Slik legger du til et stempel og en signatur i Word trinn for trinn

Hvis du jobber med Word-dokumenter daglig, vil du før eller siden trenge legg til et stempel, en signatur eller begge deler i filene dine uten å måtte skrive ut, signere for hånd og skanne på nytt. Denne tradisjonelle prosessen er treg, men kompliserer også organiseringen av dokumentene dine og passer ikke godt inn i dagens digitale arbeidsmiljø.

Den gode nyheten er at Word tilbyr flere måter å signaturer i Word, segl og signaturlinjer direkte på dokumentetDu kan bruke alt fra et skannet bilde av seglet ditt til en digital signatur med et sertifikat, inkludert enkle elektroniske signaturer og spesialiserte eksterne løsninger for å gi dem forsterket juridisk gyldighet.

Hva er egentlig et stempel eller en signatur i Word, og hva brukes det til?

I Word-sammenheng innebærer det å snakke om et segl eller en signatur å referere til visuelle eller digitale elementer som validerer et dokumentDette kan være et bilde av firmastempelet ditt, en skannet kopi av din håndskrevne signatur eller en digital signatur basert på et sertifikat.

Når et selskap utsteder kontrakter, sertifikater, tilbud eller fakturaer, trenger det vanligvis et firmasegl som inneholder informasjon som firmanavn, adresse, telefonnummer eller skatteidentifikasjonsnummerDette seglet fungerer som en identifikator for organisasjonen og som et ekthetsmerke for dokumentet.

I tillegg til seglet er det svært vanlig å inkludere en personlig håndskrevet eller elektronisk signatur fra den ansvarlige partenDenne signaturen uttrykker viljen til å akseptere innholdet i dokumentet, og avhengig av hvilken type signatur som brukes, kan den ha juridiske virkninger som kan sammenlignes med en signatur på papir.

I Word kan du jobbe med tre hovedtyper av «signaturer»: den digitaliserte håndskrevne signaturen (som et bilde), den visuelle elektroniske signaturen og den sertifikatbaserte digitale signaturenHver av dem har et annet sikkerhetsnivå og en annen måte å bli satt inn på, selv om alle kan legges til uten å forlate selve programmet.

Forskjeller mellom elektronisk signatur og digital signatur i Word

Før du begynner å sette ditt preg på Word, er det viktig å være tydelig på at Elektronisk signatur og digital signatur er ikke synonymer, selv om de i dagligspråket brukes som om de var det.

På den ene siden er elektronisk signatur refererer vanligvis til den visuelle representasjonen Signaturen: et bilde av signaturen din, tekst skrevet i en spesiell skrifttype, eller et strøk tegnet med en mus eller digital pekepenn på en berøringsskjerm. Det er i utgangspunktet et synlig merke som indikerer at personen har signert.

På den annen side, En digital signatur er en kryptografisk mekanisme med høy sikkerhetDen er basert på digitale sertifikater utstedt av en sertifiseringsinstans, og genererer et kryptert autentiseringsstempel som er innebygd i dokumentet for å garantere identiteten til signataren og oppdage eventuelle senere endringer.

Selv om en elektronisk signatur kan begrenses til å være et enkelt bilde, En digital signatur legger til teknisk informasjon som sertifikat, dato og klokkeslett for signaturen....og til og med revisjonsdata. Dette er alternativet som brukes når du vil maksimere dokumentets juridiske gyldighet og integritet.

I mange land, inkludert Den europeiske union, USA, Storbritannia eller CanadaElektroniske signaturer er juridisk bindende forutsatt at intensjonen om å signere kan påvises og visse identifikasjons- og sikkerhetskrav er oppfylt. Digitale signaturer basert på sertifikater anses generelt som en avansert eller kvalifisert form for elektronisk signatur.

Klargjør stempelet eller den håndskrevne signaturen for bruk i Word

Hvis du vil at Word-dokumentet ditt skal ha den «gammeldagse» følelsen med ditt firmastempel eller din skannede håndskrevne signaturDet første trinnet er å lage en digital versjon av seglet eller signaturen. Her er flere måter å gjøre dette på, avhengig av utstyret du har tilgjengelig.

