Word-formulieren met gecontroleerde inhoud en validaties

Als je dagelijks met documenten werkt, zul je er vroeg of laat een nodig hebben. Word-formulieren met gecontroleerde velden, validaties en vergrendelde secties.Het gaat er niet alleen om dat iemand in een document kan schrijven, maar ook dat die persoon op de juiste plek schrijft, met de juiste opmaak en zonder het ontwerp te verstoren waar je zo hard aan hebt gewerkt.

Wanneer je de interactieve formulieren in Microsoft WordHet programma is niet langer een simpele tekstverwerker, maar een krachtig hulpmiddel voor gegevensverzameling: enquêtes, sollicitaties, HR-vragenlijsten, contracten, rapportagesjablonen... Dit alles kan worden samengesteld met behulp van inhoudsbesturingselementen, keuzelijsten, selectievakjes en validaties die de gebruiker begeleiden en fouten verminderen.

Wat is een invulformulier in Word en wat kun je ermee doen?

Een invulbaar formulier in Word is een document dat de volgende elementen bevat: vooraf gedefinieerde invoervelden (tekst, datums, selectievakjes, lijsten, keuzeknoppen, enz.) zodat de gebruiker alleen met die onderdelen interactie heeft zonder de rest van de inhoud te wijzigen. Het resultaat is een overzichtelijkere, herhaalbare en professionelere workflow.

In tegenstelling tot een typisch geprint document dat met de hand moet worden ingevuld, is een digitaal formulier in Word een digitaal formulier. Hiermee kunt u het formulier rechtstreeks vanaf uw computer invullen., tablet of laptop, zonder te scannen, zonder onmogelijke letters te hoeven ontcijferen en zonder achteraf iets te hoeven herontwerpen.

Het grote voordeel van deze formulieren is dat u ze kunt configureren. gecontroleerde inhoud en gedeeltelijk gevalideerd: gesloten waardelijsten, datumformaten, numerieke velden, vooraf ingevulde selectievakjes, besturingselementen die niet kunnen worden verwijderd, bescherming tegen het bewerken van de rest van het document, enz.

Dit alles maakt Word-formulieren nuttig voor afdelingen zoals administratie, personeelszaken, klantenservice, training en alle processen Dat houdt in dat er altijd hetzelfde type informatie wordt verzameld volgens een vaste structuur.

Gebruiksvoorbeelden en voordelen van gecontroleerde formulieren in Word

Formulieren met gecontroleerde inhoud en validaties zijn vooral handig wanneer u dat nodig hebt. homogene en vergelijkbare gegevens verzamelen van veel mensen of processen. Enkele veelvoorkomende situaties:

In de zakenwereld wordt Word gebruikt om personeelsdossiers, interne verzoeken, incidentrapporten, leveranciersregistratieformulieren of klantvragenlijstenDoor de velden te definiëren en te beveiligen, wordt voorkomen dat iedereen een ander formaat bedenkt.

In het onderwijs of bij interne trainingen is het erg handig om voorbereidingen te treffen. enquêtes, eenvoudige tests, inschrijfformulieren of sjablonen voor stageverslagenDe student of deelnemer vult alleen de noodzakelijke gegevens in, terwijl het ontwerp, de logo's en de standaardteksten ongewijzigd blijven.

Op juridisch en administratief niveau is het gebruikelijk om te bouwen contracten, geïnformeerde toestemmingen, geheimhoudingsovereenkomsten of aanvraagformulieren met velden voor namen, datums, bedragen en voorwaarden die worden ingevuld met behoud van de oorspronkelijke juridische structuur.

Naast het besparen van papier en tijd, verbeteren interactieve formulieren de nauwkeurigheid (minder transcriptiefouten), de samenhang (zelfde gegevensformaten), de professioneel imago en gemak bij het analyseren van de verzamelde informatievooral wanneer je Word combineert met Excel of andere tools.

Activeer het tabblad Ontwikkelaar in Word.

Om met gecontroleerde inhoud en validaties te werken, is het eerste wat je moet doen: activeer het tabblad 'Programmeur' of 'Ontwikkelaar' in het Word-lint, aangezien dit standaard verborgen is.

In moderne desktopversies (Word 2013, 2016, 2019, 365) is het proces vergelijkbaar: u voert de WoordoptiesZoek de opties voor het aanpassen van het lint en vink het vakje aan in het tabblad Ontwikkelaar. Vanaf dat moment heb je een nieuw tabblad van waaruit je toegang hebt tot alle functies. inhoudsbeheer, macro's, verouderde tools en beveiligingsopties.

