Formaty pakietu Microsoft Office: czym są i kiedy każdego z nich używać

Jeśli pracujesz z Wordem , Excelem lub PowerPointem, prędzej czy później natkniesz się na dziesiątki rozszerzeń i opcji zapisywania i udostępniania plików. Wybór odpowiedniego formatu to nie tylko kwestia techniczna: wpływa on na rozmiar dokumentu, kompatybilność, możliwości edycji, a nawet bezpieczeństwo (makra).

W tym przewodniku zebraliśmy w jednym miejscu wszystkie formaty plików, które można otwierać, zapisywać lub eksportować za pomocą pakietu Microsoft Office i usługi Microsoft 365. Do czego służą, kiedy każdego z nich używać i o czym należy pamiętać podczas udostępniania plików starszym wersjom, innym pakietom (takim jak OpenDocument ) lub podczas pracy w wersji internetowej w porównaniu z wersją na komputerze stacjonarnym.

Otwarty XML i nowoczesne rozszerzenia: podstawa wszystkiego

Przez lata programy Word, Excel i PowerPoint domyślnie zapisywały dane w formatach Open XML (docx, xlsx, pptx). Pliki te są wewnętrznie pakietami ZIP zawierającymi XML i zasoby, co oferuje kluczowe korzyści: mniejszy rozmiar (kompresja znacznie zmniejsza rozmiar pliku), lepsze odzyskiwanie danych w przypadku uszkodzenia komponentu, prywatność (metadane można łatwo wykryć i usunąć za pomocą Inspektora dokumentów) oraz interoperacyjność (każdy, kto ma edytor XML i program do obsługi plików ZIP, może je przeglądać).

Ważną cechą Open XML jest rozróżnienie plików z makrami i bez nich. Pliki z rozszerzeniami kończącymi się na „x” (docx, xlsx, pptx) nie mogą zawierać makr , natomiast te kończące się na „m” (docm, xlsm, pptm) ​​– tak. Dzięki temu znacznie łatwiej jest na pierwszy rzut oka rozpoznać, czy plik może wykonywać kod.

Oprócz dokumentów istnieją warianty szablonów i dodatków: Word używa formatów dotx i dotm, Excel używa formatów xltx i xltm, a PowerPoint używa formatów potx i potm; nowoczesne dodatki do Excela używają formatów xlam, a do PowerPointa – ppam. Dostępny jest również Strict Open XML Spreadsheet (xlsx „strict”), bardziej rygorystyczny wariant ISO dla skoroszytów Excela.

Rozszerzenia dla każdej aplikacji: co tworzy każdy program

Word obsługuje głównie formaty .docx (dokumenty bez makr) i .docm (dokumenty z makrami). Do szablonów używa formatów .dotx i .dotm . Te rozszerzenia zapewniają najlepszą zgodność z nowoczesnymi funkcjami (takimi jak automatyczne zapisywanie i sprawdzanie dostępności) (zobacz wyjaśnienie formatów Worda ).

Excel używa plików .xlsx (skoroszyt bez makr), .xlsm (skoroszyt z makrami), .xltx i .xltm (szablony). Dostępny jest również plik .xlsb , binarny skoroszyt zaprojektowany do szybszego ładowania i zapisywania oraz wydajnej obsługi dużych wolumenów danych; jest on zgodny z VBA i nowszymi funkcjami, ale nie jest to XML, a jego zawartością nie można tak łatwo manipulować poza programem Excel (patrz formaty Excela ).

PowerPoint zapisuje pliki w formatach .pptx (prezentacje bez makr) i .pptm (z makrami). Szablony to .potx i .potm ; pojedyncze slajdy to .sldx i .sldm ; a prezentacje gotowe do odtworzenia to .ppsx i .ppsm . Ponadto pakiet zawiera motyw pakietu Office (.thmx) , który stosuje spójne style do dokumentów, arkuszy kalkulacyjnych i prezentacji (patrz Formaty programu PowerPoint ).

Kiedy używać poszczególnych formatów pakietu Office (docx/xlsx/pptx, warianty z makrami i szablonami)

W przypadku dokumentów tekstowych standardowym formatem jest .docx . Gwarantuje on kompatybilność, niewielki rozmiar pliku i wszystkie nowoczesne funkcje. Używaj formatu .docm tylko wtedy, gdy naprawdę potrzebujesz makr (VBA lub XML). Ze względów bezpieczeństwa najlepiej podpisywać makra i udostępniać je tylko osobom, którym ufasz.

W programie Excel standardowym formatem jest .xlsx . Jeśli skoroszyt zawiera makra lub arkusze makr programu Excel 4.0 , wybierz format .xlsm . Gdy wydajność ma kluczowe znaczenie (bardzo duże skoroszyty, wiele obliczeń lub tabele przestawne), format .xlsb może wpłynąć na szybkość otwierania i zapisywania, zachowując jednocześnie zgodność z VBA.

