Slik lager du påminnelser med Copilot i Windows og får mest mulig ut av dem

Hvis du bruker Windows daglig og begynner å fikle med copilotFør eller siden kommer du til å lure på hvordan det kan hjelpe deg Ikke glem viktige oppgaver, møter eller e-poster.Den gode nyheten er at Microsoft jobber hardt for å få Copilot til å gå fra å være «en vennlig chatbot» til en ekte personlig assistent som varsler deg når det er på tide, både på PC-en og mobiltelefonen.

Gjennom hele denne artikkelen vil du se i detalj hvordan du kan dra nytte av Copilot til å Opprett påminnelser i Windows, motta varsler på mobiltelefonen din, administrer forpliktelser som vises i e-postene dineForbered møteplaner i Outlook og forstå hva Copilot gjør med all informasjonen den «husker» om deg og samtalene dine.

Hva kan Copilot gjøre med påminnelser i Windows og Outlook?

Copilot er i ferd med å bli et sentralt knutepunkt der e-post, kalender, oppgaver og mobilvarsler møtes, slik at Påminnelser bør ikke isoleres i én applikasjonmen heller at de synkroniserer mellom Windows, nettet og smarttelefonen din.

I Microsoft 365-økosystemet kan Copilot hjelpe deg med å:

• Oppdag løfter og provisjoner i Outlook-e-postene dine og konverter dem til handlingsrettede påminnelser uten at du trenger å skrive noe.
• Opprett oppgaver i Microsoft To-Do med dato og klokkeslett, slik at du får et varsel når fristen nærmer seg.
• Utkast til oppfølgings-e-poster på en veiledet måte, med et velpolert emne og hoveddel, basert på konteksten fra den forrige samtalen.
• Foreslå mer effektive undersøkelseslinjer for dine viktige meldinger, noe som forbedrer åpningsraten.
• Prioriter innboksen din basert på hastverk og relevans, og kombinerer AI med Prioritert innboks.
• Planlegg påminnelser med mobilvarsler takket være den nye Påminnelsesfunksjonen i Copilot-appen for Android, iOS og Windows 11.

Nøkkelen er at mange av disse påminnelsene ikke bare er løse notater: Copilot integrerer dem med innboksen, kalenderen og produktivitetsappene dine, slik at Relevant informasjon dukker opp akkurat når du trenger den.

Slik oppretter du påminnelser med Copilot som kommer til mobiltelefonen din

En av de mest interessante nye funksjonene er Påminnelser, en funksjon som lar Copilot sende deg påminnelser. påminnelsesvarsler direkte til telefonen dinselv om du opprettet varselet fra Windows 11 eller fra nettet.

Microsoft ruller gradvis ut Påminnelser på både Android og iOS, med begrenset støtte på nettversjonen. Ideen er veldig enkel: du ber Copilot om å minne deg på noe, og assistenten genererer en påminnelse som utløses. på et bestemt tidspunkt eller etter et visst tidsintervall.

For eksempel kan du skrive noe sånt som:

• «Minn meg på å ringe klienten klokken 19.00.»
• «Minn meg på å se gjennom rapporten om 20 minutter.»

Copilot bruker enhetens lokale tid og dato Det er her påminnelsen opprettes for å planlegge varselet. Vanligvis kommer varselet nesten nøyaktig i øyeblikket, selv med intervaller på bare noen få minutter.

Det er imidlertid ingen magi her hvis du ikke gir tillatelser: for å motta disse varslene på telefonen din, må du ha appen installert. Copilot-appen på mobilenheten din y har gitt varslingstillatelser På Android eller iOS. Hvis du deaktiverer systemvarsler, vil du ikke se varsler selv om du oppretter påminnelsen fra Windows eller nettet.

Opprett påminnelser fra Copilot på nettet og i Windows 11

I nettversjonen begynner Copilot å oppføre seg som et modent produkt når det gjelder påminnelser, ettersom det har et lite administrasjonssenter der Du kan se, opprette og gjennomgå annonsene dine uten å bare stole på chatkommandoer.

Den typiske flyten på nettet er:

1. Få tilgang til Copilot i nettleseren din og logg inn med Microsoft-kontoen din.
2. Åpne profilmenyen din (vanligvis øverst til høyre).
3. Velg alternativ “Påminnelser” (Påminnelser).
4. Klikk på «Opprett en påminnelse» for å begynne å opprette en ny annonse.
5. Angi påminnelsesmeldingen (hva du vil at den skal minne deg på) og når du vil motta varselet.

Derfra kan du se hvilke påminnelser du har aktive, endre dem eller slette dem. Det gode er at Disse varslene synkroniseres med Copilot-appen Hvis du bruker samme konto, vil du motta dem på mobilen din så lenge du har varsler aktivert.

