Hoe Excel met Word te combineren: importeer gegevens van Excel naar Word

In dit artikel laten we je zien hoe excel combineren met Woord. Het combineren van gegevens uit een Excel-spreadsheet of werkmap is een zeer eenvoudige maar krachtige tool die enorm veel tijd kan besparen bij het maken van documenten met variabele velden.

Alles, van enveloppen en brieven tot naamkaartjes en tafeltenten, het samenvoegen van gegevens elimineert de uitputtende taak van het met de hand schrijven van elk record door gegevens uit een speciaal Excel-bestand te extraheren.

Stelt u zich eens de mogelijkheden voor, vooral voor direct mail-doeleinden. Er zijn drie hoofdstappen betrokken bij het maken van een gecombineerd document. De eerste en belangrijkste is uw lijst en de gegevens in de lijst.

Zorg ervoor dat de kolomkoppen herkenbaar zijn en correct zijn gelabeld. Hierdoor zal het mappingproces veel soepeler verlopen. Stel dat we adresetiketten willen maken voor een 'save the date'-briefkaart. Het eerste dat we moeten doen is het Excel-spreadsheet maken waaruit een Word-sjabloon de gegevens zal extraheren. Hieronder laten we meer details zien.

Misschien bent u misschien geïnteresseerd: Hoe u percentages kunt optellen en aftrekken in Excel

Basisprincipes van Afdruk samenvoegen

Een samenvoegbewerking uitvoeren lijkt misschien een hele klus, maar in feite is het proces vrij eenvoudig. Het kan nuttig zijn om inzicht te krijgen als u het samenvoegproces in termen van drie documenten bekijkt:

1. Word-samenvoegdocument met codes voor aangepaste velden.
2. Excel-bronbestand voor mail merge met informatie over ontvangers, één rij voor elke ontvanger.
3. Het uiteindelijke Word-document met onder meer gepersonaliseerde brieven, e-mails, enveloppen.

Het doel van mail merge is om gegevens uit Bestand 1 en Bestand 2 te combineren om Bestand 3 te maken.

Het Excel-spreadsheet voorbereiden voor samenvoegen

Wanneer u een samenvoegbewerking uitvoert, uw Excel-bestand wordt verbonden met uw Word-samenvoegdocumentEn Microsoft Word haalt de namen, adressen en andere gegevens van de ontvangers rechtstreeks uit uw Excel-spreadsheet.

Zorg er dus, voordat u begint met het samenvoegen in Word, voor dat uw Excel-bestand alle informatie bevat die u wilt opnemen, zoals voornamen, achternamen, begroetingen, postcodes, adressen, enzovoort.

Als u meer contactpersonen of andere informatie wilt toevoegen, kunt u de wijzigingen of aanvullingen nu beter in uw Excel-werkblad aanbrengen voordat u de samenvoegbewerking uitvoert. Belangrijke dingen om te controleren:

• De kolommen in uw Excel-werkblad moeten overeenkomen met de velden die u wilt gebruiken bij het samenvoegen. Als u uw lezers bijvoorbeeld met de voornaam wilt aanspreken, zorg er dan voor dat u aparte kolommen maakt voor de voor- en achternaam. Als u ontvangers op staat of stad wilt sorteren, controleer dan of er een aparte kolom met staat of stad is.
• Als uw Excel-bestand datums, tijden, valutawaarden of postcodes bevat die beginnen of eindigen met 0, kunt u dit doen formatear correct samenvoegen van nummers, datums en valuta.
• Als u een Excel-spreadsheet maakt door informatie uit een .csv- of .txt-bestand te importeren, gebruikt u de wizard Tekst importeren.

Combineer gegevens uit een Excel-werkmap in een Word-document

Om Excel met Word te combineren moet u onderstaande procedure volgen:

Stap 1: abre Microsoft Excel of welke spreadsheet-software u ook gebruikt. (Dit werkt ook met spreadsheets.) Google Docs). Omdat we adreslabels maken, voegen we de gegevens voornaam, achternaam en adres samen.

Stap 2: De eerste rij zijn de kolomkoppen, dus schrijf het woord in de eerste cel Eerste, schrijf in de volgende cel laatste en schrijf in de derde cel van de eerste rij Adres. Schrijf ook stad, staat y postcode in respectievelijk de vierde, vijfde en zesde cel.

