Bestanden samenvatten met Copilot

Heb je ooit te maken gehad met lange documenten en wist je niet hoe je de belangrijkste informatie er in korte tijd uit kon halen? Tegenwoordig, met hulpmiddelen zoals Microsoft Copiloot, is het mogelijk om lange teksten om te zetten in duidelijke en directe samenvattingen, waardoor u uw tijd optimaal benut en het begrip ervan wordt bevorderd. Copilot integreert met verschillende platforms, zoals Word en Loop, en heeft de manier waarop we met informatie werken radicaal veranderd, waardoor u zich kunt concentreren op de essentie en de rest kunt laten. inteligencia kunstmatige het zware werk van inhoudsanalyse.

In dit artikel leggen we alles uit over het samenvatten van bestanden met Copilot: van automatische functies tot mogelijke aanpassingen, inclusief beperkingen, Tricks en praktische details die vaak niet in korte handleidingen voorkomen. Als u het maximale uit uw workflow wilt halen, de samenwerking binnen uw team wilt verbeteren en de kunst van het synthetiseren van documenten onder de knie wilt krijgen, dan is dit de meest uitgebreide gids met alle relevante informatie die momenteel beschikbaar is bij Microsoft en haar belangrijkste bronnen.

Wat is Copilot en waarvoor wordt het gebruikt bij het samenvatten van bestanden?

Copilot is de intelligente assistent van Microsoft, gebaseerd op IA die geïntegreerd is in zijn belangrijkste toepassingen, zoals Word, Loop en andere productiviteitstools. Met de samenvattingsfunctie kunt u de inhoud van lange documenten in enkele seconden samenvatten en belangrijke punten markeren, waardoor ze gemakkelijker te lezen, te beoordelen en te nemen zijn. Het is ideaal voor wie rapporten, memo's, notulen of andere omvangrijke bestanden bekijkt en snel informatie moet verduidelijken.

De bediening is intuïtief: wanneer u een compatibel document opent (bijvoorbeeld in Word met een actieve Copilot-licentie), kunt u direct een samenvatting opvragen of, indien de automatische optie beschikbaar is, deze bovenaan de pagina plaatsen. Samenvattingen kunnen worden aangepast in detailniveau en opmaak, zodat u ze kunt aanpassen aan de context of de ontvanger.

Vraag Copilot om een ​​samenvatting van een document: manieren om dit te doen

Er zijn verschillende manieren om een ​​samenvatting te maken met Copilot, afhankelijk van het platform en het documenttype. Hieronder leg ik ze stap voor stap uit:

• Automatisch overzicht in Word: Als uw document is opgeslagen op OneDrive of SharePoint Als u een Copilot-licentie in een professionele omgeving hebt, vindt u de samenvatting waarschijnlijk al bovenaan het bestand wanneer u het opent.
• Handmatig samenvatting genereren: Als de automatische optie niet verschijnt of het document ergens anders is opgeslagen, ga dan naar het Copilot-paneel (via de werkbalk of het lint in Word) en typ iets als 'dit document samenvatten' in het opstelvak. Je kunt ook klikken op de standaardsuggestie die Copilot biedt.
• En Microsoft-lus: Open de pagina of het onderdeel waaraan u wilt werken, typ de slash ("/") en selecteer de optie 'Pagina samenvatten' in het menu. De samenvatting wordt direct gegenereerd en u kunt deze direct bewerken.

Opties om de samenvatting aan te passen en dieper op de inhoud in te gaan

Copilot biedt u niet alleen een overzicht, maar biedt u ook de mogelijkheid om te interacteren en de inhoud naar wens aan te passen. Via de chatfunctie kunt u om verduidelijking vragen, de lengte van de samenvatting aanpassen, dieper op specifieke onderdelen ingaan of zelfs aanvullende vragen stellen om specifieke details te verkrijgen.

