Versjonskontroll i Office og OneDrive: en komplett guide

I hverdagen med Microsoft 365, arbeid med dokumenter ordExcel, PowerPoint og filer som deles på OneDrive eller SharePoint Det er helt normalt. Men når flere personer redigerer samtidig, eller når vi trenger å gjenopprette en tidligere versjon, kan ting bli komplisert hvis vi ikke vet hvordan versjonskontroll og endringssporing fungerer i Microsoft-skyen.

Hvis du noen gang har funnet deg selv omgitt av filer som dette «endelig_definitiv_presentasjon_v3_bra_nå_ja.pptx»Denne artikkelen er for deg. Vi skal se nærmere på hvordan versjonskontroll fungerer i OneDrive og SharePoint, hvilke logger som finnes i informasjonshåndtering, og hvordan du gjenoppretter tidligere versjoner (fra nettet, fra Filutforsker og fra selve systemet). apps (fra Office), hvordan du gjenoppretter hele OneDrive til et tidligere punkt og hvilke grenser og oppbevaringstider Microsoft 365 håndterer.

Hva er versjonskontroll i Office, OneDrive og SharePoint?

I Microsoft 365-økosystemet, Versjonskontroll er muligheten til å automatisk lagre forskjellige "tilstander" av samme fil slik den endres. Denne versjonshistorikken er integrert i OneDrive og SharePoint og fungerer med så å si alle filtyper: Office-dokumenter, PDFCAD-filer, bilder, videoer og mye mer.

I motsetning til å lagre mange filer manuelt med forskjellige navn, Versjonshistorikken vedlikeholder én enkelt fil med flere interne versjoner.som du kan konsultere og gjenopprette ved behov. Dette systemet kompletteres av oppbevaringsetiketter og konseptet med poster i SharePoint Online og OneDrive for Business, utviklet for samsvars- og arkivhåndteringsscenarier.

I organisasjoner som bruker SharePoint intensivt, I tillegg til standard versjonshistorikk kan det være det som kalles «registerversjonskontroll»., som legger til et spesielt lag med beskyttelse og sporbarhet for visse dokumenter som må behandles som offisielle dokumenter (kontrakter, interne retningslinjer, juridisk dokumentasjon osv.).

På den annen side, i mange SharePoint-biblioteker Det skilles mellom større (hovedversjoner) og mindre (mindre) versjoner.Hovedversjoner (1.0, 2.0, 3.0…) brukes vanligvis ved viktige milepæler, for eksempel når et dokument utgis for generell gjennomgang, mens mindre versjoner (1.1, 1.2, 1.3…) brukes mens filen er under utvikling.

Organisasjoner konfigurerer vanligvis utkastsikkerhet slik at Bare fileieren og personer med godkjenningstillatelser kan se mindre versjoner.slik at resten av teamet bare ser de viktigste, allerede «offisielle» versjonene. I SharePoint-lister spores bare hovedversjoner, og disse nummereres alltid med heltall.

Versjonskontroll av poster i SharePoint Online og OneDrive

I samsvars- og avanserte dokumenthåndteringsscenarier, Det er vanlig å kreve at visse dokumenter anses som offisielle «registre».med klare begrensninger på hva som kan gjøres med dem (for eksempel at de ikke kan slettes eller endres mens de er låst). Likevel er det ofte nødvendig å fortsette å jobbe og generere nye versjoner fra disse postene.

Tenk deg en salgskontrakt: Du kan merke den signerte versjonen som en post for å sikre at den forblir intakt, men kanskje må noen klausuler oppdateres senere. I så fall genereres en senere versjon, som også kan merkes som en ny post, slik at de tidligere versjonene som allerede var registrert alltid er tilgjengelige.

SharePoint Online og OneDrive for Business muliggjør nettopp dette gjennom funksjonen til kontroll over versjonsregistreringOneNote-notatbokmapper er det store unntaket: i det spesifikke tilfellet støtter de ikke denne typen versjonskontroll for poster.

For å bruke den, må du først Bruk en oppbevaringsetikett på dokumentet som er konfigurert til å merke innholdet som en postFra det tidspunktet vises en dokumentegenskap kalt «Poststatus» ved siden av selve oppbevaringsetiketten. Avhengig av hvordan etiketten ble konfigurert, kan den opprinnelige poststatusen være «Låst» eller «Ulåst».

