- Samenvoegen is gebaseerd op een hoofddocument, een gegevensbron en samenvoegvelden.
- Met de velden voegt u gegevens toe, zoals namen en adressen. De weergave ervan wordt bepaald door de opmaak van het veld zelf.
- Met de functie Velden toewijzen worden uw headers gekoppeld aan die van Woord om ontbrekende of verkeerd geplaatste gegevens te voorkomen.
Als u met grote hoeveelheden brieven of post voor veel mensen werkt, Samenvoegen in Word Het is die discrete bondgenoot die u uren bespaart. Hiermee kunt u gepersonaliseerde documenten voor elke ontvanger maken vanuit één sjabloon, overzichtelijk en zonder dat u namen of adressen één voor één hoeft te kopiëren en plakken.
Het idee is simpel: je gebruikt een hoofddocument in WordJe verbindt het met een gegevensbron (een lijst, een Excel blad of een database) en je plaatst samenvoegvelden in de tekst waar u wilt dat Word automatisch de informatie voor elk record invoegt. Aan het einde van het proces genereert Word een aangepaste versie voor elke gegevensbronnaam, in het formaat dat u kiest en klaar om te bekijken, af te drukken of te verzenden.
Wat is samenvoegen in Word?
Mail merge is de Word-functie waarmee u automatisch aangepaste documenten kunt maken met variabele gegevens (zoals naam, adres of functiebinnen hetzelfde basisbestand. In plaats van tientallen brieven te schrijven, bereidt u er één voor en laat u Word de juiste waarden voor elke ontvanger invoegen.
Om dit te bereiken gebruikt Word elementen die samenvoegveldenDit zijn tijdelijke aanduidingen die aangeven waar de informatie uit de gegevensbron moet worden ingevoegd, bijvoorbeeld de naam in de aanhef, het adres in de koptekst of het bedrijf in de berichttekst. Zodra u de samenvoeging uitvoert, worden deze tijdelijke aanduidingen vervangen door de daadwerkelijke inhoud.
Als gegevensbron kunt u een tabel in Word gebruiken, een Excel spreadsheetOutlook-contacten of zelfs een database. De sleutel is dat elke kolom een gegevenstype vertegenwoordigt (voornaam, achternaam, plaats, enz.) en elke rij een record is, dat wil zeggen een specifieke ontvanger.
Eenmaal geconfigureerd, werkt u aan de hoofddocument Net als een gewone brief: u schrijft, voegt velden toe waar nodig en past uw gewenste opmaak toe. Zodra de samenvoeging is voltooid, retourneert Word een set documenten of pagina's, één voor elke ontvanger, met de tekst en velden al ingevuld.
Hoofddocument, gegevensbron en samenvoegvelden
Het eerste ingrediënt is de hoofddocumentDit definieert de structuur en het ontwerp: koppen, hoofdtekst, afsluiting en natuurlijk de exacte locatie voor variabele gegevens. Hier voegt u de velden in en past u de opmaak (lettertype, grootte, regelafstand) aan zoals u dat in elk Word-document zou doen.
Het tweede ingrediënt is gegevensbrondie uit verschillende bronnen kunnen komen. Het meest gebruikelijk is een Excel-bestand met duidelijk gelabelde kolommen (naam, achternaam, adres, postcode, enz.). Hoe beter dit bestand georganiseerd is, hoe minder problemen u zult ondervinden bij het toewijzen van velden en het uitvoeren van de samenvoeging.
Het derde element is de samenvoegveldenZe fungeren als een brug tussen de twee werelden: u voegt ze in het hoofddocument in en Word vult ze met de informatie uit de corresponderende kolom van de gegevensbron voor elke ontvanger. Zo wordt {Naam} Marta, Carlos of Lola, afhankelijk van de record.
Wanneer de samenvoeging voltooid is, genereert Word één versie van het document per recordIn de praktijk betekent dit dat als u 200 contactpersonen in uw lijst hebt, u 200 brieven of berichten met gepersonaliseerde gegevens ontvangt, waarbij rekening wordt gehouden met de door u gekozen opmaak en vormgeving.
Hoe de begroetingsregel in te voegen
Een van de meest voorkomende invoegingen is de begroeting. Word maakt dit gemakkelijk met een specifieke opdracht om ervoor te zorgen dat de formule er perfect en professioneel uitziet, met behulp van de informatie over voor- en achternamen uit de gegevensbron.
- Open het tabblad Correspondentie en kies de optie BegroetingslijnZo selecteert u welk type begroeting u wilt gebruiken.
- In het vak dat verschijnt, kies het formaat Kies een begroeting die het beste bij uw stijl past (bijvoorbeeld: beste, met of zonder titel, met komma of dubbele punt, etc.).
- pers Accepteren Wanneer u het overeenkomstige samenvoegveld in het document wilt invoegen, ziet u een tijdelijke aanduiding die aangeeft waar de daadwerkelijke begroeting wordt geplaatst.
- Ga naar Bestand> Opslaan Om je wijzigingen op te slaan. Het is een goede gewoonte om je wijzigingen steeds op te slaan.
Als u merkt dat de begroeting niet de voor- of achternaam weergeeft zoals verwacht, is het de moeite waard om de veldopdrachtomdat de gegevensbron mogelijk andere headers heeft dan Word standaard verwacht.
