Microsoft 365 vs. Google Workspace og migrering i bedrifter

Hvis du har jobbet med Google Workspace, og du vurderer å bytte til Microsoft 365Du har sannsynligvis halve teamet som er begeistret for Gmail, Drive og Dokumenter ... og den andre halvparten sverger på at uten dem ordExcel og PowerPoint kan ikke overleve. Denne situasjonen er vanligere enn den ser ut til: organisasjoner som har investert i Google i årevis, har trent opp brukerne sine, men har fortsatt en veldig høy andel som foretrekker Microsofts økosystem.

I denne sammenhengen er det vanlige spørsmålet om Bli på Google Workspace, flytt alt til Microsoft 365, eller sameksister halvhjertet Fortsetter med Office installert på datamaskinene og filene i Drive. Og selvfølgelig oppstår et annet viktig spørsmål: hvordan gjør man en Ordentlig migrering av e-post, filer, kalendere og tillatelser Uten å ødelegge noe og uten å la brukerne være inaktive i en uke. La oss bryte ned alt dette rolig og med en veldig praktisk tilnærming.

Microsoft 365: Et kraftig økosystem for krevende forretningsmiljøer

Når vi snakker om Microsoft 365 (tidligere Office 365) Vi refererer til en plattform som kombinerer klassiske skrivebordsapplikasjoner med skytjenester, avansert sikkerhet og moderne samarbeidsverktøy. Med andre ord, den bringer sammen tradisjonelle Word og Excel med Teams. SharepointOneDrive og hele Microsofts administrasjons- og sikkerhetsoppsett.

Blant de mest kjente komponentene er Office-skrivebords- og nettapplikasjoner (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Access, Publisher), i tillegg til samarbeidsverktøy som Teams, SharePoint og OneDrive, bedriftstjenester som Exchange Online eller Power Platform, og et voksende sett med sikkerhetsløsninger som Microsoft Defender og samsvarsfunksjoner.

En av de store styrkene til Microsoft 365 er dens Full funksjonalitet frakobletBrukere kan fortsette å jobbe med alle ressursene i Word, Excel eller PowerPoint selv om de mister internettilgangen, noe som er viktig i bedrifter med hyppige reiser, byggeplasser, filialer med dårlig tilkobling eller rett og slett brukere som foretrekker den tradisjonelle modellen med en lokal fil som synkroniseres senere.

Dessuten er plattformen i stor grad designet for integrere med infrastruktur Windows og Active DirectoryDerfor passer det spesielt godt i organisasjoner som allerede lever i et Microsoft-miljø, med servere, domener og forretningsapplikasjoner basert på interne teknologier.

På den mindre gunstige siden har Microsoft 365 en viss konfigurasjon og administrasjonskompleksitetAdministrasjonssenteret er svært kraftig, men det krever teknisk kunnskap for å utnytte mulighetene fullt ut. Læringskurven kan også være noe brattere for brukere som ikke er kjent med Microsofts økosystem, spesielt de som kommer fra rent nettbaserte miljøer som Google Workspace.

Google Workspace: Problemfritt samarbeid i skyen

Google Workspace (tidligere G Suite) ble født fra dag én med ideen om at Alt skjer i nettleseren og i sanntidDu trenger ikke å installere tunge programvarepakker: Dokumenter, Regneark, Presentasjoner, Gmail, Kalender, Meet ... alt er tilgjengelig fra nettet eller fra apps Svært lette mobiltelefoner designet for å fungere hvor som helst.

Hjertet i suiten består av Gmail, Disk, Dokumenter, Regneark, Presentasjoner, Kalender, Chat og MeetI tillegg inkluderer den verktøy som Forms, Sites, Keep, Jamboard og AppSheet. Med andre ord, du har dekket bedrifts-e-posten din. lagring i skyen, enkle kontorpakker, videosamtaler og intern meldingstjeneste, med sterkt fokus på enkelhet.

