Dagelijks hebben we van alles te doen: van huishoudelijk werk doen, de hond uitlaten, naar school gaan of gewoon belangrijke evenementen bijwonen. Maar in de zakelijke sfeer moet je ook je huiswerk afmaken, dus in alle gevallen heb je een nauwkeurige organisatie.
De beste manier om je tijd in te delen is wellicht door te plannen, en om dat effectief te doen en elke seconde optimaal te benutten, zijn programma's voor taakorganisatie ideaal.
De 7 beste software om taken te organiseren
Er zijn duizenden apps voor smartphones waarmee je taken kunt plannen, vergelijkbaar met kalenders en agenda's, maar wij willen je dezelfde mogelijkheden bieden op je desktopcomputer of laptop.
Het belangrijkste is om je dag zo goed mogelijk te benutten om alles op je takenlijst af te vinken en grote taken op te splitsen in kleinere taken die je als team kunt voltooien. Dit zijn de beste programma's voor het plannen van taken op je pc.
▷Lees: 7 beste programma's voor ondernemers ▷
1. Trello
Trello is een veelzijdig hulpmiddel: van projectmanagement en het organiseren van je reclame- en marketingstrategieën tot het plannen van zaken met grote teams en het simpelweg ordenen van je taken.
Via een themabord kun je kleinere borden weergeven, elk gericht op een specifieke functie. Je kunt zelfs andere gebruikers uitnodigen om je te helpen met de verschillende categorieën, zodat je het sneller kunt afronden.
In essentie kun je met Trello takenlijsten toevoegen en deze afvinken wanneer ze voltooid zijn. Je kunt media zoals video's, afbeeldingen of documenten uploaden, en ze importeren vanuit je Google Drive of andere vergelijkbare cloudopslag.
Alle borden kunnen worden gesegmenteerd op basis van een specifieke tag die u aanmaakt, en de tool is vrijwel gratis. Registratie gebeurt met uw e-mailadres en alle mogelijkheden liggen direct binnen handbereik.
2.OneNote
Met OneNote is alles nog eenvoudiger, en je kunt het direct vanaf je bureaublad gebruiken, omdat het een installeerbare applicatie is. Het is meestal onderdeel van het Microsoft Office- pakket , maar je kunt het ook apart downloaden.
Daar kun je het type notities en de organisatie ervan selecteren met behulp van notitieboeken. Elk notitieboek is ingedeeld op basis van categorieën zoals financiën, werk, persoonlijk en gezin , met de mogelijkheid om meer onderwerpen voor notities toe te voegen.
In die zin kunt u met OneNote alles identificeren aan de hand van kleurgecodeerde labels en kunt u lijsten maken van contacten, aankopen, taken, onderwerpen om te ontwikkelen, klanten om te bedienen, openstaande bestellingen, beschikbare producthoeveelheden en nog veel meer.
Het biedt ook de mogelijkheid om afbeeldingen, foto's, documenten, video's en andere bestanden in te voegen, waardoor het de beste taakbeheerder voor pc is die je kunt vinden.
3. Chandler
Chandler is niet de meest intuïtieve methode, en het zal even duren voordat je eraan gewend bent, ook al lijkt het op het eerste gezicht vrij eenvoudig. Maar als je het eenmaal onder de knie hebt, kan het de ideale oplossing zijn om je dagelijkse leven te organiseren.
Van daaruit heb je vier planningsopties, waaronder een evenementen- en activiteitenkalender, je eigen contacten- en leverancierslijst, een notitieblok om belangrijke zaken te noteren en afsprakenbeheer voor je klanten.
Daarnaast kunt u met Chandler takenlijsten maken en documenten of andere items die met het proces te maken hebben, bijvoegen. U kunt uw agenda synchroniseren met uw e-mail om uw planning te importeren of exporteren.
Het programma laat je ook taken afvinken zodra je ze hebt voltooid, en je ontvangt meldingen in de taakbalk van je pc om je op de hoogte te houden van wat je gedurende de dag moet doen. Het is beschikbaar voor Linux onder een gratis en open-source GNU-licentie.
4. Google Keep
Google Keep is ongelooflijk eenvoudig, uiterst intuïtief en volledig gratis. Het is gebaseerd op de flexibiliteit van een platform voor het maken van notities in realtime. Je kunt er allerlei soorten notities maken of gewoon takenlijsten opstellen.
Naarmate je ze voltooit, kun je ze afstrepen of verwijderen . Een groot doel is opgedeeld in meerdere deeltaken die in een geschikte volgorde moeten worden uitgevoerd, wat een aanzienlijk voordeel oplevert ten opzichte van de concurrentie.
Google Keep wordt uiteraard niet gedownload; je moet het via je browser gebruiken door in te loggen op je Google-account. Je kunt documenten vanuit Google Drive bijvoegen , maar het is niet bedoeld voor het beheren van je activiteiten, want daarvoor is Google Agenda bedoeld.
