Slik oppretter du en automatisk dokumentgenerator i Word ved hjelp av Excel som database

Lag en automatisk dokumentgenerator i Word fra og med et Excel-regneark Det er en av de tingene som, når du først oppdager det, sparer deg for timer med repetitivt arbeid med å fylle ut brev, kontrakter eller sertifikater ett etter ett. I hovedsak innebærer det å utnytte Words utskriftsflettingsfunksjon ved å bruke Excel som en database, og nøye administrere hvordan dataene importeres og formateres for å sikre at alt blir perfekt, uten å miste nuller, valutasymboler eller prosenter.

Når du datakildedel av en .txt- eller .csv-fil (For eksempel, når du eksporterer kontakter fra Gmail eller et annet CRM-system), spiller Excel en nøkkelrolle: først importerer du, deretter formaterer du, og til slutt kobler du regnearket til Word for å generere tilpassede dokumenter i bulk. Hvis du allerede har informasjonen i et godt forberedt Excel-regneark, er prosessen mye enklere, men det er fortsatt lurt å sjekke kolonneformatering, postnumre, tall, prosentandeler og valutaer for å forhindre at den automatiske dokumentgeneratoren gjør "dumme feil".

Hva er en automatisk Word-Excel-dokumentgenerator, og hvordan fungerer den?

En automatisk Word-dokumentgenerator ved hjelp av Excel Det er ikke et eksternt program, men snarere avansert bruk av Words utskriftsflettingsfunksjon med et regneark som datakilde. Dette lar deg opprette en Word-mal med dynamiske felt (navn, adresse, beløp, dato osv.) som automatisk fylles ut med informasjon fra hver rad i Excel.

Fra et praktisk synspunkt, Hver rad i Excel-arket tilsvarer ett dokument Word genererer et brev, en faktura, et skjema eller en hvilken som helst annen type repeterende dokument. Kolonnene blir til flettefelt som du plasserer i malen der du vil at de skal vises. Når du starter flettingen, itererer Word gjennom Excel-postene og oppretter like mange dokumenter som det er rader.

Nøkkelen til å få dette systemet til å fungere pålitelig er at regnearket er godt strukturert og har et korrekt dataformatHvis postnumre mister nuller, hvis beløp ikke vises som valuta, eller hvis prosenter endrer verdi, kan sluttresultatet bli forvirrende, uprofesjonelt eller til og med feilaktig, spesielt når det gjelder juridiske eller forretningsmessige dokumenter.

Derfor, før du begynner å legge til flettefelt i Word, er det lurt å bruke noen minutter på å forberede Excel-filen, spesielt når Dataene kommer fra avgrensede .txt- eller .csv-filer med komma, tabulatorer eller andre skilletegn, siden det er under denne importprosessen at det er enklest å miste informasjon eller føre til at Excel feiltolker verdiene.

Klargjøre Excel som en database: importere .txt- og .csv-filer på riktig måte

Når kontakter eller poster er i en tekstfil (.txt) eller kommaseparert fil (.csv)Det første trinnet er å importere dem til Excel ved hjelp av tekstimportveiviseren. Denne veiviseren lar deg angi skilletegntypen og, viktigst av alt, dataformatet for hver kolonne: tall, tekst, dato osv. Dette er viktig for at den automatiske dokumentgeneratoren i Word skal fungere uten overraskelser.

For å importere en tekst- eller CSV-fil til Excel og klargjøre den som datakilde, standard prosess Det er som følger (de nøyaktige menynavnene kan variere noe avhengig av versjon, men logikken er den samme):

1. Åpne Excel og gå til Data-fanenDerfra bruker du alternativet for å importere data fra en tekstfil. I mange versjoner vises dette som «Fra tekst/CSV» eller «Fra en tekstfil». Dette alternativet starter importveiviseren.

2. Velg .txt- eller .csv-filen Dette inneholder dataene du vil bruke som grunnlag for den automatiske Word-dokumentgeneratoren din. Det kan være en kundeliste, en Gmail-eksport, en kontaktfil fra et e-postsystem osv. Etter at du har valgt den, klikker du på "Hent data" eller tilsvarende knapp for å fortsette.