Den mest klassiske måten er å skrive signaturen din eller stemple seglet ditt. på et hvitt ark, helst uten linjer eller markeringerJo renere og skarpere utskriften er, desto bedre vil den se ut i det digitale dokumentet.

Deretter kan du bruke en skanner til å digitaliser arket og lagre det som en bildefil på datamaskinen din. De vanlige formatene som Word håndterer uten problemer er .bmp, .jpg, .gif og .png, hvor sistnevnte er spesielt interessant fordi det gir en gjennomsiktig bakgrunn hvis det behandles riktig.

Hvis du ikke har en skanner, er et annet praktisk alternativ å bruke mobilkameraet dittTa et godt belyst bilde av stempelet eller signaturen din på det hvite arket. Sørg for at rammen er rett og uten skarpe skygger. Deretter må du overføre bildet til datamaskinen din (via kabel, e-post, skylagring osv.).

Hvis du foretrekker et mer profesjonelt og renere resultat, kan du ty til nettbaserte verktøy for å fjerne den hvite bakgrunnen fra et bildeFor eksempel tjenester som lar deg laste opp et bilde og beskjære eller gjøre alt gjennomsiktig unntatt seglet eller signaturen, og generere en PNG med en gjennomsiktig bakgrunn som integreres mye bedre i dokumentet.

Hvordan skanne eller digitalisere stempelet i riktig format

For å gjøre det enkelt å plassere stempelet i Word og bruke det på nytt, anbefales det lagre bildet i et standardformat av høy kvalitetGenerelt er .png og .jpg de mest praktiske alternativene å jobbe med.

Hvis du bruker en skanner, vil dens egen programvare vanligvis tillate deg å Velg utdatafiltype og oppløsningI de fleste tilfeller er en oppløsning på 150–300 dpi (punkter per tomme) er mer enn nok til at stempelet ser skarpt ut på skjermen og når det skrives ut.

Etter skanning, lagre filen med et identifiserbart navn, noe som «sello_empresa.png» eller «firma_maria_garcia.jpg», i en mappe der du vet at du finner den (for eksempel i Dokumenter > Signaturer eller lignende).

Hvis du tok bildet med mobiltelefonen din, kan du det når du har det på datamaskinen din Åpne den i et hvilket som helst enkelt redigeringsprogram (ved å bruke systemets eget bilderedigeringsprogram, Paint eller et lignende program) for å trimme unødvendige marger og sentrere stempelet eller signaturen riktig. Dette vil gjøre det enklere å endre størrelsen i Word.

I noen tilfeller kan du være interessert i å gå et skritt videre og Fjern den hvite bakgrunnen helt ved hjelp av en nettbasert tjeneste for gjennomsiktig bakgrunnDu laster opp bildet, velger områdene som skal fjernes, og descargas Resultatet er en gjennomsiktig PNG. Dette bildet vil deretter bli integrert i Word-teksten på en mye renere måte.

Sett inn et bilde av stempelet eller den håndskrevne signaturen din i Word

Når du har forberedt bildet av seglet eller signaturen, er neste trinn Sett den inn i Word-dokumentet der du trenger den.Prosessen er veldig enkel og fungerer likt i begge. Windows som i macOS.

Start med å åpne dokumentet og plassere markøren der du vil plassere stempelet: vanligvis den siste delen av dokumentet, en signaturdel eller et reservert område For det. Du trenger ikke å være ekstremt presis; du kan flytte bildet senere.

Gå til fanen i Word-båndet "Sett inn" og velg alternativet "Bilder"Avhengig av hvilken versjon av Word du har, vil du se noe som ligner på «Denne enheten ...» eller «Bilde fra fil». Klikk der for å åpne filutforskeren.

