Filtrowanie i sortowanie danych w programie Access: przewodnik krok po kroku i praktyczne przykłady

Filtrowanie i sortowanie danych w programie Access to jeden z podstawowych filarów zarządzania relacyjną bazą danych i wydobywania z niej wartości. Jeśli masz setki lub tysiące rekordów, znalezienie odpowiednich informacji może być trudnym zadaniem, jeśli nie znasz dobrze narzędzi filtrowania i sortowania oferowanych przez program Microsoft Access.

W tym artykule szczegółowo wyjaśnię, jak filtrować i sortować dane, łącząc wszystkie podstawowe i zaawansowane opcje dostępne w programie Access. Niezależnie od tego, czy jesteś początkującym, czy doświadczonym użytkownikiem, po przeczytaniu tego artykułu zrozumiesz, jak dostosowywać widoki, zapytania i raporty, aby wyświetlać tylko potrzebne informacje z każdej tabeli, formularza lub raportu.

Dlaczego filtrowanie i sortowanie jest tak ważne w programie Access?

Access został zaprojektowany do pracy z dużymi wolumenami informacji, gdzie szybka wizualizacja i efektywne wyszukiwanie są niezbędne. Jeśli kiedykolwiek zgubiłeś się, szukając konkretnego rekordu, wiesz, co to znaczy nie korzystać z filtrów. Filtry i sortowanie działają jak lupa i linijka: pozwalają skupić się na danych i je uporządkować, tymczasowo ukrywając to, czego nie potrzebujesz, i pomagając w wykrywaniu wzorców i trendów.

Połączenie tych dwóch procesów ułatwia analizę, profesjonalne raportowanie i podejmowanie świadomych decyzji . Dobrze przefiltrowany i uporządkowany rejestr jest znacznie łatwiejszy do zrozumienia, udostępnienia i wykorzystania jako podstawa do dalszych zapytań lub raportów.

Podstawowe koncepcje: Na czym polega filtrowanie i sortowanie danych w programie Access?

Zanim przejdziemy do praktyki, ważne jest wyjaśnienie następujących pojęć:

• Filtrowanie Polega ona na wyświetlaniu na ekranie tylko tych rekordów, które spełniają jedno lub więcej kryteriów, i tymczasowym i nieniszczącym ukryciu pozostałych.
• Ordenar Polega ona na restrukturyzowaniu układu rekordów według wartości jednego lub większej liczby pól, w kolejności rosnącej lub malejącej.

Żadna z tych operacji nie modyfikuje fizycznie danych przechowywanych w tabeli, zmienia jedynie sposób ich prezentacji w widoku roboczym.

Gdzie w programie Access mogę stosować filtry i sortowania?

Praktycznie każdy obiekt Accessa – tabele, zapytania, formularze i raporty – umożliwia filtrowanie i/lub sortowanie danych. W zależności od obiektu, niektóre funkcje są łatwiej dostępne lub oferują różne opcje personalizacji. Na przykład:

• Tablice: idealny do szybkiego filtrowania surowych danych.
• Zapytania: Filtrowanie może być częścią samego zapytania (kryteria w wierszu projektu).
• Formularze: Bardzo wygodne do filtrowania wizualnego lub według formularza, zaprojektowane z myślą o użytkowniku końcowym.
• Raporty: umożliwiają zastosowanie filtrów w podglądzie przed drukowaniem lub eksportowaniem.

Różne rodzaje filtrów oferowanych przez Access

Access integruje kilka mechanizmów filtrowania, aby dostosować się do różnych scenariuszy i poziomów doświadczenia. Wybierz najbardziej odpowiedni typ filtra w oparciu o złożoność wyszukiwania:

Filtry powszechne

Są najszybsze i najbardziej bezpośrednie, ponieważ Access oferuje predefiniowane opcje w oparciu o typ danych kolumny. Nie musisz wpisywać kryteriów ani formuł. Po prostu:

• Kliknij strzałkę rozwijaną w nagłówku kolumny lub pola, które chcesz filtrować.
• Możesz zaznaczyć/odznaczyć konkretne elementy, filtrować według zakresów lub określonych warunków, takich jak „równa się”, „zawiera”, „zaczyna się od”, „większe niż” itp.
• W przypadku pól dat można znaleźć filtry według okresu, miesiąca, daty między datami, dnia dzisiejszego, wczorajszego, ubiegłego tygodnia itd.
• Jeśli wybierzesz opcję „(Puste)”, odfiltrujesz puste lub puste rekordy w tym polu.

