Konfigurer snarveier for å automatisere arbeidsflyter

Hvis du tilbringer en god del av dagen foran datamaskinen, konfigurer snarveier for å automatisere arbeidsflyter Det kan utgjøre forskjellen mellom å stadig slukke branner og å ha oppgavene dine under kontroll. Tastatursnarveier, den snarveier på skrivebordet Og spesielle utførelses-URL-er lar deg utløse komplekse prosesser med et par taster eller et dobbeltklikk, uten å måtte navigere gjennom endeløse menyer.

I denne artikkelen skal vi rolig, men rett på sak, gå gjennom hvordan du kan dra nytte av snarveier i verktøy som Power Automate for skrivebord, Slack og automatiseringstjenester som Zapier eller Make. Du vil se hvilke typer arbeidsflyter som finnes, hvordan de aktiveres via snarveier, og hva du bør huske på angående tillatelser, begrensninger og personvern for å unngå overraskelser.

Hva er en arbeidsflyt, og hvorfor er det fornuftig å automatisere den?

Før vi begynner å spille tangentene, er det viktig å være tydelig på hva vi mener med arbeidsflytInnen programvarebransjen er en arbeidsflyt en strukturert sekvens av automatiserte trinn som tar deg fra punkt A til punkt B: du mottar noe (en e-post, en hendelse, en manuell bestilling), en rekke handlinger utføres, og et konkret resultat oppnås.

Tenk på en arbeidsflyt slik som i en kjede av sammenkoblede oppgaver hvor utdataene fra ett trinn blir input for det neste. For eksempel: en viktig e-post mottas, emnet hentes ut, sendes til en AI for å oppsummere det, sammendraget lagres i et dokument, og du mottar en melding på Telegram med den teksten. Alt dette kan skje uten at du berører noe annet enn å starte flyten med snarveier og makroer.

Arbeidsflyter diskuteres også utenfor den rent digitale verden. I en bedrift kan det å be om ferietid betraktes som en arbeidsflyt. Ansattes forespørsler, sjefens godkjenninger, HR-journalerForskjellen er at når vi bruker verktøy som Power Automate, Zapier, Make eller Slack Flow Builder, slutter mange av disse fasene å være manuelle.

Automatisering av disse prosessene tillater spar tid, reduser menneskelige feil og standardiser repeterende oppgaverI stedet for å kopiere data fra ett sted til et annet eller alltid åpne de samme programmene, konfigurerer du arbeidsflyten én gang og utløser den deretter med en snarvei eller helt automatisk.

Innen automatisering finnes det flere typer arbeidsflyter. Disse inkluderer flyter. sekvensiellhvor hvert trinn fullføres før man går videre til det neste; flytene paralleller, som utfører flere oppgaver samtidig og deretter kombinerer resultatene; og flytene betingede, som endrer ruter i henhold til regler som «hvis X skjer, gjør A; hvis ikke, gjør B». Mange av eksemplene vi skal se kombinerer disse tre tilnærmingene.

Power Automate-snarveier på skrivebordet: tastatur, skrivebord og URL

Power Automate for desktop (tidligere kjent som Power Automate Desktop) er Microsofts tilbud for automatisering av oppgaver i Windows. Styrken ligger i at du, i tillegg til å starte arbeidsflyter fra konsollen, kan... Utløs dem med hurtigtaster, skrivebordssnarveier og spesielle nettadressersom passer perfekt til en hektisk arbeidsrutine.

Det første du må gjøre er å oppfylle noen grunnleggende kravPower Automate for skrivebord må være installert på datamaskinen din, du må være logget på kontoen din, og du trenger et Power Automate Premium-abonnement eller tilgang til et betal-etter-bruk-miljø. Uten disse vil ikke skrivebordsflyter og snarveiene deres fungere som de skal.

Konfigurer hurtigtaster for skrivebordsarbeidsflyter

Med Power Automate kan du tilordne hurtigtaster for to ting: starte en spesifikk skrivebordsarbeidsflyt og kontrollere utførelsen (pause, gjenoppta eller stopp). På denne måten unngår du å åpne konsollen hver gang du vil kjøre en automatisering.