Med denne aktive konfigurasjonen, du kan:

• Rediger dokumentet og generer individuelle versjoner som posterSystemet veksler mellom låst og ulåst for «Oppføringsstatus». En ny versjon lagres kun som en oppføring når statusen er «Låst», noe som reduserer risikoen for å samle unødvendige kopier.
• Lagre loggversjoner automatisk i et lokalt arkiv tilknyttet nettstedetAlle SharePoint- og OneDrive-nettsteder har et bibliotek for bevaringssuspensjoner, og i det finnes en «Logger»-mappe der disse versjonene lagres som separate filer.
• Vedlikehold et «levende» dokument som lagrer hele versjonshistorikkenI dokumentbiblioteker kan du når som helst se versjonshistorikken fra en elementmeny, og dermed raskt se hvilke versjoner som er registrerte, og åpne disse kopiene når det er nødvendig.

Hvis oppbevaringsetiketten er satt til å kreve en gjennomgang av avhending ved slutten av oppbevaringsperiodenHver loggversjon evalueres uavhengig. Dette lar deg bestemme hva du skal gjøre med hver enkelt versjon individuelt, i stedet for å behandle hele historikken som én enhet.

Misligholde, Versjonskontroll for poster aktiveres automatisk på alle dokumenter En post tildeles en oppbevaringskode som markerer den som en post og publiseres på nettstedet. Fra dokumentdetaljpanelet kan enhver bruker med nødvendige tillatelser endre postens status fra «Låst» til «Ulåst» og omvendt. Et hengelåsikon vises også vanligvis for å visuelt indikere når filen er låst.

Så lenge dokumentet er ulåst, Enhver bruker med standard redigeringstillatelser kan endre filenDen kan imidlertid ikke slettes, da den fortsatt regnes som en post. Når redigeringen er fullført, endres statusen tilbake til «Låst» for å forhindre ytterligere endringer inntil den låses opp igjen.

Låsing og opplåsing av poster: hva skjer internt

Når en oppbevaringsetikett brukes som markerer en fil som en post, Enhver bruker med bidragstillatelser (eller lavere) kan endre registreringsstatusen Fra låst til ulåst og omvendt. Den interne oppførselen er veldig spesifikk, og det er viktig å forstå den for å vite hva som skjer med filene.

Opplåsing av en oppføring utløser flere automatiserte handlinger:

1. Hvis nettstedet ikke allerede har et bibliotek for bevaringssuspensjoner, opprettes et samtidig. automatisk.
2. Innenfor det biblioteket, hvis mappen «Records» ikke finnes, opprettes den også for å lagre registerversjonene.
3. En «Kopier til»-handling utføres, som kopierer den nyeste versjonen av dokumentet til mappen Records.Bare den nyeste versjonen på det tidspunktet kopieres, ikke hele historikken. Filnavnet i den mappen følger vanligvis formatet .
4. Kopien som går til Logger-mappen er koblet til versjonshistorikken til det opprinnelige dokumentet., og i kommentarfeltet til den versjonen er ordet «Oppføring» angitt.
5. Den opprinnelige filen blir en ny redigerbar versjonmen uten mulighet for sletting. Kolonnen «Elementet er en post» i dokumentbiblioteket fortsetter å vise «Ja», noe som gjenspeiler at dokumentet beholder poststatusen selv om det kan endres.

Når den vender tilbake til For å blokkere oppføringen blir det originale dokumentet uredigerbart.Det viktigste å forstå er at kopien i Logger-mappen opprettes når du låser opp, ikke når du låser. Hver opplåsing genererer en ny loggversjon i suspensjonsbiblioteket for bevaring.

For å se de forskjellige registreringsversjonene, ganske enkelt Velg dokumentet i biblioteket og bruk alternativet «Versjonshistorikk». i elementets meny. Derfra kan du se alle versjoner, inkludert de som er merket som «Opptak» i kommentarfeltet, og du kan åpne hver enkelt om nødvendig.

Blokkerings- og opplåsingshandlingene forblir registrert i Microsoft 365-revisjonsloggenI rapportene «Fil- og sideaktivitet» kan du filtrere hendelser som «Poststatus endret til låst» eller «Poststatus endret til ulåst», noe som forenkler samsvarskontroller og interne gjennomganger.

Praktisk bruk av versjonshistorikk i OneDrive og SharePoint

Fra brukerens synspunkt, Den vanligste årsaken er rett og slett å ville gjenopprette en tidligere versjon av en fil Dette skyldes at innhold er slettet ved et uhell, uønskede endringer er gjort, eller filen er blitt ødelagt. Det er det versjonshistorikk for OneDrive og SharePoint er til for, både på nettet og i Filutforsker, så vel som i selve Office-programmene.