En Mac Het pad verandert een beetje, maar het idee blijft hetzelfde: vanuit de Woordvoorkeuren Ga naar de instellingen voor 'Lint en werkbalk', schakel het tabblad 'Ontwikkelaar' in en klik op 'Opslaan'. Zodra dit is gedaan, verschijnt het tabblad bovenaan het programma.

Zonder dit tabblad is het onmogelijk om de verschillende bedieningselementen in te voegen, dus het is een stap. verplicht voordat enige serieuze vorm wordt overwogenOf je nu moderne content, oudere besturingselementen of ActiveX wilt gebruiken.

Ontwerp het formulier voordat je besturingselementen toevoegt.

Voordat je als een bezetene knoppen, lijsten en tekstvakken gaat toevoegen, is het de moeite waard om even te overwegen... plan de vormstructuurHet is een typische stap die veel mensen overslaan, waardoor ze het document vervolgens meerdere keren moeten herzien.

Een zeer praktische aanpak is om eerst het formulier voor te bereiden als Word "plat" documentDit omvat: sectietitels, veldlabels (Naam, Adres, Datum, enz.), verklarende teksten, instructieblokken en alle vaste inhoud die niet zal veranderen.

Om het netjes te houden, kun je vertrouwen op tekenenZelfs als je later de randen verwijdert, kun je met tabellen labels netjes uitlijnen met velden, blokken groeperen en een veel overzichtelijkere lay-out creëren. Elke cel kan een formulierveld worden of de bijbehorende tekst bevatten.

Het is ook verstandig om aan te geven welk type ingang je op elke locatie wilt hebben: Vrije tekst, getal, datum, enkele optie, meerkeuze, lijst met waarden, lange opmerkingenzovoort. Dit helpt je later bij het kiezen van de juiste besturingselementen (platte tekst, datumkiezer, selectievakje, keuzelijst, keuzerondjes, opgemaakte tekst, enz.).

Als je het formulier in veel contexten wilt hergebruiken, houd er dan vanaf het begin rekening mee dat het uiteindelijke bestand een Word-sjabloon (.dotx of .dotm), niet zomaar een .docx-bestand. Op deze manier begint iedereen die het opent met een nieuw document, zonder het origineel te overschrijven.

Soorten moderne inhoudsbesturingselementen in Word

Wanneer het tabblad Ontwikkelaar zichtbaar is, hebt u in de groep 'Besturingselementen' de volgende opties tot uw beschikking: moderne inhoudsbeheerDit zijn de formulieren die je gaat gebruiken voor formulieren met een gecontroleerde structuur:

De controle van platte tekst Dit is het klassieke veld waar de gebruiker een eenvoudig antwoord invult: naam, telefoonnummer, postcode, leeftijd, bedrag, enz. Het is ideaal wanneer u een kort, onopgemaakt tekstblok wilt, meestal op één regel.

De controle van rijke text Het stelt je in staat om tekst in te voeren met interne opmaak (vetgedrukt, regeleinden, lijsten, enz.) en is perfect voor lange opmerkingen, observaties of gedetailleerde beschrijvingenIn tegenstelling tot de vorige, kunt u hier meerdere alinea's schrijven en stijlen toepassen.

De selectievakjes Ze zijn erg handig voor ja/nee-vragen, acceptatie van clausules of lijsten waar meerdere opties tegelijk kunnen worden geselecteerd. De gebruiker vinkt elk vakje aan of uit, en je kunt vooraf definiëren of er al vakjes aangevinkt moeten zijn.

De vervolgkeuzelijst- of keuzelijstbesturingselementen Ze beperken de antwoorden tot een gesloten set waarden: burgerlijke staat, afdeling, type contract, stad, kanaal via welk er contact is opgenomen, enz. De gebruiker opent de lijst en kiest één optie uit de eerder gedefinieerde waarden.

El datumkiezer Dit is een specifiek besturingselement voor kalendervelden: geboortedatum, datum van ondertekening, registratiedatum, bezoekdatum, enz. Hiermee kunt u de datum handmatig invoeren of selecteren uit een pop-upkalender, en u kunt de weergaveindeling instellen (bijvoorbeeld dd/MM/jjjj).

