Slik endrer eller sletter du metadata i PDF-filer trinn for trinn

den PDF-filer De ser ut som forseglede dokumenter, men i virkeligheten inneholder de vanligvis mye skjult informasjon i form av metadataDisse filene lagrer informasjon som hvem som opprettet filen, hvilket program den ble brukt med, når den sist ble endret, og til og med interne tagger som bidrar til å klassifisere dokumentet. All denne informasjonen er ikke synlig ved første øyekast, men den følger med PDF-filen hver gang du deler den via e-post, skylagring eller meldinger. Du kan analysere den med verktøyet... TETNING.

Hvis du jobber med sensitiv dokumentasjon, kontrakter, interne rapporter eller klientprosjekter, vil du sannsynligvis ikke at den informasjonen skal spres ukontrollert. Lær hvordan du viser, redigerer, sletter eller «renser» metadataene til en PDF-fil Det er et grunnleggende personverntiltak, både på et personlig og profesjonelt nivå, for eksempel for beskytt dokumenter med konfidensialitetsetiketterLa oss se nærmere på hva de er, hvorfor det er viktig å kontrollere dem, og hvordan du administrerer dem i PDF-format trinn for trinn ved hjelp av forskjellige verktøy.

Hva er PDF-metadata, og hvorfor bør du bry deg?

Når vi snakker om metadata, mener vi det data som beskriver andre data eller en filDe er ikke hovedinnholdet, men snarere tilleggsinformasjon som følger med. I et bilde tatt med en mobiltelefon kan for eksempel metadataene inkludere dato, kameramodell, GPS-koordinater eller om et filter er brukt. Noe lignende skjer med Office-dokumenter og PDF-er.

I et dokument opprettet med ordI Excel, PowerPoint, LibreOffice eller lignende programmer kan metadata avsløre forfatterens virkelige navn, firmanavnet, den interne filbanen på serveren, organisasjonen, teamet eller til og med interne kommentarerAlt dette kan utilsiktet filtreres når filen konverteres til PDF og sendes til en klient, leverandør eller publiseres på nettet. For dokumenter generert i Office kan du se hvordan Fjern metadata og kommentarer fra Word.

PDF-filer har sin egen metadatastruktur. På et grunnleggende nivå inkluderer de felt som Tittel, forfatter, emne, nøkkelord, opprettelsesdato, endringsdato, programmet som brukes til å opprette PDF-filen, PDF-versjonen, sidestørrelsen, antall sider, koder og også sikkerhetsinformasjon (om den har passord, kopierings- eller utskriftsbegrensninger osv.).

I tillegg til den grunnleggende blokken kan moderne PDF-er innlemme avanserte metadata ved hjelp av XMP-baserte (Extensible Metadata Platform) metadataflyterDette er en ISO-standard laget av Adobe og brukes også i formater som JPG eller SVG. Disse arbeidsflytene tillater lagring av mye mer strukturert informasjon om dokumentet, for eksempel opphavsrett, revisjonsstatus, språk osv.

All denne informasjonen har legitime bruksområder: forbedre rangering i søkemotorer, oppfylle tilgjengelighetsstandarder, organisere filer i store arkiver eller enkelt identifisere dokumentkildenProblemet oppstår når disse dataene ikke er ment å forlate organisasjonen, eller avslører private detaljer som du ikke ønsker å dele.

Risikoer ved å dele PDF-er med sensitive metadata

For å forstå risikoen, utfør ganske enkelt en rask test på din egen enhet: Velg et PDF- eller Office-dokument, høyreklikk, gå til Egenskaper, og sjekk fanen Detaljer eller Beskrivelse.Du vil se at du, uten å innse det, har sendt mer informasjon enn du forventet en stund nå.

I forretningsmiljøet, når man sender forslag, tilbud, tekniske rapporter eller juridisk dokumentasjon, kan disse metadataene avsløre ansattnavn, interne mappebaner, serverstruktur, interne prosjektnavn eller de virkelige navnene til skribenteneHvis innholdet havner i gale hender, kan det brukes til sosial manipulering, konkurransespionasje eller rett og slett for å avsløre informasjon som burde ha forblitt privat.

