Administrere mapper i Outlook: trinn for å organisere e-posten din

Riktig administrasjon av e-postmapper i Outlook er en livredder for de som håndterer hundrevis av meldinger hver dag. Ikke bare bidrar det til å holde innboksen din ryddig, men det gjør det også enklere å finne viktige meldinger, forbedre produktiviteten og unngå det fryktede digitale rotet. Å bruke noen minutter på å organisere mappene dine kan endre Outlook-opplevelsen din radikalt, slik at du kan jobbe mer komfortabelt og effektivt. I din dag til dag.

I denne artikkelen skal vi gjennomgå, med størst mulig klarhet og detalj, Alle mulighetene som Outlook tilbyr – enten i desktop-, nett- eller mobilversjonen – for å opprette, organisere, endre og automatisere mappehåndtering. Vi skal diskutere hvordan du oppretter mapper og undermapper, hvordan du flytter, gir nytt navn til eller sletter mapper, hvordan du bruker regler for å automatisere organisering, og noen praktiske tips for å holde e-posten din under kontroll. Alt er forklart på et enkelt og tilgjengelig språk, slik at du kan sette det ut i livet så snart du er ferdig med å lese.

Hvorfor organisere e-posten din i mapper?

Å håndtere e-post uten struktur kan føre til at du går glipp av relevante meldinger eller bruker mye tid på å søke etter informasjon.. Outlook gir deg et system med mapper og undermapper som lar deg kategorisere meldinger etter prosjekt, klient, prioritet eller andre kriterier du velger. Riktig mappeorganisering sparer tid og hodepine, spesielt hvis du mottar store mengder post daglig.

Outlooks standardmapper

Når du begynner å bruke Outlook, vil du støte på flere standardmapper som har bestemte funksjoner. Ikke alle kan fjernes eller endres, men det er nyttig å vite hva hver enkelt er til for:

• Innboks: Alle nye meldinger kommer hit, med mindre du angir regler for å flytte dem automatisk.
• Uønsket e-post: Filtrer ut mistenkte spammeldinger, slik at de ikke fyller opp innboksen din.
• Viskelær: Denne mappen lagrer meldinger du forbereder, men ikke har sendt ennå.
• Sendte varer: Ta vare på en kopi av e-postene du har sendt fra kontoen din.
• Slettede elementer: Den samler alle meldingene og mappene du har kastet, og fungerer som en papirkurv.
• Fil: Perfekt for å lagre meldinger du ikke lenger trenger, men som du ønsker å ta vare på til senere referanse.

Disse mappene danner grunnlaget for organisasjonen din, men den virkelige kontrollen kommer når du begynner å tilpasse systemet med dine egne mapper og undermapper..

Slik oppretter du mapper og undermapper i Outlook

Enten du bruker skrivebordsappen, nettversjonen eller åpner den fra en mobilenhet, Det er enkelt å opprette mapper og undermapper i Outlook. La oss se hvordan du gjør det på hver plattform:

I den nye Outlook for Windows og Outlook Web

1. Gå til mappepanelet på venstre side.
2. Høyreklikk på e-postadressen din (eller om «Mapper»). En kontekstmeny vil vises.
3. Velg «Opprett ny mappe» for å legge til en mappe på hovednivået.
4. Skriv inn navnet du ønsker og trykk Enter. Den nye mappen vil vises i listen.

For å opprette en undermappe, gjenta prosessen, men høyreklikk på mappen du vil plassere undermappen under, og velg alternativet «Opprett ny undermappe».

I Outlook.com

1. Høyreklikk på «Mapper» i mappesidefeltet.
2. Velg «Opprett ny mappe» og skriv inn navnet.
3. For undermapper, høyreklikk på basismappen og velg «Opprett ny undermappe». Navngi den og trykk Enter.

I klassiske versjoner av Outlook (2016, 2019, 2021, Microsoft 365)

1. Høyreklikk på postboksnavnet ditt i mappepanelet.
2. Velg «Ny mappe» fra rullegardinmenyen.
3. Skriv inn mappenavnet og bekreft ved å trykke Enter.