Daarnaast beschikt Word over een bouwstenengalerijbesturing (creatieblok), dat fungeert als een container voor het invoegen van vooraf gedefinieerde tekstblokken. Het is vooral handig als u de gebruiker wilt laten kiezen tussen meerdere versies van dezelfde standaardparagraaf (bijvoorbeeld verschillende contractuele bepalingen afhankelijk van het type transactie).

Basiseigenschappen en validaties van besturingselementen

Elke moderne Word-besturingselement heeft een vakje voor personalizables propiedades Je opent deze instellingen door het besturingselement te selecteren en op de knop 'Eigenschappen' in het tabblad 'Ontwikkelaar' te klikken. Hier kun je het gedrag verfijnen en enkele eenvoudige validaties toepassen.

In tekstbesturingselementen kunt u een instelling wijzigen. interne titel (om het veld te identificeren als u later processen wilt automatiseren), een plaatsaanduiding of -tekst, bepaalde opmaakbeperkingen en zelfs of alinea-einden zijn toegestaan. In numerieke of datumvelden kunt u specifieke opmaakregels afdwingen, zodat alle gegevens hetzelfde patroon volgen.

Bij keuzelijsten of comboboxen bieden de eigenschappen de mogelijkheid om... Voeg items toe aan de lijst, verwijder ze en wijzig de volgorde ervan.Je definieert doorgaans een weergavewaarde (wat de gebruiker ziet) en een interne waarde (wat gebruikt kan worden in automatiseringen of integraties).

Bij moderne selectievakjes kunt u zelf bepalen of de De standaardwaarde wordt wel of niet aangevinkt weergegeven.Je kunt de grootte aanpassen en in sommige gevallen ook het gebruikte symbool. Hierdoor kun je checklists maken of duidelijke ja/nee-antwoorden weergeven zonder telkens "Ja" en "Nee" te hoeven typen.

In de datumkiezer kunt u, naast het kiezen van het weergaveformaat, ook de volgende instellingen beheren: invoerformaat En de kalendertaal, wat geweldig is wanneer het formulier in een internationale omgeving wordt gebruikt en je wilt dat alle datums er hetzelfde uitzien.

Tot slot bieden veel controllers de mogelijkheid om blokkadeJe kunt de gebruiker naar eigen inzicht beletten het besturingselement te verwijderen of de inhoud ervan te wijzigen. Dit is onderdeel van het concept van gecontroleerde inhoud, waarbij je definieert welke gebieden niet aanraakbaar zijn en welke niet.

Ontwerpmodus en praktische werkzaamheden met de velden

Het tabblad Ontwikkelaar bevat een knop voor Ontwerpmodus Dit is belangrijk om goed te begrijpen. Wanneer de ontwerpmodus is geactiveerd, kunt u de structuur van de besturingselementen, hun randen en de plaatsaanduidingstekst duidelijk zien en deze eenvoudig bewerken.

Terwijl je in de ontwerpmodus bent, kun je Voeg nieuwe besturingselementen toe aan de tabelcellen, verplaats ze, wijzig hun voorbeeldtekst of pas hun grootte aan.Het is de ideale omgeving om het formulier te bouwen of aan te passen zonder je al zorgen te hoeven maken over hoe de eindgebruiker het zal zien.

Door de ontwerpmodus uit te schakelen, gedragen de bedieningselementen zich zoals ze zouden doen voor de persoon die het formulier invult: De bladwijzertekst verdwijnt tijdens het typen, agenda's worden geactiveerd en vervolgkeuzelijsten worden geopend. en de vakjes kunnen worden aangevinkt en uitgevinkt.

Bij complexere formulieren is afwisseling gebruikelijk: je activeert de ontwerpmodus om aanpassingen makenJe deactiveert het om te testen hoe het eruitziet, activeert het opnieuw als iets je niet overtuigt, enzovoort, totdat het formulier zich precies gedraagt ​​zoals je wilt.

Een handige truc is om eerst een tekstbesturingselement of -vak te maken met alle eigenschappen correct geconfigureerd en vervolgens Kopieer en plak het in de andere cellen waar je hetzelfde type veld wilt hebben.Het bespaart tijd en zorgt voor consistentie tussen vergelijkbare velden.