I OneDrive (personlig eller profesjonell) er den grunnleggende prosessen fra nettet veldig enkel: Du logger inn, finner filen, høyreklikker og velger «Versjonshistorikk».Dette åpner et panel som viser de forskjellige versjonene av filen med endringsdato, hvem som endret den og filstørrelsen.

Hvis du bruker en Microsoft 365-bedrifts- eller utdanningskonto, I historikkpanelet ser du alternativer med ellipser (...) ved siden av hver versjon.Derfra kan du velge «Gjenopprett» for å gjøre den versjonen til den gjeldende. Den forrige gjeldende versjonen forsvinner ikke; den flyttes bare til en tidligere versjon i historikken.

I klassisk visning eller eldre versjoner av SharePoint Server, Gjenopprettingen gjøres fra en rullegardinpil ved siden av versjonsnummeretDer vil du også se alternativet «Gjenopprett». Resultatet er det samme: den valgte versjonen blir den gjeldende versjonen av filen.

Husk det Du kan bare gjenopprette én fil om gangen.Det finnes for øyeblikket ingen innebygd funksjon for å gjenopprette flere versjoner av flere filer samtidig fra standard versjonshistorikk.

Versjonshistorikk fra Filutforsker (synkroniseringsklient)

Hvis du bruker OneDrive-synkroniseringsappen på PC-en din med Windows, Du har også tilgang til versjonshistorikken direkte fra Filutforsker.noe som er veldig praktisk hvis du jobber mer fra skrivebordsmiljøet enn fra webgrensesnittet.

Prosedyren er enkel: Åpne OneDrive-mappen i Utforsker, og finn filen du vil gjenoppretteHøyreklikk på den og velg «Versjonshistorikk». Dette åpner et vindu som viser de forskjellige versjonene av filen som er lagret i skyen.

Fra den listen, Velg den spesifikke versjonen du vil gjenopprette, trykk på de tre prikkene (...) og velg «Gjenopprett».Akkurat som i webgrensesnittet blir versjonen du gjenoppretter den gjeldende, og den som var gjeldende rett før restaureringen blir en eldre versjon, slik at du ikke mister noe.

Det er viktig å vite at igjen, Du kan ikke gjenopprette flere versjoner av flere filer samtidig ved hjelp av denne Utforsker-funksjonen. Hver gjenoppretting gjøres individuelt.

Microsoft dokumenterer også mer detaljert hvordan man bruker versjonshistorikk og Den forklarer også hvordan du finner tapte filer eller filer som ser ut til å ha forsvunnet. fra OneDrive, noe som noen ganger skjer når mapper flyttes eller synkroniseringsbanen endres.

Gjenopprett versjoner fra Office 365-applikasjoner (Word, Excel, PowerPoint)

Når du åpner et OneDrive-dokument i Word Online, Excel Online eller PowerPoint Online, Du kan også få tilgang til versjonshistorikken fra selve applikasjonen.Dette er veldig nyttig for å gjennomgå endringer med visuell kontekst, se nøyaktig hva som har blitt endret og bestemme hvilken versjon du vil gå tilbake til.

For å gjøre dette, åpne filen i den tilhørende appen (for eksempel en .docx-fil i Word Online eller en .xlsx-fil i Excel Online) og gå til menyen «Fil > Info > Versjonshistorikk». Et sidepanel som viser de forskjellige tilgjengelige versjonene åpnes.

Når du velger en versjon av panelet, Du kan se det i hovedvinduet med endringene uthevet.Derfra har du vanligvis to alternativer: «Lagre en kopi» (for å beholde begge versjonene) eller «Gjenopprett», som gjør den versjonen til den gjeldende. «Gjenopprett»-knappen vises ikke for den nyeste versjonen, siden det allerede er den gjeldende.

Denne tilnærmingen er spesielt praktisk i samarbeidsmiljøer, fordi det lar deg bla gjennom historikken, se hvem som gjorde hver endring og når.og avgjør om du vil beholde en eldre versjon uten å måtte forlate programmet.

Gjenopprett hele OneDrive til et tidligere punkt

I tillegg til å gjenopprette individuelle filer, tilbyr OneDrive for Business en svært kraftig funksjon: gjenopprette hele OneDrive til en tidligere tilstandDette er spesielt nyttig i tilfeller av massiv filkorrupsjon, utilsiktet sletting av mange dokumenter eller angrep. malware (for eksempel løsepengevirus).