Google Workspaces største styrke ligger i dens samtidig samarbeid om dokumenterFlere brukere kan redigere en fil samtidig, se endringer i sanntid, kommentere, foreslå og chatte i selve dokumentet uten å bekymre seg for versjonskontroll eller fillåser. For distribuerte team, oppstartsbedrifter og selskaper med en veldig flat organisasjonsstruktur er dette rent gull.

Et annet høyt verdsatt poeng er dets rent og minimalt grensesnittDette gjør at de fleste brukere får taket på det på bare noen få minutter, spesielt hvis de allerede brukte personlige Gmail- eller Google Drive-kontoer. For organisasjoner med små IT-team reduserer denne enkelheten hendelser og supporttid.

Den mindre positive siden er at avhengighet av internettforbindelse Forskjellene er ganske markante: frakoblede moduser finnes, ja, men de når ikke modenhetsnivået til Microsofts skrivebordsapplikasjoner. Videre, selv om kompatibiliteten med Office-filer har blitt betydelig forbedret, kan komplekse Excel- eller Word-dokumenter fortsatt være problematiske å åpne eller redigere i [systemet/appen/plattformen]. Google Docs eller Regneark.

Viktig sammenligning: brukeropplevelse, samarbeid og lagring

Hvis vi fokuserer på brukerens daglige behov, tilbyr Microsoft 365 grensesnitt med flere alternativer og mulighetermed bånd fulle av menyer, faner og avanserte innstillinger. Dette er perfekt for brukere som presser Excel eller Word til grensen, men det kan være overveldende for mer grunnleggende brukere.

Google Workspace satser derimot på en Renere design med funksjoner vist kontekstueltDette skjuler noe av kompleksiteten, slik at brukeren ikke går seg vill. Det fremskynder adopsjonen, selv om noen avanserte brukere savner å ha mer dyptgående alternativer for svært komplekse dokumenter.

I samarbeid er Microsoft 365 spesielt avhengig av Teams, SharePoint og samtidig redigering i OfficeTeams forener chat, kanaler, videosamtaler og samarbeidende redigering av dokumenter som ligger på OneDrive eller SharePoint. Samredigering fungerer bra, selv om opplevelsen noen ganger er mindre konsistent mellom skrivebords- og nettversjonene.

Google Workspace har på sin side sanntidssamarbeid innebygd i DNA-etAlt er designet for rask deling, samtidig redigering og kommentering. Meets integrasjon med Kalender og dokumenter gjør det utrolig enkelt å sømløst gå over fra en e-post eller et dokument til en videosamtale.

Innen fillagring og -administrasjon tilbyr OneDrive og SharePoint en svært strukturert dokumentarbibliotekmodellmed detaljert kontroll over tillatelser, godkjenningsarbeidsflyter, metadata og oppbevaringsregler. Google Drive, derimot, skiller seg ut med sin enkelhet (og det finnes alternativer som ProtonDrive): kraftige søk, smidig deling og forhåndsvisning av nesten alle filer uten behov for ekstra applikasjoner.

Sikkerhet, samsvar med forskrifter og integrasjon med andre systemer

Når vi snakker om sikkerhet og samsvarMicrosoft 365 har vanligvis en fordel i svært regulerte sektorer (finans, helsevesen, offentlig administrasjon) fordi det inkluderer alternativer som avansert DLP, informasjonsstyring, Microsoft Defender, svært fin kontroll over identiteter og tilgang, i tillegg til en bred katalog av sertifiseringer (GDPR, HIPAA, ISO 27001, osv.).

Google Workspace er heller ikke noe unntak på dette området: Dra nytte av Googles globale infrastruktur og sikkerhetstiltakmed totrinnsverifisering, phishing-beskyttelse og malwareHvelv for dataoppbevaring og eDiscovery, samt kontekstuelle tilgangskontroller. Noen kontroller er imidlertid mindre detaljerte enn Microsofts i svært komplekse scenarier.

Når det gjelder integrasjon med andre applikasjoner, har Microsoft en fordel når selskapet allerede har Windows-miljøer, Azure, .NET-applikasjoner eller klassiske forretningsløsningerPower Platform (Power Automate, Power Apps, Power BI, Power Pages) lar deg automatisere prosesser, lage apper med lite kode og koble sammen data fra flere kilder med et høyt nivå av innebygd integrasjon.