Nu de kolomkoppen zijn ingesteld, vult u de juiste informatie in voor elk van de mensen waarvoor u een label maakt. Wanneer u klaar bent, slaat u uw spreadsheet op met een naam en op een plaats die u later gemakkelijk kunt terugvinden (bij voorkeur uw bureaublad). Uw Excel-spreadsheet zou er als volgt uit moeten zien (met uitzondering van ontvangerspecifieke informatie):

Maak de labelsjabloon

Nu de lijst met ontvangers is gemaakt, bestaat de tweede stap uit het maken van de labelsjabloon. Hiervoor moet je het volgende doen:

Stap 1: abre Microsoft Word en klik op het tabblad «correos" bovenop.

Stap 2: Klik vervolgens op de knop Tags linksboven in het menu «correos".

Stap 3: wanneer het dialoogvenster wordt geopendEnveloppen en etiketten«, zoek naar de knop «opties» en klik erop.

Stap 4: In het volgende deel kiezen we de tags die we gebruiken. Voor dit voorbeeld gebruik ik Avery-verzendlabels, sjabloon #. 8163. Dit zijn 2” x 4” postetiketten. Vervolgens, in het dialoogvenster «Label opties«, selecteer het juiste sjabloonnummer en druk op «Accepteren".

Stap 5: Dit brengt u terug naar de «Enveloppen en etiketten«. Het zou nu moeten laten zien dat u Avery Template #8163 hebt geselecteerd. Klik op de knop met de tekst «Nieuw document".

Stap 6: nu zou je hier naar moeten kijken:

Hierboven ziet u het sjabloon met lege labels met ingevoegde tekstvakken die exact overeenkomen met het specifieke sjabloon dat u gebruikt (in dit geval 8163).

Voeg velden in om samen te voegen

Nu de pagina is ingesteld, voegen we de velden die we willen samenvoegen in het postlabel in om het proces voort te zetten en Excel met Word te combineren. Om dit te doen, moeten we Microsoft Word vertellen waar we de gegevens uit moeten halen:

Stap 1: Zoek en klik op het tabblad «correos» bovenaan de werkbalk.

Stap 2: Klik op de knop "Selecteer ontvangers»En selecteer«Gebruik bestaande lijst".

Stap 3: Hierdoor wordt een dialoogvenster geopend waarin u de gegevensbron kunt selecteren vanaf een locatie op uw computer.

Stap 4: Zoek het Excel-spreadsheet dat u zojuist hebt gemaakt en klik op de knop «Open«. Wanneer u dit doet, verschijnt er een klein vakje waarin u wordt gevraagd welke tabel u in het Excel-bestand wilt gebruiken. Selecteer «Blad1«. Als u meerdere werkbladen had in het gegevensbestand dat u hebt gemaakt, wilt u het werkblad selecteren met de gegevens die u wilt samenvoegen. (Zie afbeelding hieronder).

Stap 5: Nu de gegevensbron is gekozen, is het tijd om de samenvoegvelden in te voegen op basis van de headers die u in het gegevensbestand hebt gemaakt (naam, adres, enz.). Zoek daarom en klik op de knop «Samenvoegveld invoegen".

Stap 6: Kiezen "Eerste' en herhaal vervolgens stap 5 (vorige stap) nog vijf keer totdat u elk van de velden in het tekstvak hebt ingevoegd. Het zou er zo uit moeten zien als je klaar bent:

Stap 4: Als je het merkt, heb je zojuist gegevensvelden ingevoegd in het Word-document waar de cursor was geplaatst. Wat u nu moet doen, is het tekstvak zo opmaken dat de velden zijn georganiseerd zoals u wilt dat de tekst er op het label uitziet. Klik met de muiscursor tussen de velden “«Eerste"" En ""laatste»” en voeg een spatie toe.

