Slik justerer du skriftutjevning i PowerPoint for skarp eksport

Når du jobber med en nøye utformet presentasjon og deretter eksporterer den til PDF, oppdager du at typografien ser tynnere, uskarpere eller rett og slett annerledes ut. Følelsen er en fullstendig katastrofe. I PowerPoint er dette problemet ganske vanlig når man bruker visse moderne fonter og deretter genererer en PDF for utskrift eller sending til en klient.spesielt hvis vi ønsker et veldig skarpt resultat for skjermer med høy oppløsning eller profesjonelle dokumenter.

I denne artikkelen skal vi rolig undersøke hvordan Juster skriftutjevningsmodus og tekstbehandling i PowerPoint for å oppnå skarp eksportHva med fonter som Inter eller Montserrat, hvordan påvirker PDF/A-standarden den, hva er implikasjonene av fontinnebygging, og hvilke alternativer har du når fontgjengivelsen ikke oppfører seg som forventet?

Hvorfor endrer skrifttypene utseende når du eksporterer fra PowerPoint?

Et av de vanligste tilfellene er at brukere kommenterer noe slikt: Skriften vises med perfekt tykkelse i PowerPoint-filen, men når den eksporteres til PDF blir den tynnere eller mindre lesbar.Dette har blitt rapportert spesielt fra kilder som Inter og Montserrat, som er veldig populære fordi de kommer fra Google Skrifttyper.

I selve presentasjonen, PowerPoint bruker sin egen gjengivelses- og konturutjevningsmotorogså benytter seg av Windows-antialiasing (ClearType)Når man genererer en PDF, er det imidlertid hvordan fonten er innebygd, hvordan Office PDF-motoren tolker teksten, og selvfølgelig PDF-visningsprogrammet du bruker etterpå (Adobe Reader, nettleser osv.) som spiller inn.

Resultatet kan bli at selv om du har skrifttypen installert på systemet ditt, PDF-filen viser teksten med en annen tykkelse, mindre kontrast eller til og med med en erstatning for den opprinnelige skrifttypen.Noen ganger virker typografien som den mister vekt, andre ganger ser den mer pikselert ut, og av og til erstattes den rett og slett av en mer generisk skrifttype.

Videre, når brukere prøver legg inn skrifttypene direkte i PowerPoint-presentasjonen Og når man så eksporterer den igjen, fortsetter problemet i noen tilfeller: PDF-filen ser fortsatt annerledes ut enn hvordan lysbildet ser ut på skjermen, noe som skaper mye forvirring fordi det gir inntrykk av at ingenting som gjøres i PowerPoint endrer det endelige resultatet.

Denne oppførselen forverres av det faktum at Ikke alle fonter oppfører seg likt når de er innebygd i en PDFModerne fonter som Inter eller Montserrat, fra Google Fonts, har forårsaket mer enn en del hodebry i denne forbindelse, mens andre eldre eller opprinnelige fonter av Windows De eksporteres knapt uten overraskelser.

PDF/A sin rolle og hvorfor den kan (eller ikke kan) forbedre skarpheten

En av de mest nyttige anbefalingene fra Microsofts kundestøtte er å aktivere alternativet «PDF/A-kompatibel» når du eksporterer en PowerPoint-presentasjon til PDFDenne justeringen er ikke veldig merkbar, men den kan utgjøre en betydelig forskjell i hvordan den endelige typografien vises.

For å finne denne konfigurasjonen er den anbefalte flyten som følger: Åpne presentasjonen din og gå til Fil > Eksporter > Opprett PDF/XPSDet vanlige vinduet åpnes for å velge hvor filen skal lagres; der må du klikke på knappen "Alternativer ..."I PDF-alternativer-delen vil du se en boks som heter "Kompatibel med PDF/A" som, når den er valgt, tvinger PowerPoint til å generere en PDF som er kompatibel med langtidsarkiveringsstandarden PDF/A.

Ved å velge denne kompatibiliteten, PowerPoint justerer måten den håndterer fonter og andre dokumentelementer på, slik at de er fullstendig innebygd eller konvertert.Dette sikrer at utseendet er så stabilt som mulig på tvers av alle visningsprogrammer og operativsystemer. Dette kan forhindre skriftsubstitusjoner og gjengivelsesavvik, noe som resulterer i mer konsistent og i mange tilfeller skarpere tekst.