Å lage en snarvei For å kjøre en arbeidsflyt, åpne Power Automate-skrivebordskonsollen, finn ønsket arbeidsflyt, høyreklikk på navnet og skriv inn EgenskaperI dialogboksen ser du et felt der du kan skrive inn tasten eller tastekombinasjonen som skal fungere som en utløser. Fra det øyeblikket av, Når du bruker den snarveien, starter flyten på den maskinen og med brukerkontoen din.

Hvis den definerte flyten krever inngangsvariablerNår du starter den med hurtigtasten, vil konsollen dukke opp og be deg om å fylle ut de riktige verdiene. Du mister ikke kontrollen: automatiseringen kjører, men du bestemmer hvilke data som skal legges inn hver gang det trengs.

For å opprette snarveien, høyreklikk på flyten i konsollen og skriv inn snarveiegenskaper Du finner feltet for å tilordne kombinasjonen. For utførelseskontrolldelen (pause, gjenoppta, stopp) tilordnes ikke snarveiene i hver flyt, men i selve flyten. konsollinnstillingerDerfra kan du definere globale kombinasjoner som vil påvirke den pågående flyten, noe som er spesielt nyttig i testing eller hvis noe setter seg fast.

Det er verdt å merke seg at det finnes visse tekniske begrensningerPower Automate støtter bare snarveier ved bruk av én enkelt funksjonstast (f.eks. F9) eller kombinasjoner som inkluderer minst én spesialtast (Ctrl, Alt, Shift eller Windows-tasten) sammen med en annen tast. Det er ikke tillatt å bare trykke på "A" eller "B" for å unngå konflikter med vanlig skriving.

I tillegg lagres snarveiene per bruker og per maskinDette betyr at hver person som bruker datamaskinen kan definere sine egne snarveier for samme arbeidsflyt, og at snarveier fra én datamaskin ikke magisk replikeres til en annen. Hvis du jobber med flere maskiner, må du konfigurere en snarvei på hver enkelt.

Lag snarveier på skrivebordet for arbeidsflyter

En annen praktisk måte å starte en skrivebordsarbeidsflyt på er å bruke snarveier på selve Windows-skrivebordetDette er veldig nyttig for de som foretrekker å dobbeltklikke fremfor å memorere tastekombinasjoner.

Fremgangsmåten er enkel: I Power Automate-konsollen høyreklikker du på skrivebordsflyten du vil starte på denne måten, og velger Opprett snarvei på skrivebordetSystemet vil generere en snarvei på skrivebordet ditt, som du deretter kan flytte til en hvilken som helst mappe på maskinen din hvis du vil holde den mer organisert.

Dobbeltklikk på ikonet for å kjøre den tilhørende flyten. Hvis flyten ber om inndatavariabler, Konsollen vil be om nødvendige data igjen. Før du starter. Det fungerer på samme måte som med hurtigtaster, bortsett fra at utløseren er et tradisjonelt ikon.

Som standard viser Power Automate alltid en bekreftelsesdialog Når en flyt kalles fra en URL eller en snarvei på skrivebordet, vises en bekreftelsesdialog. Dette gir et ekstra sikkerhetslag for å forhindre utilsiktede oppstarter. Hvis scenarioet ditt er godt kontrollert og du prioriterer hastighet, kan du få tilgang til konsollinnstillingene og deaktivere alternativet "Vis bekreftelsesdialog når flyter kalles eksternt". Alternativt kan du endre denne virkemåten ved å endre den tilsvarende oppføringen i Windows-registeret.

Bruk spesielle URL-er for å kjøre skrivebordsflyter

Utover tastaturet og skrivebordet støtter Power Automate spesifikke nettadresser som utløser strømmerDe er veldig fleksible, fordi du kan lime dem inn i nettleseren, kjøre dem fra Windows Kjør-dialogboksen, bruke dem i skript eller integrere dem med Oppgaveplanleggeren.

Utførelses-URL-er har skjemaer av typen ms-powerautomate:/konsoll/flyt/run og lar deg identifisere flyten etter navn, ID eller en kombinasjon av miljø + ID/navn. Noen vanlige formater er:

• ms-powerautomate:/console/flow/run?workflowName=

• ms-powerautomate:/console/flow/run?workflowId=

• ms-powerautomate:/console/flow/run?environmentId=&workflowId=

• ms-powerautomate:/console/flow/run?environmentId=&workflowName=

De to første variantene spesifiserer ikke miljøet, så Power Automate bruker miljøet som for øyeblikket er valgt i konsollenHvis verken navnet eller flyt-identifikatoren er angitt, ignoreres kommandoen fordi den ikke vet hva den skal utføre.

