczne rozpoznawanie znakówSystem analizuje litery na obrazie i zamienia je na tekst cyfrowy, który można wybierać i edytować.

Gdy skanujesz dokument za pomocą aplikacji Lens i wybierasz opcję zapisania go jako Plik Word lub prezentacja PowerPointSystem stara się zachować oryginalny projekt: tytuły, akapity, listy, obrazy i, w miarę możliwości, formatowanie dokumentu. Następnie możesz edytować zawartość tak, jak w przypadku każdego standardowego pliku pakietu Office.

Zrzuty ekranu można również zapisać jako PDF lub jako obraz (JPG)Format PDF idealnie nadaje się do wysyłania dokumentów, które nie wymagają wielu późniejszych modyfikacji, oraz do ich archiwizacji, natomiast format obrazu może być przydatny, gdy chcesz szybko udostępnić coś za pośrednictwem wiadomości tekstowych lub mediów społecznościowych.

Inną bardzo ciekawą opcją jest użycie Lens do digitalizować odręczne notatkiMimo że rozpoznawanie pisma odręcznego jest bardziej precyzyjne niż w przypadku tekstu drukowanego, aplikacja umożliwia przechwytywanie notatek, notatników lub diagramów sporządzonych długopisem lub ołówkiem, a w przypadku niektórych języków (np. angielskiego) może podjąć próbę konwersji części tych treści na tekst nadający się do edycji.

Integracja z OneNote, OneDrive i ekosystemem Microsoft 365

Jedną z największych zalet aplikacji Microsoft Lens w porównaniu z innymi aplikacjami do skanowania jest jej głęboka integracja z OneNote, OneDrive i resztą pakietu OfficeJeśli korzystasz z pakietu Microsoft 365 w pracy lub na zajęciach, Lens idealnie dopasuje się do Twojego przepływu pracy.

Z poziomu samej aplikacji możesz Zapisuj zeskanowane dokumenty bezpośrednio w programie OneNotew określonym notatniku i sekcji. Dzięki temu możesz uporządkować skany wraz z odręcznymi notatkami, zrzutami ekranu, wycinkami z internetu i innymi materiałami do nauki lub pracy.

Integracja z OneDrive ułatwia każdy wygenerowany plik PDF, obraz lub Word automatycznie synchronizuje się z chmurąDzięki temu, jeśli zeskanujesz umowę telefonem komórkowym, możesz ją natychmiast otworzyć i wydrukować na komputerze w biurze lub udostępnić ją swojemu zespołowi bez konieczności ręcznego wysyłania plików.

Po podłączeniu obiektywu do Konto Office 365Możliwości się rozszerzają: automatyczne zapisywanie w chmurze, łatwy dostęp z programów Word, PowerPoint i Excel oraz wygodniejsza edycja na dowolnym urządzeniu. Bez tego konta nadal możesz korzystać z aplikacji, ale możliwości są bardziej ograniczone. magazynowanie lokalne i podstawowe wykorzystanie obrazu lub pliku PDF.

Inne aplikacje do skanowania mobilnego: alternatywy i dodatki

Chociaż Microsoft Lens i funkcja skanowania w aplikacji pakietu Office bardzo dobrze pokrywają aspekty produktywności pakietu Microsoft 365, rynek aplikacji do skanowania jest dość szeroki i istnieje wiele inne bardzo wydajne rozwiązania do digitalizacji dokumentówkażdy ma swoje własne, szczególne podejście.

Text Fairy: Zaawansowany OCR na Androida

Text Fairy to aplikacja na Androida skupiająca się niemal wyłącznie na Rozpoznawanie OCR w wielu językachJego głównym celem nie jest generowanie pięknych plików PDF, lecz wyodrębnianie edytowalnego tekstu z obrazu.

Dzięki tej aplikacji możesz Zrób zdjęcie dokumentu lub wybierz obraz z galeriiNastępnie dopasuj kadrowanie, wskaż język tekstu i pozwól systemowi rozpoznać znaki. Ważne jest, aby zdjęcie było ostre i dobrze oświetlone, aby poprawić wyniki OCR.

