Hvordan kombinere Excel med Word: Importer data fra Excel til Word

I denne artikkelen vil vi vise deg hvordan kombinere Excel med ord. Å kombinere data fra et Excel-regneark eller -arbeidsbok er et veldig grunnleggende, men kraftig verktøy som kan spare enormt mye tid når du prøver å lage dokumenter som har variable felt.

Alt fra konvolutter og brev til navnekort og bordtelt, datasammenslåing vil eliminere den uttømmende oppgaven med å skrive hver post for hånd ved å trekke ut data fra en bestemt Excel-fil.

Se for deg mulighetene, spesielt for direktereklameformål. Det er tre hovedtrinn involvert i å lage et kombinert dokument. Den første og viktigste er listen din og dataene i listen.

Du bør sørge for at kolonneoverskriftene er gjenkjennelige og riktig merket. Dette vil tillate kartleggingsprosessen å gå mye mer jevnt. La oss si at vi ønsker å lage adresseetiketter for et "save the date"-postkort. Det første vi må gjøre er å lage Excel-regnearket som en Word-mal vil trekke ut dataene fra. Nedenfor vil vi vise flere detaljer.

Kanskje du kanskje er interessert: Hvordan legge til og trekke fra prosenter i Excel

Grunnleggende om utskriftsfletting

Å gjøre en utskriftsfletting kan virke som en skremmende oppgave, men faktisk er prosessen ganske enkel. Det kan være nyttig å få innsikt hvis du tenker på utskriftsflettingsprosessen i form av tre dokumenter:

1. Word brevflettingsdokument med koder for egendefinerte felt.
2. Excel brevflettingskildefil med informasjon om mottakere, en rad for hver mottaker.
3. Det endelige Word-dokumentet med blant annet personlige brev, e-poster, konvolutter.

Målet med utskriftsfletting er å kombinere data fra fil 1 og fil 2 for å lage fil 3.

Klargjøring av Excel-regnearket for utskriftsfletting

Når du kjører en utskriftsfletting, Excel-filen kobles til Word-dokumentet for utskriftsfletting, Og Microsoft Word vil trekke ut mottakernavn, adresser og andre detaljer direkte fra Excel-regnearket.

Så før du starter sammenslåingen i Word, sørg for at Excel-filen din har all informasjonen du vil inkludere, for eksempel fornavn, etternavn, hilsener, postnummer, adresser, blant annet.

Hvis du vil legge til flere kontakter eller annen informasjon, bør du gjøre endringene eller tilleggene til Excel-arket ditt nå før du kjører utskriftsflettingen. Viktige ting å sjekke:

• Kolonnene i Excel-arket ditt må samsvare med feltene du vil bruke når du gjør en utskriftsfletting. Hvis du for eksempel vil henvende deg til leserne dine med fornavn, må du sørge for å lage separate kolonner for for- og etternavn. Hvis du vil sortere mottakere etter stat eller by, sjekk om det er en egen stat eller by-kolonne.
• Hvis Excel-filen inneholder datoer, klokkeslett, valutaverdier eller postnummer som starter eller slutter med 0, kan du se hvordan format riktig e-postflettingsnummer, datoer og valuta.
• Hvis du oppretter et Excel-regneark ved å importere informasjon fra en .csv- eller .txt-fil, bruk tekstimportveiviseren.

Kombiner data fra en Excel-arbeidsbok til et Word-dokument

For å kombinere Excel med Word må du følge prosedyren nedenfor:

Trinn 1: åpnes Microsoft Excel eller hvilken regnearkprogramvare du bruker. (Dette fungerer også med regneark.) Google Docs). Siden vi lager adresseetiketter, vil dataene vi slår sammen være fornavn, etternavn og adresse.

Trinn 2: Den første raden vil være kolonneoverskriftene, så skriv ordet i den første cellen Første, skriv i neste celle siste og i den tredje cellen i den første raden, skriv adresse. På samme måte, skriv by, By y Postnummer i henholdsvis fjerde, femte og sjette celle.