Deretter navigerer du gjennom mappene dine til du finner filen Bilde av stempelet eller signaturen du har lagret (jpg, png, bmp, gif osv.)Merk det og klikk på «Sett inn» eller «Åpne». Word vil umiddelbart plassere bildet i dokumentet, der markøren er plassert.

Det er mulig at første gang du setter inn bildet virker overdrevent stor og dekker deler av tekstenIkke bekymre deg, for i neste trinn ser du hvordan du klipper den ut, justerer størrelsen og får den til å passe inn i plassen som er angitt for signaturen.

Klipp ut og lagre signaturen eller stempelet som et bilde klart til gjenbruk

Når signaturen eller stempelet ditt kommer inn i Word for første gang, vil det mest sannsynlig trenge en liten beskjæringsjustering å eliminere overflødige marginer og bare beholde den nyttige delen.

Klikk på bildet for å velge det og låse opp fanen «Bildeformat» eller «Format» i båndet. I den fanen finner du verktøyet "Listverk"Når den er aktivert, vil mørke kontroller vises i kantene av bildet.

Dra kontrollerne innover helt til bare seglet eller signaturen du er interessert i er fortsatt synligNår du er ferdig, klikk utenfor bildet igjen eller trykk Enter for å bekrefte beskjæringen. Nå har du en ren versjon, uten unødvendige rammer.

Hvis du vil kunne bruke denne signaturen på andre dokumenter uten å måtte gjenta hele prosessen, anbefales det at Lagre som en separat, beskåret bildefilFor å gjøre dette, høyreklikk på bildet og velg «Lagre som bilde…».

I dialogboksen som åpnes, velg mappen der du vil lagre filen, skriv inn et tydelig navn og velg formatet (for eksempel PNG for å bevare gjennomsiktighet og god kvalitetFra det øyeblikket av, når du trenger stempelet, setter du bare inn bildet fra filen du har lagret.

Juster størrelsen og plasseringen av stempelet på dokumentet

Nå som bildet er beskåret, er neste trinn tilpasse størrelsen og plasseringen til dokumentdesignetDette vil sikre at det ikke forstyrrer teksten og at det ser profesjonelt ut.

For å endre størrelsen, velg bildet og dra de ytre hjørnene med respekt for proporsjoneneUnngå å bare bruke sidehåndtakene, da dette kan forvrenge signaturen. Ideelt sett bør den ha en lignende størrelse som den ville vært på papir: ikke så stor at den tar opp hele siden, og heller ikke så liten at den knapt er lesbar.

Når det gjelder plassering, har du flere alternativer gjennom tekstbryting og koble bilder og objekterHøyreklikk på bildet og velg alternativet «Juster tekst»I rullegardinmenyen kan du velge «Firkantet», «Smalt», «Bak tekst», «Foran tekst» osv., avhengig av hvilket oppsett du har i tankene.

Hvis du vil at stempelet skal se ut som om det ble trykket. over teksten, men uten å dekke den for myeDu kan velge «Bak tekst» og leke med størrelsen og plasseringen. Hvis du foretrekker at stempelet skal fungere som et frittstående element som flytter teksten rundt det, velger du en innstilling som «Firkantet» eller «Smalt».

Når tekstbrytingen er konfigurert, drar du bildet med musen. ned til det nøyaktige hjørnet eller området der du vil at signaturen eller seglet skal visesDu kan kombinere dette seglet med en håndskrevet signatur og en signaturlinje hvis du ønsker et enda mer formelt utseende.

Lag en gjenbrukbar håndskrevet signatur med tilleggstekst

I mange selskaper er ikke signaturen begrenset til initialene: den ledsages av Fullt navn, stilling, telefonnummer eller e-postadresseFor å unngå å måtte skrive inn disse dataene hver gang, lar Word deg lagre dem som en gjenbrukbar blokk.

Fremgangsmåten er veldig enkel: først setter du inn bildet av den håndskrevne signaturen eller seglet i dokumentet og plasserer det på det vanlige stedet. Rett under skriver du inn teksten du ønsker å ha med (navn, stilling, avdeling, kontaktinformasjon osv.) med skriftformatet du velger.

