Stapsgewijze handleiding voor het verwijderen van dubbele gegevens uit databases

Wanneer je met databases werkt, spreadsheets of informatiesystemen, de Dubbele gegevens kunnen voor flinke hoofdpijn zorgen.Dubbele records, namen die op duizend verschillende manieren gespeld zijn, slecht opgemaakte datums of extra spaties maken de analyses onbetrouwbaar en zorgen ervoor dat u tijd verspilt met handmatig controleren wat het systeem in enkele seconden voor u zou kunnen oplossen.

Het goede nieuws is dat die er zijn Krachtige tools voor het lokaliseren, markeren en verwijderen van dubbele gegevens. zowel in Excel als Google Bladen zoals in SQL-databases of hulpmiddelen voor bibliografisch beheer. Inzicht in hoe ze werken, waarin ze verschillen en welke risico's ze met zich meebrengen (zoals het verwijderen van informatie die je later misschien mist) is essentieel om je gegevens georganiseerd te houden en ze met een gerust hart te kunnen analyseren.

Waarom verschijnen dubbele gegevens en waarom vormen ze een probleem?

In praktijk, Dubbele bestanden ontstaan ​​door menselijke fouten, herhaalde importen of slecht gecoördineerde systemen.Formulieren die twee keer worden ingediend, bestanden die zonder voorafgaande controle worden samengevoegd of integraties tussen applicaties die de informatie niet goed valideren, vormen de ideale voedingsbodem voor een systeem vol dubbele records.

Naast de voor de hand liggende duplicaten, vindt u ook kleine variaties die in feite dezelfde gegevens vertegenwoordigenNamen met een mix van hoofdletters en kleine letters, extra spaties, verschillende afkortingen of datums met verschillende opmaak die het systeem niet als hetzelfde herkent, ook al is het voor een persoon overduidelijk dat ze naar hetzelfde verwijzen.

De impact is aanzienlijk: De statistieken zijn vertekend; het aantal klanten of patiënten is overdreven.E-mails worden herhaaldelijk verstuurd in e-mailcampagnes, facturen worden gedupliceerd of het aantal bestellingen wordt overschat. Dit kan leiden tot verkeerde beslissingen, extra kosten en een aanzienlijk gebrek aan vertrouwen in de datakwaliteit.

Daarom is het, voordat je begint met het maken van dashboards of geavanceerde analyses, de moeite waard om eerst tijd te investeren in een Uitstekend hulpmiddel voor het opschonen van gegevens, waarmee inconsistenties kunnen worden opgespoord en gecorrigeerd.Het verwijderen van duplicaten is een essentieel onderdeel van dit proces, maar niet het enige: je moet ook homogeniseer tekstVerwijder vreemde spaties en normaliseer de datums.

Dubbele gegevens in spreadsheets opsporen en markeren

Programma's zoals Excel bieden zeer handige functies voor om snel te identificeren welke waarden zich herhalen in een reeks cellenVoordat je iets verwijdert, is het raadzaam om een ​​visuele weergave te gebruiken waarmee je rustig kunt bekijken wat je wilt bewaren.

Een veelgebruikte manier om te beginnen is door... Voorwaardelijke opmaak om waarden te markeren die meer dan eens voorkomen.Op deze manier verander je de inhoud van de cellen niet, je markeert ze alleen zodat je ze kunt analyseren.

De gebruikelijke workflow omvat eerst het selecteren van de cellen die beoordeeld moeten worden en vervolgens het toepassen van een Voorwaardelijke opmaakregel die duplicaten markeert met een andere achtergrondkleur of lettertype.Dit stelt u in staat patronen te herkennen: bijvoorbeeld om te zien of een persoon meerdere keren in een klantenlijst voorkomt of dat bepaalde productcodes meer dan eens zijn geregistreerd.

Bovendien kunt u deze automatische markering combineren met filters in het spreadsheet zelf om Bekijk alleen de rijen die duplicaten bevatten en controleer ze één voor één.Dit geeft u controle en verkleint het risico dat u per ongeluk belangrijke informatie verwijdert.

Dubbele waarden veilig verwijderen in Excel

Zodra je duidelijk hebt welke herhalingen overbodig zijn, bevat Excel een specifieke functie genaamd Met "Dubbele waarden verwijderen" worden herhaalde rijen permanent verwijderd.Hier moet je voorzichtig te werk gaan, want wat je verwijdert is niet gemakkelijk te herstellen als je geen kopie hebt opgeslagen.