Denne logikken gjelder for både overordnede og undermapper. Nøkkelen er å velge hvor du vil plassere den før du starter prosessen. – Du kan opprette så mange nivåer du trenger for å tilpasse organisasjonen din.

Tilpass og administrer mapper

Når du har opprettet mappene dine, gir Outlook deg mange alternativer for å administrere dem etter hvert som behovene dine endrer seg. La oss se på de vanligste operasjonene og hvordan du utfører dem:

Gi nytt navn til en mappe

1. Naviger til mappen du vil gi nytt navn til i sidepanelet.
2. Høyreklikk på den og velg «Gi nytt navn».
3. Skriv inn det nye navnet og bekreft med Enter.

Vær oppmerksom på at standardmapper (som Innboks, Sendte elementer, Spam) ikke kan gis nytt navn. heller ikke elimineres.

Flytt mapper og omorganiser panelet

Outlook lar deg flytte mappene du oppretter. Du kan omorganisere mappepanelet ved å dra og slippe hver mappe til den posisjonen du foretrekker. Hva bør man huske på?

• Standardmapper (som Sendte eller Slettede elementer) har faste posisjoner og kan ikke endre rekkefølgen eller flyttes.
• Mapper du oppretter kan flyttes fritt, til og med opprette hierarkiske strukturer (undermapper i overordnede mapper).
• I «Favoritter»-visningen kan du legge til de mest brukte mappene dine ved å høyreklikke på mappen og velge «Legg til i favoritter». Dette plasserer dem øverst for rask tilgang.

Sorter mapper alfabetisk

Hvis du har endret rekkefølgen på mapperuten, men vil sette dem tilbake i alfabetisk rekkefølge, lar Outlook deg gjøre dette automatisk:

• I toppmenyen går du til fanen «Vis».
• Velg «Sorter mapper» og deretter «Sorter mapper fra A til Å».

Dette kan hjelpe deg når mappepanelet vokser og du vil finne alt enkelt..

Slett mapper og undermapper

1. Høyreklikk på mappen (eller undermappen) du vil slette.
2. Velg «Slett mappe».
3. Bekreft slettingen. Innholdet i mappen vil også bli flyttet til Slettede elementer.

Vi insisterer: standardmapper kan ikke slettes.. Hvis du trenger å frigjøre plass, slett innholdet i disse mappene, men ikke selve mappen.

Hva gjør jeg hvis jeg ikke ser en mappe?

Noen ganger kan det hende at ikke alle mappene i Outlook-mappepanelet vises, enten på grunn av et visningsproblem eller en utilsiktet aktivert innstilling. Noen enkle måter å løse det på:

• Logg av Outlook.com eller Outlook Web, tøm nettleserens hurtigbuffer og logg på igjen.
• Lukk alle nettleserfaner og -vinduer for å sikre at det ikke er noen konflikter mellom åpne økter.
• Sørg for at mappepanelet er utvidet. Gå til «Vis» > «Mappepanel» > «Normal» og sjekk at den ikke er minimert.
• I selve Outlook-vinduet trykker du på sidepilen for å utvide mappepanelet hvis det er skjult.

Slik flytter du e-poster mellom mapper

Når det gjelder å holde mappene dine organisert, er det like viktig å opprette dem som å flytte meldinger riktig. Det finnes flere måter å flytte e-poster mellom mapper i Outlook:

• Dra og slipp: Velg meldingen, dra den til ønsket mappe, og slipp den der.
• Kontekstmeny: Velg én eller flere e-poster, høyreklikk og bruk alternativet «Flytt til mappe», velg målmappen.
• Kommandoer i øverste linje: Når meldingen er valgt, klikker du på «Flytt til» og velger mappen eller søker etter destinasjonen ved hjelp av den innebygde søkemotoren.

Prosessen er nøyaktig den samme for individuelle meldinger eller grupper av meldinger.. Bruk metoden som passer best for deg, avhengig av enheten eller versjonen av Outlook du bruker.

