Tips og kommandoer for å søke etter ord i Word

Hvis du jobber med dokumenter daglig, vet du at Å kaste bort tid på å lete etter et ord «med øye» i en lang tekst er en skikkelig prøvelse.Heldigvis har Word svært kraftige funksjoner som gjør at du kan finne akkurat det du trenger i løpet av sekunder, selv om filen har dusinvis av sider.

Det beste av alt er det Du trenger ikke å være ekspert på kontorprogramvare for å dra nytte av søk og kommandoer OrdMed et par hurtigtaster og god forståelse av navigasjonspanelet kan du finne ord, uttrykk, kommentarer, bilder og til og med spesifikt formatert tekst, og erstatte den uten å komplisere livet ditt.

Grunnleggende måter å søke etter ord i et Word-dokument

I daglig bruk trenger de fleste brukere bare å finne et bestemt ord eller uttrykk i et dokument, om det skal korrigeres, endres til et synonym eller sjekkes hvor mange ganger det har blitt brukt.

Fra båndet kan du gjøre det på en veldig visuell måte ved å bruke Words eget grensesnitt, siden Søkealternativet er alltid tilgjengelig øverst i programmet, både i skrivebordsversjonen og i Word for nettet.

For å utføre et grunnleggende søk ved hjelp av Word-fanene, ganske enkelt... Åpne dokumentet der du vil finne et ord og følg et par veldig enkle trinn som fungerer i så godt som alle moderne versjoner av programmet.

I skrivebordsversjonen, i filen, må du Gå til «Hjem»-fanen og klikk på «Søk»-knappen., som vanligvis vises til venstre eller øverst i vinduet, avhengig av hvilken versjon av Office du bruker.

Så snart du klikker på den knappen, Navigasjonspanelet åpnes på venstre side av skjermen., hvor du vil se en tekstboks der du kan skrive inn ordet eller uttrykket du vil finne i dokumentet.

Når du skriver inn begrepet i søkefeltet og trykker på Enter-tasten, Word uthever automatisk all samsvarende tekst i gult.Selve programmet vil vise deg de forskjellige resultatene og ta deg fra det ene til det andre uten at du trenger å bla manuelt gjennom hele filen.

Hvis begrepet ikke vises i dokumentet, Word forteller deg at ingen treff ble funnet.slik at du umiddelbart vet om du har stavet det feil, om et aksenttegn mangler, eller om ordet rett og slett ikke finnes i teksten.

Tastatursnarveier for raskere søking i Word

Mange synes det er mer praktisk å bruke tastaturet enn musen, og Word gjør det veldig enkelt med snarveiene sine. Faktisk, Nesten alt som har med søking å gjøre kan gjøres med snarveier., som lar deg jobbe mye raskere.

Den mest brukte kommandoen er Ctrl + F (i mange versjoner fungerer Ctrl + B også hvis du har et spansk tastaturoppsett), som åpner navigasjonspanelet direkte med søkeboksen klar til skriving.

Når du trykker på denne kombinasjonen, Word for nettet og Word-skrivebordet viser feltet «Søk i dokument»og de begynner å finne resultater så snart du begynner å skrive, uten at du trenger å trykke på noen ekstra knapper.

Når ordet er skrevet inn, Du kan navigere gjennom resultatene ved hjelp av pil opp og pil ned. som vises i søkefeltet, eller ganske enkelt bruke Enter-tasten for å hoppe til neste uthevede treff.

I tillegg disse søkesnarveiene De fungerer ikke bare i Word: de fungerer også i andre Office-programmer. som Excel eller PowerPoint, hvor det å søke etter bestemte celler eller tekst kan være like viktig når man jobber med mye data.

Hva du kan gjøre fra Word-navigasjonsruten

Navigasjonspanelet er ikke begrenset til et enkelt søkefelt: Det er et svært komplett verktøy for å navigere og arbeide i et langt dokument.spesielt hvis du har det godt strukturert med titler og seksjoner.

I navigasjonsfanen vil du se flere visninger: Titler, sider og resultater (eller lignende, avhengig av versjon)Hver av dem hjelper deg med å finne innhold på en annen måte, noe som er veldig nyttig når dokumentet er komplekst.

I tittelvisning viser Word en disposisjon med dokumentoverskriftene, slik at Du kan hoppe fra en seksjon til en annen med ett klikkFor at dette skal fungere ordentlig, må du bruke overskriftsstiler (Overskrift 1, Overskrift 2 osv.) fra «Hjem»-fanen.

I sidevisning viser Word nummererte miniatyrbilder av hver side i filenDu kan klikke på hvilken som helst av dem for å gå direkte til den delen av dokumentet og mentalt begrense hvor du ser.

I resultatvisningen viser panelet alle setningene der ordet du søkte etter visesTil venstre ser du konteksten for hvert treff, og til høyre, i hovedteksten, er de spesifikke ordene uthevet i gult.