På et personlig nivå kan også data du kanskje ikke vil dele lekkes, som for eksempel Brukernavnet på datamaskinen din, det spesifikke verktøyet du bruker, den nøyaktige datoen et dokument ble opprettet, eller tidligere versjoner som indikerer hvor lenge du har jobbet med noe.Det er ikke slik at alt er en sikkerhetskatastrofe, men det er best å bevisst bestemme hva du deler og hva du ikke deler.

Det bør det også tas hensyn til Noen metadata kan enkelt endres med de riktige verktøyeneDette betyr at noen kan endre forfatter, datoer eller bestemte felt for å manipulere et dokument eller prøve å utgi det for noe annet. Derfor kontrolleres det nøye hvilke metadata som beholdes og hvilke som slettes i juridiske eller regulatoriske sammenhenger.

Kort sagt, metadata er nyttige, ja, men Hvis du ikke håndterer dem riktig, kan de bli en kilde til informasjonslekkasjer.Derfor er det så viktig å vite hvordan du gjennomgår og renser dem før du sender PDF-filer utenfor ditt klarerte miljø.

Hvordan lagres metadata i en PDF-fil?

I en PDF finnes det to hovedmekanismer for lagring av metadata: informasjonsordboken og XMP-baserte metadataflyterBegge eksisterer side om side, og mange verktøy gir deg tilgang til det ene eller det andre.

Informasjonsordboken har eksistert siden versjon 1.0 av PDF-standarden og grupperer de vanligste feltene: Forfatter, tittel, emne, nøkkelord, opprettelses- og endringsdatoerDette er hva de fleste brukere ser når de åpner «Egenskaper» til en PDF fra et standard visningsprogram.

På den annen side tillater XMP-metadatastrømmer lagre mye rikere og mer personlige sett med informasjonGjennom dem legges data som dokumentspråk, detaljert opphavsrett, informasjon om redaksjonell arbeidsflyt, gjennomgangsstatus, unike identifikatorer, lisensinformasjon eller mer spesifikke tagger til.

Dette betyr at selv om du sletter de grunnleggende Forfatter- eller Tittel-feltene fra et enkelt egenskapsvindu, Det kan fortsatt være informasjon innebygd i XMP-strømmene Hvis verktøyet du bruker ikke renser alt grundig, er det best å bruke verktøy som sletter både den grunnleggende ordboken og de utvidede metadataene for å fjerne metadata på en sikker måte.

I miljøer på høyt nivå (f.eks. offentlige administrasjoner eller store selskaper) brukes de til og med PDF-"sanerings"-verktøy som ikke bare renser metadata, men også skjulte revisjoner, kommentarer, lag, vedlegg, skript og alle spor som kan filtrere uønsket informasjon.

Når er det passende å slette eller endre metadata i PDF-filer?

Det er ikke alltid en god idé å slette alt. I noen tilfeller ønsker du at dokumentet skal ha en forfatter, tittel og nøkkelord for å forbedre rangeringen i søkemotorer. I mange tilfeller er det imidlertid tilrådelig. Se gjennom og minimer metadata før du deler en PDF.

Noen vanlige årsaker til å slette eller redigere metadata er sikkerhet og personvernDu vil at mottakeren skal se innholdet i PDF-filen, men ikke sekundærinformasjon om hvem som opprettet den, hvilken datamaskin de brukte eller hvor den ble lagret internt. Dette gjelder både bedrifter, frilansere og enkeltpersoner.

En annen vanlig årsak er forfatterens eller organisasjonens konfidensialitetEt byrå kan utarbeide en rapport for en sluttkunde og ikke ønske at navnene på personene som skrev den eller detaljene til underleverandørselskapet skal vises, men bare kundens merkevare.

Det finnes også grunner til integritet og kontroll: Jo flere felt du lar være åpne for redigering, desto mer rom er det for at noen kan manipulere dem.Hvis noen for eksempel endrer dokumentets opprettelsesdato eller forfatter, kan de prøve å så tvil om forfatterskapet eller når PDF-filen ble generert.

Til slutt kan fjerning av metadata i noen tilfeller reduser filstørrelsen littDu sparer ikke megabyte på megabyte, men hvis du håndterer store mengder PDF-filer automatisert, hjelper hver minste lille krone. Uansett er hovedmålet fortsatt databeskyttelse.

