Wat zijn Word-inhoudsbesturingselementen en hoe gebruikt u ze?

Als u dagelijks met Word-documenten werkt, zult u vroeg of laat de volgende problemen tegenkomen: inhoudscontroles En als niemand ze je heeft uitgelegd, lijken ze misschien vreemd of zelfs irritant. Maar correct gebruikt, vormen ze een van de krachtigste functies van Word voor het maken van formulieren, bedrijfssjablonen, repetitieve rapporten of juridische documenten die niet zomaar gewijzigd kunnen worden.

In de volgende regels zullen we zien Wat zijn Word-inhoudsbesturingselementen precies, waar worden ze voor gebruikt, welke typen zijn er en hoe kunt u ze optimaal benutten?zowel vanuit de gebruikersinterface als vanuit een meer technisch oogpunt en programmering (VBA en XML). Het idee is dat u na het lezen niet alleen begrijpt hoe u ze moet invoegen, maar ook hoe ze zich "intern" gedragen en waarom ze in zoveel professionele scenario's voorkomen.

Wat zijn inhoudsbesturingselementen in Word en waar worden ze voor gebruikt?

Inhoudscontroles zijn speciale gebieden binnen het document die fungeren als informatiecontainersU kunt elk besturingselement zo configureren dat het alleen een bepaald type inhoud accepteert (tekst, datum, afbeelding, lijst, enz.), dat het niet kan worden verwijderd, dat het een identificerende titel heeft of dat het wordt gekoppeld aan externe XML-gegevens.

In de praktijk maken deze controles het mogelijk gestructureerde regio's definiëren in een Word-sjabloonElke regio heeft zijn eigen interne identificatie, waardoor een plug-in of macro eenvoudig automatisch gegevens kan lezen en schrijven naar die specifieke locaties. Deze aanpak gaat veel verder dan traditionele formuliervelden: het vraagt ​​de gebruiker niet alleen om gegevens, maar transformeert het document ook in iets dat lijkt op een data capture-applicatie.

Dankzij hen kunt u bijvoorbeeld: een paragraaf blokkeren met juridische clausules Om wijzigingen te voorkomen, kunt u een vak plaatsen waarin de gebruiker alleen een naam en een datum hoeft in te vullen, of een factureringstabel definiëren waarbij elke cel wordt gevuld met gegevens uit een XML-bestand dat aan het document is gekoppeld.

Een ander belangrijk voordeel is dat de inhoudscontroles het mogelijk maken aanbod visuele aanwijzingen naar gebruikerTijdelijke tekst, titels die beschrijven wat er geschreven moet worden, vervolgkeuzelijsten die de geldige opties beperken, kalenders om een ​​datum te kiezen zonder opmaakfouten, enzovoort. Dit alles zorgt ervoor dat er minder fouten worden gemaakt en dat bedrijfsdocumenten een consistente uitstraling krijgen.

Word plaatst al deze besturingselementen op het tabblad Programmeur (of ontwikkelaar)die meestal verborgen is. Om het te zien, moet je naar Bestand > Opties > Lint aanpassen y Vink het vakje aan programmeurZodra u dat hebt gedaan, vindt u de groep in dat tabblad. controls, van waaruit hun eigenschappen worden ingevoegd en geconfigureerd.

Typische scenario's waarbij inhoudscontroles worden gebruikt

In professionele omgevingen worden inhoudscontroles gebruikt om Zorg ervoor dat documenten alleen worden ingevuld en gewijzigd waar nodigEnkele duidelijke voorbeelden die vaak terugkomen:

Een advocatenkantoor kan contractsjablonen maken waarin bepaalde delen (de clausules) overblijven beschermd door groepsbesturingselementen of geblokkeerde tekstVariabele gegevens (persoonsnaam, datums, bedragen) worden verwerkt met tekstuele elementen of vervolgkeuzelijsten. Zo worden juridische aspecten niet per ongeluk gewijzigd, maar kan het document veilig worden aangepast.

In een bedrijf dat commerciële voorstellen opstelt, kan de voorpagina van elk aanbod afkomstig zijn van een sjabloon dat alleen Bewerk de projecttitel, auteur en datumDe rest van het omslagontwerp (logo's, standaardteksten, structuur) blijft intact dankzij beveiligde inhoudscontroles.