Verouderde besturingselementen en ActiveX voor speciale gevallen

Naast moderne inhoud behoudt Word een gedeelte van “Geërfde gereedschappen” Toegankelijk via het tabblad Ontwikkelaar, waar u de oude formulierbesturingselementen en ActiveX-besturingselementen vindt. Hoewel veel projecten kunnen worden voltooid met alleen de moderne besturingselementen, blijven deze in sommige situaties nuttig.

De verouderde formulierbesturingselementen (zoals oude tekstvakken, selectievakjes of klassieke vervolgkeuzelijsten) zorgen voor een betere compatibiliteit met zeer oude versies van Word of met documenten die afkomstig zijn uit vroegere tijden en die u niet helemaal opnieuw wilt opbouwen.

De ActiveX-besturingselementen Ze bieden meer aanpassingsmogelijkheden en extra functies, vooral in combinatie met macro's of VBA-codeJe kunt bijvoorbeeld het volgende creëren: gegroepeerde keuzeknoppen die functioneren als logische uitsluitingen (slechts één mogelijk antwoord binnen elke groep) of vakken met speciaal gedrag.

Een veelvoorkomend gebruik van ActiveX-optieknoppen is het groeperen van antwoorden voor Vragen zoals "Heeft u last van allergieën?" met ja/nee-opties.Dit onderscheidt die groep duidelijk van andere keuzeknoppen op het formulier (bijvoorbeeld knoppen voor bloedgroepen). Dit wordt gedaan door de eigenschap GroupName voor elke set aan te passen, zodat Word begrijpt tot welke groep elke knop behoort.

Het is belangrijk om te weten dat ActiveX-formulieren meer afhankelijk zijn van de desktopomgeving. Windows y Ze presteren niet altijd even goed op andere platforms of bij andere kijkers.Je kunt ze dus het beste bewaren voor de momenten dat je die extra kracht echt nodig hebt.

Bouwstenen gebruiken als gecontroleerde "standaardteksten"

Een minder bekend, maar zeer krachtig onderdeel voor geavanceerde vormen is de Inhoudsbeheer van de bouwstenengalerijDit wordt gebruikt wanneer je wilt dat de gebruiker een van de verschillende vooraf gedefinieerde teksten kiest.

Het idee is dat je er van tevoren verschillende maakt. herbruikbare tekstblokken (bouwstenen) die bijvoorbeeld alternatieve versies van een contractuele clausule, een juridische kennisgeving aangepast aan elk type document, of alineasjablonen vertegenwoordigen, afhankelijk van de situatie.

Vervolgens voeg je een besturingselement voor een bouwstenengalerij in, zoals: container van die blokkenBij het gebruik ervan selecteert de gebruiker uit een lijst welke standaardtekst hij of zij wil invoegen, zonder het risico een andere tekst te verzinnen of een belangrijk onderdeel te vergeten.

Deze aanpak is ideaal wanneer u flexibele formulieren nodig hebt, maar wel binnen enkele minuten. zeer duidelijke normatieve of stilistische grenzenBijvoorbeeld bij advocatenkantoren, de overheid of grote bedrijven met vastgestelde beleidsregels.

Formulierbeveiliging: alleen invullen toestaan

Een van de belangrijkste stappen om van een formulier met gecontroleerde inhoud een eenvoudig bewerkbaar document te maken, is het activeren van de documentbeveiliging zodat alleen het invullen van formulieren is toegestaan.

Via het tabblad Ontwikkelaar (of Beoordelen, afhankelijk van de versie) kunt u de optie openen. “Bewerken beperken”In het zijpaneel kunt u ervoor kiezen om slechts één type bewerking toe te staan ​​en selecteert u 'Formulieren invullen' als de enige mogelijke modus voor de gebruiker.

Bij het toepassen van beveiliging biedt Word u de mogelijkheid om een ​​instelling te kiezen. wachtwoordAls je het zo instelt, kunnen alleen degenen die ervan op de hoogte zijn de beveiliging uitschakelen om het formulierontwerp te wijzigen, velden toe te voegen of vaste teksten aan te passen; de overige gebruikers kunnen alleen tekst invoeren in de toegestane besturingselementen.

Zodra deze beveiliging is geactiveerd, verandert het gedrag van het document radicaal: de gebruiker Je kunt geen alinea's meer verwijderen, koppen verplaatsen of de algehele opmaak wijzigen.Je kunt alleen van veld naar veld springen (bijvoorbeeld met de Tab-toets) en de gevraagde informatie invullen.