Legg til og administrer mapper i Favoritter

Hvis du har mapper du stadig konsulterer eller som er viktige i hverdagen din, Å legge dem til i favoritter sparer deg mye tid. Denne delen vises øverst i mappepanelet:

• Høyreklikk på mappen og velg «Legg til i favoritter».
• For å fjerne den fra Favoritter, høyreklikk og velg «Fjern fra Favoritter».
• I Favoritter kan du endre rekkefølgen på mapper slik du vil, slik at de viktigste alltid er for hånden.

Slett meldinger og tøm papirkurven

Når du sletter en melding eller mappe, flyttes den automatisk til «Slettede elementer». Du kan enten slette dem manuelt eller konfigurere Outlook til å tømme papirkurven når du logger ut.:

1. Få tilgang til konfigurasjonsalternativene («Innstillinger» > «Meldingsbehandling» > «E-post»).
2. Merk av i boksen «Tøm mappen for slettede elementer når jeg logger av».
3. Ikke glem å klikke på «Lagre» for å bruke endringen.

Trenger du å gjenopprette noen meldinger? Outlook tilbyr alternativer for å gjenopprette slettede elementer fra papirkurven, med mindre du har slettet dem permanent.

Automatiser organisasjonen din med regler og kommandoer

En av Outlooks sterke sider sammenlignet med andre e-postbehandlere er muligheten til å automatisere klassifiseringen av meldinger i henhold til kriterier du definerer. Dette oppnås gjennom raske regler og kommandoer:

Opprett regler for å flytte meldinger automatisk

1. I innboksen din velger du en melding fra avsenderen eller en melding med egenskapene du vil automatisere.
2. Klikk på alternativmenyen (vanligvis «…» eller i den øverste kommandolinjen) og velg «Opprett regel».
3. Det vises en dialogboks der du kan definere betingelsene: avsender, emne, mottaker osv.
4. Velg mappen du vil at disse meldingene skal flyttes automatisk til.
5. Du kan konfigurere mer avanserte handlinger ved å velge «Flere alternativer».
6. Lagre regelen, så vil Outlook sortere for deg fra da av.

Hurtigkommandoer for å rydde og flytte meldinger

• Ren: Lar deg raskt slette alle e-poster fra en avsender, beholde bare de nyeste meldingene eller slette eldre automatisk.
• Flytt til: Det hjelper deg med å overføre valgte meldinger til mappen du foretrekker uten å måtte dra dem én etter én.

Disse kommandoene vises i den øverste linjen i Outlook.com når du velger en melding.. Med dem kan du spare mye tid på å rydde og organisere innboksen din.

Tips for effektiv organisering av mapper

Outlooks funksjonalitet er omfattende, men nøkkelen er å finne et system som virkelig hjelper deg i hverdagen. Her er noen praktiske tips:

• Plasser viktige mapper øverst for raskere tilgang – legg dem til i Favoritter.
• Gruppér mapper etter emne eller innholdstype: prosjekter, kunder, personlige saker osv. Dette forenkler raske søk.
• Gjennomgå og oppdater mappestrukturen fra tid til annen. Arbeid og liv forandrer seg, og e-posten din bør gjenspeile denne utviklingen.
• Ikke overbruk undermapperFor mange nivåer kan ende opp med å komplisere administrasjonen i stedet for å forenkle den.

Husk Målet er å ha en klar visjon og hente informasjon uten å kaste bort tid.. Ikke nøl med å eksperimentere til du finner systemet som passer deg best.

Raske løsninger på vanlige problemer

Hvis du noen gang finner deg selv med det Mapper mangler, du kan ikke endre rekkefølgen, eller du finner ikke meldinger, her er noen anbefalinger:

• Kontroller at mappepanelet ikke er minimert eller skjult.
• Logg ut, tøm nettleserens hurtigbuffer og logg inn igjen.
• For klassisk Outlook, sjekk innstillingene under fanen «Vis».
• Hvis en mappe har forsvunnet, sjekk at den ikke har blitt flyttet til en annen mappe ved et uhell.