Når URL-en inneholder en miljø-ID Og hvis konsollen er i et annet miljø, bytter Power Automate automatisk til riktig miljø for å starte arbeidsflyten. Dette forenkler ting betraktelig hvis du administrerer flere miljøer (utvikling, testing, produksjon) fra samme maskin.

For å bygge disse URL-ene må du finne noen identifikatorer. Miljø-ID Den kan hentes fra Power Automate-nettportalen ved å velge ønsket miljø og kopiere verdien som vises i adressefeltet i delen «Mine flyter». Flyt-ID for skrivebordI stedet ser du den ved å åpne Power Automate-skrivebordskonsollen, høyreklikke på flyten og gå til Egenskaper: der finner du en unik identifikator som du kan bruke på nytt i URL-ene dine.

Disse adressene kan brukes fra ledetekst eller skriptFor eksempel, i MSI-installasjoner kan du aktivere en flyt med en kommando som ligner på:
"C:\Program Files (x86)\Power Automate Desktop\dotnet\PAD.Console.Host.exe" "ms-powerautomate:/console/flow/run?workflowName="

Og det er også mulig å integrere dem med Windows oppgaveplanlegger å utløse arbeidsflyter uten menneskelig inngripen på bestemte tidspunkter eller som svar på bestemte hendelser. I en typisk planlagt oppgave etableres følgende ruter som "Program/skript":

• MSI: C:\Program Files (x86)\Power Automate Desktop\dotnet\PAD.Console.Host.exe

• Microsoft Store: C:\WINDOWS\system32\WindowsPowerShell\v1.0\powershell.exe

Avanserte parametere i utførelses-URL-er

Utførelses-URL-er lagres ikke i flytidentifikatoren. Du kan legge til valgfrie inngangsparametere for å ytterligere kontrollere hvordan prosessen oppfører seg. Blant de mest interessante er inputArguments, autologin y runId.

Parameter inputArguments Dette lar deg sende inndatavariablene fra flyten direkte inn i URL-en, i JSON-format. For eksempel:
ms-powerautomate:/console/flow/run?workflowId=&inputArguments={"NombreExterno1":"Valor1","NombreExterno2":123}

Hvis alle nødvendige variabler er inkludert i den blokken, vil konsollen Den vil ikke spørre deg om noe når du starter flyten.fordi den allerede har all informasjonen. Dette er spesielt nyttig når du vil kjøre den samme flyten med forskjellige verdier fra eksterne skript eller integrasjoner. For å lære mer inndataparametere i snarveier Du vil se nyttige teknikker og eksempler.

Parameter automatisk pålogging lar Power Automate logge inn stille ved hjelp av den nåværende Windows-kontoenuten brukermedvirkning. Det er imidlertid et viktig krav: brukeren må tidligere være lukket i Power Automate, og programmet kan ikke kjøre. En URL med denne oppførselen kan være:
ms-powerautomate:/console/flow/run?workflowId=&autologin=true

Til slutt, parameteren kjør-ID Den lar deg definere en spesifikk GUID som skal brukes til tagging og organisere protokollene fra den henrettelsenPower Automate oppretter en mappe under:
C:\Brukere\\AppData\Lokal\Microsoft\Power Automate Desktop\Konsoll\Skript\\Kjøringer\
og vil lagre de tilhørende loggene der. Dette forenkler påfølgende feilanalyse eller utførelsesrevisjon betraktelig.

En URL med runId Det ville se omtrent slik ut:
ms-powerautomate:/console/flow/run?workflowId=&runId=

Snarveier og arbeidsflyter i Slack

Det handler ikke bare om operativsystemet. Samarbeidsverktøy som Slack tilbyr også lignende løsninger. automatiser arbeidsflyter og utløs dem med snarveierKommandoer og små knapper integrert i samtaler reduserer tiden brukt på rutinemessige teamoppgaver betraktelig.

Slack tilbyr flere typer snarveier: applikasjonssnarveier, skråstrekkommandoer og tilpassede arbeidsflyter som kan kalles fra selve meldingsboksen. Hver av dem har sin rolle i plattformen.