I neste trinn viser veiviseren deg en forhåndsvisning av filens innhold og ber deg om å spesifisere hvordan er feltene adskilt?Dette er et av hovedpunktene i hele prosessen, fordi det avgjør om kolonnene er riktig avgrenset.

3. Velg passende skilletegnNormalt skilles data med komma (CSV-filer) eller tabulatorer, men andre skilletegn kan også brukes. I veiviseren, under «Skilletegn», må du merke av i boksen som tilsvarer riktig skilletegn (komma, tabulator, semikolon osv.). Når dette er valgt, vil forhåndsvisningen vise kolonnene nøyaktig slik de vil vises i Excel.

4. Konfigurer formatet for hver kolonneDenne delen er avgjørende: i «Forhåndsvisning av valgte data» kan du velge en bestemt kolonne, og i delen «Format for kolonnedata» kan du angi om kolonnen skal behandles som Tekst, Tall, Dato osv. Dette er obligatorisk for sensitive kolonner som postnumre, identifikatorer med innledende nuller eller felt som inneholder verdier du ikke vil at Excel skal tolke automatisk.

Når du for eksempel velger postnummerkolonnen, anbefales det å eksplisitt merke den som TekstDette sikrer at et postnummer som «00399» forblir nøyaktig det samme og ikke konverteres til 399 ved å fjerne de innledende nullene. Hvis du har andre kolonner med lignende informasjon (koder, referanser, medlemsnumre), kan du gjenta prosessen ved å velge hver kolonne og tilordne den formatet «Tekst».

5. Gjennomgå og gjenta kolonnekonfigurasjonen så mange ganger som nødvendig. Veiviseren lar deg gå kolonne for kolonne for å bestemme hvordan dataene skal tolkes. Ta deg tid til dette: senere, i Word, vil du være glad for at du ikke hadde problemer med avkortede eller feil viste felt.

Når du er ferdig med dette oppsettet, er alt som gjenstår å gjøre fullfør veiviseren:

6. Klikk på FullførNår du gjør dette, viser Excel dialogboksen «Importer data», der du kan bestemme hvor du skal plassere informasjonen i arbeidsboken: i det eksisterende regnearket (fra en bestemt celle) eller i et nytt regneark. Hvis du vil holde ting enkelt, er det enklest å la det stå som «Eksisterende regneark» og bruke standard celleadresse (vanligvis A1).

7. Bekreft med Godta Dette lar Excel formatere dataene slik du har spesifisert. Fra dette tidspunktet blir regnearket ditt en perfekt gyldig datakilde for bruk i en utskriftsfletting med Word, slik at du kan bygge din automatiske dokumentgenerator.

For å unngå å overskrive originalinformasjon og for å opprettholde en organisert struktur, anbefales det på det sterkeste. Lagre regnearket med et nytt filnavnPå denne måten vil du ha dataene lett tilgjengelige hvis du i fremtiden trenger å gjøre importen på nytt eller beholde en ren kopi av de opprinnelige dataene.

Formater numeriske data og postnumre riktig i Excel

Når du har importert dataene (eller hvis du allerede hadde dem i et regneark), er neste trinn gjennomgå formatet til hver kolonne grundig for å sikre at Word viser verdiene nøyaktig slik du har tenkt. Dette er spesielt viktig for numeriske kolonner: beløp, prosenter, postnumre, identifikatorer osv.

Ved utskriftsfletting leverer Excel bare verdier til Word, men måten disse verdiene presenteres på i det endelige dokumentet Det vil avhenge av både Excel-formatet og hvordan du plasserer symbolene og teksten rundt feltene i Word-malen. Derfor er det flere punkter som bør være tydelige.

For å formatere en kolonne i Excel er den generelle prosedyren veldig enkel: velg hele kolonnen, gå til "Hjem"-fanen, og i "Tall"-gruppen bruker du "Tallformat"-boksen for å velge riktig type (Tall, Tekst, Valuta, Prosentandel osv.). Derfra kan du for eksempel sørge for at Postnummerkolonnene er merket som tekst.