Ta metoda jest idealna do szybkich przeglądów lub gdy trzeba po prostu filtrować według prostego kryterium.

Filtruj według wyboru

Umożliwia filtrowanie według określonej wartości poprzez jej zaznaczenie w komórce. Na przykład, jeśli klikniesz konkretną nazwę i wybierzesz „Filtruj według wyboru”, Access ukryje wszystkie rekordy z wyjątkiem tych, które zawierają dokładnie tę wartość w danym polu. Możesz:

• Wybierz słowo, część tekstu, datę lub liczbę i przefiltruj zaznaczenie według jego zawartości (początek, koniec, zawiera itd.).
• Łączenie wielu filtrów według wyboru w różnych polach pozwala na dalsze udoskonalenie wyników.
• Aby usunąć filtr, wystarczy kliknąć „Przełącz filtr” lub „Wyczyść wszystkie filtry” na karcie Narzędzia główne w grupie Sortowanie i filtrowanie.

Filtruj według formularza

Ten typ filtra jest szczególnie skuteczny w przypadku wyszukiwania rekordów spełniających wiele kryteriów w różnych polach. Access generuje pustą wersję formularza lub arkusza danych, w której można wypełnić pola wartościami, których szukasz (można pozostawić niektóre puste i wypełnić tylko te niezbędne). Idealnie sprawdza się w przypadku złożonych wyszukiwań, takich jak:

• Wszyscy ludzie, których miastem jest „Madryt” i których stanowisko to „Menadżer”.
• Możesz przeprowadzić alternatywne wyszukiwania, korzystając z zakładki „LUB”, tzn. wyświetlić rekordy spełniające jeden lub drugi zestaw kryteriów (np.: Kraj = „Hiszpania” LUB Kraj = „Francja”).
• Podobnie jak w przypadku wszystkich innych trybów, usunięcie filtra jest tak proste, jak ponowne naciśnięcie przycisku „Przełącz filtr”.

Zaawansowany filtr

Tryb zaawansowany jest najbliższy projektowaniu zapytania, umożliwiając wyrażanie złożonych i niestandardowych warunków w siatce projektu. Jest zalecany, jeśli masz doświadczenie z wyrażeniami i kryteriami.

• W grupie „Sortowanie i filtrowanie” wybierz opcję „Zaawansowany filtr lub sortowanie”.
• Dodaj do siatki pola, które chcesz filtrować, i określ kryteria w wierszu „Kryteria” (możesz użyć operatorów logicznych, funkcji, wyrażeń, tak jak w zapytaniach).
• Użyj wiersza „LUB”, jeśli chcesz ustawić alternatywne kryteria.
• Możesz załadować kryteria z poprzedniego zapytania lub zapisać ten filtr jako nowe zapytanie do wykorzystania w przyszłości.

Stosowanie filtrów krok po kroku według typu obiektu

Filtruj w tabelach

Załóżmy, że masz tabelę pracowników i chcesz wyświetlić tylko tych, których pensje przekraczają 50.000 XNUMX euro:

1. Otwórz tabelę w widoku Arkusza danych.
2. Kliknij strzałkę w nagłówku kolumny „Wynagrodzenie”.
3. Wybierz „Filtry liczbowe”, zaznacz „Większe niż”, wprowadź 50000.
4. Dostęp wyświetli tylko pracowników spełniających ten warunek.

Możesz łączyć filtry w innych kolumnach, na przykład: dział = 'Sprzedaż' ORAZ pensja > 50000, używając filtra formularza.

Filtruj w zapytaniach

Zapytania pozwalają na włączenie kryteriów bezpośrednio do wiersza projektu, dzięki czemu po każdym uruchomieniu zapytania Access wyświetla tylko przefiltrowane dane. Na przykład, aby wyświetlić sprzedaż powyżej 1000 euro:

1. Otwórz zapytanie w widoku projektu.
2. W wierszu „Kryteria” pod polem „Kwota” wpisz „>1000”.
3. Uruchom zapytanie, aby zwrócić tylko pasujące wyniki.

Aby jeszcze bardziej doprecyzować kryteria, możesz łączyć wiele kryteriów za pomocą operatorów „AND” lub „OR”.