Forholdsregler før du bruker nettbaserte verktøy for å slette metadata

Internett er fullt av sider som lover Fjern metadata fra PDF-filer ved å laste opp filenDe er praktiske og nyttige for spesifikke tilfeller, men én ting må være helt klart: for at de skal kunne jobbe med dokumentet ditt, må du først sende det til en tredjepart.

Hvis PDF-filen inneholder personopplysninger, konfidensiell bedriftsinformasjon, forretningshemmeligheter eller sensitiv dokumentasjonÅ laste den opp til et nettsted du ikke kontrollerer er i det minste risikabelt. Uansett hvor sikker forbindelsen (HTTPS) er, og uansett hvor mye nettstedet lover å slette filen etter noen timer, vet du egentlig ikke hva som skjer med disse dataene bak kulissene.

Det mest fornuftige å gjøre, spesielt i en profesjonell setting, er prioriter verktøy som er installert på din egen datamaskin (Skrivebord) for å slette eller endre metadata lokalt. Dette hindrer at dokumentet forlater nettverket ditt og lar deg beholde full kontroll over hva du gjør med det.

Det ville bare være fornuftig å bruke nettjenester for dokumenter. helt offentlig eller uten noen form for følsomhetOg likevel er det lurt å lese bruksvilkårene og personvernerklæringen for å vite hva de gjør med de opplastede filene og hvor lenge de lagrer dem.

Kort sagt, hvis det er seriøs dokumentasjon, ikke ta noen sjanser: Det er bedre å rense metadata med programmer installert på maskinen din enn å stole på tredjepartsnettsteder..

Rediger og slett PDF-metadata med skrivebordsprogramvare

Hvis du vil ha reell kontroll over hva du gjør med dokumentene dine, bør du bruke en PDF-redigeringsprogram installert på datamaskinen dinDet finnes mer avanserte, betalte verktøy, som Adobe Acrobat Pro, og andre gratis eller rimeligere alternativer, som PDFelement eller PDFgear, som vi også dekker her.

Generelt sett er prosessen i denne typen program basert på tre trinn: Åpne PDF-filen, få tilgang til dokumentegenskapene og rediger eller la metadatafeltene stå tomme.Det som endres fra ett verktøy til et annet er den nøyaktige menybanen, de tilgjengelige alternativene og rengjøringsnivået det gir.

PDFelement, for eksempel, presenterer seg som et økonomisk og enkelt alternativ til Acrobat ProFokuset er å gjøre PDF-redigering tilgjengelig for brukere som ikke ønsker å håndtere kompliserte menyer. Bare åpne PDF-filen, gå til Fil-fanen, skriv inn Egenskaper og deretter Beskrivelse. Derfra kan du redigere eller slette metadatafelt ved å bare bruke Tilbake- eller Slett-tasten på tastaturet.

Det gode med denne typen programmer er at de, i tillegg til å administrere metadata, vanligvis inkluderer andre sikkerhets- og redigeringsfunksjonerBruk passord og restriksjoner, legg til digitale signaturer for å garantere dokumentets ekthet, sensurer konfidensiell informasjon permanent, utfør OCR for å gjenkjenne tekst, konverter PDF-er til Word, Excel eller bilder, og mye mer.

PDFgear er et annet gratis alternativ designet for Endre grunnleggende PDF-informasjon som titler, forfattere og nøkkelord.Betjeningen er veldig enkel: du åpner filen, går inn i Dokumentegenskaper ved å høyreklikke, og i vinduet endrer eller sletter du metadatafeltene du ønsker før du lagrer filen på nytt.

Endre PDF-metadata med LibreOffice

LibreOffice er en gratis og åpen kildekode-kontorpakke som fungerer i Windows, macOS og LinuxBlant komponentene er LibreOffice Draw, som lar deg åpne og redigere PDF-filer på en grunnleggende måte, inkludert redigering av metadata før du eksporterer filen på nytt.

Den typiske arbeidsflyten innebærer å åpne PDF-filen i LibreOffice Draw ved å bruke alternativet for å Fil> ÅpneNår dokumentet er lastet inn, går du til Fil > Egenskaper, hvor et vindu med flere faner vises. I kategorien Beskrivelse kan du redigere felt som Tittel, emne, nøkkelord og kommentarer.