For å bruke dette alternativet, gå til OneDrive fra nettleseren din, Klikk på «Innstillinger»-ikonet øverst til høyre og velg «Gjenopprett OneDrive».En egen side for denne funksjonen åpnes.

På den siden, Du kan velge en dato du vil at OneDrive-statusen din skal gå tilbake til., med hurtigvalg som «I går», «For en uke siden», «For tre uker siden» eller en egendefinert dato og klokkeslett.

Grensesnittet viser en graf som viser aktiviteten til endringer i filene dine over tid, og en glidebryter for Marker visuelt tidspunktet du vil tilbake til.Nedenfor ser du en detaljert liste over endringene (filer som er endret, slettet eller gjenopprettet), som angir hvem som utførte hver handling og når.

Velg endringene du vil tilbakestille eller tidsperioden du er interessert i, og når du er klar over det, Klikk på «Gjenopprett»-knappenSystemet vil angre disse endringene og returnere OneDrive til den valgte tilstanden. Det er en slags «tidsmaskin» for hele lagringsplassen din. lagring.

Gjenopprett slettede filer fra papirkurven

Når du sletter en fil fra OneDrive, Den filen slettes også fra de andre synkroniserte enhetene.Fordi synkronisering opprettholder samme tilstand i skyen og på lokale datamaskiner, vil du vanligvis ikke finne noe på noen annen synkronisert datamaskin heller hvis du sletter det ved et uhell.

Den gode nyheten er at så lenge søppelbøtten ikke har blitt tømt og ingenting har skjedd tiden bevaring, Slettede filer kan gjenopprettes fra OneDrive-papirkurven på nettetFor å gjøre dette, gå til OneDrive i nettleseren din og klikk på «Papirkurv» i venstre panel.

Du vil se en liste over slettede elementer, inkludert Informasjon som slettingsdato, navnet på brukeren som slettet dem og den opprinnelige plasseringenBare velg filene og mappene du vil gjenopprette, og klikk på «Gjenopprett»-knappen. Elementene vil bli returnert til sin opprinnelige plassering, forutsatt at de fortsatt finnes.

Denne resirkuleringsbeholderen er også underlagt en maksimal oppbevaringsperiodeDerfor lagres ikke filer der på ubestemt tid. Det er viktig å være klar over disse begrensningene, spesielt i bedriftsmiljøer.

Versjonsgrenser og oppbevaringsperioder i OneDrive og Office 365

I personlige OneDrive-kontoer, Eldre versjoner av en fil lagres i 30 dagerInnenfor denne perioden kan du hente opptil 25 versjoner av hver fil. Etter den tiden kan eldre versjoner slettes i henhold til oppbevaringsreglene.

Når det gjelder Microsoft 365-kontoer for organisasjoner, Antall lagrede versjoner og den nøyaktige oppførselen avhenger av bibliotekkonfigurasjonen. definert av administratoren. Det finnes ingen universell verdi, ettersom hvert selskap kan justere disse alternativene i henhold til sine behov og lagringspolicy.

Angående de fjernede elementene, Standard maksimumsperiode for å oppbevare filer i papirkurvene for SharePoint og OneDrive for Business er 93 dager.Denne grensen kan reduseres, men ikke forlenges utover den, og administratorer kan justere den til under 93 dager. Uansett oppbevares slettede elementer alltid i minst tre dager.

I biblioteker som bruker hoved- og underversjoner, finnes det også andre begrensninger: Maksimalt antall mindre versjoner som kan akkumuleres for hver hovedversjon er 511.Maksimalt antall hovedversjoner kan konfigureres. Hvis du prøver å lagre en annen mindre versjon utover denne grensen ved hjelp av moderne klienter, vil den nyeste mindre versjonen bli overskrevet.

Men hvis en eldre klient brukes og det maksimale antallet mindre versjoner er nådd, Det vil ikke være mulig å lagre eller laste inn endringer før en ny hovedversjon er utgitt.Når den er publisert, er det plass til opptil 511 nye mindre versjoner knyttet til hovedversjonen.

Administrere frossen OneDrive-plass og -kontoer

Når OneDrive-lagringsgrensen overskrides, Kontoen kan være «fryst» og satt til skrivebeskyttet modus.I den tilstanden, selv om du kan logge inn, vil det ikke være mulig å fortsette å laste opp filer eller synkronisere nye endringer fra enheter.

Det finnes to grunnleggende måter å løse denne situasjonen på. Den første er Kjøp mer lagringsplass ved å oppgradere til et høyere abonnementEtter betaling kan det ta opptil 24 timer før forlengelsen trer i kraft og kontoen frigjøres.