Google Workspace passer perfekt inn svært skybaserte organisasjonermed mange SaaS-applikasjoner og intensiv bruk av Google Cloud Platform. Plugin-markedsplassen og åpne API-er tillater tilkobling av tredjepartstjenester, selv om det i noen tilfeller kan være nødvendig å stole mer på tilpasset utvikling eller eksterne integrasjoner.

Innen kommunikasjon og videokonferanser, Lag og Google møtes De dekker mer enn tilstrekkelig behovene til de fleste bedrifterTeams har en tendens til å tjene poeng i miljøer der bedriftstelefoni (Teams Phone) eller store live-arrangementer skal integreres, mens Meet er verdsatt for sin enkelhet og gode funksjonalitet i Googles økosystem.

Hvilken plattform passer best basert på bedriftens type og størrelse

Organisasjonsstrukturen påvirker i stor grad avgjørelsen. selskaper med tradisjonelle hierarkier og svært definerte avdelingerMicrosoft 365 passer vanligvis bedre på grunn av den detaljerte kontrollen, muligheten til å konfigurere svært detaljerte policyer etter område og den enkle integreringen med eldre systemer. databaser bedriftsøkonomi.

I organisasjoner med flate strukturer, multifunksjonelle team og en svært horisontal samarbeidskulturGoogle Workspace er spesielt praktisk: alle deler, kommenterer og samarbeider i sanntid uten å bekymre seg for mye om den underliggende «dokumentarkitekturen».

På grunn av størrelsen sin har store selskaper med tusenvis av ansatte en tendens til å velge Microsoft 365- eller Google Workspace Enterprise-abonnementer avhengig av om de prioriterer ekstrem samsvar med regelverk og integrasjon med eldre systemer (mer gunstig for Microsoft) eller smidighet og samarbeid i sanntid i stor skala (mer i tråd med Google).

I mellomstore bedrifter, både Microsoft 365 Business Premium som Google Workspace Business Plus De tilbyr svært rimelige kombinasjoner av pris, funksjonalitet og sikkerhet. Den avgjørende faktoren er vanligvis det eksisterende miljøet: hvis du allerede bruker klassisk Office og Windows, vil du sannsynligvis velge Microsoft. Hvis bedriften din startet i skyen med Gmail og nettapper, vinner Google vanligvis.

For små bedrifter og oppstartsbedrifter med færre enn 50 personer påvirkes avgjørelsen vanligvis av brukervennlighet og IT-budsjett. Google Workspace Business Starter Det muliggjør en ultrarask oppstart, samtidig som Microsoft 365 Business Basic eller Business Standard De er veldig attraktive når du også vil inkludere skrivebordsapplikasjoner med brukerlisenser for flere enheter.

Enhetens rolle: 100 % Mac-baserte bedrifter og risikoer med OneDrive

Når de kommer i spill miljøer der alle brukere jobber med MacAvgjørelsen har imidlertid ytterligere nyanser. Mange systemadministratorer rapporterer at Google Drive oppfører seg ganske stabilt på macOS, med en synkroniseringsklient som, selv om den ikke er perfekt, har en tendens til å være mindre problematisk enn noen versjoner av OneDrive i krevende scenarier.

I små kreative bedrifter eller arkitektur-, design- eller markedsføringsstudioer er det vanlig å finne Kun Mac-team som verdsetter lagringsstabilitet spesieltI disse tilfellene kan satsingen på Microsoft 365 som en plattform for e-post, kontorapplikasjoner og samarbeid kollidere med mistillit til OneDrive og fremfor alt den intensive bruken av SharePoint fra Mac.

For et lite kontor, for eksempel åtte fagfolk som for tiden bruker GoDaddy e-post og Dropbox For fildeling er dilemmaet tydelig: Hvis e-post, møter og kontoroppgaver presser deg mot Microsoft 365, men skylagring virker mer robust i Google Drive, må du nøye vurdere virkningen av potensielle synkroniseringsproblemer på macOS.