Det er imidlertid én detalj som mange overser: Ved å håndheve PDF/A-standarden kan noe tekst som bruker problematiske fonter bli konvertert til punktgrafikk.Med andre ord, i stedet for å være skalerbar vektortekst, genererer PowerPoint et bilde av hvert tegn eller hvert berørte tekstfragment for å sikre at det ser nøyaktig likt ut overalt.

Den konverteringsprosessen skaper det vi kjenner som bitmap-tekstI bunn og grunn registreres pikslene til hver bokstav, inkludert farge, tykkelse og gjennomsiktighet, og små stillbilder genereres. Dette sikrer at den valgte skrifttypen vises med fullstendig gjengivelseskvalitet, selv om målenheten ikke har skrifttypen installert eller ikke kan gjengi den riktig som en vektor.

Ulempen er at Den teksten kan ikke lenger redigeres i PDF-filen.Selv om det kan se perfekt og veldig skarpt ut, oppfører det seg ikke lenger som ekte tekst for kopiering, søking eller direkte modifisering. Det er et kompromiss: vi får visuell konsistens, men vi mister fleksibilitet når vi jobber med PDF-filen etterpå.

Fordeler og ulemper med tekst konvertert til et bitmap

Når PowerPoint velger å transformere deler av teksten til bilder, gjør den det med visuell gjengivelse bedre enn etterredigeringFor prosjekter der design er en prioritet, kan denne tilnærmingen være svært interessant.

Den største fordelen er det Det typografiske utseendet er garantertStrektykkelse, tegnavstand, kurveformer og antialiasing fryses nøyaktig slik de vises på det opprinnelige lysbildet. Det spiller ingen rolle om du åpner PDF-filen på Windows, macOS, en mobil enhet eller en nettleser: teksten vil se lik ut fordi den ikke lenger er tekst, men et bilde.

Et annet pluss er det Du unngår overraskelser med fonter som har restriktive lisenser eller innebyggingsproblemer.I stedet for å tvinge frem delvis innebygging eller tillate automatisk erstatning med en generisk skrifttype, omgår bitmap-konvertering disse begrensningene ved å transformere teksten til piksler, som alltid er bærbare.

Blant ulempene er den mest åpenbare at Du vil ikke kunne redigere den teksten i PDF-filen med standardverktøy.Hvis du trenger å korrigere et ord, endre et tall eller endre en overskrift etter at du har generert dokumentet, må du gå tilbake til den opprinnelige PowerPoint-presentasjonen, gjøre endringene der og eksportere den på nytt.

Videre, avhengig av mengden tekst som konverteres, Størrelsen på PDF-filen kan øke betraktelig.Fordi bilder (selv når de er komprimerte) tar opp betydelig mer plass enn ren vektortekst. I prosjekter med mange lysbilder og lange avsnitt kan dette føre til filer som er flere megabyte større og noe lengre lastetider.

Det er også verdt å merke seg at ved noen svært lave skjermoppløsninger eller med uvanlig skalering, Tekstbildene kan virke noe uskarpe. Hvis brukeren endrer størrelsen på bildet, er det ikke vanlig at eksportkvaliteten var tilstrekkelig, men det er en mulig bivirkning å vurdere, spesielt når PDF-filer vises på skjermer som er svært forskjellige fra designskjermen.

Begrensede eller ikke-innebygde fonter: hvorfor de erstattes

Utover skarphetsproblemet finnes det et annet veldig vanlig fenomen: Åpne en presentasjon med innebygde fonter på en annen datamaskin, og se at de originale fontene er erstattet av andre.Dette skjer spesielt når filen ble lagret i PowerPoint 97-2003-format og opprettet på en annen datamaskin.

Hovedårsaken er at noen kilder blir vurdert begrenset eller ikke-innebygd avhengig av lisensen deresSelv om du har dem installert på datamaskinen, kan systemet forhindre at de blir fullstendig innebygd i filen på grunn av problemer med bruksrettigheter. Når dette skjer, prøver PowerPoint å beholde utseendet, men i mange tilfeller har den ikke noe annet valg enn å erstatte skrifttypen med en annen som oppfyller kravene.