W przypadku szablonów, które będą ponownie wykorzystywane (budżety, raporty, formularze), należy używać rozszerzeń .dotx / .dotm , .xltx / .xltm oraz .potx / .potm . Unikaj używania szablonów z makrami, jeśli nie są one niezbędne: zmniejsza to liczbę ostrzeżeń o bezpieczeństwie i potencjalnych blokad w środowiskach korporacyjnych.

Eksport w celu udostępniania lub drukowania: PDF i XPS

Jeśli chcesz zachować projekt i uniknąć zmian, wybierz format PDF (.pdf). Idealnie nadaje się do wysyłania ofert, instrukcji lub dokumentów do druku (w tym komercyjnych ). Format ten zachowuje elementy w oryginalnej formie i nie jest łatwy do edycji.

Istnieje również XPS (.xps), papierowa specyfikacja XML o podobnym przeznaczeniu: zachowuje formatowanie , ale utrudnia edycję. Jest mniej popularny niż PDF, ale niektóre organizacje używają go ze względu na wewnętrzne zasady lub środowiska Windows.

Publikowanie w sieci: HTML i MHT/MHTML

Jeśli chcesz opublikować dokument jako stronę internetową, możesz wyeksportować go do formatu HTML (.htm, .html) . Office utworzy folder zawierający plik i wszystkie jego zasoby (obrazy, skrypty). W przypadku pojedynczego pliku, który zawiera wszystko, istnieje MHT/MHTML , czyli „jednoplikowa strona internetowa ”, przydatna do wysyłania pocztą e-mail lub archiwizowania z osadzonymi zasobami.

Współdziałanie z innymi pakietami: ODF (OpenDocument)

Office otwiera i zapisuje arkusze kalkulacyjne w formacie OpenDocument ( .ods ) (inne aplikacje również obsługują formaty .odt i .odp, ale tutaj skupiamy się na Excelu). Jest to przydatne, jeśli współpracujesz z użytkownikami Google Docs lub OpenOffice/LibreOffice , ponieważ mogą oni otwierać arkusze natywnie.

Ponieważ jednak funkcje nie są identyczne w obu pakietach, zapisywanie i ponowne otwieranie w formacie ODF może spowodować zmiany lub utratę formatowania. Praktyczne zalecenie: podczas tworzenia i przeglądania pracuj w formatach xlsx/docx/pptx , a eksportuj do formatu ODF jako ostatecznego formatu wymiany tylko na wyraźne życzenie.

Formaty danych i wymiana w programie Excel: CSV, TXT, DIF i SYLK

Excel sprawdza się doskonale, gdy działa jako most danych. Do wymiany danych z innymi systemami dostępnych jest kilka formatów tekstowych i starszych, z których każdy ma swoje własne „kiedy go używać”. Wybór odpowiedniego formatu pozwala uniknąć problemów z akcentami, podziałami wiersza czy separatorami.

• CSV (.csv):plik tekstowy z wartości rozdzielone przecinkamiIstnieją warianty platform (Windows, Macintosh, MS-DOS), które mają na celu zapewnienie prawidłowej interpretacji tabulatorów, podziałów wiersza i innych znaków w tym systemie. Excel zapisuje tylko aktywny arkusz.
• Tekst rozdzielony tabulatorami (.txt):pola są rozdzielone rejestratory. Również z wariantami Windows/Mac/MS-DOS i opcją Tekst Unicode (do kodowania szerokich znaków). Zapisz jako plik CSV bieżący arkusz.
• RÓŻNICA (.dif):klasyczny format wymiana danych. Zapisuje tylko aktywny arkusz. Obecnie jest on rzadziej używany, ale nadal pojawia się w starszych integracjach.
• SYLK (.slk): Sformatuj dowiązanie symboliczne do wymiany między starszymi aplikacjami; zachowuje niektóre metadane tabelaryczne. Również aktywny arkusz tylko
• PRN (.prn): „Tekst sformatowany (rozdzielony spacjami)”. Przeznaczony do wyników takich jak Lotos i wydrukowane listy wyrównane do odstępu; zapisuje tylko aktywny arkusz.

Praktyczna wskazówka: Jeśli importujesz do systemu, który akceptuje tylko określony separator, wybierz CSV (przecinek) lub TXT (tabulator) w zależności od potrzeb. Jeśli istnieje ryzyko wystąpienia akcentów lub znaków specjalnych, wybierz Unicode Text . W przypadku starszych automatyzacji, DIF/SYLK nadal jest przydatny.