Po zakończeniu procesu, Tekst Fairy Wyświetla wynikowy tekst i podświetla na czerwono wszystkie słowa, które mogą być błędnie zinterpretowane.więc możesz je przejrzeć i poprawić. Następnie możesz edytować tekst niemal tak, jakbyś był w Wordzie, skopiować go do schowek, przetłumaczyć za pomocą Tłumacza Google, zapisać w formacie PDF lub nawet poprosić aplikację o odczytanie tekstu na głos.

Tiny Scanner: prosty plik bez OCR

Aplikacja Tiny Scanner jest dostępna na systemy iOS i Android i koncentruje się na oferowaniu Bardzo łatwy w obsłudze skaner dokumentów, choć bez funkcji OCRInnymi słowy, umożliwia digitalizację, porządkowanie i udostępnianie, ale nie umożliwia edycji tekstu.

Dzięki tej aplikacji możesz Twórz wielostronicowe dokumenty z nowych zdjęć lub obrazów, które już masz w telefonie komórkowymWidok miniatur umożliwia łatwą zmianę kolejności stron poprzez przeciąganie ich palcem. Jest to przydatne przy składaniu dokumentu PDF składającego się z kilku stron w odpowiedniej kolejności.

Zrzuty ekranu można zapisać jako obraz lub jako PDFz różnymi trybami kolorów: pełny kolor, skala szarości lub czarno-biały, a także kilkoma poziomami kontrastu, aby lepiej podkreślać teksty monochromatyczne.

Kolejną zaletą skanera Tiny Scanner jest możliwość organizowania dokumentów w folderachPodobnie jak na komputerze. Pozwala nawet ustawić hasło dostępu do aplikacji i chronić treści. Dostępna jest płatna wersja Pro, która usuwa reklamy i oferuje dodatkowe funkcje.

Genius Scan: skanowanie wsadowe i rozszerzony eksport

Aplikacja Genius Scan, dostępna na iOS i Androida, jest pod względem koncepcji bardzo podobna do aplikacji Tiny Scanner: Digitalizuje dokumenty, takie jak obrazy lub pliki PDF, bez pełnego OCRAle robi to, kładąc szczególny nacisk na produktywność.

Aplikacja umożliwia skanuj dokumenty pojedynczo lub partiamiKorzystanie z wbudowanego aparatu lub zapisanych obrazów. Posiada podstawowe funkcje, takie jak kadrowanie, obracanie i stosowanie automatycznych filtrów dostosowanych do dokumentów czarno-białych i kolorowych, a także wybór różnych formatów stron (A4, list, paragon, wizytówka itp.).

W wersji bezpłatnej skany są zapisywane takie jak pliki PDF zapisane w pamięci urządzenia lub wysłane pocztą elektronicznąPłatna wersja Genius Scan+ znacznie rozszerza możliwości eksportu: umożliwia wysyłanie dokumentów do usług takich jak Box, Dropbox, Evernote, Google Drive, OneDrive, OneNote i innych, a także importowanie plików PDF z innych aplikacji, zabezpieczanie plików hasłem i pracę bez reklam.

iScanner: skanowanie z opcją podpisywania dokumentów

iScanner, dostępny na systemy iOS i Android, wykorzystuje podobne podejście do Tiny Scanner i Genius Scan: Digitalizacja dokumentów bez konieczności skupiania się na OCRale dodano kluczową dla wielu użytkowników funkcję: podpis.

Dzięki iScanner możesz zeskanuj aparatem lub zaimportuj istniejące obrazyPrzytnij zrzuty ekranu, dostosuj jasność i kontrast oraz dodaj strony do tego samego pliku. Wynik można zapisać w formacie JPG lub PDF i łatwo udostępnić.