Op afdelingen voor facturering of administratie is het gebruikelijk om facturen en pakbonnen met vooraf gedefinieerde zones voor klantgegevens, bedragen en data. Deze gegevens kunnen gekoppeld worden aan een interne XML-opslag oa Excel-gegevenszodat een invoegtoepassing de besturingselementen bijwerkt met informatie uit de database, zonder dat het document telkens opnieuw geschreven hoeft te worden.

Ze worden ook vaak gebruikt in educatieve en administratieve contexten voor downloadbare formulieren die op het scherm kunnen worden ingevuld of afgedruktDe gebruiker ziet duidelijk welke velden ingevuld moeten worden en de ontwerper van het formulier kan bepalen welke onderdelen niet gewijzigd mogen worden en welke niet.

Hoe u het tabblad Ontwikkelaar kunt bekijken en gebruiken om besturingselementen in te voegen

Voordat u begint met het invoegen van inhoudsbesturingselementen, is het essentieel Het tabblad Programmeur/Ontwikkelaar weergeven in het lintAls u het nog steeds niet kunt zien, vindt u hier de basisstappen:

Ga naar het menu Bestand > Opties en ga naar de sectie Lint aanpassenIn de lijst met hoofdtabbladen, Vink het vakje aan en bevestig met AccepterenVanaf dat moment is het nieuwe tabblad zichtbaar in het lint.

Binnen dat tabblad vindt u de groep controls, met pictogrammen voor verschillende soorten besturingselementen: opgemaakte tekst, platte tekst, keuzelijst, vervolgkeuzelijst, Een afbeelding invoegen in Word, selectievakje, datumkiezer, aanmaakblok, groep, enz. Voor voeg er een inU hoeft alleen maar de cursor op de gewenste plek in het document te plaatsen en op de overeenkomstige knop te klikken.

Als er al een besturingselement is ingevoegd en u de instellingen ervan wilt wijzigen, selecteert u het en drukt u op [knopnaam]. EIGENDOMMEN binnen dezelfde groep. Van daaruit kun je Definieer de titel, de tijdelijke tekst, of deze mag worden verwijderd en welk type inhoud is toegestaan. en andere specifieke opties, afhankelijk van het type besturing.

De gebruikersinterface is de snelste manier om met inhoudscontroles te werken, maar dit hele systeem wordt ondersteund door een krachtig objectmodel (ContentControl, ContentControls, etc.) waarmee u ze kunt manipuleren met macro's in Worden voor een XML-gegevensopslag waardoor het mogelijk is om de inhoud te koppelen aan specifieke XML-knooppunten.

Soorten inhoudscontroles en wat ze toestaan

Word bevat verschillende soorten inhoudsbesturingselementen, die elk zijn ontworpen om een specifiek formaat en gedragIntern worden ze onderscheiden door middel van opsomming. WdContentControlTypeSamengevat zijn dit de belangrijkste:

de besturing van rijke text Ze stellen de gebruiker in staat om opgemaakte inhoud in te voeren (vet, cursief, opsommingen, enz.). Ze zijn perfect wanneer de persoon die het document invult minimale opmaak van de tekst nodig heeft, bijvoorbeeld in beschrijvingen of lange alinea's.

de besturing van platte tekst Ze worden gebruikt wanneer u alleen platte tekst wilt opslaan, zonder opmaak. Hun eigenschappen omvatten een zeer interessante optie: Winkelwagenretourneren toestaanAls deze optie is ingeschakeld, kan de gebruiker meerdere alinea's binnen het besturingselement maken. Als deze optie is uitgeschakeld, wordt alle inhoud op één regel bewaard, wat handig is voor gegevens zoals namen, codes en referenties.

De controle van beeld Het reserveert een gebied waar de gebruiker een foto of afbeelding kan invoegen door erop te klikken. Dit is erg handig in sjablonen waar logo's, productfoto's of afbeeldingen van medewerkers moeten worden ingevoegd zonder het algehele ontwerp van het document te verstoren.

de besturing van keuzelijst y lijst depllegable Ze bieden de gebruiker een reeks gesloten opties. Het verschil is dat de keuzelijst met invoervak schrijf ook je eigen waarde (naast het kiezen uit de lijst), terwijl de vervolgkeuzelijst de selectie van een van de beschikbare items afdwingt. De items worden beheerd vanuit de EIGENDOMMEN vanuit het controlepaneel, waar u ze kunt toevoegen, wijzigen, verwijderen en de volgorde ervan kunt veranderen.