Formaty specjalne i starsze w programie Excel

Program Excel może otwierać, ale nie zapisywać w niektórych starszych formatach lub formatach innych firm. Na przykład pliki .dbf (dBase III/IV) będą otwierane, ale nie będzie można zapisywać w formacie dBase z poziomu nowoczesnego programu Excel. Obsługiwane jest również otwieranie plików .xlw (skoroszyt programu Excel 4.0), chociaż zapisywanie w tym rozszerzeniu jest niemożliwe.

W kategorii „otwiera się, ale z zastrzeżeniami” znajduje się plik .xlr (Microsoft Works 6.0–9.0). Aby móc korzystać z tych plików, zaleca się ich konwersję do formatów .xlsx/.xlsm/.xlsb i sprawdzenie zgodności przed użyciem w środowisku produkcyjnym.

Formaty nieobsługiwane w programie Excel (wersje współczesne)

Niektórych formatów plików nie można już otwierać ani zapisywać w programie Excel 2007/2010/2013/2016 i nowszych wersjach. Unikaj korzystania z nich i przeprowadź migrację jak najszybciej.

• Wykres programu Excel (.xlc) z Excela 2.0/3.0/2.x.
• Lotus 1-2-3 we wszystkich wariantach: .wk1, .wk2, .wk3, .wk4, .wks, .fmt, .fm3.
• Microsoft Works (.wks).
• DBASE II (.dbf) w swojej specyfikacji 2.
• QuattroPro dla MS-DOS i Windows: .wq1, .wb1, .wb3.

Jeśli chcesz odzyskać dane z jednego z tych formatów, najrozsądniej będzie przekonwertować je za pomocą narzędzia pośredniego (specjalnego konwertera lub najpierw otworzyć je w aplikacji, która nadal je obsługuje, a następnie ponownie wyeksportować do formatu CSV, XLSX lub podobnego).

Wtyczki i automatyzacja: XLA i XLAM

Excel obsługuje zarówno starsze dodatki .xla (Excel 97–2003), jak i nowoczesne dodatki .xlam , które obsługują makra i są oparte na XML. Jeśli tworzysz własne rozwiązania, zapoznaj się z przewodnikiem rozwiązywania problemów dotyczącym dodatków i staraj się oferować wersje 64- i 32-bitowe, aby w miarę możliwości obsługiwać oba środowiska.

XML, dane i poprzednie standardy

Oprócz formatu Open XML, Excel obsługuje również dane XML (.xml) i arkusze kalkulacyjne XML 2003. Formaty te są przydatne, jeśli chcesz wymieniać informacje z innymi aplikacjami przetwarzającymi XML lub potrzebujesz niestandardowych schematów. Należy pamiętać, że współczesny standard skoroszytów to .xlsx/.xlsm , który jest bardziej kompaktowy i niezawodny.

Schowek: formaty, które program Excel rozumie podczas wklejania

Podczas kopiowania i wklejania, Excel może pobierać dane w wielu formatach ze Schowka pakietu Office (jeśli nie możesz wkleić zawartości zewnętrznej, zobacz Nie można wkleić zawartości zewnętrznej ). Dotyczy to obrazów WMF/EMF , map bitowych BMP , formatów tekstowych (w stylu tabulatora, CSV, RTF ), obiektów OLE, a nawet jednoplikowych stron internetowych MHT/MHTML lub tradycyjnych stron HTML. Dzięki temu wklejanie z innych aplikacji znacznie lepiej zachowuje zawartość i formatowanie.

Wsteczna kompatybilność i sprawdzanie

Otwieranie starszych dokumentów w pakiecie Office jest proste: otwierają się i można nad nimi kontynuować pracę . Podczas zapisywania do poprzedniej wersji, pakiet Office uruchamia moduł sprawdzający zgodność , który ostrzega o funkcjach nieobsługiwanych przez wersję docelową i umożliwia ich usunięcie lub zastąpienie. Jeśli współpracujesz z różnymi wersjami, najpraktyczniejszym rozwiązaniem jest zapisanie w bieżącym formacie i, w razie potrzeby, udostępnienie dodatkowego eksportu.

Czy nadal masz dokumenty w starszych formatach binarnych ( .doc, .xls, .ppt )? Otwórz plik i wybierz Plik > Zapisz jako (lub „Zapisz kopię”, jeśli plik znajduje się na OneDrive/SharePoint), aby utworzyć wersję Open XML . Zyskasz na rozmiarze, niezawodności i funkcjach.

Kiedy wybrać wersję 64-bitową lub 32-bitową pakietu Office/Microsoft 365

64-bitowe wersje pakietu Office lepiej wykorzystują pamięć i idealnie sprawdzają się podczas pracy z bardzo dużymi plikami lub złożonymi modelami w programie Excel (wiele tabel przestawnych, połączenia zewnętrzne, dodatek Power Pivot, mapa 3D, dodatek Power View lub funkcja Pobierz i przekształcaj). Są one również pomocne w programie PowerPoint w przypadku bardzo dużych obrazów i filmów oraz w programie Project w przypadku plików większych niż 2 GB.