Plaats ook de muiscursor tussen de “«-veldenlaatste"" En ""Adres»” en druk op “Enter' op uw toetsenbord. Voeg een nieuwe regel toe (druk op “Enter") tussen de velden "«Adres"" En ""stad»” en een spatie en vervolgens een komma na de “«-veldenstad"" En ""staat»”. Voeg een spatie toe tussen de “«-veldenstaat"" En ""Postcode»” en voeg een spatie toe. Klaar, uw document zou er als volgt uit moeten zien:

Stap 5: Vervolgens willen we die velden kopiëren en in het volgende label plakken, dus markeer de velden, kopieer ze en plak ze vervolgens in het tekstvak aan de rechterkant:

Stap 6: Nu willen we een regel invoegen waarmee u het volgende record uit het gegevensblad kunt kiezen. Om dit te doen, klikt u met de muiscursor voor het veld “«Eerste»” uit het tweede frame. Zoek vervolgens de knop 'Regels' in de werkbalk hierboven en selecteer 'Volgende plaat«. Uw document zou er nu als volgt uit moeten zien:

Stap 7: De volgende stap is het kopiëren van de velden uit het tweede tekstvak en deze in de resterende acht lege tekstvakken plakken. Daarom worden de velden in het tweede tekstvak gemarkeerd (inclusief de regel "Volgende plaat"), kopieer ze, klik vervolgens in het volgende lege tekstvak en klik op pasta.

Klik op het volgende lege tekstvak en klik opnieuw pasta. Herhaal de plakstap totdat alle tekstvakken in het document zijn gevuld met de samengevoegde velden. Het document zou er nu als volgt uit moeten zien:

Stel het uiterlijk van het label in

Nu alle relevante informatie in het Word-document is vastgelegd, is het tijd om in de esthetiek te duiken. We willen er zeker van zijn dat alles de juiste lettergrootte heeft en dat alles gecentreerd is en eruitziet als een postlabel. Volg deze stappen.

Stap 1: houd de knop « ingedruktCtrl» op uw toetsenbord en terwijl u die knop ingedrukt houdt, drukt u op de knop «A«. Dit is een snelkoppeling om alles op de pagina te selecteren. Hierdoor kunnen we meerdere dingen tegelijk bewerken.

Stap 2: Nu alles is geselecteerd, kiest u een lettergrootte waarmee u tevreden bent. Laten we een 12-punts lettertype selecteren. Laten we ook een nieuwe lettertypestijl kiezen. In dit geval zullen we kiezen Arial.

Stap 3: klik vervolgens ergens in het eerste tekstvak. Hiermee wordt alles gedeselecteerd. Klik nu met de rechtermuisknop op het eerste vak en er verschijnt een menu. Beweeg over «Celuitlijning»En selecteer vervolgens«Midden links uitlijnen» (dit is het eerste pictogram in de middelste rij met uitlijningspictogrammen).

Stap 4: Klik vervolgens met de rechtermuisknop op het tweede tekstvak en herhaal de bovenstaande stap voor elk tekstvak totdat het hele document correct is uitgelijnd, zoals in de onderstaande afbeelding:

Misschien wil je weten: Hoe u de linker- en rechterfuncties in Excel gebruikt

Resultado-finale

Nu is de sjabloon compleet en zijn we klaar om de gegevens samen te voegen en Excel met Word te combineren. Klik op het tabblad «correos» bovenaan de werkbalk. Selecteer vervolgens de knop «Voorbeeld van resultaten".

Zorg ervoor dat alles er uitziet zoals het hoort. Als alles er correct uitziet, klikt u op de «Voltooien en samenvoegen»En selecteer«Bewerk individuele documenten«. Wanneer u dit doet, verschijnt er een klein venster waarin u wordt gevraagd welke records u wilt samenvoegen. Selecteer «alle» en druk op «Accepterenr ».

Er is nu een nieuw document gemaakt waarin alle items uit uw gegevenslijst zijn gecombineerd in het Word-document. U kunt nu elk label bewerken voor het geval dat lange namen of adressen opmaakproblemen veroorzaken. Nadat u het heeft gecontroleerd, plaatst u uw labels in uw printer en drukt u ze af.

We raden u aan het nieuwe gecombineerde document op te slaan voor het geval u het opnieuw moet bewerken of afdrukken. Anders moet u Excel opnieuw met Word samenvoegen als u het sluit.

Importeer Excel-gegevens in een Word-tabel

Dit is methode nummer 2 en werkt even goed. Dit is echter niet zo geavanceerd als in de eerste tutorial. Toch kun je je werk heel goed doen. Open om te beginnen Excel en voer alle details in die u in de Word-tabel wilt importeren.