Als u het formulier op enig moment wilt bijwerken, kunt u dat eenvoudig doen. Schakel de beveiliging uit door het wachtwoord in te voeren.Voer de wijzigingen door en bescherm het vervolgens opnieuw. Deze cyclus zorgt ervoor dat het formulier ongewijzigd tussen personen en afdelingen circuleert.

Formuliersjablonen, opslaan en distribueren

Zodra je een formulier hebt gemaakt met alle inhoud gecontroleerd en basisvalidaties uitgevoerd, is het logisch om het op te slaan als Word-sjabloon Om te voorkomen dat het hoofdbestand elke keer dat iemand het gebruikt, wordt overschreven.

Als het formulier geen macro's bevat, is het gebruikelijk om de volgende opmaak te gebruiken. .dotxAls u macro's of ActiveX-besturingselementen met bijbehorende code hebt gebruikt, kunt u het beste kiezen voor... .dotm (sjabloon ingeschakeld voor macro's). In beide gevallen zal Word het bestand als basis gebruiken voor nieuwe documenten.

Vanuit het oogpunt van de eindgebruiker is de meest gebruikelijke manier om het formulier te ontvangen als e-mailbijlage of via een intranetIn veel situaties wordt aangeraden om het formulier, voordat het wordt ingevuld, onder een andere naam op te slaan (bijvoorbeeld door de eigen naam of de datum toe te voegen) om het originele formulier niet kwijt te raken.

Na invulling kan het formulier in het juiste formaat worden teruggestuurd. .docx als je verder wilt bewerken of transformeren in PDF Om ervoor te zorgen dat de inhoud behouden blijft, kunt u in Word rechtstreeks opslaan als PDF, waarbij alle reeds ingevulde velden bewaard blijven.

In situaties waarin vertrouwelijke gegevens worden verwerkt, is het gebruikelijk om deze stappen te combineren met opslagruimte veilige cloudopslag, schijfversleuteling of documentbeheersystemen die alle ontvangen formulieren centraliseren voor verdere verwerking.

Beperkingen en wanneer alternatieven voor de Word-vorm te overwegen.

Hoewel formulieren met inhoudsbesturing in Word erg handig zijn, zijn ze niet voor alles de perfecte oplossing. Het is belangrijk om te weten... zijn grenzen om frustratie te voorkomen of het programma te veel te forceren.

Het maken van een complex formulier in Word kan tijdrovend zijn. Er werd aanzienlijke tijd besteed aan de lay-out en het testen.Vooral als je weinig ervaring hebt. Er is een leercurve: je moet moderne besturingselementen, oudere besturingselementen, ActiveX, beveiliging, sjablonen begrijpen... en dat heb je niet in vijf minuten onder de knie.

Een andere duidelijke beperking is de Data-extractieDe formulieren worden als afzonderlijke documenten teruggestuurd, vaak per e-mail, waarna ze verwerkt, gecontroleerd op volledigheid en ingevoerd moeten worden in een ander programma (bijvoorbeeld Excel of een ERP-systeem). Bij grote volumes wordt dit proces omslachtig.

Bovendien zijn niet alle geavanceerde gedragingen even goed over te zetten naar andere formaten of kijkers: Bij het openen van een Word-formulier in andere tekstverwerkers of webapplicaties kunnen sommige functies verloren gaan.ActiveX-besturingselementen zijn sterk afhankelijk van de traditionele Windows-omgeving.

Daarom kan het interessanter zijn voor workflows waarbij reacties automatisch gecentraliseerd moeten worden, met realtime statistieken of massamailings naar honderden gebruikers. Stel alternatieven voor, zoals specifieke online formuliertools of platformen voor taakbeheer. die elk antwoord omzetten in een taak of record dat klaar is voor verwerking.

Desondanks geldt dit voor veel kantooromgevingen met interne documenten. Word blijft een zeer goede optie. Wanneer u stabiele sjablonen, controle over de opmaak en compatibiliteit met het ecosysteem nodig hebt. Microsoft Office wat de meeste gebruikers al weten.

Door Word-formulieren met gecontroleerde inhoud en basisvalidaties te beheersen, kunt u het volgende bereiken: Zet statische documenten om in slimme sjablonen. die snel vol raken, fouten verminderen, de bestandsstructuur beschermen en goed aansluiten op de reguliere workflows van elke organisatie die Office al dagelijks gebruikt.