El datumkiezer Het opent een kalender zodat de gebruiker een specifieke datum kan kiezen. Met de eigenschappen kunt u de weergaveformaat (bijvoorbeeld 01-05-2025, 1 mei 2025, enz.) en hoe de datum intern wordt opgeslagen. Dit voorkomt veelvoorkomende fouten bij het invoeren van datums in verschillende formaten.

De controle van selectievakje Er wordt een selectievakje weergegeven dat kan worden aangevinkt of uitgevinkt. Dit is ideaal voor formulieren met ja/nee-vragen, acceptaties van voorwaarden of extra optieselecties. In het objectmodel kunnen de selectievakjes worden gewijzigd. Symbolen van markeren en demarkeren om ze aan te passen aan de stijl van het document.

De controle van bouwsteen Hiermee kan de gebruiker kiezen uit een reeks vooraf gedefinieerde inhoudsblokken (bijvoorbeeld verschillende sjablonen voor voorbladen, standaardalinea's, handtekeningen, enz.). Het maakt gebruik van de bouwstenengalerij van Word en is zeer nuttig voor sjablonen die meerdere variaties van dezelfde sectie bevatten.

de besturing van groep Ze worden gebruikt om hele regio's (die tekst, tabellen, afbeeldingen en andere besturingselementen kunnen bevatten) te definiëren die als een beschermd blok worden behandeld. Ze worden bijvoorbeeld gebruikt om voorkomen dat de gebruiker hele secties wijzigt van een document, zoals een bedrijfskop of een volledige contractuele clausule.

In recentere versies, zoals Word 2013 en later, zijn naast de bovengenoemde typen ook de volgende opties opgenomen: inhoudscontrole van herhalende sectieOntworpen om inhoudsblokken zo vaak als nodig te herhalen, waarbij de structuur en optioneel de XML-koppeling behouden blijven.

Verbeteringen aan inhoudsbesturingen in Word 2013: uiterlijk, kleur en herhaling

Met Word 2013 heeft Microsoft op dit gebied een grote stap voorwaarts gezet door verschillende verbeteringen door te voeren die de bedieningselementen flexibeler en visueel configureerbaarDrie aspecten springen eruit: de weergavemodi, de mogelijkheid om aan elke regelaar een kleur toe te wijzen en de nieuwe regelaar voor het herhalen van secties.

De verschijningEen inhoudsbesturingselement kan op drie verschillende manieren worden weergegeven. De eerste is de klassieke selectie rechthoekDit zagen we al in Word 2007 en 2010: een soort kader om de inhoud. Wanneer het besturingselement niet in focus is, valt het nauwelijks op, maar wanneer je er met de muis overheen beweegt, wordt het gearceerd weergegeven. Wanneer je het selecteert, verschijnt er een kader met de titel (indien gedefinieerd).

De tweede modus is de begin- en eindtagsIn plaats van een volledig vak wordt het besturingselement aangegeven met kleine labels die altijd zichtbaar zijn, ongeacht of het geselecteerd is of niet. De titel van het besturingselement wordt in deze modus niet weergegeven, hoewel contextuele knoppen (zoals de knop voor de vervolgkeuzelijst) verschijnen wanneer u er met de muis overheen beweegt.

De derde modus is geenIn deze configuratie toont het besturingselement geen visuele indicatie van zijn aanwezigheid, afgezien van de inhoud zelf. Dit is een handige optie wanneer u de datastructuur van inhoudsbesturingselementen wilt benutten (bijvoorbeeld voor XML-binding), maar zonder de gebruiker het gevoel te geven dat hij met formulieren werkt.

Een andere verbetering is de mogelijkheid van wijs een kleur toe aan elk afzonderlijk besturingselementIn het dialoogvenster Eigenschappen van het inhoudsbesturingselement kunt u een specifieke kleur kiezen, waarmee u bijvoorbeeld verplichte velden, alleen-lezenvelden of gegevens die automatisch worden ingevuld vanuit een XML-archief, kunt onderscheiden.

Dezezelfde weergave- en kleuropties kunnen worden gemanipuleerd door middel van code met behulp van het objectmodel van Word, met behulp van eigenschappen zoals het Uiterlijk (gebaseerd op de WdContentControlAppearance-enumeratie) en Kleur (WdColor). Hiermee kunt u macro's maken die de weergave van alle besturingselementen in een document uniform aanpassen.