Als de eerste samenvatting bijvoorbeeld te uitgebreid of te summier lijkt, kunt u naar beneden scrollen en het standaarddetailniveau selecteren uit de opties Kort, Standaard of Gedetailleerd. Zo krijgt u bondigere of gedetailleerdere informatie, afhankelijk van uw doel.

In Loop kunt u, naast het bewerken van de samenvattingstekst, specifieke wijzigingen aanvragen. U kunt de samenvatting bijvoorbeeld inkorten tot drie zinnen of structureren met opsommingstekens. Vervolgens kunt u beslissen of u de samenvatting wilt integreren als een gezamenlijk onderdeel of dat u deze apart wilt delen.

Hoe u door Copilot gegenereerde samenvattingen kunt beoordelen en optimaliseren

Zodra Copilot de samenvatting heeft gemaakt, is het essentieel Bekijk de inhoud en beoordeel of deze echt voldoet aan het doel waarvoor u deze nodig hebtDe eerste versie is niet altijd perfect: soms ontbreken belangrijke nuances of slaagt de AI er niet in om relevante details vast te leggen.

Om het resultaat te verfijnen, Geef Copilot context in uw vervolgberichtenGeef concrete voorbeelden van wat je wilt, geef aan voor welke doelgroep de samenvatting bedoeld is of waarvoor je hem wilt gebruiken. Dit zal de nauwkeurigheid van de respons aanzienlijk verbeteren. Hier zijn enkele voorbeelden van effectieve prompts:

• "Wat moeten besluitvormers weten over de inhoud van het document en waarom is het relevant?"
• "Ik moet de belangrijkste punten samenvatten die ik tijdens een teamvergadering wil bespreken, inclusief het strategische belang van elk punt."

Houd er ook rekening mee dat Copilot aanvullende vragen voorstelt. U kunt hierdoor navigeren en aspecten onderzoeken waar u wellicht nog niet aan heeft gedacht, zoals kerncijfers, grote trends of specifieke bevindingen in het dossier.

Bekijk en gebruik samenvattingen in uw workflow

Eenmaal gegenereerd, Het overzicht kan worden uitgebreid om de volledige informatie te zien Of vouw het samen voor een snel overzicht van de behandelde onderwerpen. Als u de auteur van het bestand bent, kunt u met de samenvatting in één oogopslag controleren of de structuur en inhoud aansluiten bij uw doelstellingen.

In samenwerkingsomgevingen zoals Microsoft Loop kunt u de samenvatting rechtstreeks met uw collega's delen, waardoor deze een samenwerkingscomponent wordt en altijd up-to-date blijft met wijzigingen op de oorspronkelijke pagina. Dit vergemakkelijkt de communicatie en monitoring van teamwerk aanzienlijk.

Het detailniveau en de geavanceerde opties van Copilot beheren

Een van de meest interessante voordelen van Copilot is de mogelijkheid om pas het diepteniveau van de samenvatting aan Simpel gezegd: u kunt kiezen tussen korte, standaard of gedetailleerde samenvattingen. Deze instelling vindt u aan het einde van de samenvatting in een dropdownmenu en stelt u in staat uw reactie af te stemmen op de specifieke situatie.

Als u meer gedetailleerde informatie nodig hebt, kunt u naar de tabbladen van Conclusies, waar de belangrijkste cijfers of meest relevante cijfers uit het document worden gemarkeerd. Daarnaast staat in het gedeelte Voorgestelde vragen en antwoorden U kunt voorbeelden van vragen stellen, van het vinden van financiële gegevens tot belangrijke thematische bevindingen. Copilot kan het document volgen en reageren op zeer specifieke verzoeken zonder dat u handmatig hoeft te zoeken.

