Slik oppretter og får du mest mulig ut av pivottabeller i Excel

Excel Det er uten tvil et av de verktøyene som nesten alle har måttet bruke på et tidspunkt, enten det er på jobb, på universitetet eller til og med for å administrere personlige utgifter. Og hvis det er én funksjon som virkelig utgjør en forskjell i måten vi analyserer store datamengder på, så er det den av de dynamiske tabellerSelv om det kan virke komplisert ved første øyekast, er det mye enklere å mestre pivottabeller enn det ser ut til, og når du først gjør det, vil du lure på hvordan du noen gang har klart deg uten dem.

I denne artikkelen vil jeg veilede deg trinn for trinn for å forstå Slik fungerer pivottabeller i Excel, fra hvor nyttige de er til hvordan du konfigurerer dem for å maksimere potensialet. Du vil se at de ikke bare er nyttige for å oppsummere data, men også lar deg visualisere, filtrere og analysere informasjon med enorm fleksibilitet, noe som sparer deg massevis av tid og forenkler beslutningstaking. La oss komme til saken.

Hva er en pivottabell i Excel, og hva brukes den til?

Før vi går inn på emnet, er det verdt å avklare definisjonen. dynamisk bord Det er en Excel-mekanisme som tillater Sorter, filtrer, grupper og analyser data raskt fra en database eller et område med tabelldata. De kalles «dynamiske» fordi strukturen er ikke fastDu kan omorganisere elementene dine ved å dra felt, filtrere informasjon og endre kriterier, alt på få sekunder uten å måtte endre de opprinnelige dataene eller skrive komplekse formler.

De viktigste bruksområdene inkluderer:

• Oppsummer store datamengderForvandle omfattende tabeller til tydelige og visuelle rapporter.
• sammenligne resultater: lar deg analysere data basert på ulike variabler, for eksempel salg etter produkt, region eller dato.
• Filter- og segmentinformasjonDet er mulig å bare se dataene som er av interesse å analysere til enhver tid.
• Presenter resultatene visuelt: integrasjonen med dynamisk grafikk letter forståelsen og formidlingen av informasjon.

Takket være disse funksjonene er pivottabeller viktig for de som jobber med data og de trenger å få sammendrag, trender og mønstre raskt og fleksibelt.

Når bør du bruke pivottabeller?

Det anbefales alltid å bruke pivottabeller når du har en stor database strukturert i rader og kolonner, spesielt hvis du trenger å få forskjellige perspektiver eller gruppere informasjon under forskjellige kriterier. Tenk deg for eksempel at du har en bedrifts salgsdatabase med kolonner som dato, produkt, selger, by og beløp. Med en pivottabell kan du:

• Se totalt salg per produkt.
• Sammenlign salg mellom ulike regioner eller forhandlere.
• Analyser utviklingen av salg over tid.
• Få prosenter og sammenligninger mellom kategorier.

Denne typen verktøy lar deg konvertere data til nyttig informasjon å ta avgjørelser eller presentere klare og attraktive rapporter.

Steg for steg: Slik lager du en pivottabell fra bunnen av

1. Forberedelse og valg av datakilde

For å få mest mulig ut av pivottabeller, er det første du må gjøre ha en godt strukturert databaseDette betyr at data skal organiseres i rader og kolonner, der hver kolonne har en overskrift og alle verdier tilsvarer samme datatype. I en salgstabell skal for eksempel kolonnen «Dato» bare inneholde datoer, «Beløp» bare tall, og så videre. Det er viktig å ikke blande datatyper, ettersom Excel bruker denne informasjonen til å kategorisere og oppsummere verdier riktig (f.eks. summer, antall, beregne gjennomsnitt osv.).

2. Sette inn pivottabellen

Når du har dataområdet klart, velger du en hvilken som helst celle i tabellen. Gå deretter til menyen sett og klikk Dynamisk bordDette åpner et vindu der du kan velge om du vil at pivottabellen skal opprettes i et nytt ark eller et eksisterende. Hvis du har valgt området riktig, vil Excel automatisk oppdage hele tabellen som en datakilde.

I tillegg, hvis du har plugin-modulen installert PowerPivot, kan du legge til data i Excels interne modell for å til og med kombinere flere relaterte tabeller og lage mye mer avanserte analyser. Du kan også sjekke ut nettstedet vårt for å se hvordan du gjør dette. lage interaktive dashbord i Excel for å forbedre rapportene dine ytterligere.

3. Konfigurering av pivottabellfelt

Når du har opprettet pivottabellen, vil du se tabellen vist i sidepanelet i Excel. liste over tilgjengelige felt fra de opprinnelige dataene. Her kan du bestemme, ganske enkelt ved å dra og slippe, hvilke felt som skal vises i radene, kolonnene, verdiene og filtrene.

• filtre: lar deg velge hvilket delsett av data som skal vises i pivottabellen.
• Kolonner: feltene som vises som horisontale overskrifter.
• Rader: feltene som vises som vertikale etiketter.
• verdier: Her legger du til numeriske eller andre felt som du vil oppsummere, addere, telle, beregne gjennomsnittet osv.