Sommige tools, zoals de OCR-lezer, kunnen tekst uit een afbeelding extraheren. Het biedt ook de mogelijkheid om in teamverband te werken door andere gebruikers toe te voegen en hen specifieke taken toe te wijzen, waardoor het een uitstekende tool is voor taakbeheer.
5. Microsoft-taken
Onze favoriet is Microsoft To-Do, omdat het platform is georganiseerd rond lijsten en verschillende categorieën. Je hebt een lijst voor werk en een voor thuis, waarin je met behulp van checklists aangeeft wat je moet doen . Deze checklists kunnen worden verwijderd zodra ze zijn voltooid.
Je kunt ook lijsten selecteren met dingen die je wilt kopen, films die je wilt kijken, restaurants waar je wilt eten, parken die je wilt bezoeken en winkels waar je wilt winkelen, elk met een bijbehorend pictogram.
Wil je andere soorten lijsten maken? Dan kun je dat met Microsoft To-Do zelf doen en kiezen uit alle beschikbare emoji's. Het is heel eenvoudig, met een minimalistische interface die is aangepast aan de mogelijkheden van je computer.
Daarnaast kun je de app synchroniseren met Outlook om documenten en multimediabestanden van maximaal 25 MB bij te voegen, deadlines in te stellen of dagelijkse herinneringen voor elke taak te configureren, naast andere mogelijkheden.
6. Todoist
Todoist is veel geavanceerder, maar zonder de interface te overladen, waardoor het vanaf het begin intuïtief is. Omdat het platformonafhankelijk is, kan het worden geïnstalleerd op Windows , Linux, Mac en smartphones zoals Android en iOS , of eenvoudig worden gebruikt via de webversie.
Alle accounts worden gesynchroniseerd, zodat u geen organisatorische gegevens verliest. U kunt zelfs andere gebruikers toevoegen en hen specifieke taken toewijzen, en hen herinneringen sturen op basis van hun locatie.
Als dat nog niet genoeg is, verdeelt Todoist grote taken in subcategorieën op basis van hun belangrijkheid. Je kunt ze ook onderscheiden op basis van werk, een persoonlijk project of je dagelijkse huishoudelijke taken.
Wat de identificatie betreft, kunt u een pictogram definiëren om het onderwerp weer te geven, voltooide taken afstrepen of eenvoudigweg documenten toevoegen, net als in andere programma's voor taak- en projectorganisatie.
7. asana
Asana is iets complexer en heeft een beter ontworpen interface, wat handig is voor zowel bedrijfsorganisatie als het plannen van persoonlijke activiteiten, afhankelijk van het gekochte abonnement.
Dit is een online applicatie voor het organiseren van taken waarmee je ze kunt categoriseren en definiëren met behulp van checklists, ze als voltooid kunt markeren en je voortgang kunt bijhouden. Deze checklists worden onderscheiden door percentages en kleuren om aan te geven wat er nog moet gebeuren.
Asana biedt je ook de mogelijkheid om taken voor elke gebruiker te definiëren of ze eenvoudig te delen, maar gebruikers moeten zich wel aanmelden voor het platform met hun e-mailadres. Je kunt bestanden, afbeeldingen en documenten in verschillende formaten invoegen.
Een ander pluspunt is dat je je account kunt synchroniseren met Google Agenda om je activiteiten en belangrijke gebeurtenissen te importeren. Het kan dus een prima alternatief zijn als je deze informatie snel wilt raadplegen.
Conclusies
Maak checklists, plan je activiteiten per categorie, ontvang meldingen en herinneringen en werk samen met taakbeheersoftware. Deze tools zijn een absolute aanrader als je je dagelijkse productiviteit wilt verhogen.
Het is zelfs bewezen dat mensen die hun dagelijks leven plannen en al hun taken organiseren op basis van hun tijd, het meeste uit hun leven kunnen halen en vrijetijdsbesteding of onbelangrijke activiteiten kunnen vermijden.
▷Je zou moeten lezen: 8 beste kantoorprogramma's ▷
Als je echter recreatieve activiteiten, films die je wilt kijken, dingen die je moet kopen en dat soort zaken wilt toevoegen, kan dat ook via deze platforms. Je kunt een pagina selecteren om je taken online te plannen of de applicatie gewoon downloaden naar je pc.
Sommige apps hebben zelfs een smartphoneversie, en dankzij de synchronisatiefuncties blijf je altijd op de hoogte van de wijzigingen die je op elk apparaat aanbrengt.
Mijn naam is Javier Chirinos en ik ben gepassioneerd door technologie. Zolang ik me kan herinneren was ik dol op computers en videogames en die hobby mondde uit in een baan.
Ik publiceer al meer dan 15 jaar over technologie en gadgets op internet, vooral in mundobytes.com
Daarnaast ben ik expert op het gebied van online communicatie en marketing en heb ik kennis van WordPress ontwikkeling.