Voordat u deze tool gebruikt, wordt ten zeerste aanbevolen Kopieer het oorspronkelijke gegevensbereik naar een ander werkblad of back-upbestand.Op deze manier kunt u, mocht het opschonen een onverwacht resultaat opleveren, controleren wat u hebt verwijderd en de informatie probleemloos herstellen.

De procedure is gebaseerd op het selecteren van het bereik van cellen dat u wilt opschonen en vervolgens het aangeven in welke kolommen de waarden moeten worden vergeleken om te bepalen of een rij dubbel voorkomt. Als u meerdere kolommen selecteert, wordt alleen de rij waarvan de volledige combinatie overeenkomt met een andere rij als duplicaat beschouwd.Dit is erg handig bij het werken met complexe data.

Na bevestiging van de bewerking verwijdert Excel de extra rijen en Het geeft een overzicht van hoeveel duplicaten zijn verwijderd en hoeveel unieke records er nog over zijn.Dit korte rapport helpt u te controleren of de resultaten overeenkomen met uw verwachtingen toen u met de reiniging begon.

Daar moet rekening mee worden gehouden Het filteren van unieke waarden is niet hetzelfde als het verwijderen van duplicaten.Bij het filteren worden dubbele rijen slechts tijdelijk verborgen, maar ze blijven wel bestaan; het verwijderen van duplicaten verwijdert ze volledig. Daarom is het verstandiger om te beginnen met een uniek filter of voorwaardelijke opmaak.

Criteria voor het bepalen of een waarde dubbel voorkomt

Wanneer spreadsheetprogramma's duplicaten vergelijken, Ze doen dat op basis van wat er daadwerkelijk in de cel te zien is, niet op basis van de onderliggende geïnterpreteerde waarde.Dit heeft een aantal merkwaardige gevolgen waar je van op de hoogte moet zijn, zodat je niet voor verrassingen komt te staan.

Twee datums die dezelfde dag vertegenwoordigen, worden bijvoorbeeld mogelijk niet als duplicaten beschouwd als Op de ene staat “08/03/2006” en op de andere “8 maart 2006”.Omdat de tekstinhoud verschilt, zelfs als de betekenis identiek is. Hetzelfde kan gebeuren met namen en tekenreeksen met verschillende spaties of hoofdletters.

Evenzo een getal opgeslagen als tekst en hetzelfde getal in numerieke vorm Ze kunnen als verschillende waarden worden behandeld. Daarom is het zo belangrijk om formaten te normaliseren voordat je probeert dubbele rijen massaal te verwijderen.

Voordat je een grondige opschoning uitvoert, is het verstandig om eerst te filteren op unieke waarden of voorwaardelijke opmaak te gebruiken ter bevestiging. dat het vergelijkingscriterium werkt zoals u denktDoor deze spelregels aan het begin vast te stellen, wordt voorkomen dat geldige gegevens verloren gaan of dat er vermomde duplicaten achterblijven.

Tekstfuncties in spreadsheets om onzuivere gegevens op te schonen.

Een groot deel van de problemen met duplicaten komt niet voort uit het feit dat exact dezelfde waarde wordt herhaald, maar uit het feit dat Dezelfde informatie wordt op enigszins verschillende manieren weergegeven.Daar komen de tekstfuncties van Excel of Google Sheets van pas om te standaardiseren en de basis te leggen voordat herhalingen worden verwijderd.

Het komt vaak voor dat kolommen namen bevatten met hoofdletters, kleine letters en een willekeurige mix daarvan. Om deze te verenigen, zijn er functies die... Ze zetten alles om naar kleine letters, alles naar hoofdletters, of ze zetten alleen de eerste letter van elk woord in een hoofdletter.Dit zorgt ervoor dat “ANA PÉREZ”, “ana pérez” en “Ana Pérez” op dezelfde manier worden behandeld.

Teksten met extra spaties, zowel binnen de keten als aan het begin of einde.Een speciale functie kan overbodige spaties verwijderen en alleen een normale spatie tussen woorden laten staan, waardoor zinnen als "Juan García" of soortgelijke uitdrukkingen die vergelijkingen verstoren, worden geëlimineerd.

Voor gegevens die dicht bij elkaar staan, zoals gecombineerde codes of namen en achternamen in dezelfde cel, is het handig om extractie- en samenvoegingsfuncties te gebruiken. U kunt een gedeelte van de tekst eruit halen Hiermee geef je aan vanaf welke positie en hoeveel tekens je wilt extraheren of meerdere tekenreeksen wilt samenvoegen tot één om meer samenhangende velden te reconstrueren.