Co wyróżnia tę aplikację, to to, że Umożliwia pisanie i podpisywanie bezpośrednio na zdigitalizowanych dokumentachPo otrzymaniu umowy wystarczy ją wydrukować, podpisać długopisem, zeskanować za pomocą iScannera, dodać wymagany podpis lub notatki i wysłać e-mailem bez konieczności korzystania z komputera.

Wersja Pro iScannera usuwa reklamy i Dodaje opcje przechowywania w chmurze. z usługami takimi jak Dropbox, Google Drive czy Evernote. To bardzo ciekawa opcja dla osób, które obsługują wiele dokumentów wymagających podpisu lub szybkich notatek.

CamScanner i Adobe Scan: giganci mobilnego skanowania

Oprócz Microsoft Lens na rynku skanowania urządzeń mobilnych wyróżniają się dwie marki: CamScanner i Adobe ScanObie aplikacje oferują bardzo wysoką jakość obrazu i zaawansowane funkcje, a pod wieloma względami bezpośrednio ze sobą konkurują.

CamScanner: OCR w wielu językach i zaawansowane funkcje

CamScanner to jedna z najpopularniejszych aplikacji do skanowania dzięki Potężny OCR w ponad 100 językach oraz kompleksowy zestaw narzędzi do edycji i zarządzania dokumentami.

Technologia rozpoznawania tekstu pozwala Konwertuj zawartość umowy, faktury lub długiego dokumentu na tekst edytowalny i możliwy do przeszukiwaniaWynik można wyeksportować do formatów TXT, Word lub Excel, co jest bardzo przydatne dla studentów digitalizujących notatki oraz profesjonalistów pracujących z wieloma umowami i raportami.

Oprócz OCR, CamScanner obejmuje narzędzia do adnotacji, wyróżniania, podpisów cyfrowych i niestandardowych znaków wodnychUmożliwia także scalanie wielu plików PDF w jeden, dzielenie dużych dokumentów na mniejsze pliki i zabezpieczanie dokumentów hasłem.

Ich model biznesowy to freemium: darmowa wersja jest w pełni kompletna, ale Dodaje znak wodny do dokumentów i ogranicza niektóre funkcje.Subskrypcja premium, opłacana miesięcznie lub rocznie, usuwa te ograniczenia, rozszerza przestrzeń dyskową w chmurze, odblokowuje pełną edycję OCR i zaawansowany eksport do formatów pakietu Office, dzięki czemu jest ona niemal niezastąpiona w intensywnych środowiskach profesjonalnych.

Adobe Scan: Wysokiej jakości skanowanie bez żadnych kosztów

Adobe Scan opiera się na sztuczna inteligencja de Adobe Sensei będzie oferować skany o bardzo wysokiej jakości, ze szczególnym naciskiem na przejrzystość wizualną dokumentu i jego integrację z chmurą Adobe.

Aplikacja automatycznie wykrywa krawędzie dokumentu, Koryguje perspektywę, usuwa cienie oraz dostosowuje jasność i kontrast, generując zazwyczaj bardzo czyste i czytelne pliki PDF, często porównywalne lub lepsze od tych wytwarzanych przez wiele tradycyjnych skanerów stacjonarnych.

Dokumenty są domyślnie zapisywane jako PDF w chmurze Adobe Document Cloudco umożliwia dostęp do nich z dowolnego urządzenia z Adobe Acrobat Czytelniku. Jeśli jesteś subskrybentem programu Acrobat Pro, możesz edytować tekst i obrazy w plikach PDF, zmieniać układ stron lub eksportować je do różnych formatów plików.

W przeciwieństwie do innych aplikacji, Adobe Scan jest całkowicie za darmo i nie dodaje żadnych znaków wodnych do dokumentów. Nielimitowane skanowanie, OCR i podstawowa pamięć masowa w chmurze są bezpłatne; model biznesowy Adobe zakłada, że ​​w razie potrzeby zaawansowanej edycji plików PDF ostatecznie wykupisz subskrypcję programu Acrobat Pro.