I moderne versjoner av PowerPoint (2010 og senere), Denne oppførselen styres gjennom lagringsalternativene og innstillingene for skriftinnbygging.Hvis programmet oppdager at en skrifttype ikke kan bygges inn, vil det advare deg eller ganske enkelt utføre en stille erstatning som deretter blir tydelig når du ser presentasjonen på en annen datamaskin.

Måten å omgå dette problemet fra den opprinnelige datamaskinen, det vil si der filen ble opprettet, er å Endre de begrensede skrifttypene til andre som tillater innebyggingPå denne måten, når du lagrer presentasjonen på nytt med innebygging aktivert, vil de nye skrifttypene bli inkludert i filen og vises riktig på enhver datamaskin.

Hvis du ikke er den som laget presentasjonen, men du legger merke til at en bestemt skrifttype forårsaker problemer (for eksempel at den alltid endres når du åpner filen), kan du bruke funksjonen til «Erstatt fonter» i Hjem-fanen > RedigeringsgruppenDer velger du den konfliktfylte skrifttypen i rullegardinmenyen «Erstatt» og velger en lignende skrifttype i rullegardinmenyen «Med», slik at PowerPoint automatisk erstatter alle forekomster av den i presentasjonen.

Slik konfigurerer du fontinnbygging riktig i PowerPoint

For å minimere problemer med utseendet når du deler eller eksporterer presentasjoner, er det viktig å mestre Innstillinger for skriftinnbygging i PowerPointDette sikrer at skrifttypene, så langt det er mulig, beveger seg innenfor filen og forblir troverdige når de åpnes på andre enheter.

Den klassiske prosedyren i PowerPoint 2010 og senere versjoner involverer disse trinnene: åpne presentasjonen på datamaskinen der den ble opprettet, gå til Fil> Lagre som og sørg for at filtypen er PowerPoint-presentasjon (.pptx)ikke det gamle 97-2003-formatet. Lagre filen i dette moderne formatet for å få tilgang til alle innebyggingsalternativer.

Gå deretter tilbake inn i Fil> Valg> LagreI seksjonen «Oppretthold troskap når du deler denne presentasjonen» finner du boksen "Legg inn fonter i filen"Når du aktiverer denne funksjonen, kan du velge om du bare vil legge inn tegnene som brukes eller hele skriften. Hvis du deler presentasjonen med personer som kan redigere den, er det best å legge inn hele skriften. Hvis den bare skal vises, kan du spare filstørrelse ved å bare inkludere tegnene som brukes.

Når du har merket av i boksen og valgt alternativet som passer deg best, trykker du på Godta og lagre deretter presentasjonen på nytt.Hvis PowerPoint oppdager skrifter som ikke kan bygges inn på grunn av lisensbegrensninger, kan det hende at det vises en advarselsmelding som angir problemet.

I slike tilfeller er anbefalingen Gjenta prosessen så mange ganger som nødvendig, og erstatt de problematiske skrifttypene med andre som kan bygges inn.Det er litt av et ork, men det er den eneste måten å sikre at den endelige filen ikke er avhengig av den lokale installasjonen av disse skrifttypene på hver datamaskin der den åpnes.

Når du ikke er den opprinnelige forfatteren av filen, men trenger å endre en bestemt skrifttype som forårsaker problemer, vil verktøyet "Erstatt fonter" (Hjem > Redigering > Erstatt-pil > Erstatt fonter) Det er veldig praktisk. Du må bare velge den konflikterende skrifttypen i «Erstatt» og et lignende alternativ i «Med» for at PowerPoint skal bruke endringen på hele presentasjonen samtidig.

Konfigurer standard skriftstørrelser og -stiler for nye presentasjoner

Et annet aspekt knyttet til typografisk konsistens, men ikke direkte til utjevning, er Definer standard skriftstørrelser og -typer for tittel- og innholdslysbildene dineMange brukere klager over at de må endre skrifttype og størrelse manuelt hver gang de lager en ny presentasjon fordi standardverdiene som tilbys av PowerPoint ikke er tilfredsstillende.

