Mappen beheren in Outlook: stappen om uw e-mail te organiseren

Voor mensen die dagelijks honderden berichten verwerken, kan het goed beheren van e-mailmappen in Outlook een echte levensredder zijn. Het zorgt er niet alleen voor dat uw inbox opgeruimd blijft, maar zorgt er ook voor dat u belangrijke berichten makkelijker kunt vinden, dat u productiever bent en dat u de vervelende digitale rommel vermijdt. Als u een paar minuten besteedt aan het ordenen van uw mappen, kan dat uw Outlook-ervaring radicaal veranderen, waardoor u prettiger en efficiënter kunt werken. In je dagelijkse leven.

In dit artikel gaan we met de grootste helderheid en details de volgende punten bespreken: Alle mogelijkheden die Outlook biedt - zowel in de desktop-, web- als mobiele versie - om mappen te maken, organiseren, wijzigen en automatiseren. We bespreken hoe u mappen en submappen maakt, hoe u mappen verplaatst, hernoemt of verwijdert, hoe u regels gebruikt om de organisatie te automatiseren en geven een aantal praktische tips om uw e-mail onder controle te houden. Alles wordt uitgelegd in eenvoudige, toegankelijke taal, zodat u het direct in de praktijk kunt brengen nadat u het gelezen hebt.

Waarom zou u uw e-mail in mappen ordenen?

Als u uw e-mail niet gestructureerd beheert, mist u mogelijk relevante berichten en bent u mogelijk veel tijd kwijt aan het zoeken naar informatie.. Outlook biedt u een systeem van mappen en submappen waarmee u berichten kunt categoriseren op project, klant, prioriteit of een ander criterium dat u kiest. Een goede mappenorganisatie bespaart tijd en hoofdpijn, vooral als u dagelijks een grote hoeveelheid post ontvangt.

Standaardmappen van Outlook

Wanneer u Outlook gaat gebruiken, zult u verschillende standaardmappen tegenkomen die specifieke functies hebben. Ze kunnen niet allemaal verwijderd of aangepast worden, maar het is handig om te weten waar ze allemaal voor dienen:

• Postvak IN: Alle nieuwe berichten komen hier binnen, tenzij u regels instelt om ze automatisch te verplaatsen.
• Spam: Filter verdachte spamberichten zodat uw inbox niet vol raakt.
• gummen: In deze map worden de berichten opgeslagen die u voorbereidt, maar nog niet heeft verzonden.
• Verzonden artikelen: Bewaar een kopie van de e-mails die u vanaf uw account hebt verzonden.
• Verwijderde items: Hierin worden alle berichten en mappen die u hebt verwijderd verzameld. Het werkt als een prullenbak.
• Bestand: Ideaal voor het bewaren van berichten die u niet meer bij de hand hoeft te hebben, maar die u wel wilt bewaren voor de toekomst.

Deze mappen vormen de basis van uw organisatie, maar de echte controle krijgt u pas wanneer u het systeem gaat aanpassen met uw eigen mappen en submappen..

Mappen en submappen aanmaken in Outlook

Of u nu de desktop-app, de webversie of de app vanaf een mobiel apparaat gebruikt, Het aanmaken van mappen en submappen in Outlook is eenvoudig. Laten we eens kijken hoe we dit op elk platform kunnen doen:

In de nieuwe Outlook voor Windows en Outlook Web

1. Ga naar het mappenpaneel aan de linkerkant.
2. Klik met de rechtermuisknop op uw e-mailadres (of over “Mappen”). Er verschijnt een contextmenu.
3. Selecteer ‘Nieuwe map maken’ om een ​​map aan het hoofdniveau toe te voegen.
4. Voer de gewenste naam in en druk op Enter. De nieuwe map verschijnt in de lijst.

Een submap maken, herhaal het proces maar klik met de rechtermuisknop op de map waaronder u de submap wilt plaatsen en kies de optie “Nieuwe submap maken”.

In Outlook.com

1. Klik met de rechtermuisknop op 'Mappen' in de mappenzijbalk.
2. Kies ‘Nieuwe map aanmaken’ en voer de naam in.
3. Voor submappen, klik met de rechtermuisknop op de basismap en selecteer “Nieuwe submap maken”. Geef het een naam en druk op Enter.

In klassieke versies van Outlook (2016, 2019, 2021, Microsoft 365)

1. Klik met de rechtermuisknop op de naam van uw mailbox in het mappenpaneel.
2. Selecteer ‘Nieuwe map’ in het keuzemenu.
3. Voer de mapnaam in en bevestig door op Enter te drukken.