Nå som kolonneoverskriftene er konfigurert, fyller du inn riktig informasjon for hver av personene du oppretter en etikett for. Når du er ferdig, lagre regnearket med et navn og på et sted du enkelt kan finne senere (helst skrivebordet). Excel-regnearket ditt skal se slik ut (med unntak av mottakerspesifikk informasjon):

Lag etikettmalen

Nå som mottakerlisten er opprettet, er det andre trinnet å lage etikettmalen. For dette må du gjøre følgende:

Trinn 1: åpnes Microsoft Word og klikk på fanen «Correos" på toppen.

Trinn 2: Klikk deretter på tagger-knappen øverst til venstre i menyen «Correos".

Trinn 3: når dialogboksen åpnesKonvolutter og etiketter«, se etter «-knappenAlternativer» og klikk på den.

Trinn 4: Den neste delen er hvor vi velger taggene vi bruker. For dette eksempelet bruker jeg Avery Shipping Labels, mal #. 8163. Dette er 2" x 4" postetiketter. Deretter, i dialogboksen «Merkealternativer«, velg riktig malnummer og trykk «aksepterer".

Trinn 5: Dette tar deg tilbake til «Konvolutter og etiketter«. Den skal nå vise at du har valgt Avery-mal #8163. Klikk på knappen som sier «.Nytt dokument".

Trinn 6: nå bør du se på dette:

Over er malen med tomme etiketter med innsatte tekstbokser som samsvarer nøyaktig med den spesifikke malen du bruker (i dette tilfellet 8163).

Sett inn felt for å slå sammen

Nå som siden er satt opp, vil vi sette inn feltene vi ønsker å flette inn i adresseetiketten for å fortsette prosessen og kombinere Excel med Word. For å gjøre dette må vi fortelle Microsoft Word hvor dataene skal trekkes ut fra:

Trinn 1: Finn og klikk på fanen «Correos» øverst på verktøylinjen.

Trinn 2: klikk på knappen «Velg mottakere»Og velg«Bruk eksisterende liste".

Trinn 3: Dette åpner en dialogboks som lar deg velge datakilden fra en plassering på datamaskinen.

Trinn 4: Finn Excel-regnearket du nettopp opprettet, og klikk på «Åpent«. Når du gjør dette, vises en liten boks som spør deg hvilken tabell du vil bruke i Excel-filen. Velg «Ark1«. Hvis du hadde flere regneark i datafilen du opprettet, vil du velge den med dataene du vil slå sammen. (Se bildet nedenfor).

Trinn 5: Nå som datakilden er valgt, er det på tide å sette inn flettefeltene basert på overskriftene du opprettet i datafilen (navn, adresse osv.). Søk derfor og klikk på knappen «sett inn flettefelt".

Trinn 6: Velg "Første” og gjenta deretter trinn 5 (forrige trinn) fem ganger til til du har satt inn hvert av feltene i tekstboksen. Det skal se slik ut når du er ferdig:

Trinn 4: Hvis du legger merke til, har du bare satt inn datafelt i Word-dokumentet der markøren ble plassert. Nå må du formatere tekstboksen slik at feltene er organisert slik du vil at teksten skal se ut på etiketten. Klikk med musepekeren mellom feltene ««Første"" og ""siste»» og legg til et mellomrom.