Filtrowanie danych w formularzach

Formularze zostały zaprojektowane z myślą o intuicyjnym użytkowaniu. Filtrowanie jest tu tak proste, jak kliknięcie interesujących Cię danych i zastosowanie filtra, lub skorzystanie z filtra formularza w celu przeprowadzenia zaawansowanego wyszukiwania.

Filtry w raportach

Jeśli masz raport (na przykład listę pracowników), możesz go filtrować z poziomu widoku raportu przed wydrukowaniem:

1. Kliknij prawym przyciskiem myszy dane (np. nazwisko) i wybierz opcję „Filtry tekstowe > Zaczyna się od”.
2. Wpisz literę lub tekst i zaakceptuj.

Możesz wydrukować raport, filtrując tylko te dane, których aktualnie potrzebujesz. Aby zapisać filtr jako zapytanie i ponownie go użyć, skorzystaj z funkcji „Filtruj lub Sortowanie zaawansowane” na wstążce.

Jak usunąć lub ponownie zastosować filtry

Usunięcie filtra jest natychmiastowe: wystarczy kliknąć przycisk „Przełącz filtr” na górnym pasku narzędzi. Spowoduje to tymczasowe usunięcie filtra, ale zapisanie go, dzięki czemu można go ponownie aktywować kolejnym kliknięciem. Jeśli zdecydujesz się usunąć filtr (za pomocą opcji „Wyczyść wszystkie filtry”), Access zapomni zaznaczenie i będziesz musiał je ponownie zastosować, jeśli będzie potrzebne w przyszłych sesjach.

Zapisywanie filtrów do ponownego użycia

Program Access zapamiętuje aktywne filtry po zamknięciu tabel, formularzy lub raportów, dzięki czemu możesz automatycznie zastosować ten sam filtr w następnej sesji.

• Aby mieć pewność, że filtr będzie zawsze stosowany przy otwieraniu obiektu, przejdź do arkusza właściwości i włącz opcję „FilterOnLoad”.
• Dowiedz się więcej o zaawansowanych zapytaniach w programie Access, aby filtrować i sortować dane..

Praktyczne przykłady filtrowania w programie Access

Proste filtrowanie

Jeśli masz tabelę zamówień i chcesz zobaczyć tylko te złożone w ciągu ostatniego miesiąca:

1. Aby przefiltrować kolumnę „Data zamówienia”, wybierz odpowiedni miesiąc w filtrach dat.

Filtrowanie kompozytowe lub niestandardowe

Zobacz tylko pracowników, których pensje przekraczają 50.000 XNUMX euro i którzy pracują w dziale sprzedaży:

• Zastosuj filtr złożony z menu zaawansowanego: pensja > 50000 ORAZ dział = 'Sprzedaż'.

Lub, jeśli wolisz, użyj , wypełniając oba pola żądanymi wartościami.

Filtruj raporty do drukowania

Filtruj raport, aby wyświetlić tylko klientów z określonego miasta:

• Otwórz raport w widoku wydruku, kliknij pole miasta i użyj filtra tekstowego „Równa się” lub „Zawiera”.

Wydrukuj lub wyeksportuj przefiltrowany raport, jeśli to konieczne.

Sortowanie danych w programie Access

Sortowanie danych jest równie ważne dla ich prezentacji i zrozumienia, niezależnie od tego, czy znajdują się w tabelach, zapytaniach czy raportach.

Sortuj w tabelach

1. Otwórz tabelę w widoku Arkusza danych.
2. Kliknij nagłówek kolumny, którą chcesz posortować.
3. Kliknij ikonę sortowania rosnącego (AZ) lub malejącego (ZA).

Można sortować według wielu kolumn, mimo że kolumna główna zostanie wybrana jako pierwsza.

Sortuj w zapytaniach

W widoku Projekt, w wierszu „Sortuj” wybierz, czy chcesz sortować rosnąco czy malejąco według jednego lub większej liczby pól.

Na przykład: sortuj najpierw według nazwy produktu (rosnąco), a następnie według daty (malejąco), aby przeanalizować ostatnią sprzedaż każdego produktu.

Sortuj w raportach

Uzyskaj dostęp do opcji sortowania z poziomu właściwości raportu lub użyj widoku Projekt, aby określić kryteria sortowania obejmujące wiele pól.