Als datums in tekstvorm met verschillende stijlen binnenkomen, is het raadzaam ze om te zetten naar een standaard datumformaat gebaseerd op jaar, maand en dagOp deze manier behandelen spreadsheets ze als echte datums, kunt u ze correct sorteren en zijn vergelijkingen niet langer afhankelijk van het visuele uiterlijk van de cel.

Filter unieke waarden en verwijder duplicaten in spreadsheets.

Naast opmaaktools en tekstfuncties bieden zowel Excel als Google Sheets de volgende mogelijkheden: Filter snel om alleen unieke waarden uit een kolom of een reeks kolommen te bekijken.Dit is een zeer effectieve manier om resultaten te evalueren voordat er onomkeerbare beslissingen worden genomen.

In sommige omgevingen kunt u geavanceerde filteropties gebruiken om aan te geven dat u alleen rijen wilt weergeven met unieke waarden in een of meer specifieke kolommen. Deze filter verwijdert geen gegevens, maar verbergt tijdelijk duplicaten.waardoor het een zeer verstandige tussenstap is.

Zodra je hebt bevestigd dat het unieke uitzicht het uitzicht is waarin je geïnteresseerd bent, heb je commando's specifiek voor Verwijder duplicaten direct vanuit de gegevensmenu's.Normaal gesproken ga je naar iets als "Gegevens > Dubbele waarden verwijderen", waar je kiest op welke kolommen de vergelijking gebaseerd moet worden.

Een andere optie is om voorwaardelijke opmaak te gebruiken om zowel duplicaten als unieke waarden te markeren, afhankelijk van uw behoeften. U kunt bijvoorbeeld: Markeer in een heldere kleur de rijen die slechts één keer voorkomen. en analyseren of het gaat om atypische gegevens, laadfouten of simpelweg zeldzame gevallen die bewaard moeten blijven.

Als je met keuzelijsten of gegevensvalidatie werkt, is het erg handig om die ook op te schonen. Dat kun je doen via validatiemenu's. definieer gesloten lijsten die de introductie van typografische variaties voorkomenwaardoor het aantal valse duplicaten, die in werkelijkheid slechts typefouten zijn, wordt verminderd.

Dubbele waarden verwijderen in SQL-databases met SELECT DISTINCT

Toen we de wereld van spreadsheets verruilden voor de wereld van... databankenDe aanpak verandert enigszins. In SQL is een van de eerste hulpmiddelen voor het beheren van herhaalde informatie de operator. DISTINCT, dat in combinatie met de SELECT-opdracht wordt gebruikt om rijen zonder duplicaten terug te geven. in de resultaten van een zoekopdracht.

Het idee is simpel: bij het samenstellen van een SELECT-statement kun je het trefwoord DISTINCT toevoegen om aan te geven dat Je wilt slechts één keer elke combinatie van waarden hebben. in de geselecteerde kolommen. Op deze manier retourneert de query één enkele regel als dezelfde logische rij meerdere keren in de tabel voorkomt.

Het is belangrijk om te begrijpen dat SELECT DISTINCT niets uit de database verwijdert: Het heeft alleen invloed op het resultaat dat je ziet wanneer je de query uitvoert.De oorspronkelijke informatie blijft ongewijzigd in de tabellen, wat perfect is voor verkennende analyses waarbij je de gegevens nog niet wilt aanpassen.

Wat de syntaxis betreft, bestaat het algemene patroon uit het combineren van SELECT DISTINCT met de lijst van kolommen waarin u geïnteresseerd bent, gevolgd door de FROM-clausule om de tabel aan te geven en, optioneel, een WHERE-clausule om te filteren op specifieke voorwaardenOp deze manier kunt u bijvoorbeeld unieke klanten uit slechts één land of verschillende producten uit een specifieke categorie opvragen.

Deze aanpak is erg handig wanneer u de resultaten wilt beperken tot unieke vermeldingen, of het nu gaat om... Stel een klantenlijst samen zonder dubbele bestellingen., een lijst met unieke productcodes weergeven of het aantal unieke items in een dataset tellen.

Verschillen tussen DISTINCT en andere manieren om duplicaten in SQL te vermijden

Hoewel 'onderscheidend' en 'uniek' op elkaar lijken, Ze spelen niet dezelfde rol binnen het SQL-ecosysteem.DISTINCT wordt gebruikt in SELECT-query's en beïnvloedt de geretourneerde rijen; UNIQUE is meestal gerelateerd aan beperkingen in de definitie van tabellen, die aangeven dat bepaalde velden geen herhaalde waarden mogen bevatten.