Når det gjelder postnumre eller andre numeriske identifikatorer, er årsaken åpenbar: Hvis Excel behandler dem som tall, vil det fjerne alle innledende nuller.Dette betyr at et postnummer som 01005 blir til 1005, noe som ikke bare er feil, men også kan forårsake leverings- eller identifikasjonsproblemer når du sender personlige brev med Word-dokumentgeneratoren din.

Slik endrer du formatet til en bestemt kolonne til tekst:

1. Merk hele kolonnen som inneholder postnumre, NIF uten forbokstav, kundekoder osv.

2. Se etter Tall-gruppen i Hjem-fanen. og åpne listen «Tallformat». Velg alternativet «Tekst» i den. I noen versjoner velger du ganske enkelt «Tekst» i formateringsboksen på hovedverktøylinjen.

Hvis du allerede har data i kolonnen, kan det hende at noen av dem må endres. gjeninnføre Dette vil sikre at de blir fullstendig behandlet som tekst, men det vil i det minste forhindre at Excel endrer dem automatisk. Ideelt sett bør denne endringen gjøres under importprosessen, slik tekstimportveiviseren tillater, men hvis du overser det, kan du alltids korrigere det etter import.

Håndter prosenter, valutaer og andre sensitive formater

Foruten postnumre finnes det andre typer data som må kontrolleres hvis du vil at Automatisk Word-dokumentgenerator Gi et profesjonelt resultat: valutakolonner (priser, beløp å betale, lønninger) og kolonner med prosenter (rabatter, avgifter, forholdstall osv.).

Når det gjelder valutaer, lar Excel deg bruke en spesifikt tallformat som «Valuta»Dette formatet bevarer desimaltall, tusenskilletegn og valutasymboler. Det er veldig praktisk for å vise data direkte i regnearket, men husk at det i Words utskriftsfletting ofte er mer praktisk å håndtere tallet og legge til symbolet manuelt i malen.

Når det gjelder prosenter, har Excel en spesiell oppførsel: Prosentformatet multipliserer verdien internt med 100. for å vise det sammen med %-tegnet. Det vil si at hvis du skriver 0,2 i en celle og bruker prosentformatering, vil du se 20 %; hvis du skriver 20 og bruker prosentformatering, vil du se 2000 %. Dette påvirker direkte hva Word vil motta under sammenslåingen.

Hvis du vil unngå denne multiplikatoreffekten og jobbe med prosentandelen «som den er» uten at Excel endrer verdien, kan du velge format prosentkolonnen som tekstPå denne måten lagrer du verdien som er angitt i cellen og legger til %-tegnet direkte i Word-dokumentet rundt flettefeltet.

Denne avgjørelsen avhenger av hvordan du foretrekker å håndtere dataene dine: hvis du trenger å utføre beregninger i Excel med prosentandeler, behold prosentformatet Du vil synes dette er nyttig. Hvis du bare vil at de skal vises uendret i dokumenter, gir tekstformatet deg full kontroll over hva mottakeren ser.

Kort sagt gjennomgå kolonne for kolonne og vurder om det passer deg:

• Bruk valuta- eller tallformatering i Excel og behold valutasymbolet for Word-dokumentet.
• Bruk prosent- eller tekstformatering avhengig av om du trenger å utføre beregninger eller bare vise dataene.
• Merk som tekst alle felt du ikke vil at Excel skal tolke (koder, referanser osv.).

Plasser valuta- og prosentsymboler i Word-dokumentet

En god praksis når du jobber med utskriftsfletting er ikke utelukkende stole på Excels tallformat for å representere symboler som €, $ eller %. Selv om Excel kan vise beløp med disse symbolene, kan det hende at Word ikke tolker nøyaktig samme format når dataene mottas, eller du foretrekker kanskje en annen stil i det endelige dokumentet.