Selecteer alle rijen en kolommen > kopieer ze. Open Microsoft Word en klik met de rechtermuisknop op een lege ruimte. U kunt enkele plakopties vinden, zoals weergegeven in de volgende afbeelding:

Nu kunt u met uw muis over enkele opties bewegen en controleren welke voor u geschikt is. Wanneer u een optie selecteert, worden uw Excel-gegevens geïmporteerd in de Word-tabel.

Hoe u e-mail kunt samenvoegen met datums, valuta en andere nummers

Bij het maken van een Excel naar Word samenvoegen, moet u speciale aandacht besteden aan numerieke waarden zoals datums, valuta en cijfers. Dit deel van onze tutorial over het combineren van Excel met Word laat u zien hoe u deze waarden correct opmaakt. Maak postcodes en andere waarden op met nullen in Excel.

Om ervoor te zorgen dat alle cijfers worden gecombineerd zonder dat de voorloopnullen verloren gaan, formatteert u eenvoudig de postcodekolom als tekst in het Excel-spreadsheet. Hetzelfde geldt voor elke andere numerieke waarde met nullen. Dit is de procedure die u moet volgen:

Stap 1: selecteer de postcodekolom, klik met de rechtermuisknop en kies Formaat van celdas in het contextmenu.

Stap 2: tab Aantal, Select Tekst en klik vervolgens op Accepteren.

Datums en nummers voor samenvoeging met behulp van Dynamic Data Exchange

Als uw Excel-spreadsheet datums, decimale getallen of valuta's bevat, kunt u deze gebruiken Dynamische gegevensuitwisseling om ervoor te zorgen dat deze waarden de juiste indeling hebben nadat de koppeling is voltooid. Voordat u met het samenvoegen begint, voert u de volgende stappen uit in Microsoft Word:

Stap 1: ve a Bestand > Opties > Geavanceerd.

Stap 2: scrol omlaag naar de sectie Snel naar, selecteer het selectievakje «Bevestig de conversie van het bestandsformaat bij het openen» en klik op Accepteren.

Omdat Dynamic Data Exchange is ingeschakeld, ontvangt u mogelijk enkele aanwijzingen en klikken ja o Accepteren. Het enige verschil met de gebruikelijke samenvoegbewerking is de selectie van de gegevensbron. Ga verder met de volgende stappen:

Stap 1: Wanneer u ontvangers selecteert, klikt u op Verzending > Selecteer ontvangers > Gebruik een bestaande lijst, zoals gewoonlijk.

Stap 2: zoek uw spreadsheet, dubbelklik erop en kies MS Excel Worksheets via DDE (*.xls), klik vervolgens Accepteren.

Opmerking: als de optie MS Excel-werkbladen via DDE is niet beschikbaar, vink het vakje aan tonen todo in de linker benedenhoek.

Stap 3: klik op Hele spreadsheet en dan in Accepteren.

U kunt nu zoals gewoonlijk doorgaan met het samenvoegen van Excel. Als u wilt voorkomen dat Word elke keer dat u het gegevensbestand opent meerdere berichten weergeeft, wist u het selectievakje 'Bevestig de conversie van het bestandsformaat bij het openen"(Word-opties > Geavanceerd > Algemeen) nadat u verbinding heeft gemaakt met uw mailinglijst.

Datum, tijd, getal en valuta opmaken

Als u wilt dat getallen, datums of valuta's anders worden opgemaakt dan in het Excel-bronbestand voor samenvoeging, kunt u dit rechtstreeks in een Word-document doen. Volg deze stappen:

Stap 1: Selecteer het samenvoegveld waarvan u de indeling wilt wijzigen. Dit kan Datum, Valuta, Percentage of een ander veld zijn.

Stap 2: pers Shift + F9 om de veldcodering weer te geven. Als u bijvoorbeeld het veld Valuta heeft geselecteerd, zou u iets soortgelijks als dit moeten zien: {MERGEFIELD VALUTA}.

Stap 3: Voeg een van de onderstaande beeldschakelaars toe aan het veld. Als u bijvoorbeeld wilt dat 3000 wordt weergegeven als $3000, voegt u toe \#$,0 en krijg de volgende veldcode: {MERGEFIELD VALUTA\#$,0}.

Stap 4: pers F9 om het veld bij te werken. Druk vervolgens op Shift + F9 om het resultaat te zien.