Applikasjonssnarveier i Slack

Mange applikasjoner som integreres med Slack (Asana, Trello, GitHub, osv.) inkluderer spesifikke snarveier Disse funksjonene lar deg utføre handlinger på disse tjenestene uten å forlate arbeidsområdet. Fra en kanal kan du for eksempel opprette en oppgave, laste opp en fil til et annet system eller sjekke statusen til en sak.

Når du bruker en av disse tilgangsmetodene, ber Slack deg vanligvis om å Vennligst oppgi litt tilleggsinformasjon. For å bedre definere handlingen: kanskje en tittel, en lenke eller en beskrivelse. Vanligvis viser selve menyen hjelpemeldinger mens du skriver, fordi hver apputvikler definerer hvilke felt som er obligatoriske og hvordan de skal fylles ut.

Disse snarveiene har fordelen at De innkapsler relativt komplekse strømninger. Med bare et par klikk: i stedet for å åpne nettleseren, logge inn på tjenesten og opprette elementet manuelt, gjør du det direkte fra samtalen der behovet oppsto.

Skråstrekekommandoer

Kommandoer skråstrek i Slack De er en annen veldig rask måte å starte automatiserte handlinger på. I hvilken som helst kanal eller direktemelding kan du skrive en skråstrek (/) etterfulgt av en kommando og parametere, og Slack vil tolke instruksjonen.

Det finnes kommandoer integrert i selve plattformen (for å endre status, administrere varsler, opprette påminnelser osv.) og andre lagt til av tredjepartsapplikasjoner. I begge tilfeller tillater de utføre vanlige oppgaver uten å måtte navigere gjennom menyerDu skriver kommandoen, trykker Enter, og det er det.

Noen kommandoer kan være begrenset til eiere eller administratorer Noen arbeidsområder har funksjoner, andre fungerer ikke i mobilappen, og enkelte avanserte kommandoer er bare tilgjengelige på betalte abonnementer. Likevel er de grunnleggende funksjonene som er tilgjengelige i ethvert arbeidsområde tilstrekkelige til å dekke mange vanlige daglige oppgaver.

Tilpassede arbeidsflyter i Slack

Slack inkluderer sin egen ArbeidsflytoppretterDette lar deg designe automatiseringer i plattformen uten å måtte programmere. Dette kan være enkle prosesser (for eksempel et skjema for å be om ferietid i en HR-kanal) eller mer komplekse sekvenser knyttet til andre verktøy.

Når du har opprettet en arbeidsflyt, lar Slack deg «markere» den i en spesifikk samtale. Når du har gjort det, Meldingsfeltet erstattes av en knapp. som starter flyten. Ethvert medlem av kanalen kan trykke på den knappen for å aktivere prosessen eller gå tilbake til den vanlige tekstboksen ved å bruke alternativet «Send en melding».

I Enterprise-planene, kanaladministratorer De kan bestemme hvem som har tillatelse til å legge til, fjerne eller fremheve arbeidsflyter i hver kanal. Dette forhindrer at noen fyller samtalen med irrelevante automatiseringer og tillater bruk av policyer etter rolletype, definert av organisasjonens eiere.

Hvis du ser at andre medlemmer i kanalen din kan legge til eller fjerne flyter, men du ikke kan det, kan det hende at rollen din har ytterligere restriksjonerI så fall må du snakke med eieren av arbeidsområdet eller intern støtte for å få tillatelsene gjennomgått.

I tillegg til interne arbeidsflyter, vedlikeholder Slack en svært omfattende katalog over applikasjoner og integrasjoner (Asana, Jira, Trello, Google Drive, Zapier, osv.) som har som mål å automatisere deler av arbeidet: påminnelser, filsynkronisering, smarte varsler, dataanalyse, prosjektledelse og mye mer.

Slik konfigurerer og utløser du arbeidsflyter på automatiseringsplattformer

Utover Power Automate og Slack finnes det spesialiserte tjenester som Zapier, Make.com og andre lignende, hvis hovedformål er å bygge arbeidsflyter mellom dusinvis eller hundrevis av webapplikasjoner. De er ideelle for å sammenføye deler som du ellers måtte koordinere manuelt.

Disse verktøyene fungerer som en blankt lerret der du kobler trinneneMange tilbyr forhåndskonfigurerte maler (for eksempel «når noen fyller ut et Google-skjema, oppretter de en potensiell kunde i CRM-systemet ditt og sender deg en e-post»). Maler er nyttige både for å komme raskt i gang og for å inspirere deg og vise deg hva som kan gjøres.

