Als je het gevoel hebt dat je te veel uren achter elkaar hetzelfde doet op je computer, moet je waarschijnlijk je manier van werken veranderen. Het hulpmiddel van Werkstromen in Microsoft Teams Het is er om ons te verlossen van die repetitieve taken die onze tijd en energie opslokken, en stelt ons in staat om het Teams-ecosysteem eenvoudig te verbinden met andere applicaties.
Je hoeft geen programmeerexpert te zijn om dit werkend te krijgen; het idee is dat iedereen het kan. Optimaliseer je dagelijkse productiviteit Zonder het onnodig ingewikkeld te maken. Of je nu macOS of een ander systeem gebruikt, het automatiseren van de interne processen van je team zorgt ervoor dat informatie soepeler stroomt en dat niemand belangrijke meldingen mist.
Hoe installeer en configureer je de Workflows-applicatie?
Om deze functies te kunnen gebruiken, moet je eerst de app installeren. Ga naar het menu 'Apps' aan de linkerkant van Teams en tik op... Bekijk meer apps Typ vervolgens 'Workflows' in de zoekbalk. Zodra je het gevonden hebt, klik je op 'Toevoegen' en het wordt in je omgeving geïntegreerd.
Een truc om te voorkomen dat je elke keer tijd verspilt met zoeken wanneer je het nodig hebt: Bevestig de applicatie aan het zijpaneelKlik met de rechtermuisknop op het pictogram 'Workflows' en selecteer de optie 'Vastmaken'; zo hebt u het altijd bij de hand. Als u liever met meer ruimte werkt, kunt u ook kiezen voor... Open het in een apart venster door de bijbehorende knop te selecteren.
Naast de app store zijn er ook snelle manieren om toegang te krijgen tot deze tools. Je kunt bijvoorbeeld naar een chat of kanaal gaan en... Meer opties En vouw het menu uit om daar direct een workflow te configureren. Het is zelfs mogelijk om vanuit het menu nieuwe acties aan te maken. Meer acties door een specifiek bericht te selecteren of door de toepassingsknop te gebruiken die naast het vak verschijnt waarin u uw berichten typt.
Werkstromen creëren: vanuit sjablonen of helemaal zelf maken.
Wanneer je je eerste automatisering wilt maken, heb je twee mogelijkheden, afhankelijk van hoeveel je deze wilt aanpassen. De snelste manier is om gebruik te maken van de voorgedefinieerde sjablonen die in de carrousel op de homepage verschijnen. Je hoeft alleen maar de optie te kiezen die het beste bij je past, de gevraagde informatie in te vullen en op 'Opslaan' te klikken.
Als je een concreter idee hebt en de sjablonen niet geschikt voor je zijn, kun je Ontwerp de workflow helemaal vanaf nul.In dit geval houdt het proces in dat je een trigger kiest (wat de actie in gang zet) en vervolgens definieert wat er moet gebeuren. Het goede nieuws is dat Je kunt deze stappen bijwerken. U kunt dit op elk gewenst moment doen als u merkt dat het proces moet worden aangepast.
Uitvoeringsvormen en praktijkvoorbeelden
Niet alle workflows werken op dezelfde manier, omdat de trigger verschilt afhankelijk van de taak. Er zijn... geautomatiseerde workflowsdie, eenmaal geconfigureerd, geen menselijke tussenkomst meer vereisen. U kunt bijvoorbeeld een kaart naar een kanaal publiceren telkens wanneer dat nodig is. een Planner-taak verandert van statusHet hele team op de hoogte houden zonder handmatige berichten te hoeven versturen.
Een ander zeer nuttig voorbeeld is de integratie met SharePoint: u kunt deze configureren om een goedkeuringsverzoek indienen Teams-chat geeft automatisch een melding wanneer een item in een SharePoint-lijst wordt gewijzigd. Dit stroomlijnt het validatieproces en voorkomt dat e-mails verloren gaan in de inbox.
Aan de andere kant hebben we de voorwaardelijke en bewerkbare flowsDeze functies werken op specifieke berichten en worden uitgevoerd via het optiemenu van elk bericht. Ze zijn ideaal wanneer u ze nodig hebt. processpecifieke informatie of de manier waarop een melding wordt verzonden aanpassen op basis van de inhoud van een gesprek.
Beheer en administratie van uw automatiseringen
Om alles overzichtelijk te houden, kun je in Teams je vijf meest recente workflows op het hoofdscherm bekijken, maar als je er veel hebt, kun je ze in een aparte map weergeven. Bekijk alle Om toegang te krijgen tot de volledige catalogus, inclusief SharePoint-, Power Automate- en Copilot-workflows. Als u iets specifieks zoekt, zoekbalk voor trefwoorden is je beste bondgenoot.
Als een workflow niet meer naar behoren werkt, kunt u naar het beheergedeelte gaan en selecteren. Uitgeven Om de benodigde velden te wijzigen. Het is bovendien heel eenvoudig. tijdelijk activeren of deactiveren Je kunt het automatiseren via de drie snelle actiepunten, of het permanent verwijderen als het niet langer nuttig is voor het bedrijf.
Een belangrijk detail voor samenwerking is dat je Wijs mede-eigenaren toe aan de stroom.Ga hiervoor naar de pagina met workflowdetails, scrol naar beneden naar het gedeelte 'Eigenaren' en voeg de naam van uw collega toe. Dit zorgt ervoor dat de automatisering blijft werken, zelfs als iemand in het team van rol verandert of op vakantie gaat.
Het is belangrijk om op te merken dat de toepassing Het toont alleen stromen uit de standaardomgeving. van de organisatie. Als u met aangepaste Power Platform-omgevingen werkt, moet u weten dat elke flow die vanuit de Teams-app wordt gemaakt, automatisch in de standaardomgeving van het bedrijf wordt gehost.
Door deze tools te beheersen, kunt u Microsoft Teams omtoveren tot een intelligent operationeel centrum waar de automatische meldingen en integraties Met Excel, Forms of SharePoint wordt tijdrovend handmatig werk overbodig, waardoor het team zich kan concentreren op wat echt waarde toevoegt, terwijl de software de digitale administratie afhandelt.
Gepassioneerd schrijver over de wereld van bytes en technologie in het algemeen. Ik deel mijn kennis graag door te schrijven, en dat is wat ik in deze blog ga doen: je de meest interessante dingen laten zien over gadgets, software, hardware, technologische trends en meer. Mijn doel is om u te helpen op een eenvoudige en onderhoudende manier door de digitale wereld te navigeren.