Volledige handleiding voor het configureren van privacy in Microsoft Office

Digitale privacy is vandaag de dag een van de grootste zorgen geworden, vooral bij het gebruik van applicaties die gevoelige persoonlijke en professionele informatie beheren, zoals het geval is bij Microsoft Office. Als u tot degenen behoort die controle willen hebben over hun documenten, gegevens en gebruiksgewoonten, privacy configureren in de verschillende Office-hulpmiddelen en in uw Microsoft-account is dit essentieel. Inzicht hebben in alle mogelijkheden die Microsoft biedt, maar ook in de beperkingen, is essentieel om de mate van privacy aan te kunnen passen aan onze behoeften, zowel op het werk als thuis.

In dit uitgebreide en gemakkelijk te begrijpen artikel wordt de meest relevante en actuele informatie over het configureren van privacyinstellingen in Microsoft Office zorgvuldig verzameld en georganiseerd. Van specifieke stappen om opties in elke app te wijzigen, tot Tricks Minder bekende tools voor het verwijderen van je geschiedenis, het uitschakelen van gepersonaliseerde advertenties en het beheren van app-toegang tot je gegevens. Maak je klaar om alle tools te ontdekken die je tot je beschikking hebt om je privacy te versterken en de controle over je gegevens te krijgen.

Waarom is het zo belangrijk om privacyinstellingen in Microsoft Office in te stellen?

Wanneer we het over privacy in Microsoft Office hebben, hebben we het niet alleen over de beveiliging van de documenten die u maakt, maar over de controle over de volledige informatiestroom die wordt gegenereerd en verzonden bij interactie met de suite en de bijbehorende services. Microsoft verzamelt gegevens om haar producten te verbeteren en gepersonaliseerde functies en onlineservices te bieden.. Veel gebruikers willen echter meer controle hebben over welke gegevens er worden gedeeld en met wie.

Bovendien heeft Documenten en bestanden kunnen persoonlijke informatie opslaan —zoals auteursnamen, bedrijven, verborgen opmerkingen en locaties—die zelfs onbedoeld kunnen worden gedeeld bij het verzenden van een bestand. Daarom is het instellen van de privacy een combinatie van handelingen: van het aanpassen van interne Office-instellingen tot het controleren en wijzigen van de privacyinstellingen van uw Microsoft-account en cloudmachtigingen, zoals OneDrive.

Privacyopties in nieuwere versies van Microsoft Office

Een van de belangrijkste manieren om de privacy in Office te beheren, is door de opties in het programma zelf correct te configureren. dus Microsoft 365, zoals Office 2021, 2019 en 2016 voor Windows, bieden gemakkelijke toegang tot privacycontroles via het zogenaamde Trust Center.

• Stap 1: Open een Office-toepassing (Woord, Excel, PowerPoint, enz.) en klik op Bestand > Opties.
• Stap 2: Klik op Vertrouwenscentrum > Vertrouwenscentruminstellingen.
• Stap 3: Ga naar Privacy opties en pas de vakjes naar wens aan.

In het Vertrouwenscentrum vindt u diverse belangrijke instellingen, bijvoorbeeld:

• Sta Office toe persoonlijke informatie naar Microsoft te sturen om het product te helpen verbeteren. Als u liever geen anonieme gebruiksgegevens wilt delen, schakelt u deze optie uit.
• Office toestaan ​​verbinding te maken met onlineservices om aangepaste functionaliteit aan te bieden, zoals vertalingen of verwijzingen. U kunt deze connectiviteit beperken als maximale privacy voor u prioriteit is.

In elke sectie binnen het Vertrouwenscentrum kunt u ook specifieke problemen beheren, zoals: persoonlijke informatie in de bestanden, zoek- en referentieopties en documentspecifieke configuratie. U kunt bijvoorbeeld bepalen of persoonlijke gegevens automatisch uit bestandseigenschappen moeten worden verwijderd wanneer u deze opslaat, of dat u dit handmatig wilt doen met behulp van het hulpmiddel Documentcontrole.