I slike tilfeller er det lurt å undersøke om filvolumet, størrelsen deres og behovet for å jobbe med komplekse biblioteker og SharePoint-metadata De rettferdiggjør å flytte alt til Microsoft, eller om det kan være fornuftig å beholde deler av driften på Google Drive, eller til og med kombinere løsninger avhengig av innholdstypen og hvor kritisk den er.

På den annen side har Microsoft gradvis forbedret OneDrive-klient for Mac og integrasjon med FinderDette reduserer synkroniseringsproblemer som var ganske vanlige for noen år siden. Likevel, for selskaper som er svært følsomme for filproblemer (som et arkitektfirma som håndterer tegninger, 3D-modeller og store mengder dokumentasjon), er det lurt å gjennomføre pilottester før man foretar den fulle overgangen.

Fra Google Workspace til Microsoft 365: hva kan migreres og hva kan ikke

Hvis du bestemmer deg for å bytte fra Google Workspace til Microsoft 365, er det første du må være klar over Hvilke typer data kan migreres, og hvilke begrensninger gjelder?I et standardprosjekt kan følgende overføres postGrunnleggende regler for e-post, kalendere og kontakter. I tillegg kan du flytte filer fra Google Drive til OneDrive og SharePoint, og dermed bevare mye av metadataene og tillatelsene.

Brukermigrering gjøres vanligvis i partier eller partierDette muliggjør et faseinndelt prosjekt: postbokser opprettes i Microsoft 365, det defineres hvem som skal delta i hver gruppe, og grupper av personer migreres i kontrollerte tidsvinduer for å redusere påvirkningen på den daglige driften.

Det er viktig å ha domenet allerede Verifisert i Microsoft 365 Og du bør ha konfigurert de nødvendige DNS-oppføringene, spesielt TXT- og MX-oppføringene, før du gjør noe vesentlig. Denne delen koordineres vanligvis med hosting- eller DNS-leverandøren for å unngå e-postavbrudd.

Ikke alt på Google fungerer som forventet. Det finnes begrensninger å vurdere, som for eksempel... ingen migrering av møteromsreservasjoner, tap av hendelsesfarger i kalendere, delvis migrering av kontakter (med maksimalt tre e-postadresser per kontakt) eller fravær av tilpassede etiketter, kontakt-URL-er eller noen spesifikke Gmail-kategorier.

I tillegg er det kvoter og restriksjoner i Google API Disse faktorene kan påvirke ytelsen til kalender- og kontaktmigreringer. Selv om den første oppsettprosessen bare tar noen få timer, tar det vanligvis flere dager å fullføre en fullstendig migrering av store datamengder.

Forutsetninger og metoder for e-post- og datamigrering

Før du starter migreringsprosessen fra Google Workspace til Microsoft 365, anbefales det å sørge for at De ansvarlige har de riktige rollene I begge miljøer: administratorrettigheter eller, som et minimum, prosjektoppretterrollen i Google for å registrere API-er og konfigurere tilgang, og administratorrettigheter i Microsoft 365 for å opprette brukere, postbokser og koblinger, samt ha tidligere sikkerhetskopier.

I praksis er det vanligvis nødvendig opprett underdomener for å rute e-post under sameksistens (for eksempel én for flyten til Microsoft 365 og en annen for den gjenværende flyten til Google) og ha alle brukere klargjort i Microsoft 365 før de legges inn i en migreringsgruppe.

Tilgjengelige migreringsmetoder inkluderer fra Microsoft 365-verktøy for migrering fra Google Alternativene spenner fra spesialiserte tredjepartsløsninger til skript og manuelle verktøy for mindre eller svært tilpassede scenarier. Valg av metode vil avhenge av antall postbokser, datamengden og budsjettet.

Godt planlagte prosjekter kombineres massive innledende migreringer med differensielle synkroniseringer Nær tidspunktet for MX-migreringen, slik at nedetiden for brukerne blir så kort som mulig. Det vil si at hoveddataene migreres dager før, og rett før den endelige migreringen gjøres en siste gjennomgang for å hente inn eventuelle nye data som er lagt til.