I Windows 11 er tilnærmingen enda mer naturlig. Du trenger ikke å navigere gjennom menyer hvis du ikke vil: bare snakk med assistenten og spør om det du trenger. Du kan for eksempel åpne Copilot i Windows 11 og skriv eller dikter noe sånt som:

«Minn meg på å kansellere abonnementet mitt i ettermiddag» eller «Minn meg på å betale husleien den 3. klokken 10.»

Copilot vil tolke meldingen, registrere dato og klokkeslett og opprette den tilhørende påminnelsen. Når tiden er inne, vil du ha varselet på mobilen din, og avhengig av distribusjonenogså på enheter der Copilot er aktiv med kontoen din.

Gjentakende påminnelser og dynamisk innhold

I tillegg til engangsvarsler støtter Copilot tilbakevendende påminnelserDette er spesielt nyttig for oppgaver som gjentas ofte: ukentlige samtaler, månedlige gjennomganger, periodiske rapporter osv.

For eksempel kan du angi påminnelser:

• Hver mandag for å gjennomgå målingene fra forrige uke.
• Den første dagen i hver måned for å avslutte fakturering.
• Hver ettermiddag på et bestemt tidspunkt for å ta en rask sikkerhetskopi.

Den mest kuriøse delen er det Microsoft kaller dynamisk innholdDet handler ikke bare om at påminnelsen dukker opp hver dag eller hver uke, men om at selve påminnelsesmeldingen kan endres hver gang den kjører.

Eksemplet som brukes som et blunk er enkelt, men illustrerende: å be Copilot om å fortelle deg Lær et nytt portugisisk ord hver dagI så fall vil ikke påminnelsen alltid være den samme teksten; innholdet kan variere, slik at du ikke leser den samme meldingen hver morgen.

Dette åpner døren for påminnelser som ikke bare advarer, men også innlemme kontinuerlig oppdatert informasjon eller oppgaverDette gjør dem mer nyttige for kontinuerlige læringsrutiner eller periodiske gjennomganger med oppdaterte data.

Påminnelsesgrenser basert på kontotypen din

Som med andre AI-plattformer introduserer Microsoft noen begrensninger avhengig av hvilken type konto du bruker for Copilot, spesielt nå som Påminnelser begynner å blandes med andre avanserte funksjoner av assistenten.

Når det gjelder påminnelser, er de nåværende annonserte grensene:

• Brukere med en gratis kontoDe kan opprette opptil 5 aktive påminnelser.
• Microsoft 365-abonnenterDe har opptil 20 påminnelser.

Grensen kan virke litt stram hvis du vil bruke Copilot som en komplett oppgavebehandler, men det er tilstrekkelig for dekke viktige varsler og tilbakevendende vaner mer kritiske: betalinger, samtaler, pågående prosjekter eller medisinske behandlinger, for eksempel.

Uansett kan disse grensene endres over tid etter hvert som Microsoft justerer Copilots forretningsmodell, akkurat som det har skjedd med andre AI-er som har utvidet eller modulert antallet handlinger som er tilgjengelige i sine gratis- og betalte planer.

Påminnelser og automatisk oppfølging fra Outlook med Copilot

Hvis arbeidsflyten din involverer e-post (noe nesten alles gjør), legger Copilot i Outlook til et intelligenslag som går langt utover et enkelt varsel: Den skanner samtaler for kompromisser, forespørsler og skjulte oppgaver. og tilbyr å gjøre dem om til handlingsrettede påminnelser.

Når tekst som «Jeg sender deg rapporten på fredag» eller «kan du se gjennom den?» vises i en e-posttråd, klassifiserer Copilot automatisk denne informasjonen i tre kategorier:

• Forpliktelse. (forpliktelse): lover å gjøre noe.
• Be (forespørsel): når noen ber deg om å gjøre en bestemt handling.
• Følge opp (oppfølging): må ta opp et tema igjen senere.

Når et av disse tilfellene oppdages, viser Outlook med Copilot en kontekstuell banner om e-posten med flere hurtigalternativer, vanligvis fokusert på å markere oppgaven som fullført (Ferdig) eller opprette en påminnelse («Påminn meg»).

Hvis du velger påminnelsesalternativet, oppretter Copilot en oppgave i Microsoft To-Do med den foreslåtte datoen (for eksempel fredagen noen forventes å sende deg en rapport) og setter opp et tilknyttet varsel. Alt dette uten å forlate lesevisningen fra Outlook, noe som sparer mange klikk og glemsel.