Plasser også musepekeren mellom ««-feltenesiste"" og ""adresse»» og trykk på «Enter" på tastaturet. Legg til en ny linje (trykk på "Enter") mellom feltene "«adresse"" og ""by»» og et mellomrom og deretter et komma etter ««-felteneby"" og ""By»”. Legg til et mellomrom mellom ««-felteneBy"" og ""Zip»» og legg til et mellomrom. Klart, dokumentet ditt skal se slik ut:

Trinn 5: Deretter vil vi kopiere og lime inn disse feltene i følgende etikett, så merk feltene, kopier dem og lim dem inn i tekstboksen til høyre:

Trinn 6: Nå ønsker vi å sette inn en regel for at du skal velge neste post fra dataarket. For å gjøre dette, klikk med musepekeren foran feltet ««Første»” fra den andre rammen. Finn deretter "Regler"-knappen i verktøylinjen ovenfor og velg "Neste rekord«. Dokumentet ditt skal nå se slik ut:

Trinn 7: Det neste trinnet er å kopiere feltene fra den andre tekstboksen og lime dem inn i de resterende åtte tomme tekstboksene. Derfor uthever den feltene i den andre tekstboksen (inkludert regelen «Neste rekord"), kopier dem, klikk deretter på den neste tomme tekstboksen og klikk lim.

Klikk den neste tomme tekstboksen og klikk igjen lim. Gjenta innlimingstrinnet til alle tekstboksene i dokumentet er fylt med de sammenslåtte feltene. Dokumentet skal nå se slik ut:

Angi etikettens utseende

Nå som all relevant informasjon er kartlagt i Word-dokumentet, er det på tide å komme inn på estetikken. Vi vil forsikre oss om at alt har riktig skriftstørrelse og at alt er sentrert og ser ut som en postetikett skal. Følg disse trinnene.

Trinn 1: hold nede «-knappenCtrl» på tastaturet og mens du holder nede knappen, trykk på «-knappenA«. Dette er en snarvei for å velge alt på siden. Dette vil tillate oss å redigere flere ting samtidig.

Trinn 2: Nå som alt er valgt, velg en skriftstørrelse du er fornøyd med. La oss velge en 12-punkts skrift. La oss også velge en ny skriftstil. I dette tilfellet vil vi velge Arial.

Trinn 3: klikk deretter hvor som helst i den første tekstboksen. Dette vil fjerne markeringen av alt. Nå, høyreklikk på den første boksen og en meny vises. Hold markøren over «Cellejustering»Og velg deretter«Juster midten til venstre» (det er det første ikonet i den midtre raden med justeringsikoner).

Trinn 4: Deretter høyreklikker du på den andre tekstboksen og gjentar trinnet ovenfor for hver tekstboks til hele dokumentet er riktig justert som i bildet nedenfor:

Kanskje du vil vite: Hvordan bruke venstre og høyre funksjoner i Excel

Endelig resultat

Nå er malen ferdig og vi er klare til å slå sammen dataene og kombinere Excel med Word. Klikk på fanen «Correos» øverst på verktøylinjen. Deretter velger du knappen «Forhåndsvisning av resultater".

Sørg for at alt ser ut som det skal. Hvis alt ser riktig ut, klikk på «Fullfør og slå sammen»Og velg«Rediger individuelle dokumenter«. Når du gjør dette, dukker det opp en liten boks som spør deg hvilke poster du skal slå sammen. Velg «Alle» og trykk «akseptererr ».

Et nytt dokument er nå opprettet med alle elementene i datalisten din kombinert til Word-dokumentet. Du kan nå gjøre alle endringer du vil på hver etikett i tilfelle noen lange navn eller adresser forårsaker formateringsproblemer. Når du har gjennomgått den, plasser etikettene i skriveren og skriv dem ut.

Vi foreslår at du lagrer det nye kombinerte dokumentet i tilfelle du trenger å redigere eller skrive det ut på nytt. Ellers, hvis du lukker den, må du slå sammen Excel med Word igjen.

Importer Excel-data til en Word-tabell

Dette er metode nummer 2 og fungerer like bra. Dette er imidlertid ikke så avansert som i den første opplæringen. Du kan imidlertid gjøre jobben din ganske bra. Åpne for å komme i gang Excel og skriv inn alle detaljene du vil importere inn i Word-tabellen.