Pagina's samenvatten en inhoud beheren in Microsoft Loop

Copilot integreert met Loop, zodat u snel kunt navigeren en de inhoud van elke pagina kunt begrijpen. Het proces is eenvoudig:

1. Opent een bestaande pagina of component in Loop.
2. Renderen ​ en selecteer Samenvattingspagina tussen de opties.
3. U kunt het resultaat eenvoudig aanpassen door instructies in het tekstvak te typen, bijvoorbeeld: "Vat dit samen in drie zinnen."
4. U kunt de inhoud van de samenvatting bewerken, zodat u de opmaak en structuur kunt wijzigen of opsommingstekens kunt toevoegen of verwijderen.
5. Zodra u klaar bent met uw samenvatting, kopieert u deze, plakt u deze ergens anders of maakt u er een Loop-component van waarmee u eenvoudig kunt samenwerken en delen.

In Loop verloopt de samenwerking bijzonder soepel, omdat alle teamleden de samenvatting in realtime kunnen raadplegen, beoordelen en er opmerkingen over kunnen plaatsen. Hierdoor wordt de uptime vergroot en is er een gedeeld begrip.

Voordelen van het gebruik van Copilot om bestanden samen te vatten

• behendigheid: Genereer samenvattingen in seconden en bespaar uren aan lezen en analyseren.
• nauwkeurigheid: Identificeer en vat de belangrijkste punten efficiënt samen.
• aanpassen: Pas de inhoud, toon en het detailniveau aan de behoeften van uw doelgroep aan.
• Bevordert samenwerking: Deel bewerkbare samenvattingen en samenwerkingscomponenten met multidisciplinaire teams.

Tips voor betere resultaten bij het samenvatten met Copilot

Hoewel Copilot erg krachtig is, Hoe meer informatie en context u geeft, hoe nauwkeuriger de samenvatting zal zijn.Hier zijn enkele tips en best practices:

• Gebruik duidelijke en specifieke berichten wanneer u uw verzoeken indient (“CV voor presentatie aan leidinggevenden”, “Alleen financiële cijfers extraheren”…).
• Bekijk altijd de eerste versie van de samenvatting en vraag om verduidelijking als er iets onduidelijk is.
• Geef aan wat het type doelgroep is en wat het doel is van de briefing, zodat Copilot de toon en diepgang kan aanpassen.
• Bewaar en deel uw samenvattingen zodat anderen kunnen voortbouwen op uw eerdere werk.

Huidige beperkingen van de Copilot-samenvattingsfunctie

Hoewel de technologie met sprongen vooruitgaat, Copilot heeft een aantal beperkingen waar u rekening mee moet houden.:

• Automatische samenvattingen werken alleen volledig bij gebruik van Microsoft 365 Copilot (werkende versie) en het bestand is opgeslagen op OneDrive of SharePoint.
• Als het document ergens anders is opgeslagen, is de samenvattingsoptie nog steeds beschikbaar. U moet deze dan wel handmatig genereren.
• Om Copilot goed te laten functioneren, moet het bestand minimaal twintig woorden bevatten.
• De maximale hoeveelheid inhoud die kan worden geanalyseerd voor gedetailleerde samenvattingen, bedraagt ​​ongeveer 300 miljoen woorden of ongeveer XNUMX pagina's per bestand.
• Momenteel worden interne verwijzingen en citaten binnen lange documenten niet altijd gespecificeerd in de samenvatting. Microsoft werkt er echter aan om dit te verbeteren.

Als u met grotere bestanden moet werken, kunt u ze het beste in delen splitsen, gedeeltelijke samenvattingen opvragen en ze vervolgens combineren. En als u twijfelt over de optimale bestandsextensie, kunt u de Volledige gids voor het activeren en gebruiken van Copilot.

Gerelateerd artikel:

Word-documenten automatisch samenvatten met Copilot

Isaac

Gepassioneerd schrijver over de wereld van bytes en technologie in het algemeen. Ik deel mijn kennis graag door te schrijven, en dat is wat ik in deze blog ga doen: je de meest interessante dingen laten zien over gadgets, software, hardware, technologische trends en meer. Mijn doel is om u te helpen op een eenvoudige en onderhoudende manier door de digitale wereld te navigeren.