Den komplette sporingsflyten som Microsoft foreslår med denne integrasjonen er:

1. Automatisk deteksjon av et kompromittering i e-posttråden.
2. Opprette oppgaven og påminnelsen i Gjøremål med riktig dato.
3. Assistert med utarbeidelse av oppfølgings-e-post med Copilot, som innlemmer relevante kontekstdata.
4. Valgfritt, planlegging av et andre varsel hvis mottakeren ikke svarer innen et visst antall dager.

På denne måten hjelper systemet deg med å lukke oppgaver på første forsøk. redusere forglemmelse og holde klienter eller kolleger informert uten at du må sjonglere hukommelsen din.

Veiledet skriving av oppfølgings-e-poster med Copilot

Når Copilot har oppdaget en engasjement eller ventende oppgave i en e-post, kan du gå et skritt videre og bruke alternativet «Utkastoppfølging med Copilot», tilgjengelig fra det samme sporingskortet i Outlook.

Når den trykkes ned, genererer Copilot automatisk en utkast til oppfølgings-e-post hva inkluderer:

• En undersøkelseslinje som er i samsvar med konteksten.
• En overbevisende og strukturert meldingstekst.
• Og, hvis aktuelt, dokumentet eller annen informasjon som var til behandling.

Når det gjelder betalingsrelaterte påminnelser, kan Copilot ytterligere berike e-posten ved å legge til detaljer som utestående beløp, forfallsdato og betalingslenke, takket være integrasjonen med Copilot for Finance og organisasjonens ERP-data.

Fordelen er todelt: på den ene siden Du slipper å kopiere og lime inn data manuelt Fra ditt økonomiske system eller fra andre dokumenter; på den annen side reduserer du tiden du bruker på å skrive oppfølgings-e-poster, som ofte ser ganske like ut, men krever litt forsiktighet i tonen.

Du kan alltid se gjennom utkastet, justere formuleringer eller endre fremgangsmåten før du sender det. Copilot tvinger deg ikke til å godta forslaget; det gir deg ganske enkelt et solid grunnlag for å bestemme deg for den endelige meldingen.

Forslag til emnelinjer og smart prioritering av innboksen

Før du sender en viktig e-post, kan du aktivere funksjonen «Forbedre emnelinjen» i Outlook med Copilot. Assistenten vil analysere meldingsinnholdet og foreslå alternative verdipapirer som maksimerer åpningskursen, og følger god markedsførings- og kommunikasjonspraksis.

I stedet for et generisk emne som «Oppfølgingsrapport» kan du se forslag som:

• «Rask oppfølging: Rapport om andre kvartal venter.»
• «Påminnelse om gjennomgang: forretningsforslag klart.»

Denne lille detaljen kan utgjøre hele forskjellen når det gjelder å få en klient eller kollega til å åpne e-posten sin i tide, spesielt når innboksen deres er full av mindre relevante meldinger.

I tillegg inkluderer Copilot en funksjon for prioriter innboksen («Prioriter innboksen min»), veldig nyttig for kontoer med mye trafikk. Når den er aktivert, analyserer AI hvor viktig og relevant e-postene er, og løfter kritiske meldinger til toppen av innboksen, i samarbeid med logikken i Prioritert innboks.

Takket være dette systemet går ikke de meldingene som virkelig betyr noe tapt blant mindre varsler, kampanjer eller masseutsendelser av e-poster. Dette, kombinert med påminnelser og oppgaver i To-Do, skaper et miljø der Det er mye vanskeligere å gå glipp av noe viktig..

Raske triks for å lage påminnelser direkte fra e-posten din

Utover bannere og sporingskort har Microsoft introdusert tekstsnarveier slik at du kan konvertere kommandoer skrevet direkte i meldingsteksten i automatiske påminnelser.

Et spesielt nyttig eksempel er å skrive noe slikt i selve e-posten:

«/gi meg en påminnelse neste uke hvis de ikke svarer».

Når du bruker den syntaksen, tolker Copilot kommandoen og oppretter en oppgave i Microsoft To-Do, og planlegger et varsel i syv dager fra nå. Du trenger ikke å åpne tråden på nytt eller fortsette å sjekke. AI-en vil varsle deg akkurat når det er på tide å sjekke om det er et svar. eller ikke

Denne typen snarvei gjør Copilot til et slags «usynlig lag» over e-posten din: du fortsetter å skrive som vanlig, legger til en liten instruksjon, og i bakgrunnen dukker det opp påminnelser og oppgaver knyttet til dine egne ord.