Andere velden uit de gegevensbron toevoegen
Naast de aanhef kunt u alle informatie in uw lijst invoegen: bedrijf, adres, plaats of andere gegevens die u hebt voorbereid. Met de samenvoegtools van Word kunt u dit doen. samenvoegvelden invoegen die de hiaten in het hoofddocument opvullen.
Het proces is voor alle gegevensvelden vergelijkbaar: plaats de cursor precies op de juiste plek in de tekst en voeg het bijbehorende veld in. Op deze manier wordt de brief volledig gepersonaliseerd, met behoud van de originele tekst. samenhang en stijl bij elke uitstap.
- Algemene velden: Naam, Achternamen, Adres, stad, postcode, vennootschap.
- Specifieke projectvelden: bijvoorbeeld, client nummer, vervaldatum o gecontracteerd product, als je ze in je bron hebt opgenomen.
Voeg alleen de velden in die relevante informatie bevatten; hoe meer u zonder volgorde plaatst, hoe moeilijker het zal zijn om een overzicht te behouden. duidelijke en professionele presentatieAls er gegevens ontbreken, kunt u terugkeren naar de gegevensbron, deze aanvullen en de verbinding vernieuwen.
Velden toewijzen om ontbrekende gegevens te voorkomen
Soms heeft de kolom in uw gegevensbron niet precies de naam die Word verwacht (bijvoorbeeld 'Klantnaam' in plaats van 'Naam'). Voor deze situaties bevat Word een functie om velden toewijzen die uw headers toewijst aan de standaardvelden van de join.
Veldtoewijzing lost veelvoorkomende problemen op, zoals ontbrekende delen van adressen of begroetingen waarbij achternamen niet worden weergegeven. Als u hiaten in de resultaten opmerkt, ga dan naar de toewijzing en controleer of elk veld standaardveld aan de juiste kolom in uw lijst worden gekoppeld.
Het is een goede gewoonte om deze toewijzing te controleren voordat u veel velden gaat invoegen. Dit zorgt ervoor dat Word bij het samenvoegen de juiste velden foutloos vindt. exacte informatie die in het document moeten worden opgenomen.
Als u uw gegevensbron bijwerkt (nieuwe kolommen toevoegen of de titels wijzigen), is het een goed idee om terug te gaan naar de toewijzing om te controleren of alles nog werkt. goed verbondenvooral in projecten met veel ontvangers.
Pas de opmaak van de gecombineerde inhoud aan
Met Word kunt u de weergave van de gegevens die uit de bron komen, nauwkeurig aanpassen om een perfect resultaat te garanderen. Als u de lettertype, grootte of spatie Om een ingevoegd gegevensveld op te maken, selecteert u eenvoudigweg de naam van het samenvoegveld in het document en past u de opmaak toe zoals u dat met normale tekst zou doen.
Deze methode is vooral handig bij postadressen, waar het wenselijk kan zijn om een kleinere regelafstand of een leesbaar lettertype voor enveloppen. Ook bij begroetingen of bedrijfsnamen kan een iets groter lettertype visueel verschil maken.
Houd er rekening mee dat de opmaak die u op het samenvoegveld toepast, van invloed is op alle records wanneer u de documenten genereert. Daarom is het de moeite waard om even de tijd te nemen om... probeer stijlen totdat u de look vindt die het beste bij uw identiteit of de formaliteit van de verzending past.
Als u met bedrijfssjablonen werkt, probeer dan de consistentie met de stijlgids van uw organisatie: lettertype, toegestane kleuren, groottes en marges. Mail merge respecteert al deze ontwerpbeslissingen.
Resultaten opslaan, genereren en bekijken
Nadat u de velden hebt ingevoegd en de opmaak naar wens hebt ingesteld, kunt u het resultaat voor elke ontvanger genereren. beëindig de combinatieWord genereert voor elk record in de gegevensbron een aangepaste versie, zodat u elk document afzonderlijk kunt bekijken en indien nodig kleine aanpassingen kunt doorvoeren.
Het is aan te raden om het hoofddocument regelmatig op te slaan (Bestand> OpslaanEn als je een bestand met de uitgebreide resultaten maakt, houd het dan apart. Zo kun je, als je iets opnieuw moet doen, teruggaan naar de sjabloon en de combinatie herhalen. zonder je baan te verliezen voorafgaande.
Voor zeer lange zendingen is het een goede strategie om een voorvertoning met een paar records om te controleren of de velden correct zijn ingevuld, of de welkomstregel correct is en of er geen vreemde alinea-einden of regeleinden zijn.
Als u tevreden bent, kunt u afdrukken, een enkel bestand met alle kaarten genereren of, als uw workflow dit toelaat, de inhoud voorbereiden voor gebruik in e-mailberichten met hetzelfde niveau van maatwerk.
Gepassioneerd schrijver over de wereld van bytes en technologie in het algemeen. Ik deel mijn kennis graag door te schrijven, en dat is wat ik in deze blog ga doen: je de meest interessante dingen laten zien over gadgets, software, hardware, technologische trends en meer. Mijn doel is om u te helpen op een eenvoudige en onderhoudende manier door de digitale wereld te navigeren.