Bovendien kan het gebruik van SELECT DISTINCT in contexten met grote hoeveelheden data prestatie-intensief zijn, omdat De database-engine moet alle geselecteerde kolommen vergelijken. Om te bepalen welke rijen hetzelfde zijn. Bij grote tabellen of tabellen met veel kolommen kan dit omslachtig worden.

Daarom is het in sommige gevallen de moeite waard om alternatieven te overwegen. Een van de meest voorkomende is het gebruik van GROUP BY om rijen te groeperen op basis van een of meer kolommen en pas aggregatiefuncties toe (zoals COUNT, MIN of MAX) waarmee je de gegevens efficiënt kunt samenvatten.

Je kunt ook gebruikmaken van clausules zoals EXISTS voor controleren of bepaalde waarden in een andere tabel voorkomenDit voorkomt dat onnodige dubbele rijen worden samengevoegd. U kunt ook subquery's gebruiken met goed gedefinieerde SELECT-, FROM- en WHERE-clausules om beter aan te geven welke records u wilt ophalen.

Wanneer je wilt tellen hoeveel unieke waarden er in een kolom voorkomen, is het gebruikelijk om COUNT te combineren met DISTINCT, zodat... Je krijgt het aantal verschillende elementen direct te zien. zonder dat ze stuk voor stuk handmatig gecontroleerd hoeven te worden.

Praktische voorbeelden: klantvragen en adressen zonder duplicaten.

Stel je voor dat je werkt met een besteltabel waarin elke rij een gedane aankoop vertegenwoordigt. Het is gebruikelijk dat Dezelfde klant verschijnt meerdere keren als deze meer dan één bestelling heeft geplaatst.Als u elke klant slechts één keer wilt zien, is SELECT DISTINCT een zeer overzichtelijk hulpmiddel.

In dit scenario zou u een query samenstellen die de kolommen met klantidentificatie selecteert (bijvoorbeeld hun ID en hun naam) en DISTINCT toepassen op de resultaten. U ontvangt de lijst slechts één keer per klant.Hoewel de oorspronkelijke tabel tien verschillende volgordes bevat.

Iets soortgelijks gebeurt als je alles moet zien. unieke verzendadressen waarnaar producten zijn verzondenAls elke bestelling een adres bevat, zal de tabel vol herhalingen staan; met DISTINCT in de adreskolommen kunt u echter een compacte lijst met verzendpunten genereren.

Als u zich wilt richten op klanten uit een specifiek gebied, kunt u een WHERE-clausule toevoegen om bijvoorbeeld aan te geven dat... U bent alleen geïnteresseerd in gegevens uit een specifiek land.Op deze manier werkt SELECT DISTINCT op een subset van de tabel, en niet op alle gegevens.

Ook in de gezondheidszorg of het academisch veld is de operator erg praktisch voor groeperingsgegevens van patiënten of auteurs die meerdere keren voorkomen In verschillende onderzoeken of artikelen wordt voor analysedoeleinden slechts één vermelding per entiteit weergegeven.

Het beheren van dubbele referenties in bibliografische databases

Op het gebied van wetenschappelijke documentatie bieden bibliografische databases doorgaans het volgende: specifieke tools om dubbele verwijzingen te verwijderen Wanneer je zoekopdrachten uitvoert in verschillende bronnen, is dit cruciaal om te voorkomen dat je literatuuronderzoek vol komt te staan ​​met dubbele artikelen.

In deze systemen is er meestal een opdracht "Dubbele items verwijderen" in het menu "Extra", die Het analyseert de resultaten en verwijdert automatisch dubbele verwijzingen.Het systeem rapporteert doorgaans hoeveel elementen zijn verwijderd en hoeveel er nog in de huidige set aanwezig zijn.

Op veel platforms kun je via een voorkeurenmenu instellen dat Het verwijderen van dubbele verwijzingen gebeurt automatisch. elke keer dat u een nieuwe zoekopdracht uitvoert. Dit bespaart veel handmatig werk, hoewel het raadzaam is om regelmatig te controleren of de criteria voor duplicaten correct zijn.

Naast het批量 verwijderen van items, bieden deze beheerders u ook de mogelijkheid om handmatig specifieke items te selecteren en te bepalen of u ze wilt behouden of verwijderen. Deze handmatige controle is nuttig wanneer het systeem niet zeker weet of twee records daadwerkelijk hetzelfde item betreffen. of als ze overeenkomen met verschillende versies (bijvoorbeeld preprints en definitieve versies).

Na het verwijderen van duplicaten wordt de resultatenset bijgewerkt en toont het gereduceerde aantal referentiesDeze numerieke controle helpt om te valideren of het debuggen effect heeft gehad en om het proces te documenteren in systematische reviews of onderzoeksrapporten.