Etter at du har oppdatert disse feltene, er det viktig å eksportere dokumentet på nytt som en PDF fra Fil > Eksporter som > Eksporter som PDFDette sikrer at endringene brukes på den nylig genererte filen. På denne måten kan du standardisere metadata på tvers av dokumenter i samme samling eller fjerne informasjon du ikke vil dele.

LibreOffice er spesielt nyttig hvis du allerede bruker det som en generell kontorpakke, fordi Du trenger ikke å installere noe ekstra for å korrigere PDF-metadata fra tid til annen.Tilnærmingen er imidlertid mer generell: den renser ikke like mange avanserte detaljer som spesifikke sikkerhetsverktøy, men til daglig bruk er det mer enn nok.

I miljøer der du jobber med PDF-er, tekstdokumenter, regneark eller presentasjoner, kan det å ha en enhetlig løsning som LibreOffice forenkle administrasjonen betraktelig. metadata i alle formater.

Fjern PDF-metadata med Adobe Acrobat Pro

Adobe Acrobat Pro er fortsatt Referanseverktøy for avansert PDF-håndteringBlant de mange funksjonene lar den deg gjennomgå, redigere og slette grunnleggende og avanserte metadata, samt utføre en grundig rengjøring av skjulte elementer.

For å administrere metadata i Acrobat Pro er det første trinnet åpne PDF-fil og gå til Fil-menyen > Egenskaper. I vinduet Dokumentegenskaper finner du flere faner; fanen Beskrivelse viser de vanlige feltene som Tittel, Forfatter, Emne og Nøkkelord.

Fra denne fanen kan du redigere eller slette innholdet i feltene direkte som du ikke vil beholde. Hvis du trenger å gå et skritt videre, åpner knappen «Ytterligere metadata...» en mer detaljert visning, der du kan administrere mer avansert XMP-informasjon, inkludert tilpassede felt og opphavsrettsdata.

Når endringene er gjort, trykker du bare på OK og deretter lagre filen (Fil > Lagre eller Ctrl+S) for å oppdatere PDF-filen uten disse metadataene. Merk at noen funksjoner for dypere rengjøring bare er tilgjengelige i den profesjonelle versjonen av Acrobat.

Den store fordelen med Acrobat Pro er at det, i tillegg til metadata, inkluderer Redaksjonsverktøy for ugjenkallelig sensurering av tekst og bilder, passordbeskyttelse, avanserte digitale signaturer, batchhåndtering og andre funksjoner som styrker sikkerheten til dokumentene dine.Hvis du regelmessig håndterer kritisk dokumentasjon, kan investeringen være verdt det.

Redigering av PDF-metadata på nett: fordeler og ulemper

Du trenger alene Endre spesifikke data i en PDF-fil uten å installere programvareDet finnes nettjenester som lar deg redigere metadata direkte fra nettleseren din. Blant de mest kjente er plattformer som MetacleanerSejda eller PDF Candy, som tilbyr en editor for grunnleggende felt som tittel, forfatter, emne og nøkkelord.

Prosessen er vanligvis lik i nesten alle av dem: du laster opp filen med en knapp som «Last opp PDF-fil», tjenesten laster inn dokumentet og viser deg et skjema med metadatafeltene du kan redigereEtter at du har gjort endringene, klikker du på «Oppdater metadata» eller lignende. descargas den nye filen, nå endret.

Disse nettbaserte verktøyene har begrensninger: De begrenser vanligvis filstørrelsen, antall sider eller antall gratis oppgaver per time.For eksempel har noen en grense på 200 sider eller 50 MB og tillater bare tre operasjoner per time hvis du ikke oppgraderer til den betalte versjonen.

I tillegg til disse tekniske begrensningene dukker det viktigste spørsmålet om personvern opp igjen. Selv om mange nettsteder lover sletter automatisk filer fra serverne sine etter noen timerDu har ingen reell kontroll over prosessen og ingen full garanti for konfidensialitet.

Derfor kan disse tjenestene være nyttige for deg raske justeringer i ikke-sensitive dokumenterDe er imidlertid ikke det beste alternativet når innholdet er sensitivt, en del av interne prosesser eller involverer personopplysninger. I slike tilfeller vil det alltid være å foretrekke å bruke en lokal editor som oppbevarer filene i miljøet ditt.