For å bruke disse tjenestene må du koble til tredjepartskontoene dineNoen ganger er det nok å logge inn og gi tillatelser fra selve plattformen (typisk OAuth fra Google, Microsoft, Slack osv.), og i andre tilfeller må du generere en API-nøkkel i målverktøyet og lime den inn i koblingsinnstillingene.

Når tjenestene er koblet sammen, lar grensesnittet deg gå definere hva som skjer i hvert trinnFiltrer informasjon, transformer den, berik den med AI, lagre resultater i regneark, send varsler eller kall andre API-er. Kombinasjonen av blokker kan være så enkel eller så kompleks som du trenger.

I alle disse systemene er det første elementet vanligvis et utløser eller utløserDet kan være en ekstern hendelse (en innkommende e-post, en ny oppføring i en database, en statusendring i et CRM-system), en planlagt utløser (hver time, hver dag på et bestemt tidspunkt) eller en manuell utløser fra et panel eller til og med fra en snarvei i nettleseren din.

Fra den utløseren bygger du handlingskjeden inntil det endelige resultatet er nådd, som vanligvis er en slags spesifikk utdata: sending av en melding, oppretting av et dokument, oppdatering av en post eller generering av en rapport. I noen tilfeller innlemmes betingede trinn (innholdsbaserte grener) og parallelle handlinger for å behandle forskjellige data samtidig.

Når det gjelder AI, tillater mange plattformer inkludere en modell som en del av arbeidsflytenDu kan for eksempel sende den tekst eller et datasett, be den om å generere et strukturert sammendrag, og deretter bruke resultatet til å mate et annet trinn (for eksempel å oppdatere et dashbord eller automatisk svare på en e-post).

Personvern og sikkerhet ved automatisering med snarveier

Alt som innebærer å ta snarveier impliserer gi noe kontroll til verktøyetDerfor er det viktig å gjennomgå personvern- og sikkerhetsaspektene når du konfigurerer arbeidsflyter, spesielt hvis du utløser dem med brukervennlige snarveier.

Hvis du kobler tjenester som Gmail, Slack eller CRM-systemet ditt til automatiseringsplattformer, hver gang arbeidsflyten utløses, Noe av informasjonen fra disse tjenestene vil gå gjennom automatiseringsleverandøren.Dette inkluderer e-poster, kundedata, dokumenter eller annet innhold som arbeidsflyten trenger for å gjøre jobben sin.

Når man introduserer AI i ligningen, blir problemet enda mer komplekst. ledetekster og tekstmeldinger som du sender til modellen De lagres eller behandles også på tredjepartsservere, med egne retningslinjer for datalagring. Dette betyr ikke at du ikke bør bruke disse løsningene, men du må vurdere hva slags informasjon som er akseptabelt å dele og hva som alltid bør forbli på interne systemer.

Det anbefales på det sterkeste i bedriftsmiljøer koordinere automatisering med IT- eller sikkerhetsteametDe kan hjelpe deg med å gjennomgå databehandleravtaler, sette opp sterk autentisering (f.eks. enkel pålogging eller MFA), begrense tilgjengelige koblinger og etablere klare regler for hvilken type data som kan passere gjennom eksterne arbeidsflyter.

I verktøy som Power Automate oversettes disse bekymringene også til bestem når bekreftelsesdialogbokser skal vises Når du starter arbeidsflyter fra snarveier eller URL-er. I et personlig miljø er det kanskje ikke så viktig å deaktivere dem for å øke hastigheten, men på en delt server eller en produksjonsmaskin er det lurt å holde dem aktive for å forhindre utilsiktede kjøringer.

Kort sagt, automatisering med snarveier er en reell produktivitetsøkning når det gjøres strategisk. Ved å kombinere Tastatursnarveier, skrivebordssnarveier, oppstarts-URL-er og hurtigtilgang i samarbeidsapper Du kan orkestrere svært kraftige arbeidsflyter som reduserer repeterende arbeid og minimerer feil. Nøkkelen er å sette av den innledende tiden til å utforme arbeidsflyten riktig, dokumentere den, teste den grundig og anvende gode sikkerhets- og personvernrutiner, slik at kuren ikke er verre enn sykdommen.