Unngå problemer og få fleksibilitet, det reneste å gjøre er plasser symbolene direkte i Word-dokumentet, rett før eller etter det tilsvarende flettefeltet. Hvis du for eksempel har et felt som heter «Beløp» i Excel, kan du i Word-malen skrive noe sånt som: «Totalt å betale: €»Beløp»» eller «Totalt å betale: «Beløp» €», avhengig av hvilken stil du foretrekker.

Når det gjelder prosenter, er ideen lik: Hvis Excel-kolonnen din inneholder verdier som «15» eller «15 %» (når den er i tekstformat), kan du i Word skrive: «Rabatt brukt: «Rabatt» %» eller inkludere symbolet ved siden av feltet hvis du allerede har lagret det som en del av teksten i Excel. Det viktigste er at Ikke la symbolene avhenge av et tvetydig format som kan variere fra én versjon av Office til en annen.

Disse små detaljene utgjøre en forskjell mellom et generert dokument som ser «halvferdig» ut og et som ser fullstendig polert ut. Dessuten, hvis dokumentene dine inkluderer forskjellige valutaer eller ulike prosenter, lar det å ha symbolet kontrollert i Word-malen deg forene stil, skriftstørrelse og plassering, uten å være avhengig av at det blir «limt inn» i Excel-dataene.

Når du gjennomgår maldesignet, må du sørge for at Hvert flettefelt skal ledsages av kontekstuell tekst Nødvendig: valutaprefikser, prosentsuffikser, måleenheter osv. På denne måten vil den automatiske generatoren produsere perfekt lesbare dokumenter, med all nøkkelinformasjon forklart og uten tvetydigheter.

Bruk Excel-arket som en datakilde i utskriftsfletting

Når regnearket ditt er rent, riktig importert og all formatering er sjekket, kommer den mest imponerende delen: Koble Excel til Word for å lage en automatisk dokumentgeneratorSelv om det opprinnelige innholdet primært fokuserer på dataforberedelse, er det nyttig å se hele konteksten for å forstå hvorfor denne forberedelsen er så viktig.

I Word følger utskriftsfletting vanligvis noen få grunnleggende trinn: Et dokument opprettes eller åpnes som skal fungere som en mal. (for eksempel et standardbrev), velger du hvilken type dokument som skal genereres, velger datakilde (i dette tilfellet Excel-filen din) og til slutt setter du inn flettefeltene der det er aktuelt.

Når du velger Excel som kilde, vil Word spørre deg om å velg boken og, i den, siden som inneholder dataene. Det er viktig at den første raden i arket har tydelige kolonnenavn, siden disse navnene vil være de som vises som tilgjengelige felt i Word (for eksempel Navn, Etternavn, Adresse, Postnummer, Beløp, Rabatt osv.).

Når filen er koblet til, kan du sett inn flettefelt hvor som helst i teksten: i avsnitt, tabeller, overskrifter eller bunntekster. Hvert innsatte felt tilsvarer en kolonne i Excel-arket, og når du kjører flettingen, genererer Word et dokument for hver rad, og erstatter feltene med de tilsvarende verdiene.

Takket være alt det tidligere arbeidet med import og formatering i Excel, når Word bruker disse dataene til å generere massedokumenter, Ingen innledende nuller går tapt, prosenter forvrenges ikke, og numeriske tall opprettholder konsistens. som du trenger for et profesjonelt dokument. Brevene, etikettene, konvoluttene eller kontraktene dine vil ha riktig informasjon for hver mottaker.

Sluttresultatet er et automatisk genereringssystem som du kan bruke så mange ganger du vil: du trenger bare å oppdatere Excel-arket (legge til nye rader eller korrigere data) og kjøre utskriftsflettingen på nytt i Word. Så lenge du opprettholder kolonnestrukturen og formateringen, vil prosessen forbli stabil og pålitelig.

Når datakilden er riktig forberedt og presentasjonen av symboler og formater er kontrollert, Utskriftsflettingen mellom Word og Excel blir en ekte automatisk dokumentgenerator som er i stand til å automatiser dokumentene dine i stand til å produsere på få minutter det som pleide å ta timer, opprettholde nøyaktighet i postnumre, tall, prosenter og valutaer, og gi en profesjonell finish til all massekommunikasjon du trenger å sende.