Det andre alternativet er Slett filer for å frigjøre plassFra OneDrive-nettgrensesnittet kan du logge på og velge «Frigi kontoen din for midlertidig tilgang til filene dine». I en periode på 30 dager vil filene dine være i skrivebeskyttet modus, slik at du har tid til å slette alle du ikke lenger trenger.

Innenfor den tidsrammen, Du kan laste ned viktige dokumenter til din lokale disk og deretter slette dem fra skyen. For å redusere bruken av lagringsplass. Hvis du ikke rydder opp nok innen disse 30 dagene, fryses kontoen igjen, og alternativet for midlertidig opptining vises ikke lenger. På det tidspunktet er ditt eneste alternativ å kontakte Microsofts kundestøtte.

Et annet relevant aspekt er inaktivitet: hvis du ikke har tilgang til OneDrive-kontoen din innen ett årKontoen din kan bli fryst selv om du fortsetter å bruke andre Microsoft 365-tjenester. For å unngå dette anbefales det å logge på OneDrive-nettgrensesnittet minst én gang i året eller opprettholde noe aktivitet med skrivebordsklienten.

Beste fremgangsmåter for navngiving og organisering av versjoner

Selv om versjonshistorikk forenkler administrasjonen betraktelig, er det fortsatt mange som manuelt navngi dokumentene med tall og datoer for å opprettholde en viss visuell kontroll over versjoner. Dette systemet kan sameksistere med historikken, forutsatt at det brukes på en organisert måte.

En vanlig praksis er Legg til datoen i begynnelsen av navnet i år-måned-dag-format. (for eksempel 230107 for 7. januar 2023) og deretter et numerisk suffiks for å angi betydningen av endringen. For eksempel: «230107_minne_1» for en første hovedversjon av et prosjektnotat.

Selv om det gjøres mindre endringer, Undernivåer av typen 1.1, 1.2, 1.3 kan legges tilslik at de ender opp med navn som «230107_minne_1.1», «230108_minne_1.2» osv. Dette indikerer at de er trinnvise justeringer på samme hovedmilepæl.

Når en grundig gjennomgang finner sted, for eksempel etter en gjennomgang av en veileder, Hovednummeret kan endres og gi filen nytt navn til «230131_memoria_2», noe som gjør det klart at det er et betydelig sprang fra den forrige serien med utkast.

Det er imidlertid verdt å huske at Ekte finjustering tilbys av versjonshistorikken til OneDrive og SharePointspesielt når det kombineres med muligheten til å se hvilken bruker som gjorde hvilke endringer og når, og med oppbevarings- og registreringsetiketter for dokumenter som krever juridisk sporbarhet.

Kommentarer, commits og Git-stilalternativer

Et poeng som mange brukere, spesielt de fra programvareutviklingsverdenen, overser er muligheten til å legge til klare og strukturerte "commit"-meldinger til hver versjonslik det gjøres i Git. OneDrive bevarer automatisk versjoner, men det lar deg ikke alltid dokumentere i detalj hva som har endret seg mellom versjoner.

I bedriftsmiljøer som bruker SharePoint, Det finnes alternativer som endringskontroll og kommentarergodkjenningsarbeidsflyter og bruk av hovedversjoner for milepæler som hjelper med å håndtere denne typen kontroll. Det er ikke Git som sådan, men det gir mer kontekst enn en enkel liste over datoer og forfattere.

Hvis du ikke har tillatelse til å konfigurere SharePoint eller endre biblioteker (vanlig i jobbkontoer), Du kan være begrenset til standard OneDrive-alternativene.I slike tilfeller kan kombinasjonen av et godt navnesystem, disiplinert bruk av hoved-/mindreversjoner i biblioteker der det er aktivert, og vanen med å gjennomgå historikken før større endringer utgjøre hele forskjellen.

For mer avanserte behov, som å beholde versjoner over lengre perioder, å ha flere eksterne kopier eller å ha enda mer detaljert kontroll over filens livssyklusMange organisasjoner velger spesialiserte sikkerhetskopieringsløsninger som også inkluderer OneDrive og andre Microsoft 365-data i beskyttelsesstrategien sin.

Hele dette settet med funksjoner – versjonshistorikk, logger, papirkurv, fullstendig OneDrive-gjenoppretting, plasskontroll og beste praksis for navngivning – danner en En ganske kraftig verktøykasse for å forhindre datatap og jobbe sikrere med Office og OneDriveforutsatt at den er godt forstått og brukt med omhu.