Spesialiserte verktøy og automatisering av metadata

For avanserte brukere eller administratorer som håndterer store mengder dokumenter, finnes det manuelle verktøy og også programmatiske alternativer som tillater rediger metadata i grupper eller integrer dem i automatiserte arbeidsflyter.

Programmer som ExifTool, velkjente i fotografiets verden, kan også brukes til Les og endre metadata i PDF-filer på nett kommandoerMed dem kan du behandle hundrevis av filer samtidig, slette bestemte felt eller samle forfatter- og tittelinformasjon i hele samlinger.

Hvis du har kunnskap om programmeringDu kan stole på biblioteker som PyPDF2 i Python eller Apache PDFBox i Java å endre metadata programmatisk. Dette er spesielt nyttig når du trenger å integrere PDF-sanering i et dokumenthåndteringssystem, en automatisert publiseringsarbeidsflyt eller en organisasjons interne prosesser. Du kan for eksempel følge veiledninger for å Automatiser filoppgaver i Windows.

Disse løsningene tillater vanligvis også kombinere sletting av metadata med andre oppgaver: masseendring av filnavnFormatkonvertering, vannmerking, kryptering osv. Med litt innledende arbeid kan du sette opp en prosess som sjekker en mappe og renser metadataene til alt som kommer inn før det sendes ut.

Bruk av disse verktøyene krever imidlertid et minimum av teknisk kunnskap og En god testplan er viktig for å unngå å utilsiktet slette relevant informasjon.I miljøer der sporbarhet er nødvendig, er det noen ganger bedre å normalisere enn å slette fullstendig, slik at i det minste visse kontrollerte metadata blir igjen.

Praktiske tips for sikker håndtering av metadata i PDF-filer

Utover de spesifikke verktøyene er det tilrådelig å ta i bruk god generell praksis for metadatahåndtering internt i organisasjonen eller på et personlig nivå. Dette reduserer overraskelser og gjør det enklere å overholde interne retningslinjer eller personvernforskrifter.

Et første skritt er øke bevisstheten blant brukerneMange er ikke engang klar over at disse dataene finnes, så det er nyttig å vise dem hvordan de kan se egenskapene til en fil og hvilke felt som vises. Derfra kan du etablere grunnleggende retningslinjer for hva som skal fylles ut, hva som skal slettes og hvem som er ansvarlig for å gjennomgå dokumenter før de sendes.

Det er også lurt å definere maler og arbeidsflyter der metadataene som innlemmes i dokumenter kontrolleres fra kilden. Hvis du bruker Word, LibreOffice eller andre programmer til å generere originalene, anbefales det å konfigurere maler som ikke inkluderer unødvendige personopplysninger eller som bruker generiske felt i stedet for spesifikke navn.

I mellomstore eller store organisasjoner kan det være interessant å fordele et standardverktøy for behandling av PDF-filer (Acrobat Pro, PDFelement, PDFgear osv.) og lære opp team i bruken av dem, slik at alle følger samme prosedyre for rengjøring eller justering av metadata før de deler et dokument.

Til slutt, husk alltid at når dokumentet er spesielt sensitivt, er metadata alene kanskje ikke nok: sensur (redigering) av innhold i PDF-filen og beskyttelse med passord eller kryptering De må være en del av den samme sikkerhetspakken. Metadata er bare enda en brikke i puslespillet.

Hvis du integrerer disse praksisene i din daglige rutine, vil du sørge for at PDF-filene du sender inneholder akkurat den informasjonen du ønsker, verken mer eller mindre. redusere risikoen for usynlige lekkasjer gjennom uforsiktig metadata.

Å administrere metadataene i PDF-filene dine er ikke bare et teknisk spørsmål, det er sunn fornuft: akkurat som du gjennomgår det synlige innholdet før du sender et dokument, bør du også gjennomgå det som ikke er umiddelbart synlig. Å forstå hva metadata er, hvordan de lagres og hvilke verktøy du har for å vise, redigere eller slette dem (fra skrivebordsredigeringsprogrammer som PDFelement, PDFgear, LibreOffice eller Adobe Acrobat Pro, til nettbaserte eller programmatiske løsninger) vil hjelpe deg med å administrere dem effektivt. Du kan tilpasse hvert tilfelle til det sikkerhets- og personvernnivået du trenger. og unngå å avsløre mer informasjon enn du faktisk ønsker å dele.