De derde grote doorbraak was de inhoudscontrole van herhalende sectieDeze regelaar omsluit hele alinea's of tabelrijen en stelt u in staat die sectie zo vaak als nodig te dupliceren. Telkens wanneer de gebruiker op de knop "+" klikt of het contextmenu gebruikt, wordt een nieuw sectie-element aangemaakt, met alle interne regelaars klaar om te worden ingevuld.

Bovendien kan aan elke sectie een specifieke titel Via de eigenschappen van het inhoudsbeheer kunt u bepalen of gebruikers toestemming hebben om secties toe te voegen of te verwijderen. In scenario's zoals productvermeldingen, boeken, deelnemers of factuuritems vereenvoudigt dit type beheer het ontwerp van repetitieve documenten aanzienlijk.

Inhoudsbesturingselementen koppelen aan XML-gegevens

Een van de krachtigste eigenschappen van inhoudscontroles is hun vermogen om koppel de inhoud ervan aan knooppunten van een aangepaste XML-opslag binnen het documentHierdoor wordt het Word-bestand een soort 'visueel omhulsel' van een set gestructureerde gegevens.

In moderne versies, waaronder Word 2013, kunt u een XML-toewijzing Dit geldt zowel voor platte tekst- als voor RTF-besturingselementen, en ook voor bouwstenen. De koppeling wordt doorgaans tot stand gebracht met behulp van de methode XMLMapping.SetMapping, waarmee een XPath-pad wordt aangegeven dat verwijst naar het overeenkomstige gegevensknooppunt in de aangepaste XML die in het document is ingesloten.

Wanneer het besturingselement wordt toegewezen, is de inhoud die het weergeeft gebaseerd op de waarde van het XML-knooppunt. Als een plug-in of macro de XML bijwerkt, Word vernieuwt automatisch wat de gebruiker zietDit is vooral handig bij het genereren van documenten vanuit zakelijke toepassingen waarin gegevens in XML-formaat zijn opgeslagen of wanneer rapporten moeten worden gesynchroniseerd met een centrale gegevensbron.

In het geval van herhalende sectiebesturingselementen wordt XML-koppeling nog interessanter. Elk herhaald element kan corresponderen met een knooppunt binnen een verzameling XML-knooppunten, en Word beheert intern "absolute" of "relatieve" relaties op basis van het XPath-pad. Op deze manier worden bij het repliceren van een sectie de interne besturingselementen opnieuw toegewezen aan het bijbehorende XML-knooppunt.

Het is echter de moeite waard om op te merken dat Als een toegewezen herhalende sectiebesturingselement wordt ingevoegd en vervolgens secties die niet aan XML zijn gekoppeld, worden bewerktDeze wijzigingen kunnen verloren gaan wanneer het document opnieuw wordt geopend, omdat Word secties opnieuw opbouwt op basis van de gegevensopslag. Om dit te voorkomen, raden we aan om het besturingselement voor herhalende secties te vergrendelen en gebruikers alleen de toegewezen interne besturingselementen te laten bewerken.

Als u ten slotte een herhalende sectie aan een tabel wilt koppelen, is het raadzaam Maak eerst de tabel en voeg vervolgens het herhalende sectiebesturingselement rond de rijen inAls u het andersom doet, kan het lastig zijn om alleen de tabel te selecteren die het correct moet inkapselen.

Woordobjectmodel voor inhoudscontroles

Achter alles wat we in de interface zien, bevindt zich een set VBA-objecten die het mogelijk maken Maak, zoek en wijzig inhoudsbesturingen programmatischHet hoofddoel is Inhoudsbeheer, dat een afzonderlijk besturingselement binnen het document vertegenwoordigt.

Alle bedieningselementen zijn gegroepeerd in de verzameling Inhoudsbesturingentoegankelijk vanaf objecten zoals Document, Actieradius o SelectieNaast het doorkruisen van de collectie zijn methoden zoals SelecteerInhoudBesturingselementenOpTitel o SelecteerInhoudBesturingselementenOpTag om alleen de besturingselementen te verkrijgen die dezelfde titel of hetzelfde label hebben, wat erg praktisch is bij het automatiseren van sjablonen.

Voor lijstbesturingselementen (keuzelijst en vervolgkeuzelijst) introduceert het model de objecten ContentControlListEntries y ContentControlListEntryDe eerste is de verzameling van alle items in de lijst van een besturingselement; de tweede vertegenwoordigt een individueel item. Hiermee kunt u opties toevoegen, de tekst ervan wijzigen, de bijbehorende waarde wijzigen of ze programmatisch verwijderen.