Voeg, net als bij getallen en valuta, een afbeeldingsschakelaar toe om de veldindeling te wijzigen Datum/tijd. Als u bijvoorbeeld een datum als 20 mei 2014 wilt weergeven, voegt u de volgende afbeeldingsschakelaar toe: \@ «d, MMMM jjjj».

De resulterende veldcode ziet er als volgt uit: {MERGEFIELD Datum \@ «d, MMMM jjjj»}. U kunt elke andere uitdrukking gebruiken d, m, en voor datum en tijd, maar onthoud dat hoofdletter M voor maanden staat en kleine letter m voor minuten.

Wijzig het formaat van de huidige datum en tijd

Als u het veld heeft toegevoegd DATUM met de huidige datum en het veld TIJD waarin de huidige tijd in uw samenvoegdocument wordt weergegeven, kunt u de opmaak ervan op een meer visuele manier wijzigen.

Stap 1: selecteer het veld Datum of tijd waarvan u het formaat wilt wijzigen.

Stap 2: pers Shift-F9 om de veldcodering weer te geven. Als je het datumveld hebt geselecteerd, zou je zoiets als dit moeten zien: {DATUM\@“M/d/jjjj”}.

Stap 3: klik met de rechtermuisknop op het veld en kies Veld bewerken in het contextmenu.

Stap 4: Zorg ervoor dat in het dialoogvenster Archief de veldnaam is ingesteld op Datum. Selecteer vervolgens het gewenste formaat onder Datumformaten en klik op Accepteren.

Als u de opmaak tijdens updates wilt behouden, selecteert u het juiste selectievakje rechtsonder in het dialoogvenster.

Snelkoppelingen voor samenvoegen

Als u Excel regelmatig met Word moet combineren, kan het leren van enkele sneltoetsen u wat extra tijd besparen. Alle onderstaande sneltoetsen werken in Microsoft Word 2016, 2013 en 2010. Ze werken waarschijnlijk ook in Word 2007, hoewel we niet met lagere versies hebben getest en dit niet met zekerheid kunnen zeggen. De snelkoppelingen zijn als volgt:

• Alt+F9: Schakel tussen alle veldcodes en uw resultaten in een samenvoegdocument.
• Shift + F9: maak de codering van het geselecteerde veld zichtbaar.
• F9: werkt het geselecteerde bestand bij. Plaats de cursor ergens op het veld en druk op F9 om het bij te werken.
• F11: ga naar het volgende veld.
• Shift + F11: ga naar het vorige veld.
• Alt + Shift + e: bewerk het samenvoegdocument. Houd er rekening mee dat hierdoor de verbinding tussen uw Excel-bestand en het Word-document wordt verbroken, waardoor uw mail merge-feed niet langer automatisch wordt bijgewerkt.
• Alt + Shift + f: voeg een samenvoegveld in vanuit uw samenvoegbron.
• Alt + Shift + m: drukt het gecombineerde document af.
• Ctrl+F9: voegt een leeg veld in.
• Ctrl+F11: blokkeert een veld. De veldresultaten worden niet bijgewerkt wanneer u informatie in het Excel-bronbestand wijzigt.
• Ctrl+Shift+F11: ontgrendelt een veld. De veldresultaten worden opnieuw bijgewerkt.
• Ctrl+Shift+F9: ontkoppelt een veld. Het veld wordt permanent uit een document verwijderd, vervangen door de huidige waarde en vanaf dat moment behandeld als normale tekst.
• Alt+Shift+d: voer het veld in DATUM waarin de huidige datum wordt weergegeven.
• Alt + Shift + p: voer het veld in PAGINA met vermelding van het paginanummer.
• Alt + Shift + t: voer het veld in TIJD die de huidige tijd laat zien.
• Alt + Ctrl + l: veld invoegen LISTNUM.

Kijk eens naar: Oplossing: "Microsoft Word werkt niet meer" in Windows 10

Pensamientos finales

We hopen dat deze tutorial je heeft geholpen en dat je hebt geleerd hoe je Excel met Word kunt combineren. Zodra u de basisstappen heeft uitgevoerd, kunt u creatief aan de slag. Als u erin bent geslaagd het gewenste proces uit te voeren, wachten we op uw opmerkingen in de betreffende sectie. Wij accepteren ook suggesties. Aan de andere kant vindt u op onze pagina een groot aantal tutorials die erg nuttig voor u kunnen zijn.