Det anbefales å ha en tydelig intern kommunikasjonsplan: forhåndsvarsler, et planlagt endringsvindu, instruksjoner for konfigurasjon av Outlook, Teams eller andre applikasjoner, og en forsterket støttekanal de første dagene for å ta opp spørsmål og mindre problemer.

Filoverføring: fra Google Drive til OneDrive og SharePoint

Utover posten er et av de mest delikate trinnene Migrere filer fra Google Drive til Microsoft-skyenDet er her Migration Manager kommer inn i bildet, verktøyet som Microsoft tilbyr for å analysere, planlegge og utføre overføring av innhold til OneDrive og SharePoint, samtidig som strukturen, tillatelsene og en stor del av metadataene bevares.

I en standard arbeidsflyt er det første Koble Google-miljøet til migreringsprosjektetFor å gjøre dette må du installere Microsoft 365-migreringsappen fra Google Workspace Marketplace og gi den de nødvendige tillatelsene. Når det er gjort, kan du registrere kontoene eller Drive-enhetene du vil skanne.

Neste trinn er analysere innholdet i Google DriveVerktøyet skanner stasjonene, oppdager potensielle problemer (filer med for lange navn eller stier, filtyper som ikke støttes, tillatelsesfeil osv.) og genererer nedlastbare rapporter som lar deg se hva som kan blokkere migreringen eller hva som må korrigeres på forhånd.

Når et sett med Drive-enheter vises som «klare til migrering», kan du Legg til i migreringslisten og se gjennom destinasjonsrutene, og justerer hvilket innhold som går til personlig OneDrive og hvilket innhold som går til SharePoint-biblioteker tilknyttet team eller avdelinger.

En sentral del er Identitetstildeling mellom Google og Microsoft 365Domener, brukere og grupper må tilordnes fra den ene siden til den andre, slik at lese- og redigeringstillatelser forblir rimelig på linje med den opprinnelige situasjonen etter at migreringen er fullført.

Migration Manager Lite: forenklede migreringer for små og mellomstore bedrifter

For små og mellomstore bedrifter med færre enn 100 lisenser har Microsoft laget Migreringsbehandling LiteEn strømlinjeformet og enklere versjon av standard migreringsbehandler, utviklet for å hjelpe små og mellomstore bedrifter og partnere med å flytte innhold fra Google Drive til Microsoft 365 uten å måtte slite med alle de avanserte alternativene.

Denne Lite-modusen kommer Aktivert som standard på SMB-leietakere Når du oppretter et migreringsprosjekt og åpner det fra administrasjonssenteret for Microsoft 365, velger du Google Drive eller Google Workspace som kilde i innstillinger og migrering/import-delen.

For å begynne å bruke den, må du sjekke at du har tilstrekkelige tillatelser hos målleietakeren (vanligvis en global administratorrolle, SharePoint eller lignende) og at Google-kontoen som brukes til å koble til har lesetilgang til stasjonene og brukerkontoene som skal migreres.

Når prosjektet er opprettet, følges en veldig tydelig veiledet sekvens: tilkobling til kilden, innholdsgjennomgang, definisjon av destinasjoner, identitetstildeling og lansering av migreringen med fremdriftsovervåking. For mange små og mellomstore bedrifter reduserer dette den nødvendige tekniske innsatsen betydelig.

Selv med denne forenklede metoden er det fortsatt lurt å ha noen med tidligere erfaring innen migrasjon, i det minste for å gjennomgå analyserapportene og bekrefte at bibliotektopologien i SharePoint og OneDrive gjenspeiler den faktiske måten selskapet jobber på, og ikke bare en bokstavelig kopi av hvordan ting var i Drive.

Kostnader, avkastning og prismyter mellom Google Workspace og Microsoft 365

I årevis har det blitt tatt for gitt at Google Workspace var «billigere» enn Microsoft 365Dette er delvis fordi mange startet med gratisversjoner av G Suite eller personlige Gmail-kontoer som ble omgjort til arbeidsverktøy uten åpenbare direkte kostnader.