Når du har valgt den ønskede kombinasjonen av bilde og tekst, velger du både bildet og de tilhørende tekstlinjene. Gå deretter til fanen «Sett inn» og se etter delen «Hurtigelementer» eller «Autotekst».avhengig av hvilken versjon av Word du bruker.

Velg alternativet «Lagre valg i hurtigdelgalleriet» eller «Ny autotekst». En dialogboks åpnes der du kan tilordne et identifiserende navn til den blokken (for eksempel «Administrerende direktørs signatur»). I gallerifeltet velger du «Autotekst» for å lagre den som sådan.

Fra det øyeblikket av, når du vil bruke hele signaturen på nytt, trenger du bare å plassere markøren på det punktet i dokumentet der du trenger den, gå til «Sett inn > Hurtigdeler > Autotekst» og velg navnet på blokken du lagret. Word vil sette inn signaturen, seglet (hvis du inkluderte det) og alle tilhørende data samtidig.

Sett inn en signaturlinje i Word for å angi hvor du skal signere

Ofte er det ikke så mye du trenger å legge til din egen signatur, men forberede et dokument som noen andre kan signereI slike tilfeller er det svært nyttig å sette inn en signaturlinje som tydelig viser hvor mottakeren skal signere.

I Word kalles dette elementet «Signaturlinje» og det er integrert som et spesialfelt. For å legge det til, klikk på den nøyaktige plasseringen i dokumentet der du vil at linjen skal vises (vanligvis på slutten, over underskriverens navn).

Gå til fanen "Sett inn" og se etter gruppen «Tekst». Inni finner du et alternativ som heter «Signaturlinje». Klikk der og velg «Microsoft Office-signaturlinje» for å åpne dialogboksen «Signaturinnstillinger».

I det vinduet kan du fylle ut forskjellige felt: Foreslått underskrivers navn, stilling, e-postadresse og til og med instruksjoner for personen som skal signere (for eksempel «Vennligst signer med fullt navn»). Du kan også merke av i bokser for å tillate kommentarer fra signataren eller for å vise datoen ved siden av signaturen.

Når du er ferdig med å konfigurere den, trykker du på «OK», og Word vil sette inn en linje med en X til venstre i dokumentet, som tydelig indikerer plassen som er reservert for den håndskrevne eller digitale signaturenDette feltet kan brukes senere til å fullføre den digitale signaturen hvis du har et gyldig sertifikat.

Slik signerer du et Word-dokument digitalt med et sertifikat

Hvis målet ditt er å gi dokumentet et sterkere lag med sikkerhet og autentisitet, kan du bruke digitale signaturer som Word støtter gjennom digitale sertifikater installert på datamaskinen.

Det første du trenger er å ha et gyldig digitalt sertifikat installert (utstedt av en pålitelig sertifiseringsinstans). Uten dette sertifikatet vil ikke Word kunne opprette en ekte digital signatur, men du vil kunne legge til bilder av elektroniske signaturer.

Når sertifikatet nå er tilgjengelig, flytt deg i dokumentet til området der du plasserte signaturlinjen til Microsoft OfficeDobbeltklikk på den linjen, eller høyreklikk og velg alternativet «Signer».

I boksen som vises kan du skrive inn navnet ditt eller Last opp et bilde av din håndskrevne signatur som en visuell representasjonNår du klikker på «Signer»-knappen, bruker Word sertifikatet ditt til å generere det digitale seglet, og kobler det til signaturfeltet.

Resultatet er et dokument som ikke bare viser signaturen visuelt, men som også er beskyttet mot uautoriserte endringer. Eventuelle senere endringer av innholdet ville gjøre den digitale signaturen ugyldigDette gir ytterligere garantier i miljøer der dokumentintegritet er kritisk.