Mens du gjennomgår resultatene, Word angir også hvor mange treff det har funnetDette er veldig praktisk for å vite, for eksempel, hvor mange ganger du har gjentatt et ord som «Ord», «prosjekt» eller navnet på et selskap.

Søk etter tekst i Word for nettet

Hvis du bruker nettversjonen av Word, integrert i nettleseren, er logikken veldig lik. Først må du sørge for at du er i redigeringsmodus og ikke bare lesevisning..

For å gjøre dette, må du bruke Word for nettet Klikk på «Rediger dokument» og deretter på «Rediger» for å kunne bruke alle funksjonene, inkludert avansert søk i navigasjonspanelet.

Da kan du Åpne navigasjonsruten ved å bruke tastekombinasjonen Ctrl + F eller fra «Hjem»-fanen ved å bruke «Søk»-knappenSå snart du skriver inn i feltet «Søk i dokument», begynner nettversjonen automatisk å vise treff.

I tillegg tillater nettversjonen Filtrer resultatene ved å aktivere alternativer som «Samsvar store og små bokstaver» eller «Bare hele ord»noe som er veldig nyttig for å forbedre søk i delte dokumenter.

Når du er ferdig, kan du ganske enkelt Lukk søket ved å klikke på X-en i boksen «Søk i dokument».så forsvinner panelet, og du kan se dokumentet ditt normalt igjen.

Grunnleggende nivå: søke etter ord uten å bli overveldet av avanserte alternativer

Hvis du ikke vil bli overveldet av menyer, er det viktigste å vite at Et enkelt søk finner en hvilken som helst tegnstreng nøyaktig slik du skriver den., uavhengig av om det er i begynnelsen, midten eller slutten av et ord.

Dette betyr at hvis du for eksempel skriver «krypto», Word vil merke både ordet «krypto» alene og ethvert ord som inneholder det., for eksempel «kryptovaluta», «kryptografi» osv., med mindre du aktiverer alternativet for fullstendig ord.

Med hvert søk går Word flytter dokumentet til området der det gjeldende treffet befinner segalltid holde navigasjonspanelet eller søkefeltet synlig, slik at du ikke mister oversikten.

I denne grunnleggende visningen kan du også dra nytte av små piler som vises ved siden av resultatene for å flytte fremover eller bakover mellom de funne ordene uten å måtte bla manuelt.

Når dokumentet er relativt kort, med få sider, Dette grunnleggende søket er vanligvis mer enn nok. for å gjennomgå teksten, oppdage gjentakelser eller finne en bestemt seksjon der du vil gjøre endringer.

Avansert nivå: detaljert søk med flere alternativer

Når man jobber med lange dokumenter (rapporter, avhandlinger, manualer osv.), kommer den grunnleggende søkemotoren til kort, og Det er her Words avanserte søk kommer inn i bildet., noe som gir deg mye større kontroll over hva som ligger i filen.

For å åpne denne avanserte søkeboksen kan du Bruk en snarvei som Ctrl + L i noen versjoner, eller gå til alternativet «Avansert søk». fra den samme «Søk»-knappen på båndet.

Et vindu åpnes der du, i tillegg til det klassiske «Søk»-feltet, har en annen «Erstatt»-boks og flere knapper med tilleggsalternativerutviklet for å avgrense søket ditt og jobbe mye mer presist.

I dette avanserte vinduet vil du se knappen «Mer…» eller lignende, som utvides en hel liste med søkeinnstillinger: finn store og små bokstaver, bare hele ord, alle former av ordet, bruk prefikser og suffikser, ignorer tegnsetting og mellomrom, osv.

Med «Samsvar store og små bokstaver» for eksempel, Du kan bare søke etter den eksakte versjonen av et ord skrevet med bestemte store bokstaver.Hvis du søker etter «Rom» med stor R, kan det hende at Word bare viser forekomster som begynner på samme måte, unntatt små bokstaver for «rom».

Alternativet «Bare hele ordet» brukes til unngå å finne treff i andre lengre ordHvis du krysser av i denne boksen når du søker etter «the», vil Word ignorere ord som «thema» og bare utheve artikkelen «the» som et uavhengig ord.

Ved å aktivere «Ignorer tegnsetting» eller «Ignorer mellomrom» Word kan finne tekst selv om komma, punktum eller mellomrom mangler mellom ord.Dette er veldig nyttig hvis dokumentet har skrivefeil eller formateringsfeil.

Søk etter side og administrer lange dokumenter

En av fordelene med å kombinere søk med navigasjonspanelet er at Du kan fokusere på en bestemt side eller et bestemt område i dokumentet for å finne teksten du er interessert i uten å måtte se gjennom hele filen.

Fra sidevisningen er det nok å Velg miniatyrbildet av siden du vil jobbe med. Og når du er der, bruker du søkefeltet som vanlig for å markere ordet eller uttrykket du leter etter i den delen av dokumentet.