Beheer de privacy van documenten in Office

Wanneer u documenten in Office maakt of bewerkt, bevatten deze mogelijk metagegevens die u niet altijd wilt delen, met name als u een bestand buiten uw organisatie of naar iemand anders verzendt. In Word, Excel, PowerPoint en zelfs Outlook kunt u de persoonlijke informatie beheren die aan documenten is gekoppeld..

Hoe kan ik persoonlijke gegevens uit documenten bewerken of verwijderen?

• In elke applicatie, toegang voorkeuren (o opties op Windows).
• Ga naar de sectie gebruikers informatie o Privacy, waar u de naam van de auteur, initialen en andere persoonlijke informatie kunt bewerken of verwijderen.
• Om het uit een specifiek document te verwijderen, activeert u de optie Persoonlijke gegevens uit dit bestand verwijderen bij het opslaan. Op deze manier worden de persoonlijke velden verwijderd telkens wanneer u het bestand opslaat.
• Gebruik ook de Documentinspecteur tab Bestand > Informatie > Controleren op problemen > Document inspecteren om verborgen informatie te detecteren en te verwijderen.

Raad: Als u in een gedeelde omgeving werkt of met oudere versies van Office werkt, moet u rekening houden met de instellingen voor overname van machtigingen en de mogelijkheid dat bepaalde persoonlijke gegevens bewaard blijven als het bestand eerder is gemaakt of bewerkt met andere privacyopties.

Privacy beheren in OneDrive en gedeelde bestanden

Microsoft Office is diepgaand geïntegreerd met OneDrive en SharePoint, waardoor u eenvoudig documenten kunt delen en er samen aan kunt werken. Standaard zijn uw OneDrive-bibliotheken privé en hebt u als enige toegang tot de inhoud, tenzij u ervoor kiest deze te delen.. Dit is essentieel voor zowel persoonlijke documenten als concepten of vertrouwelijk materiaal.

Hoe u documenten veilig kunt delen

• Controleer de deelstatus in de kolom Delen of op de pagina met documentdetails in uw OneDrive voor werk- of schoolbibliotheek.
• U kunt snel de toegangsrechten van elke gebruiker wijzigen (bekijken, bewerken, niet downloaden, toegang verwijderen) via dezelfde interface.
• Als u de machtigingen van een map moet wijzigen zodat deze geen instellingen van een bovenliggende map overneemt, gaat u naar Toegang beheren > Geavanceerde instellingen om de erfenis aan te passen.

Deel met de hele organisatie of met specifieke personen

Als u documenten met de gehele organisatie wilt delen, kunt u dat doen met behulp van mappen met machtigingen. Kan zien of gepersonaliseerd. Als u het document met specifieke personen wilt delen, voegt u bij het delen eenvoudigweg hun naam toe en selecteert u het juiste toegangsniveau.

Privacy aanpassen in elk Office-hulpmiddel

In elke toepassing in de Office-suite kunt u bepaalde privacyinstellingen aanpassen die het waard zijn om te bekijken:

In Word, Excel en PowerPoint

• Wijzig auteur- en contactgegevens van de voorkeuren van elk programma.
• Activeer de optie persoonlijke informatie verwijderen bij het opslaan om te voorkomen dat u metagegevens in uw bestanden deelt.
• Schakel het bijhouden van onlangs gebruikte documenten uit (Bestand > Voorkeuren > Algemeen) om de lijst met geopende documenten te verbergen.

In vooruitzichten

• De privacy van e-mails en andere items kan ook worden verbeterd door afzonderlijke gebruikersaccounts op gedeelde computers te maken en de persoonlijke informatie die aan het profiel is gekoppeld, te beheren.
• Via de optie Contacten kunt u de persoonlijke gegevens bewerken die aan berichten zijn gekoppeld en beheren welke informatie u wilt weergeven.

Hoe u het Trust Center optimaal kunt benutten

Het Vertrouwenscentrum is het epicentrum van alle beveiligings- en privacyopties in Office. U kunt hiermee niet alleen algemene instellingen configureren, maar ook de beveiliging van documenten beheren, macro's in- of uitschakelen, ingeschakelde onlineservices selecteren en de gebruikerservaring met Microsoft-services definiëren.