Legge til en enkel elektronisk signatur som et bilde i Word

I mange tilfeller trenger du ikke et sertifikat eller en så kompleks infrastruktur, men rett og slett Legg til signaturen din raskt og enkelt for å fremskynde sendingen av dokumenter. I så fall er det nok å lage en enkel elektronisk signatur i form av et bilde.

Fremgangsmåten er veldig lik den vi så for stempelet. Skriv signaturen din for hånd. Ta et tydelig bilde eller skann det på et hvitt ark. og lagre den på datamaskinen din som en .jpg- eller .png-fil. Hvis du vil at den skal se mer elegant ut, kan du bruke et tegnebrett eller en berøringsenhet til å tegne signaturen direkte i et tegneprogram.

Når du har filen, åpne den i et bilderedigeringsprogram hvis du anser det nødvendig. juster lysstyrke, kontrast, beskjær kanter eller rens opp ujevnheterDette vil gjøre det tydeligere og mer profesjonelt i Word.

Deretter åpner du dokumentet i Word, plasserer markøren der du vil at signaturen skal vises, og går til «Sett inn > Bilder > Denne enheten»Velg signaturfilen og klikk på «Sett inn». Derfra trenger du bare å endre størrelse og plassering, akkurat som du ville gjort med et hvilket som helst annet bilde.

Denne visuelle elektroniske signaturen kan kombineres med tilleggstekst (navn, stilling, firma) og et digitalisert firmasegl. Selv om den ikke har samme kryptografiske vekt som en digital signatur, Den er helt gyldig i mange hverdagslige sammenhenger og gir hastighet og bekvemmelighet..

Fordeler og begrensninger med Words innebygde signatur og segl

Ordet har utviklet seg mye, og i dag tilbyr ganske omfattende signaturfunksjoner for grunnleggende og moderat brukMed dem kan du signere selv, legge igjen plass slik at andre kan signere, og lagre gjenbrukbare signaturblokker med dataene dine.

Blant fordelene er det faktum at Du trenger ikke å forlate Word for å signere eller forberede dokumenter.Du kan bruke signaturen og seglet om igjen så mange ganger du vil, og du har rimelig kontroll over det visuelle utseendet til det endelige resultatet.

Det er også veldig praktisk å kunne kombinere, i ett enkelt dokument, skannet håndskrevet signatur, firmaets segl, signaturlinjer og, om nødvendig, en sertifikatbasert digital signaturDette gjør at vi kan dekke alt fra enkle interne dokumenter til mer formelle kontrakter.

De innebygde funksjonene i Word har imidlertid visse begrensninger. De har ikke alle Avanserte sporbarhets-, revisjons-, frakt- og sporingsalternativer som spesialiserte elektroniske signaturplattformer tilbyr. De er heller ikke utformet for å håndtere arbeidsflyter med flere signaturer, automatiske påminnelser eller integrasjoner med andre bedriftssystemer.

Derfor, når mengden dokumenter som skal signeres vokser, eller Du må overholde strengere reglerDet kan være interessant å vurdere å bruke eksterne løsninger som integreres med Word og utvider disse mulighetene.

Bruk spesialiserte løsninger for å signere Word-dokumenter

Det finnes applikasjoner på markedet som er spesielt utviklet for omfattende håndtering av elektroniske signaturer og dokumentarbeidsflyterDisse plattformene er utviklet for å opprette, sende, signere og lagre kontrakter, budsjetter eller andre typer filer med et høyt sikkerhets- og automatiseringsnivå.

En stor fordel med denne typen løsning er at De tilbyr den samme opplevelsen og funksjonene på tvers av forskjellige enheterEnten du jobber fra en PC, Macnettbrett eller mobil. På denne måten unngår du de små forskjellene i Word mellom plattformer og forenkler teamets arbeid.

En annen viktig funksjon er forbedret sikkerhet. Disse verktøyene De genererer vanligvis tidsstemplede sertifikater, som registrerer aktiviteten knyttet til hver signatur. og tilbyr finere tilgangskontroller. Dette gir et ekstra lag med beskyttelse mot uautorisert manipulering.