Velg alle rader og kolonner > kopier dem. Åpne Microsoft Word og høyreklikk på en tom plass. Du kan finne noen limingsalternativer som vist i følgende bilde:

Nå kan du holde musen over noen av alternativene og sjekke hvilken som passer for deg. Når du velger et alternativ, vil Excel-dataene dine importeres til Word-tabellen.

Slik slår du sammen e-post med datoer, valutaer og andre tall

Når du lager en Utskriftsfletting fra Excel til Word, bør du være spesielt oppmerksom på numeriske verdier som datoer, valuta og tall. Denne delen av opplæringen vår om å kombinere Excel med Word vil vise deg hvordan du formaterer disse verdiene riktig. Formater postnummer og andre verdier med nuller i Excel.

For å sikre at alle tallene er kombinert uten å miste innledende nuller, formaterer du ganske enkelt postnummerkolonnen som tekst i Excel-regnearket. Det samme gjelder enhver annen tallverdi med nuller. Dette er prosedyren du må følge:

Trinn 1: velg postnummerkolonnen, høyreklikk og velg Celleformat i hurtigmenyen.

Trinn 2: i fanen nummer, Velg Tekst og klikk deretter aksepterer.

Datoer og tall for brevfletting ved hjelp av Dynamic Data Exchange

Hvis Excel-regnearket inneholder datoer, desimaltall eller valutaer, kan du bruke Dynamisk datautveksling for å sikre at disse verdiene er i riktig format etter at sammenføyningen er fullført. Før du begynner utskriftsfletting, fullfør følgende trinn i Microsoft Word:

Trinn 1: ve a Fil > Alternativer > Avansert.

Trinn 2: bla ned til delen Informasjon, velg avmerkingsboksen «Bekreft filformatkonvertering når du åpner» og klikk aksepterer.

Fordi dynamisk datautveksling er aktivert, kan det hende du får noen meldinger og klikker Ja o aksepterer. Den eneste forskjellen fra vanlig utskriftsfletting vil være valg av datakilde. Fortsett med følgende trinn:

Trinn 1: Klikk på når du velger mottakere Frakt > Velg mottakere > Bruk en eksisterende liste, som vanlig.

Trinn 2: finn regnearket ditt, dobbeltklikk på det, velg MS Excel-regneark via DDE (*.xls), klikk deretter aksepterer.

Merk: hvis alternativet MS Excel-regneark via DDE er ikke tilgjengelig, merk av i boksen showet todo i nedre venstre hjørne.

Trinn 3: klikk på Hele regnearket og deretter inn aksepterer.

Du kan nå fortsette med Excel-utskriftsflettingen som vanlig. For å forhindre at Word viser flere meldinger hver gang du åpner datafilen, fjerner du "Bekreft filformatkonvertering når du åpner"(Ordalternativer > Avansert > Generelt) etter å ha koblet til e-postlisten din.

Formater dato, klokkeslett, tall og valuta

Hvis du vil at tall, datoer eller valutaer skal formateres annerledes enn i Excel-kildefilen for utskriftsfletting, kan du gjøre det direkte i et Word-dokument. Følg disse trinnene:

Trinn 1: Velg flettefeltet hvis format du vil endre. Det kan være Dato, Valuta, Prosent eller et annet felt.

Trinn 2: trykk Skift + F9 for å vise feltkodingen. Hvis du for eksempel valgte feltet Valuta, bør du se noe som ligner på dette: {MERGEFIELD CURRENCY}.

Trinn 3: Legg til en av bildebryterne nedenfor i feltet. For eksempel, hvis du vil at 3000 skal vises som $3000, legg til \#$,0 og få følgende feltkode: {MERGEFIELD CURRENCY\#$,0}.

Trinn 4: trykk F9 for å oppdatere feltet. Trykk deretter Skift + F9 å se resultatet.

I likhet med tall og valuta, legg til en bildebryter for å endre feltformatet Dato time. Hvis du for eksempel vil vise en dato som 20. mai 2014, legger du til følgende bildebryter: \@ «d, MMMM åååå».