Niet alle leden van het ContentControl-object zijn van toepassing op alle besturingselementtypen. Bijvoorbeeld eigenschappen zoals DateDisplayFormat, DateDisplayLocale of DateStorageFormat Ze zijn alleen zinvol bij datumcontroles; DropdownListEntries Het is specifiek voor lijsten en keuzelijsten; MultiLijn Het wordt gebruikt in platte tekst; en methoden zoals degroeperen Ze zijn alleen geschikt voor groepsbesturingselementen. Pogingen om ze in andere typen besturingselementen te gebruiken, zullen tot fouten leiden.

Word 2013 heeft nieuwe eigenschappen toegevoegd, zoals het Uiterlijk y Kleur om de weergave en eigenschappen die aan de herhalende sectie zijn gekoppeld, te beheren, zoals ToestaanInvoegenVerwijderenSectie y HerhalendeSectieItemTitelEr werden ook nieuwe objecten geïntroduceerd, zoals Herhalendesectie-item (een specifiek herhaald element) en HerhalendeSectieItemColl (verzameling elementen), met methoden om elementen in het herhalingsgedeelte uit de code in te voegen en te verwijderen.

Naast eigenschappen en methoden stelt het objectmodel gebeurtenissen met betrekking tot de levenscyclus van het inhoudsbeheerDeze gebeurtenissen, die worden geactiveerd op het niveau van het Document-object, stellen u bijvoorbeeld in staat om te valideren wat de gebruiker typt, te voorkomen dat bepaalde besturingselementen worden verwijderd of te reageren wanneer er een nieuw besturingselement wordt gemaakt.

Inhoudsbesturingselementen maken en configureren vanuit VBA

Als u geïnteresseerd bent in het automatiseren van het maken van sjablonen of formulieren, biedt VBA alles wat u nodig hebt om Inhoudsbesturingselementen invoegen en hun eigenschappen configureren zonder het één voor één met de hand te hoeven doen. Het basispatroon bestaat uit het gebruik van de methode Toevoegen uit de ContentControls-collectie.

Om bijvoorbeeld een datumkiezer aan het actieve document toe te voegen, kunt u een ContentControl van het type maken wdContentControlDate en de oorspronkelijke tekst instellen op de huidige datum. U kunt ook een besturingselement met platte tekst maken en er een beschrijvende titel aan toewijzen die de gebruiker ziet wanneer hij/zij het selecteert, zoals 'Voer uw naam in'.

Een andere veel voorkomende operatie is definieer tijdelijke tekstHiermee kunt u een begeleidende tekst aan de gebruiker tonen ("Selecteer uw favoriete dier", "Klik om een ​​afbeelding in te voegen", enz.) die verdwijnt wanneer de gebruiker begint met typen. In VBA wordt dit afgehandeld met methoden zoals SetPlaceholderTextdie hetzelfde werken voor zowel tekstbesturingselementen als lijsten.

In lijstbesturingselementen kunnen items programmatisch worden toegevoegd met behulp van de verzameling DropdownListEntriesBel gewoon Toevoegen voor elke optie die u wilt opnemen. Dit is vooral handig als de opties uit een andere gegevensbron komen of als u verschillende lijsten wilt genereren, afhankelijk van het type document.

Ten slotte kunt u met de nieuwe mogelijkheden van Word 2013 en later ook Herhaalde sectiebesturingselementen maken vanuit code, koppel ze aan specifieke XML-knooppunten, definieer sectietitels en voeg zelfs nieuwe secties in voor of na een bestaande sectie met behulp van methoden zoals HerhalendeSectieItemInvoegenVoor o InvoegenHerhalendeSectieItemNaDit alles creëert de mogelijkheid om documenten te creëren die zeer dynamisch zijn en die zijn aangepast aan elke context.

Als u begrijpt hoe inhoudsbesturingselementen werken, welke verschillende typen beschikbaar zijn, welke weergaveopties ze hebben, wat hun relatie is met XML en welk objectmodel ze ondersteunt, wordt het een stuk eenvoudiger. bepaal zelf wanneer het jou uitkomt om ze te gebruiken en hoe je ze zo kunt configureren dat andere gebruikers alleen de juiste velden hoeven in te vullen zonder de documentstructuur verbrekenDeze combinatie van beveiligde onderdelen, invulbare velden en herhaalbare secties maakt Word tot een veel krachtiger hulpmiddel dan je op het eerste gezicht zou denken als je het alleen als traditionele tekstverwerker gebruikt.