I tillegg tillater mange plattformer Last ned de signerte dokumentene i ønsket format, som oftest PDF eller DOCX, med den elektroniske signaturen og det vedlagte sertifikatet. Selv om du også kan eksportere til PDF med Word og deretter signere, er trinnene mer manuelle og mindre automatiserte enn i en dedikert løsning.

I miljøer der kontrakter eller andre sensitive dokumenter håndteres i stor skala, kan denne typen systemer utgjøre en stor forskjell i tidsbesparelser og kontroll gjennom hele signeringsprosessen.

Integrer elektroniske signaturer med Word ved hjelp av tillegg

Hvis du vil dra nytte av fordelene med Word, men samtidig har avanserte signatur- og sporingsfunksjonerEt veldig interessant alternativ er å installere et tillegg for elektronisk signatur direkte i selve Word.

Disse tilleggene finnes vanligvis i de offisielle Microsoft-katalogene. For å installere dem, åpne et hvilket som helst dokument i Word, gå til fanen «Sett inn» og velg «Hent tillegg»I søkefeltet skriver du inn navnet på signaturløsningen du er interessert i, og klikker på «Legg til» eller «Installer».

Når tillegget er lagt til, vises det vanligvis en ny fane i båndetHvis du klikker på en av disse handlingene, åpnes et sidepanel der du kan logge inn eller opprette en gratis konto på signeringsplattformen.

Fra det panelet kan du velge om du vil signere dokumentet selv, sende det til tredjeparter slik at de kan signere det eller bare sjekk statusen til et dokument du allerede har sendt. Tillegget håndterer sendeprosessen, varsler, signaturinnsamling og nedlasting av det endelige resultatet.

Når alle parter har signert, vil du ha tilgang fra Word til dokumentet har allerede fullført et sertifikat eller en signaturrapport som samler inn dataene som er nødvendige for å bevise prosessens gyldighet, noe som er spesielt nyttig i forretningsmiljøer.

Signer Word-filer direkte fra en ekstern plattform

En annen vanlig arbeidsmåte innebærer Last opp Word-filen direkte til plattformen for elektronisk signaturI stedet for å administrere det fra tillegget i Word. Denne tilnærmingen kan være mer praktisk hvis du bruker mesteparten av tiden din på verktøyets nettsted.

Den typiske arbeidsflyten starter med å logge inn på plattformen og velge alternativet for å lage et nytt dokumentDeretter kan du dra Word-filen din, laste den opp fra datamaskinen din eller til og med fra kompatible skytjenester.

Når den er lastet inn, har du vanligvis to alternativer: konverter dokumentet til et redigerbart format som er spesifikt for plattformen, slik at du kan endre tekst og felt direkte der, eller beholde den som en ikke-redigerbar fil og begrense deg til å plassere signaturområdene og andre utfyllbare felt.

På redigeringsskjermen velger du bare felttypen «Signatur» eller lignende, og dra den til området i dokumentet der du vil at den skal være.Deretter tilordner du hver signaturboks til den tilhørende mottakeren, eller tilordner den til deg selv hvis du signerer personlig.

Når det er på tide å signere, kan du Last opp et bilde av signaturen din, tegn den umiddelbart, eller generer en tekstsignatur.Plattformen vil registrere prosessen og lar deg laste ned det endelige dokumentet i PDF- eller DOCX-format med alle signaturer inkludert, klart til arkivering eller videresending.

Med alle disse alternativene, fra enkel bildeskanning til digitale signaturer med sertifikater eller integrerte eksterne løsninger, blir Word en veldig fleksibelt verktøy å administrere signaturer og segl. Dra nytte av digitalisering av seglet dittMed innebygde signaturlinjer og gjenbrukbare blokker kan du effektivisere arbeidet med formelle dokumenter, og når det er nødvendig, stole på spesialiserte plattformer for å legge til mer sikkerhet, sporbarhet og kontroll over hele signeringsprosessen.