Men ettersom Google har faset ut gratisabonnementer for bedrifter og konsoliderte abonnementsmodeller, Prisfordelen har falmet bort.I dag må den virkelige sammenligningen gjøres ved å ikke bare se på den månedlige lisensavgiften, men også på de totale eierkostnadene: integrasjon med andre applikasjoner, administrasjonstid, sikkerhetsbehov, teamproduktivitet osv.

Studier som rapporter om totaløkonomisk effekt på Microsoft-lag vise fram svært høy avkastning på investeringen når man analyserer reduksjonen i møtetid, elimineringen av reiser, forbedringen i teamkoordinering og akselerasjonen i beslutningstaking.

Noe lignende skjer med adopsjonen av Google Workspace i organisasjoner som starter med svært fragmenterte modeller: Flytt alt til en samarbeidende skyplattform Det reduserer informasjonssiloer, forbedrer onboarding av nye mennesker og gjør fjernarbeid mulig uten en stor infrastrukturutplassering.

Til syvende og sist er nøkkelen å analysere hvor mye det egentlig koster å fortsette slik vi gjør: individuelle Office-lisenserDropbox eller lignende lagring, tredjeparts e-post, tjenester fra backup spredte, ekstra sikkerhetsløsninger ... og sammenlign det med kostnaden og funksjonene til en integrert pakke som Microsoft 365 eller Google Workspace.

Avansert sikkerhet, hybridarbeid og modernisering av arbeidsplassen

Forlengelsen av hybrid- og fjernarbeid Dette har ført til at det ikke lenger er nok å bare ha kontorprogramvare og e-post. Bedrifter trenger løsninger som beskytter data på alle enheter, legger til rette for sikker autentisering fra ethvert sted og gir mulighet for sentralisert overvåking av potensielle trusler.

Microsoft har forbedret dette aspektet betraktelig med verktøy som Microsoft 365 Defender for bedrifter, som kombinerer beskyttelse mot skadelig programvare, sårbarhetshåndtering, informasjonsstyring og automatisert hendelsesrespons, med en XDR-tilnærming (utvidet deteksjon og respons) som ser på endepunkter, identiteter, e-post og applikasjoner sammen.

For organisasjoner som erstatter eldre utstyr, lokale servere og gamle løsninger Takket være skytjenester forenkler denne typen integrerte plattformer livet betraktelig: færre forskjellige produkter å vedlikeholde, færre vinduer å kontrollere og en klarere oversikt over hvem som har tilgang til hva.

Google har også forsterket sin forpliktelse til sikkerhet: Avanserte kontroller for endepunktadministrasjon, kontekstuelle sikkerhetsregler, revisjonsverktøy og en konstant innsats for å beskytte kontoer mot phishing og kapring. I miljøer der de fleste applikasjoner er skybaserte og nås via oppdaterte nettlesere, passer denne modellen utmerket.

I begge tilfeller ligger utfordringen vanligvis i riktig innledende konfigurasjon og i å lære opp brukerne til å bli vant til praksiser som multifaktorautentisering (MFA)Ansvarlig passordhåndtering og identifisering av mistenkelige e-poster.

Velg mellom Microsoft 365 og Google Workspace og planlegging av en migrering fra Google Å flytte til Microsofts økosystem er ikke en triviell avgjørelse, og den løses heller ikke utelukkende ved å se på lisensprisen: bedriftskulturen, typen enheter som brukes (Windows, Mac, mobil), sektoren den opererer i, viktigheten av sikkerhet og samsvar med regelverk, kompatibilitet med komplekse dokumenter og fremfor alt den faktiske måten team samarbeider på daglig spiller alle en rolle. Jo bedre disse faktorene forstås og jo bedre migreringsprosjektet er utformet – e-poster, kalendere, kontakter og filer med deres tillatelser – desto mer mening vil den valgte plattformen gi, og desto lettere vil det være for folk å ta den i bruk uten dramatikk og med følelsen av at produktivitetsverktøyene nå jobber til deres fordel og ikke mot dem.