Denne fremgangsmåten er spesielt nyttig når du kjører bil dokumenter som er lengre enn ti sider, lange prosjekter eller tekniske manualerder det samme ordet kan forekomme hundrevis av ganger, og du ikke er interessert i å sjekke dem alle.

I slike tilfeller er kombinasjonen av navigasjon etter titler og sider, sammen med søkeresultatfilteret, Det gjør navigeringen i filen mye mer effektiv.fordi du kan hoppe direkte til de delene du virkelig trenger å gjennomgå.

Derfor, selv om grunnmodusen fungerer for korte filer, Den avanserte metoden er vanligvis den mest anbefalte for omfattende arbeid.fordi det sparer deg for å kaste bort tid på å gjennomgå unødvendig kontekst.

Finn og erstatt ord og uttrykk i Word

I tillegg til å finne tekst, tillater Word erstatte den umiddelbart med en annen uten å måtte endre den ord for ord for håndDette er spesielt nyttig når du oppdager en feil som gjentas mange ganger.

For å bruke Søk og erstatt-funksjonen, gå til «Hjem»-fanen og Klikk på «Erstatt»-knappen i redigeringsgruppenVinduet «Finn og erstatt» åpnes, nervesenteret for disse handlingene.

I «Finn hva»-boksen skriver du inn ordet eller uttrykket du vil finne, og i «Erstatt med»-feltet Skriv inn teksten du vil skal vises på plassMerk at Word vanligvis tillater opptil 255 tegn i disse feltene.

Hvis du bare vil finne teksten, Du kan la erstatningsfeltet stå tomt og bruke knappen «Finn neste»., som vil hoppe til hver forekomst av ordet target i dokumentet.

Når du vil erstatte tekst, klikker du på «Erstatt». endre bare gjeldende kampEller bruk «Erstatt alle» for å endre alle forekomster samtidig. Dette siste alternativet sparer mye tid, men det bør brukes med forsiktighet.

Hvis du for eksempel vil endre «kryptovaluta» til «krypto» i hele dokumentet, trenger du bare å Skriv inn begge begrepene i de respektive boksene, og la Word gjøre jobben for degSjekker om konteksten fortsatt gir mening etter endringen.

Mens dialogboksen er åpen, Word Teksten som samsvarer med søket er uthevet i grått.slik at du til enhver tid kan se hvilken del av dokumentet du skal endre før du godtar erstatningen.

Når en «Erstatt alle»-operasjon er fullført, viser Word vanligvis en melding som angir Hvor mange erstatninger er gjort i dokumentet?Dette gir deg en idé om omfanget av endringene du nettopp har implementert.

Når er det lurt å unngå å «erstatte alt»?

Alternativet med masseutskifting er veldig fristende, men det finnes situasjoner der Det kan føre til uventede feil hvis du ikke bruker det klokt.spesielt når ordet du leter etter er veldig vanlig.

Tenk deg at du vil erstatte «Ana» med «Ana María», men at det også vises i teksten sammensatte ord eller firmanavn som inneholder «Ana»Hvis du ikke bruker filteret «Bare hele ordet», kan du endre termer du ikke bør berøre.

Derfor, når man har med egennavn, akronymer eller svært vanlige termer å gjøre, Det er mer fornuftig å bruke knappene «Finn neste» og «Erstatt» én etter én., i hvert fall de første gangene, helt til du er sikker på at du ikke ødelegger en viktig kontekst.

I mange tilfeller er en god kombinasjon Aktiver alternativet «Kun hele ord» i avansert søk før du tyr til «Erstatt alle», slik at Word ignorerer delvise treff.

Hvis du er i tvil, er det beste du kan gjøre Lag en kopi av dokumentet før du bruker en masseutskiftingPå den måten, hvis noe går galt, kan du alltid gå tilbake uten å miste det opprinnelige arbeidet ditt.

Finn og erstatt formatert tekst i Word

En annen mindre kjent, men svært kraftig funksjon er muligheten til å søk ikke bare etter tekst, men etter tekst med et bestemt format., for eksempel fet skrift, kursiv, understreking eller utheving.

For å gjøre dette, gå til «Format»-menyen i Søk og erstatt-vinduet, der du kan angi nøyaktig hvilken stil du vil finne i dokumentetDu kan for eksempel søke etter alle ordene i fet skrift eller all understreket tekst.

Først, hvis du ønsker det, skriver du inn teksten du vil søke etter i den tilsvarende boksen, og klikker deretter på «Format». Velg formattypen du er interessert i å finne, enten det er skrifttype, avsnitt, utheving eller andre lignende alternativer.

Deretter kan du i feltet «Erstatt med» angi både den nye teksten og nytt format som du vil at disse treffene skal endres til, og bruk «Format»-menyen igjen for å velge ønsket stil.

Når den er konfigurert, kan du bruke «Erstatt», «Erstatt alle» eller «Finn neste», og Word Den vil bare finne de forekomstene som samsvarer med den angitte teksten og formatet.noe som er veldig nyttig for å standardisere stiler i komplekse dokumenter.