Mens i ord Det er relativt enkelt å sette opp en grunnleggende mal med for eksempel Times New Roman, 12-punkts skrifttype, enkelt linjeavstandI PowerPoint er den logiske tilnærmingen å jobbe med lysbildemalen. Der kan du justere alle stilene du vil bruke: titler, brødtekst, bunntekst osv., slik at hver nye presentasjon starter med disse innstillingene allerede på plass.

Tanken er å opprette eller endre en tilpasset mal der Definer skrifttypene, størrelsene og stilkombinasjonene du vil skal gjentas.Når du har den malen du liker, lagrer du den som et tema eller som en malfil og bruker den hver gang du starter et nytt prosjekt, slik at du ikke trenger å justere typografien manuelt i hver presentasjon.

I versjoner som Microsoft PowerPoint for Microsoft 365 (for eksempel MSO 16.0.14026.20270 64-bit på Windows 10Prosessen med å lage en tilpasset mal forblir det samme konseptet, om enn med et litt mer moderne grensesnitt. Så lenge du har en klar idé om skriftkombinasjonen din, sparer du mye tid og unngår vanskelige forvekslinger ved å bruke malen fra starten av.

Dette, kombinert med en god konfigurasjon for fontinnbygging og kontroll over PDF-eksportalternativer (inkludert PDF/A når det er aktuelt), Det hjelper presentasjonene dine med å opprettholde en konsistent visuell identitet. både på skjermen og i de endelige dokumentene du deler.

Praktiske anbefalinger for å oppnå tydelig eksport

Hvis du sliter med fonter som ser annerledes ut når de eksporteres, bør du følge noen gode fremgangsmåter for å minimere problemer. Den første er Prøv flere forskjellige fonter og se hvilke som holder seg best i form. Når du konverterer til PDF. Vi vet allerede at fonter som Inter eller Montserrat i noen tilfeller kan oppføre seg merkelig, mens andre alternativer vises med knapt noen endringer.

Hvis du absolutt må bruke en bestemt skrifttype som er motstandsdyktig, Aktiver alternativet «PDF/A-kompatibel» i eksportinnstillingene og sjekk om det forbedrer gjengivelsen.Selv om det innebærer å konvertere noe av teksten til et punktgrafikkbilde, kan du oppnå en visuell gjengivelse som er mye nærmere det du ser i PowerPoint, spesielt i titler og uthevede elementer.

Ikke glem å alltid sjekke Alternativer for skriftinnbygging i Fil > Alternativer > LagreSørg for at det er merket av i boksen for innebygging, og hvis du deler filen slik at andre kan redigere den, bør du vurdere å legge inn hele skrifttypen i stedet for bare tegnene som brukes. Dette reduserer sannsynligheten for erstatninger når noen åpner presentasjonen på en annen datamaskin.

Hvis du mottar advarsler om fonter som ikke kan bygges inn når du lagrer, Den foreslår å erstatte dem med andre med en kompatibel lisens.Ofte finnes det skriftfamilier som ser veldig like ut, men som tillater full innebygging, noe som gir deg trygghet når du deler og eksporterer.

Til slutt, bli vant til Se gjennom PDF-filene dine i mer enn én visningsprogramvare og enhetDet som ser akseptabelt ut på skjermen din, kan se verre ut på en annen enhet, eller omvendt kan du se en liten endring i tykkelse som går helt ubemerket hen på andre skjermer. Å sjekke dette hjelper deg med å vurdere om problemet virkelig er kritisk, eller om det faller innenfor en normal gjengivelsesvariasjon.

Hvis du velger fontene dine nøye, konfigurerer innebyggingen riktig, utnytter PDF/A-kompatibilitet når det er nødvendig, og kontrollerer basismalen for presentasjonene dine, Det er mye enklere å sørge for at PowerPoint-tekst beholder et rent, skarpt og konsistent utseende når du eksporterer til PDF.unngå de typiske skremselsfaktorene med tunede tekster, uventede erstatninger og presentasjoner som ikke ligner på det du designet på skjermen.