Slik flytter du e-poster mellom mapper

Når det gjelder å holde mappene dine organisert, er det like viktig å opprette dem som å flytte meldinger riktig. Det finnes flere måter å flytte e-poster mellom mapper i Outlook:

• Dra og slipp: Velg meldingen, dra den til ønsket mappe, og slipp den der.
• Kontekstmeny: Velg én eller flere e-poster, høyreklikk og bruk alternativet «Flytt til mappe», velg målmappen.
• Kommandoer i øverste linje: Når meldingen er valgt, klikker du på «Flytt til» og velger mappen eller søker etter destinasjonen ved hjelp av den innebygde søkemotoren.

Prosessen er nøyaktig den samme for individuelle meldinger eller grupper av meldinger.. Bruk metoden som passer best for deg, avhengig av enheten eller versjonen av Outlook du bruker.

Legg til og administrer mapper i Favoritter

Hvis du har mapper du stadig konsulterer eller som er viktige i hverdagen din, Å legge dem til i favoritter sparer deg mye tid. Denne delen vises øverst i mappepanelet:

• Høyreklikk på mappen og velg «Legg til i favoritter».
• For å fjerne den fra Favoritter, høyreklikk og velg «Fjern fra Favoritter».
• I Favoritter kan du endre rekkefølgen på mapper slik du vil, slik at de viktigste alltid er for hånden.

Slett meldinger og tøm papirkurven

Når du sletter en melding eller mappe, flyttes den automatisk til «Slettede elementer». Du kan enten slette dem manuelt eller konfigurere Outlook til å tømme papirkurven når du logger ut.:

1. Få tilgang til konfigurasjonsalternativene («Innstillinger» > «Meldingsbehandling» > «E-post»).
2. Merk av i boksen «Tøm mappen for slettede elementer når jeg logger av».
3. Ikke glem å klikke på «Lagre» for å bruke endringen.

Trenger du å gjenopprette noen meldinger? Outlook tilbyr alternativer for å gjenopprette slettede elementer fra papirkurven, med mindre du har slettet dem permanent.

Automatiser organisasjonen din med regler og kommandoer

En av Outlooks sterke sider sammenlignet med andre e-postbehandlere er muligheten til å automatisere klassifiseringen av meldinger i henhold til kriterier du definerer. Dette oppnås gjennom raske regler og kommandoer:

Opprett regler for å flytte meldinger automatisk

1. I innboksen din velger du en melding fra avsenderen eller en melding med egenskapene du vil automatisere.
2. Klikk på alternativmenyen (vanligvis «…» eller i den øverste kommandolinjen) og velg «Opprett regel».
3. Det vises en dialogboks der du kan definere betingelsene: avsender, emne, mottaker osv.
4. Velg mappen du vil at disse meldingene skal flyttes automatisk til.
5. Du kan konfigurere mer avanserte handlinger ved å velge «Flere alternativer».
6. Lagre regelen, så vil Outlook sortere for deg fra da av.

Hurtigkommandoer for å rydde og flytte meldinger

• Ren: Lar deg raskt slette alle e-poster fra en avsender, beholde bare de nyeste meldingene eller slette eldre automatisk.
• Flytt til: Det hjelper deg med å overføre valgte meldinger til mappen du foretrekker uten å måtte dra dem én etter én.

Disse kommandoene vises i den øverste linjen i Outlook.com når du velger en melding.. Med dem kan du spare mye tid på å rydde og organisere innboksen din.

Tips for effektiv organisering av mapper

Outlooks funksjonalitet er omfattende, men nøkkelen er å finne et system som virkelig hjelper deg i hverdagen. Her er noen praktiske tips:

• Plasser viktige mapper øverst for raskere tilgang – legg dem til i Favoritter.
• Gruppér mapper etter emne eller innholdstype: prosjekter, kunder, personlige saker osv. Dette forenkler raske søk.
• Gjennomgå og oppdater mappestrukturen fra tid til annen. Arbeid og liv forandrer seg, og e-posten din bør gjenspeile denne utviklingen.
• Ikke overbruk undermapperFor mange nivåer kan ende opp med å komplisere administrasjonen i stedet for å forenkle den.

Husk Målet er å ha en klar visjon og hente informasjon uten å kaste bort tid.. Ikke nøl med å eksperimentere til du finner systemet som passer deg best.