Deze logica geldt voor zowel bovenliggende als submappen. Het belangrijkste is dat u vóór het begin van het proces bepaalt waar u de foto wilt plaatsen. —U kunt zoveel niveaus creëren als u nodig hebt om uw organisatie aan te passen.

Mappen aanpassen en beheren

Nadat u uw mappen hebt gemaakt, biedt Outlook u tal van opties om ze te beheren naarmate uw behoeften veranderen. Laten we eens kijken naar de meest voorkomende bewerkingen en hoe u ze uitvoert:

De naam van een map wijzigen

1. Navigeer in het zijpaneel naar de map die u wilt hernoemen.
2. Klik er met de rechtermuisknop op en kies ‘Naam wijzigen’.
3. Voer de nieuwe naam in en bevestig met Enter.

Houd er rekening mee dat standaardmappen (zoals Postvak IN, Verzonden items en Spam) niet hernoemd kunnen worden. noch worden geëlimineerd.

Mappen verplaatsen en het paneel opnieuw indelen

Met Outlook kunt u: Verplaats de mappen die u maakt. U kunt het mappenpaneel opnieuw indelen door elke map naar de gewenste positie te slepen en neer te zetten. Waar moet je op letten?

• Standaardmappen (zoals Verzonden of Verwijderde items) hebben een vaste positie en kunnen niet van volgorde worden veranderd of worden verplaatst.
• De mappen die u maakt, kunt u vrij verplaatsen. U kunt er zelfs hiërarchische structuren mee maken (submappen binnen bovenliggende mappen).
• In het venster 'Favorieten' kunt u uw meestgebruikte mappen toevoegen door met de rechtermuisknop op de map te klikken en 'Toevoegen aan favorieten' te selecteren. Hierdoor staan ​​ze bovenaan en zijn ze snel toegankelijk.

Mappen alfabetisch sorteren

Als u de volgorde van het mappenvenster hebt gewijzigd, maar de volgorde wilt terugzetten op alfabetische volgorde, kunt u dit in Outlook automatisch doen:

• Ga in het bovenste menu naar het tabblad ‘Weergave’.
• Selecteer ‘Mappen sorteren’ en vervolgens ‘Mappen sorteren van A tot Z’.

Dit kan handig zijn als het mappenpaneel groter wordt en u alles gemakkelijk wilt kunnen vinden..

Mappen en submappen verwijderen

1. Klik met de rechtermuisknop op de map (of submap) die u wilt verwijderen.
2. Selecteer ‘Map verwijderen’.
3. Bevestig de verwijdering. De inhoud van de map wordt ook verplaatst naar Verwijderde items.

Wij benadrukken: standaardmappen kunnen niet worden verwijderd.. Als u ruimte wilt vrijmaken, verwijdert u de inhoud van de mappen, maar niet de map zelf.

Wat moet ik doen als ik een map niet zie?

Soms worden niet al uw mappen weergegeven in het mappenvenster van Outlook. Dit kan komen door een weergaveprobleem of een instelling die per ongeluk is ingeschakeld. Enkele eenvoudige manieren om dit op te lossen:

• Meld u af bij Outlook.com of Outlook Web, wis de cache van uw browser en meld u opnieuw aan.
• Sluit alle browsertabbladen en -vensters om er zeker van te zijn dat er geen conflicten zijn met open sessies.
• Zorg ervoor dat het mappenpaneel is uitgevouwen. Ga naar ‘Beeld’ > ‘Mapvenster’ > ‘Normaal’ en controleer of het venster niet geminimaliseerd is.
• Druk in het Outlook-venster zelf op de pijl aan de zijkant om het mappenpaneel uit te vouwen als het verborgen is.

E-mails tussen mappen verplaatsen

Als het gaat om het ordenen van uw mappen, is het aanmaken ervan net zo belangrijk als het correct verplaatsen van berichten. Er zijn verschillende manieren om e-mails te verplaatsen tussen mappen in Outlook:

• Slepen en neerzetten: Selecteer het bericht, sleep het naar de gewenste map en zet het daar neer.
• Contextmenu: Selecteer een of meer e-mails, klik met de rechtermuisknop en gebruik de optie ‘Verplaatsen naar map’ om de doelmap te kiezen.
• Opdrachten in de bovenste balk: Selecteer het bericht, klik op ‘Verplaatsen naar’ en kies de map of zoek naar de bestemming met behulp van de ingebouwde zoekmachine.

Het proces is precies hetzelfde voor individuele berichten of groepen berichten.. Gebruik de methode die voor u het handigst is, afhankelijk van het apparaat of de versie van Outlook die u gebruikt.