Natywne funkcje skanowania w systemach iOS i Android

Jeśli potrzebujesz czegoś tylko okazjonalnie i nie chcesz instalować więcej aplikacji, zarówno iOS, jak i Android oferują zintegrowane funkcje skanowania w standardzie które przy podstawowych zastosowaniach sprawdzają się znakomicie.

W systemie iOS aplikacja Notatki umożliwia skanuj dokumenty bezpośrednio z notatkiWystarczy utworzyć nową notatkę, dotknąć ikony aparatu i wybrać opcję „Skanuj dokumenty”. System wykrywa krawędzie, koryguje perspektywę i w razie potrzeby generuje dokument wielostronicowy o jakości, która jest więcej niż przyzwoita, co czyni go idealnym do okazjonalnego użytku.

W systemie Android aplikacja Dysk Google obejmuje: opcja skanowania, która zapisuje wynik w formacie PDF na dyskuWystarczy nacisnąć przycisk „+”, wybrać „Skanuj” i skierować aparat na dokument. Uzyskany tekst w pliku PDF można przeszukiwać dzięki funkcji OCR firmy Google, co ułatwia późniejsze odnajdywanie dokumentów.

Najlepsze praktyki skanowania dokumentów za pomocą telefonu komórkowego

Aby skorzystać z funkcji skanowania w pakiecie Office, aplikacji Microsoft Lens lub dowolnej innej aplikacji, należy wykonać szereg czynności. dobre praktyki poprawiające jakość skanowaniaSamo celowanie i strzelanie nie wystarczy: drobne szczegóły robią dużą różnicę.

Pierwszą rzeczą jest zadbanie o oświetlenie i tłoStaraj się skanować w dobrze oświetlonym miejscu, najlepiej z rozproszonym światłem naturalnym. Unikaj ostrych cieni na papierze i odbić światła od lamp. Umieść dokument na kontrastowej powierzchni (na przykład na ciemnym tle, jeśli papier jest biały), aby aplikacja mogła lepiej wykryć krawędzie.

Jest to również ważne trzymaj telefon komórkowy możliwie jak najbardziej równolegle do dokumentuChociaż aplikacje mogą korygować perspektywę, jeśli zaczniesz od przesadnego kąta, jakość ucierpi. Upewnij się, że cały dokument mieści się w kadrze przed zrobieniem zdjęcia.

Po trzecie, wskazane jest skorzystaj z automatycznego wykrywania krawędziNie polegaj jednak na tym całkowicie. Pozwól aplikacji obrysować obraz, a następnie ręcznie dostosuj rogi, jeśli to konieczne, aby zapobiec prześwitywaniu tła lub obcinaniu tekstu. Precyzyjne kadrowanie nada plikowi PDF znacznie bardziej profesjonalny wygląd.

Na koniec, jeśli zamierzasz wykonać OCR, upewnij się, że Tekst powinien być wyraźny, bez rozmyć i zabrudzeń.Unikaj używania mocno pogniecionego lub poplamionego papieru; w razie potrzeby zrób kilka zdjęć i wybierz najwyraźniejsze. W dokumentach pisanych odręcznie pisz wyraźnie i starannie, aby ułatwić rozpoznanie.

W świecie zmierzającym w kierunku świata bezpapierowego połączenie funkcji Office Scan, Microsoft Lens i różnych aplikacji do skanowania, takich jak CamScanner, Adobe Scan, Text Fairy, Tiny Scanner, Genius Scan lub iScanner, umożliwia natychmiast przekształcaj stosy dokumentów w uporządkowane, przeszukiwalne i zawsze dostępne pliki w chmurzeWybór jednego narzędzia nad drugim będzie zależał od tego, czy priorytetowo traktujesz integrację z pakietem Microsoft 365, jakość obrazu, funkcje OCR, możliwość podpisywania dokumentów czy po prostu szybkość okazjonalnego skanowania z systemu iOS lub Android, ale w każdym przypadku smartphone Staje się kluczowym narzędziem do pracy i nauki bez konieczności korzystania z tradycyjnego skanera.