Hoogtepunten van het Trust Center

• Privacy opties:Hier kunt u kiezen of u mee wilt werken aan verbeteringen door anonieme gegevens te versturen, geavanceerde diagnostiek toe te staan ​​of de connectiviteit met onlinediensten te beperken.
• Bestandsbeveiliging: Bepaal of u waarschuwingen wilt ontvangen wanneer u documenten met verdachte koppelingen opent, of dat u controle wilt hebben over verborgen bestandsmarkeringen.
• Werk mee aan de verbetering van Office: U kunt automatische gegevensbijdrage voor suiteontwikkeling en -verbetering in- of uitschakelen. Microsoft benadrukt dat het om anonieme informatie gaat die niet wordt gebruikt voor reclame of verkoop. U kunt er echter altijd voor kiezen om dit wel of niet te doen.

Privacy beheren vanuit uw Microsoft-account

De privacyinstellingen van uw Microsoft-account zijn van invloed op alle apps en services die u gebruikt, inclusief Office. Vanuit het accountprivacyportaal ( https://account.microsoft.com/privacy ) U hebt toegang tot alle gecentraliseerde controles, kunt al uw activiteiten bekijken en de verzameling en opslagruimte van gegevens.

Belangrijkste opties in het Microsoft-account

• Locatiegeschiedenis: Hiermee wordt een overzicht opgeslagen van de locaties waarvandaan u diensten hebt bezocht of gebruikt. U kunt deze gegevens op elk gewenst moment bekijken, downloaden of verwijderen. Om te voorkomen dat uw locatie wordt verzameld, schakelt u de locatievoorzieningen op uw apparaat uit of trekt u de machtigingen voor mobiele apps in.
• Browse- en zoekgeschiedenis: De geschiedenis van bezochte pagina's (voornamelijk in Microsoft Edge) en Bing-zoekopdrachten worden ook opgeslagen. U kunt uw persoonsgegevens beheren en verwijderen via het gedeelte Privacy. Helaas is er bij Bing geen optie om het automatisch verzamelen van gegevens uit te schakelen. U kunt de geschiedenis alleen periodiek handmatig verwijderen.
• Geschiedenis van gebruikte applicaties en diensten: Microsoft houdt bij welke apps en services u gebruikt, zowel op Windows als op Mac. Xbox of mobiele telefoons. U kunt het verzamelen van basisdiagnostische gegevens niet uitschakelen, maar u kunt uw geschiedenis wel wissen via de instellingen.
• Schakel gepersonaliseerde advertenties uit: Microsoft gebruikt de verzamelde gegevens om u gepersonaliseerde advertenties op haar diensten te tonen. U kunt deze functie in het algemeen uitschakelen via het webprivacydashboard. Hiermee beperkt u de personalisatie van advertenties op alle apparaten en in alle apps.
• Apps en games beheren met toegang tot uw account: U kunt de apps en games bekijken die toegang tot uw gegevens hebben gevraagd en eenvoudig toestemmingen intrekken via het speciale gedeelte voor toestemmingsbeheer.
• Persoonlijke gegevens wijzigen: Werk uw persoonlijke gegevens, zoals uw naam, e-mailadres of telefoonnummer, bij in uw Microsoft-accountprofiel of verwijder deze.
• Verificatie in twee stappen: Hoewel het meer om de beveiliging dan om de privacy gaat, voegt het inschakelen van tweestapsverificatie een extra beschermingslaag toe aan uw gegevens. Hierdoor wordt het lastiger voor ongeautoriseerde toegang tot uw informatie.

Gerelateerd artikel:

Tutorial voor het installeren en beheren van invoegtoepassingen in Microsoft Office

Isaac

Gepassioneerd schrijver over de wereld van bytes en technologie in het algemeen. Ik deel mijn kennis graag door te schrijven, en dat is wat ik in deze blog ga doen: je de meest interessante dingen laten zien over gadgets, software, hardware, technologische trends en meer. Mijn doel is om u te helpen op een eenvoudige en onderhoudende manier door de digitale wereld te navigeren.