Mappen toevoegen en beheren in Favorieten

Als u mappen hebt die u voortdurend raadpleegt of die van groot belang zijn in uw dagelijks leven, Door ze aan Favorieten toe te voegen bespaart u veel tijd. Dit gedeelte wordt bovenaan het mappenpaneel weergegeven:

• Klik met de rechtermuisknop op de map en kies 'Toevoegen aan favorieten'.
• Om het uit Favorieten te verwijderen, klikt u met de rechtermuisknop en selecteert u 'Verwijderen uit Favorieten'.
• Via Favorieten kunt u de mappen naar wens herschikken, zodat u de belangrijkste mappen altijd bij de hand hebt.

Berichten verwijderen en de prullenbak leegmaken

Wanneer u een bericht of map verwijdert, wordt deze automatisch verplaatst naar 'Verwijderde items'. U kunt ze handmatig verwijderen of Outlook zo instellen dat de prullenbak wordt geleegd wanneer u zich afmeldt.:

1. Ga naar de configuratieopties (‘Instellingen’ > ‘Berichtenbeheer’ > ‘E-mail’).
2. Vink het vakje 'Map Verwijderde items leegmaken wanneer ik me afmeld' aan.
3. Vergeet niet op ‘Opslaan’ te klikken om de wijziging toe te passen.

Moet u berichten herstellen? Outlook biedt opties om verwijderde items uit uw prullenbak te herstellen, tenzij u ze permanent hebt verwijderd.

Automatiseer uw organisatie met regels en opdrachten

Een van de sterke punten van Outlook ten opzichte van andere e-mailbeheerders is de mogelijkheid om de classificatie van berichten te automatiseren volgens criteria die u definieert. Dit wordt bereikt door middel van snelle regels en commando's:

Maak regels om berichten automatisch te verplaatsen

1. Selecteer in uw inbox een bericht van de afzender of met de kenmerken die u wilt automatiseren.
2. Klik op het optiemenu (meestal “…” of in de bovenste opdrachtbalk) en selecteer “Regel maken”.
3. Er verschijnt een dialoogvenster waarin u de voorwaarden kunt definiëren: afzender, onderwerp, ontvanger, enz.
4. Kies de map waarnaar u de berichten automatisch wilt verplaatsen.
5. U kunt geavanceerdere acties configureren door 'Meer opties' te selecteren.
6. Sla de regel op en Outlook zal vanaf dat moment de sortering voor u doen.

Snelle opdrachten om berichten op te schonen en te verplaatsen

• Schoon: Hiermee kunt u snel alle e-mails van een afzender verwijderen, alleen de meest recente berichten bewaren of oudere berichten automatisch verwijderen.
• Verhuizen naar: Hiermee kunt u geselecteerde berichten naar de gewenste map overbrengen, zonder ze één voor één te hoeven slepen.

Deze opdrachten verschijnen in de bovenste balk van Outlook.com wanneer u een bericht selecteert. Daarmee bespaart u veel tijd met het opschonen en organiseren van uw inbox.

Tips voor efficiënte maporganisatie

De functionaliteit van Outlook is uitgebreid, maar het belangrijkste is dat u een systeem vindt dat u echt helpt in uw dagelijks leven. Hier zijn enkele praktische tips:

• Zet belangrijke mappen bovenaan voor snellere toegang: voeg ze toe aan Favorieten.
• Groepeer mappen op onderwerp of inhoudstype: projecten, klanten, persoonlijke zaken, etc. Dit maakt snel zoeken mogelijk.
• Controleer en update de mappenstructuur van tijd tot tijd. Werk en leven veranderen, en uw e-mail moet die ontwikkeling weerspiegelen.
• Gebruik submappen niet te veel:Te veel niveaus kunnen het beheer juist ingewikkelder maken in plaats van eenvoudiger.

Herinneren Het doel is om een ​​helder beeld te krijgen en informatie op te halen zonder tijd te verspillen. Experimenteer gerust totdat u het systeem hebt gevonden dat het beste bij u past.

Snelle oplossingen voor veelvoorkomende problemen

Als je ooit met dat probleem te maken krijgt Mappen ontbreken, u kunt de volgorde niet wijzigen of u kunt berichten niet vinden, hier zijn enkele aanbevelingen:

• Controleer of het mappenpaneel niet geminimaliseerd of samengevouwen is.
• Meld u af, wis de cache van uw browser en meld u opnieuw aan.
• Voor de klassieke versie van Outlook controleert u de instellingen onder het tabblad ‘Weergave’.
• Als een map is verdwenen, controleer dan of deze niet per ongeluk naar een andere map is verplaatst.