Slik bruker du Copilot til å raskt generere møter og agendaer

Påminnelser er ikke bare tilfeldige varsler; de fører ofte til et møte som må organiseres. Copilot spiller også en rolle her, spesielt i ny Outlookder den har et spesifikt alternativ for å planlegge møter fra en eksisterende e-posttråd.

For å dra nytte av det, kan du følge en flyt som denne:

1. Åpne den relevante e-postsamtalen i den nye Outlook-versjonen.
2. Velg alternativet på verktøylinjen «Programmering med Copilot».
3. Copilot vil analysere trådinnholdet og foreslå en tittel for møtet og en strukturert agendaI tillegg til å legge ved selve e-posttråden til sitatet slik at alle har konteksten.
4. Klikk på "Sett inn" for å godta det foreslåtte innholdet (hvis du vil, kan du redigere det senere).
5. Se gjennom den genererte invitasjonen, juster tidspunktet, deltakerne eller agendadetaljene, og når den er klar, velg "Send".

Med denne arbeidsflyten sparer Copilot deg for det mer mekaniske arbeidet med å overføre ideer fra e-post til kalender, utarbeide agendaer og kopiere relevant informasjon. Igjen handler det om omgjøre samtaler til konkrete handlinger med noen få klikk.

Det er viktig å merke seg at hvis e-posttråden ikke inneholder mye informasjon om neste trinn eller fremtidige handlinger, kan Copilot ikke lag noen agenda for møtet. Likeledes vil den ikke bruke eller inkludere innhold som er klassifisert som konfidensielt eller potensielt skadelig eller støtende.

I slike tilfeller vil møteutkastet beholde den opprinnelige e-posttittelen, men det vil ikke legge til AI-generert innhold, slik at du har full frihet til å definere møtets struktur og agenda.

Sette opp påminnelser og e-postoppfølging for avtaler

Et annet element relatert til påminnelser er e-postvarsler knyttet til avtaler og bestillinger, veldig nyttig når du jobber med klienter, pasienter eller brukere som bestiller en time hos deg.

I møteskjemaer (for eksempel i verktøy integrert med Microsoft 365-økosystemet) kan du konfigurere e-postpåminnelser ved å følge en flyt som ligner på følgende:

1. Gå inn på skjemaet for den typen møte du ønsker å sette opp.
2. Gå til seksjonen Avanserte innstillinger.
3. Finn delen av den E-postpåminnelser.
4. Velg «Legg til en e-postpåminnelse» for å åpne det spesifikke konfigurasjonsskjemaet.
5. Velg tidsperioden du vil at påminnelsen skal sendes i: fra 15 minutter før, til flere timer eller til og med inntil to uker før møtet.
6. Skriv en personlig melding til e-postens brødtekst, legg til lenker hvis du vil, og inkluder formatet som er mest komfortabelt for deg.
7. Klikk når du er ferdig "Lagre endringer" slik at påminnelsen er knyttet til den typen avtale.

Når det er satt opp, vil alle kunder som bestiller en slik avtale automatisk motta e-postpåminnelsen til rett tid, uten at du trenger å gjøre noe annet.

I tillegg er det også mulig å konfigurere automatisk sporing når avtalen er over. Disse oppfølgingene brukes for eksempel til å be om tilbakemeldinger, foreslå neste booking eller bare takke for oppmøtet, slik at forholdet med klienten holdes i live uten manuell innsats.

Copilot-minne og personalisering: hva det husker og hvordan det administreres

For å sikre at hele systemet med påminnelser, oppgaver og sporing fungerer knirkefritt, bruker Copilot en internt minne og personaliseringsmekanismer som lar den tilpasse svarene og forslagene sine til konteksten din.

«Copilot-minnet» krever ingen ytterligere spesifikke lisenser: det er tilgjengelig for både brukere av Copilot Chat med Microsoft 365-lisens. så vel som for de som bruker det uten den lisensen. Det som kan variere er settet med tilleggsfunksjoner du har tilgjengelig (som Copilot for Finance eller andre bedriftsintegrasjoner).

Den overordnede kontrollen som styrer dette minnet kalles forbedret tilpasningDet er vanligvis aktivert som standard, men leieradministratorer kan administrere det på organisasjonsnivå via Microsoft 365-alternativer og, om ønskelig, via skript som støttes av Microsoft Graph og ressurstypen. forbedretPersonaliseringsinnstilling.

Når forbedret personalisering er deaktivert for en bruker, vil de se kontrollene for tilpassede instruksjoner, lagrede minner og chattelogg i Innstillinger> Personalisering De vil bli deaktivert, og du vil ikke kunne aktivere dem manuelt.