Łączenie filtrów i sortowań w celu przeprowadzania zaawansowanych analiz

Prawdziwa siła programu Access tkwi w połączeniu funkcji filtrowania i sortowania, co pozwala tworzyć dostosowane widoki, pozwalające odkrywać trendy i dogłębnie analizować działalność firmy.

• Najpierw przefiltruj kluczowe dane, aby zawęzić zakres wyszukiwania, np. do sprzedaży powyżej 2000 euro.
• Następnie sortuj według daty, pracownika, produktu lub dowolnego innego odpowiedniego pola.
• Możesz zapisać tę konfigurację jako zapytanie, aby użyć jej ponownie w razie potrzeby.

Trwałość konfiguracji i ponowne wykorzystanie

Wielu użytkowników nie zdaje sobie sprawy, że Access pozwala na zapisywanie ustawień filtrowania i sortowania, przypisywanie nazwy i bezpośredni dostęp do tego niestandardowego widoku w przyszłych sesjach. Skorzystaj z tej funkcji, aby zawsze analizować kluczowe dane bez konieczności ponownego konfigurowania wszystkiego od podstaw.

Filtry i sortowanie w formularzach oraz ich wrażenia użytkownika

W formularzach filtry można stosować bezpośrednio z poziomu interfejsu, za pomocą intuicyjnych menu lub pól wyszukiwania bezpośredniego.

• Wybierz pole lub wartość i zastosuj filtr z menu kontekstowego.
• Użyj filtrów formularzy, jeśli musisz połączyć kryteria obejmujące wiele pól.
• Opcje można znaleźć na pasku narzędzi, na wstążkach szybkiego dostępu lub w menu specyficznych dla formularza.

Ćwiczenia i praktyczne przykłady pozwalające opanować filtrowanie i sortowanie

Aby pomóc Ci w pełni zrozumieć wszechstronność programu Access, poniżej zamieszczono kilka ćwiczeń i studiów przypadków, które pomogą Ci w ćwiczeniu:

Ćwiczenia interaktywne

• Stan magazynowy: Filtruj produkty, których stan magazynowy wynosi poniżej 10, i sortuj je według ceny malejącej.
• Zarządzanie projektem: Wyświetlaj tylko zadania oczekujące i sortuj je według rosnącej daty wykonania.
• Śledzenie klientów: Filtruj klientów, którzy ostatni zakup dokonali ponad trzy miesiące temu, i sortuj ich według statusu członkostwa.

Studia przypadków

• Dział kadr: Filtruj pracowników działu sprzedaży i sortuj ich według malejącego wynagrodzenia.
• Analiza sprzedaży: Filtruj tylko sprzedaż z ostatniego kwartału i sortuj ją według ilości malejącej.
• badania akademickie: Filtruj bieżące projekty i sortuj je według daty rozpoczęcia.

Zaawansowane wskazówki i najlepsze praktyki dotyczące dużych zbiorów danych

Jeśli Twoja baza danych zaczyna się rozrastać, a filtrowanie i sortowanie zajmuje trochę czasu, zwróć uwagę na poniższe zalecenia:

• Dobrze skonfigurowane indeksy: Indeksuj kolumny, które będą najczęściej filtrowane i sortowane, aby przyspieszyć wyszukiwanie.
• Najpierw zastosuj filtr, a następnie sortuj: Przetwarzanie mniejszej liczby rekordów zawsze jest szybsze.
• Unikaj zbyt skomplikowanych filtrów w jednym zapytaniu. Podziel je na prostsze zapytania i połącz je później, jeśli będzie to konieczne.
• Wybierz tylko te kolumny, które chcesz wyświetlić. Aby zwiększyć wydajność, nie wybieraj opcji „zaznacz wszystko”.
• Wyłącz automatyczną aktualizację w widoku projektu w przypadku bardzo złożonych zapytań i pracuj na przykładzie.
• Jeśli przetwarzasz dużą ilość danych, rozważ podzielenie ich na kilka powiązanych ze sobą tabel.

Dodatkowe funkcje filtrów w programie Access

Nie zapomnij, że program Access pokazuje, czy filtr jest aktywny, za pomocą ikony lejka w nagłówku kolumny i na pasku nawigacji rekordów.

Jeśli najedziesz kursorem na nagłówek filtrowanego pola, zobaczysz podpowiedź z aktualnie zastosowanymi kryteriami filtrowania. Jest to przydatne do szybkiego przywoływania warunków bez konieczności przeglądania wszystkich ustawień.