E-mails tussen mappen verplaatsen

Als het gaat om het ordenen van uw mappen, is het aanmaken ervan net zo belangrijk als het correct verplaatsen van berichten. Er zijn verschillende manieren om e-mails te verplaatsen tussen mappen in Outlook:

• Slepen en neerzetten: Selecteer het bericht, sleep het naar de gewenste map en zet het daar neer.
• Contextmenu: Selecteer een of meer e-mails, klik met de rechtermuisknop en gebruik de optie ‘Verplaatsen naar map’ om de doelmap te kiezen.
• Opdrachten in de bovenste balk: Selecteer het bericht, klik op ‘Verplaatsen naar’ en kies de map of zoek naar de bestemming met behulp van de ingebouwde zoekmachine.

Het proces is precies hetzelfde voor individuele berichten of groepen berichten.. Gebruik de methode die voor u het handigst is, afhankelijk van het apparaat of de versie van Outlook die u gebruikt.

Mappen toevoegen en beheren in Favorieten

Als u mappen hebt die u voortdurend raadpleegt of die van groot belang zijn in uw dagelijks leven, Door ze aan Favorieten toe te voegen bespaart u veel tijd. Dit gedeelte wordt bovenaan het mappenpaneel weergegeven:

• Klik met de rechtermuisknop op de map en kies 'Toevoegen aan favorieten'.
• Om het uit Favorieten te verwijderen, klikt u met de rechtermuisknop en selecteert u 'Verwijderen uit Favorieten'.
• Via Favorieten kunt u de mappen naar wens herschikken, zodat u de belangrijkste mappen altijd bij de hand hebt.

Berichten verwijderen en de prullenbak leegmaken

Wanneer u een bericht of map verwijdert, wordt deze automatisch verplaatst naar 'Verwijderde items'. U kunt ze handmatig verwijderen of Outlook zo instellen dat de prullenbak wordt geleegd wanneer u zich afmeldt.:

1. Ga naar de configuratieopties (‘Instellingen’ > ‘Berichtenbeheer’ > ‘E-mail’).
2. Vink het vakje 'Map Verwijderde items leegmaken wanneer ik me afmeld' aan.
3. Vergeet niet op ‘Opslaan’ te klikken om de wijziging toe te passen.

Moet u berichten herstellen? Outlook biedt opties om verwijderde items uit uw prullenbak te herstellen, tenzij u ze permanent hebt verwijderd.

Automatiseer uw organisatie met regels en opdrachten

Een van de sterke punten van Outlook ten opzichte van andere e-mailbeheerders is de mogelijkheid om de classificatie van berichten te automatiseren volgens criteria die u definieert. Dit wordt bereikt door middel van snelle regels en commando's:

Maak regels om berichten automatisch te verplaatsen

1. Selecteer in uw inbox een bericht van de afzender of met de kenmerken die u wilt automatiseren.
2. Klik op het optiemenu (meestal “…” of in de bovenste opdrachtbalk) en selecteer “Regel maken”.
3. Er verschijnt een dialoogvenster waarin u de voorwaarden kunt definiëren: afzender, onderwerp, ontvanger, enz.
4. Kies de map waarnaar u de berichten automatisch wilt verplaatsen.
5. U kunt geavanceerdere acties configureren door 'Meer opties' te selecteren.
6. Sla de regel op en Outlook zal vanaf dat moment de sortering voor u doen.

Snelle opdrachten om berichten op te schonen en te verplaatsen

• Schoon: Hiermee kunt u snel alle e-mails van een afzender verwijderen, alleen de meest recente berichten bewaren of oudere berichten automatisch verwijderen.
• Verhuizen naar: Hiermee kunt u geselecteerde berichten naar de gewenste map overbrengen, zonder ze één voor één te hoeven slepen.

Deze opdrachten verschijnen in de bovenste balk van Outlook.com wanneer u een bericht selecteert. Daarmee bespaart u veel tijd met het opschonen en organiseren van uw inbox.

Tips voor efficiënte maporganisatie

De functionaliteit van Outlook is uitgebreid, maar het belangrijkste is dat u een systeem vindt dat u echt helpt in uw dagelijks leven. Hier zijn enkele praktische tips:

• Zet belangrijke mappen bovenaan voor snellere toegang: voeg ze toe aan Favorieten.
• Groepeer mappen op onderwerp of inhoudstype: projecten, klanten, persoonlijke zaken, etc. Dit maakt snel zoeken mogelijk.
• Controleer en update de mappenstructuur van tijd tot tijd. Werk en leven veranderen, en uw e-mail moet die ontwikkeling weerspiegelen.
• Gebruik submappen niet te veel:Te veel niveaus kunnen het beheer juist ingewikkelder maken in plaats van eenvoudiger.

Herinneren Het doel is om een ​​helder beeld te krijgen en informatie op te halen zonder tijd te verspillen. Experimenteer gerust totdat u het systeem hebt gevonden dat het beste bij u past.