Wersja 32-bitowa jest nadal zalecana, jeśli korzystasz z 32-bitowych wtyczek lub kontrolek COM bez 64-bitowej alternatywy, jeśli Twój kod VBA używa starszych deklaracji API, które są trudne do przeniesienia, lub jeśli obsługujesz obiekty/serwery OLE i 32-bitowe bazy danych Access .mde/.ade/.accde . Dodatkowo, na komputerach z pamięcią RAM mniejszą niż 4 GB lub w systemach 32-bitowych można zainstalować tylko wersję 32-bitową.

OpenDocument kontra Open XML: Który jest domyślnie lepszy?

OpenDocument został zaprojektowany dla pakietów takich jak OpenOffice/LibreOffice, natomiast Open XML jest natywny dla pakietu Microsoft Office. Office obsługuje format ODF i umożliwia otwieranie i zapisywanie plików, ale korzystanie z nieekwiwalentnych funkcji może skutkować utratą danych lub zmianami w prezentacji lub działaniu. Dlatego, o ile Twoja organizacja tego nie wymaga, najrozsądniejszym rozwiązaniem jest praca w formatach docx/xlsx/pptx i eksportowanie do formatu ODF tylko do sporadycznej wymiany.

Wersja stacjonarna pakietu Office a wersja internetowa: różnice wpływające na format

Microsoft 365 w wersji internetowej jest darmowy i praktyczny, ale ma swoje ograniczenia. W Word Web brakuje takich narzędzi, jak kompleksowe zarządzanie cytowaniem i bibliografią , znaki wodne, zaawansowane opcje projektowania i drukowania oraz funkcja współpracy „pro” do łączenia i porównywania dokumentów. Mimo to, program bardzo dobrze radzi sobie z podstawową edycją i prostym współtworzeniem.

W Excel Web można tworzyć i edytować tabele przestawne, ale nie wykresy przestawne (można je tylko przeglądać). Nie ma zaawansowanych formuł ani połączeń zewnętrznych i odwołań, a także brakuje widoków analitycznych, takich jak Power View i Power Pivot, ani złożonych fragmentatorów, takich jak oś czasu . W przypadku poważnych analiz i modelowania danych, wersja desktopowa zdecydowanie wygrywa.

PowerPoint Web oferuje bardziej ograniczony wybór przejść i animacji , nie odtwarza niektórych osadzonych filmów , ma ograniczone opcje formatowania kształtów i tekstu (brak gradientów i kroplomierza) oraz nie obsługuje Projektanta ani atramentu. W przypadku złożonych prezentacji preferowana jest wersja na komputery stacjonarne.

Co więcej, wersja internetowa nie działa w trybie offline , a aby edytować plik lokalny, należy go najpierw przesłać do OneDrive. To wszystko nie zmienia formatu, którego „powinieneś” używać, ale wyjaśnia, dlaczego w przypadku dokumentów z makrami, dużymi modelami w Excelu lub rozbudowanymi projektami standardem pozostają formaty desktop i .xlsm/.xlsb/.pptm/.dotm.

Stare formaty binarne: kiedy nadal mają sens

Formaty .doc, .xls i .ppt (97–2003) są utrzymywane ze względu na kompatybilność, ale nie są już zalecane jako standard. Tracisz zalety Open XML i narażasz się na więcej problemów podczas odzyskiwania uszkodzonych plików lub współpracy. Używaj tych formatów tylko wtedy, gdy wymaga ich starsza aplikacja , i zaplanuj ich migrację.

Szybkie wskazówki dotyczące wyboru formatu

• Nowoczesny, edytowalny dokument: docx/xlsx/pptx.
• Makra konieczne: docm/xlsm/pptm (jeśli to możliwe, podpis cyfrowy).
• Wydajność w przypadku dużych książek: xlsb.
• szablony wielokrotnego użytku: dotx/xltx/potx (lub warianty „m”, jeśli mają makra).
• Udostępnij bez edycji: PDF (lub XPS zgodnie z zasadami systemu Windows).
• Opublikuj jako sieć: HTML lub MHT/MHTML (pojedynczy plik).
• Wymiana danych z systemami: CSV/TXT (Unicode, jeśli występują znaki diakrytyczne), DIF/SYLK, jeśli wymagane.
• Praca mieszana z innymi pakietami: Zachowaj swoją pracę w formacie Open XML i na końcu wyeksportuj ją do formatu ODF.

Wybór odpowiedniego formatu nie tylko pozwala uniknąć problemów ze zgodnością, ale także oszczędza czas , zmniejsza liczbę błędów integracji i poprawia komfort odbioru plików. Dzięki tym wskazówkom możesz podejmować świadome decyzje w każdym przypadku.