Den resulterende feltkoden vil være slik: {MERGEFIELD Dato \@ «d, MMMM åååå»}. Du kan bruke et hvilket som helst annet uttrykk d, m, og for dato og klokkeslett, men husk at stor bokstav M angir måneder og liten bokstav m brukes for minutter.

Endre formatet for gjeldende dato og klokkeslett

Hvis du har lagt til feltet DATO viser gjeldende dato og feltet TIME som viser gjeldende tidspunkt for utskriftsflettingsdokumentet, kan du endre formateringen på en mer visuell måte.

Trinn 1: velg feltet Dato eller klokkeslett hvis format du vil endre.

Trinn 2: trykk Skift-F9 for å vise feltkodingen. Hvis du har valgt datofeltet, bør du se noe slikt: {DATE\@“M/d/yyyy”}.

Trinn 3: høyreklikk på feltet og velg Rediger felt i hurtigmenyen.

Trinn 4: Kontroller at feltnavnet er satt til i dialogboksen Arkivering Dato. Velg deretter ønsket format under Datoformater og klikk aksepterer.

Hvis du vil beholde formateringen under oppdateringer, merker du av i den aktuelle avmerkingsboksen nederst til høyre i dialogvinduet.

Snarveier for utskriftsfletting

Hvis du trenger å kombinere Excel med Word regelmessig, kan du spare litt ekstra tid ved å lære noen snarveier. Alle snarveiene nedenfor fungerer i Microsoft Word 2016, 2013 og 2010. De fungerer sannsynligvis også i Word 2007, selv om vi ikke har testet på lavere versjoner og kan ikke si dette med sikkerhet. Snarveiene er som følger:

• Alt+F9: Bytt mellom alle feltkoder og resultatene dine i et utskriftsflettingsdokument.
• Shift + F9: eksponere kodingen av det valgte feltet.
• F9: oppdaterer den valgte filen. Plasser markøren hvor som helst på feltet og trykk F9 for å oppdatere den.
• F11: gå til neste felt.
• Shift + F11: gå til forrige felt.
• Alt + Shift + e: redigere utskriftsflettingsdokumentet. Vær oppmerksom på at dette vil bryte forbindelsen mellom Excel-filen din og Word-dokumentet, som et resultat av at e-postflettingsfeeden ikke lenger oppdateres automatisk.
• Alt + Shift + f: sett inn et flettefelt fra kilden for utskriftsfletting.
• Alt + Shift + m: skriver ut det kombinerte dokumentet.
• Ctrl+F9: setter inn et tomt felt.
• Ctrl+F11: blokkerer et felt. Feltresultatene vil ikke oppdateres når du endrer informasjon i Excel-kildefilen.
• Ctrl + Shift + F11: låser opp et felt. Feltresultatene vil bli oppdatert igjen.
• Ctrl + Shift + F9: kobler fra et felt. Feltet vil bli permanent fjernet fra et dokument, erstattet med gjeldende verdi og behandlet som vanlig tekst fra da av.
• Alt + Shift + d: sett inn feltet DATO som viser gjeldende dato.
• Alt + Shift + p: sett inn feltet SIDE viser sidenummeret.
• Alt + Shift + t: sett inn feltet TIME som viser gjeldende tid.
• Alt + Ctrl + l: sette inn felt LISTNUM.

Se på: Løsning: "Microsoft Word har sluttet å virke" i Windows 10

Siste tanker

Vi håper at denne veiledningen har vært nyttig for deg og at du har lært hvordan du kombinerer Excel med Word. Når du har gjort de grunnleggende trinnene, kan du bli kreativ. Hvis du har klart å gjennomføre prosessen du trengte, venter vi på kommentarene dine i den tilsvarende delen. Vi tar også imot forslag. På den annen side kan du på siden vår finne et stort antall opplæringsprogrammer som kan være svært nyttige for deg.