Som standard, hvis du drar et numerisk felt til Verdier, vil Excel oppsummere det ved hjelp av Sum-funksjonen. Hvis feltet inneholder tekst, vil det bruke Antall-funksjonen. Du kan enkelt endre dette for å bruke andre funksjoner som Gjennomsnitt, Maksimum, Minimum og andre ved hjelp av Innstillinger for verdifelt.

Eksempel på grunnleggende konfigurasjon

Tenk deg at du har en tabell med salgsdata fra en databutikk: fakturanummer, selgernavn, dato, datamodell, merke og totalt salgsbeløp. Du kan opprette en pivottabell der:

• Navnet på reklamen dukke opp i rekkene.
• Den splitter vises i kolonnene.
• Totalbeløpet oppsummert i verdier, som viser summen av salg.

På denne måten får du en visuell rapport over hvilke selgere som har solgt mest, og fra hvilke merker, uten behov for kompliserte formler eller prosesser.

Tilpasse beregninger og visninger i pivottabellen

En av de store fordelene med pivottabeller er at du kan tilpasse hvordan data grupperes og presenteres. For eksempel:

• Konfigurer sammendragsfunksjonenVed å klikke på pilen i et «Verdier»-felt får du tilgang til Innstillinger for verdifelt for å endre standard beregningstype (sum, gjennomsnitt, antall osv.) og tilpasse navnet som skal vises i tabellen.
• Vis verdier som prosentandelI stedet for å se totalverdien, kan du vise hvert element som en prosentandel av totalsummen, for en rad eller for en kolonne, fra fanen. Vis verdier som.
• Vis en verdi som en beregning og som en prosentandel samtidig– Hvis du drar det samme feltet to ganger inn i verdiområdet, kan du angi én forekomst som en sum og den andre som en prosentandel, noe som gjør sammenligninger enklere.
• Endre tallformatetDu kan justere formatet (valuta, prosent, desimaler osv.) fra det tilsvarende alternativet i feltinnstillingene.

Anbefalte pivottabeller i Excel

For å gjøre ting enda enklere inkluderer Excel muligheten til å Anbefalte pivottabeller i Sett inn-menyen. Denne funksjonen analyserer automatisk datakilden din og foreslår forskjellige sammendrags- og strukturtyper basert på de valgte dataene. Så selv om du ikke har brukt data før, kan du få nyttige rapporter med bare ett klikk og deretter tilpasse dem til dine behov.

Relatert artikkel:

Komplett veiledning for å lage et interaktivt dashbord i Excel

Opprette pivotdiagrammer fra pivottabeller

Et aspekt som ikke bør overses er muligheten for å generere koblede dynamiske diagrammer til tabellene dine. Dette er spesielt nyttig når du trenger å presentere informasjon visuelt eller oppdage trender og mønstre på en mer intuitiv måte. Pivotdiagrammer endres automatisk når du filtrerer eller endrer pivottabellen, noe som gir en oppdatert visning av dataene dine til enhver tid.

Fordeler med å jobbe med Power Pivot-tillegget

I tilfeller der du trenger en enda kraftigere analyse, plugin-modulen PowerPivot Utvider standardfunksjonene til pivottabeller. Den lar deg:

• Oppsummer verdier ved hjelp av Count Distinct-funksjonen, nyttig for unike antall varer.
• Opprett tilpassede målinger ved hjelp av DAX-språket for avanserte beregninger.
• Inkluder felt fra flere relaterte tabeller, som tillater kryssrapportering fra ulike datakilder.

Dette resulterer i mye mer komplekse og detaljerte rapporter, spesielt nyttig i bedriftsmiljøer eller når man arbeider med flere relaterte datakilder.

Viktige aspekter for å dra nytte av pivottabeller

Oppsummering av hovedpunktene å huske på for effektiv bruk av pivottabeller i Excel:

• Sørg for at dataene er organisert og konsistente for å unngå feiltolkninger.
• Utforsk konfigurasjonsalternativer for å få akkurat det sammendraget du trenger, enten det er etter sum, gjennomsnitt, antall eller prosentandel.
• Bruk filtrene og segmenteringer for å analysere spesifikke delsett av dataene dine.
• Ikke glem dynamisk grafikk for å berike rapportene dine og legge til rette for visuell forståelse.

Fleksibiliteten til pivottabeller lar deg transformere og visualisere informasjon ved hjelp av helt forskjellige kriterier med et enkelt klikk, noe som forenkler beslutningstaking og raskt oppdager trender og muligheter.

Isaac

Lidenskapelig forfatter om verden av bytes og teknologi generelt. Jeg elsker å dele kunnskapen min gjennom å skrive, og det er det jeg skal gjøre i denne bloggen, vise deg alle de mest interessante tingene om dingser, programvare, maskinvare, teknologiske trender og mer. Målet mitt er å hjelpe deg med å navigere i den digitale verden på en enkel og underholdende måte.