Copilots minne er, forenklet sagt, sammensatt av tre hovedblokker:

• Tilpassede instruksjonerinstruksjoner du gir til Copilot om hvordan du vil at den skal reagere, hvilken informasjon den skal ta hensyn til osv.
• Minner bevartdata som Copilot eksplisitt lagrer (f.eks. preferanser, pågående prosjekter) og som kan gjennomgås og slettes fra innstillingene.
• Detaljer utledet fra chatloggenInformasjon som Copilot utleder fra samtalene dine for å forbedre opplevelsen, men som kan bli oppdatert eller forkastet over tid.

Alle disse minnene er lagret i brukerens Exchange-postboksMer spesifikt, i en skjult mappe. Derfor gjelder de samme sikkerhets- og samsvarspolicyene som for resten av postboksdataene (for eksempel kryptering i ro eller klienthvelvet).

Minneoppbevaring, personvern og administrativ administrasjon

Oppbevaringen av disse minnedataene varierer avhengig av informasjonstypen og hvilke personaliseringskontroller som er aktivert eller deaktivert, både på administrator- og sluttbrukernivå.

Ved personlige instruksjonerHvis forbedret personalisering er deaktivert (enten av administratoren eller brukeren), vil Copilot slutte å bruke disse instruksjonene, men de vil ikke slettes automatisk. Med andre ord, de forblir lagret ubrukte inntil personalisering aktiveres på nytt eller de slettes manuelt.

Som for minner lagretDe oppbevares inntil brukeren eksplisitt sletter dem fra Innstillinger> PersonaliseringNår du sletter en chat, slettes ikke minnene som er knyttet til samtalen automatisk. Du må administrere dem fra minnepanelet. Hvis forbedret personalisering er deaktivert, vil ikke Copilot bruke disse minnene i chatten, men den vil heller ikke slette dem.

Når det gjelder detaljer utledet fra chatloggenDens natur er dynamisk: Copilot kan oppdatere, erstatte eller forkaste eldre detaljer etter hvert som den lærer hva som er mest nyttig å beholde. Videre, hvis en bruker sletter alle chatter der spesifikk informasjon ble nevnt, vil spor av den informasjonen bli fjernet fra historikkdetaljene innen omtrent syv dager.

Når forbedret tilpasning eller kontroll av chathistorikk er deaktivert, Alle historikkdetaljer slettes etter 30 dagerDette reduserer dataavtrykket som Copilot kan bruke til å tilpasse svar.

Et viktig poeng er at direktivene og merkingene til oppbevaring konfigurert i Microsoft Purview For andre datatyper gjelder ikke disse policyene direkte for Copilots minne. Hvis for eksempel en organisasjon angir en policy om å «slette etter tre måneder» for Copilot Chat-interaksjoner, betyr ikke dette at brukerminner slettes etter den tiden. For øyeblikket finnes det ingen spesifikke kontroller for å kun bruke oppbevaringsregler for minne.

Administratorer kan på sin side svare på forespørsler fra interesserte parter knyttet til minnet bruke verktøy som eDiscovery og Microsoft Graph Explorer til å finne, eksportere og slette brukerminnedata. I denne sammenhengen:

• Lagrede minner og minner utledet fra chatteloggen kan oppdages ved hjelp av eDiscovery.
• Tilpassede instruksjoner er ikke tilgjengelige via disse verktøyene, men brukeren kan eksportere dem manuelt fra Innstillinger > Tilpasning.

For å finne minnedata i eDiscovery, må du se etter elementer i klassen i brukerens postboks. Derfra kan administratoren også kombinere dem med Microsoft Graph Explorer for å fortsette med slettingen om nødvendig.

Til slutt er det verdt å merke seg at minne- og personaliseringshandlinger for øyeblikket ikke genererer spesifikke revisjonslogger i PurviewAdministratorer kan ikke begrense hvilke typer informasjon som legges til i Copilots minne (selv om de kan aktivere eller deaktivere store tilpasningsblokker). Midlertidige chatter kan imidlertid oppdages i Purview akkurat som vanlige chatter.

I praksis betyr hele dette nettverket av minne og kontroller at Copilot kan bruke preferansene og historikken din til å å tilby smartere påminnelser og forslagsamtidig som du respekterer sikkerhets- og personvernreglene som er etablert av organisasjonen din.

Med alle disse elementene kombinert – påminnelser på Windows og mobil, automatisk e-postsporing, møteplaner underveis, e-postavtalevarsler og minne kontrollert fra Exchange og Purview – blir Copilot gradvis en dyktig assistent. Hold kontroll over forpliktelsene, oppgavene og kommunikasjonen dinredusere glemsomhet og repetitivt arbeid både i ditt personlige hverdagsliv og i mer krevende profesjonelle miljøer.