Wat is een Excel-draaigrafiek en hoe haal je er het maximale uit?

Als je vaak met gegevens in Excel werkt, heb je je waarschijnlijk wel eens overweldigd gevoeld door duizenden rijen en wist je niet goed waar je moest beginnen. In zulke gevallen kan een dynamische grafiek of draaigrafiek Het kan je beste bondgenoot zijn om in één oogopslag het complete plaatje te zien, zonder te verdwalen in de cijfers. Dit type grafiek is gebaseerd op een draaitabel en stelt je in staat om informatie snel en interactief te analyseren, filteren en presenteren.

Voordat we dieper ingaan op dynamische graphics, is het belangrijk om eerst duidelijk te definiëren wat ze precies zijn. dynamische tabellenWe leggen uit wat draaidiagrammen zijn en hoe je ze configureert, want een draaidiagram is in feite het visuele onderdeel van al die analyses. Vervolgens bekijken we hoe je een dynamisch diagram helemaal zelf maakt, hoe je er een genereert op basis van een bestaande draaitabel, hoe je de waarden samenvat en weergeeft, en welke beperkingen deze diagrammen hebben bij het maken van professionele presentaties, samen met enkele praktische oplossingen.

Wat is een draaigrafiek in Excel?

Een dynamische Excel-grafiek, ook wel bekend als DraaigrafiekEen grafiek is een grafische weergave van gegevens uit een draaitabel. Met andere woorden, het is een grafiek die is "gekoppeld" aan een draaitabel en die wordt bijgewerkt en gewijzigd op basis van de filters, velden en lay-outs die u op die tabel toepast.

Deze grafieken zijn volledig interactiefWanneer u velden verplaatst tussen rijen, kolommen, filters of waarden in de draaitabel, past de grafiek zich automatisch aan. De grafiek beschikt ook over speciale knoppen voor velden en filters, zodat u de weergave direct vanuit de grafiek kunt wijzigen, zonder de tabel aan te raken.

In tegenstelling tot gewone Excel-grafieken is een dynamische grafiek ontworpen om data verkennen en analyserenNiet alleen voor de sier. Daarom is het zo handig als je met grote hoeveelheden data werkt en patronen, trends of vergelijkingen wilt zien zonder complexe formules te hoeven schrijven.

Relatie tussen draaitabel en draaigrafiek

De basis van elke draaigrafiek is altijd een dynamische tafelDeze tabel is gebaseerd op een reeks gegevens (of meerdere gerelateerde tabellen) en stelt u in staat informatie te groeperen, samen te vatten en te herorganiseren zonder de brongegevens te wijzigen.

In een draaitabel zijn de velden verdeeld over vier hoofdzones: Filters, Kolommen, Rijen en WaardenDoor velden naar elk van deze gebieden te slepen, worden verschillende samenvattingen op basis van dezelfde dataset gemaakt, zonder dat er formules hoeven te worden geschreven. De dynamische grafiek "erft" deze hele structuur over.

Wanneer je een dynamische grafiek maakt van die tabel, dan... series, categorieën en legenda's De grafieken zijn direct gebaseerd op de velden in de tabel (rijen, kolommen en waarden). Als u de tabel wijzigt, verandert de grafiek mee. Als u datums in de tabel filtert of groepeert (op maanden, kwartalen, jaren, enz.), wordt de grafiek bijgewerkt om precies die weergave te tonen.

Wat is een draaitabel en waarom is deze zo belangrijk voor PivotCharts?

Met een draaitabel kunt u Wissel rijen en kolommen tijdens het gebruik. die op het scherm verschijnen, filters toepassen, waarden groeperen en totalen herberekenen in een kwestie van seconden. Dit alles zonder lange of ingewikkelde formules te hoeven maken, iets wat vooral handig is voor gebruikers die vaak veel tijd besteden aan het maken van repetitieve rapporten.

Stel je bijvoorbeeld voor dat je een verkooplijst hebt met duizenden records: datum, land, regio, stad, product, verkoper en bedrag. Met een draaitabel kun je deze informatie binnen enkele seconden verkrijgen. verkoop per landVervolgens kunt u de verkoop per regio binnen elk land bekijken, of de verkoop per stad en product, door simpelweg velden naar verschillende gebieden te slepen. Vanuit deze weergaven kunt u dynamische grafieken maken die dezelfde analyse visueel weergeven.

Belangrijkste toepassingen van draaitabellen in data-analyse

Draaitabellen worden voornamelijk gebruikt om te creëren interactieve rapporten en dashboardswaarbij de gebruiker filters en velden kan aanpassen om verschillende zakelijke vragen te beantwoorden. Het gaat niet alleen om het toevoegen van gegevens, maar ook om de mogelijkheid om deze snel vanuit verschillende invalshoeken te bekijken.

Een typisch voorbeeld zijn periodieke verkooprapporten: met één gegevenstabel en een goed ontworpen draaitabel kunt u Bekijk de verkoopcijfers per land, product, verkoper of periode. Zonder dubbele werkbladen of formules voor elk rapport. Verplaats eenvoudig velden en wijzig filters.

Dit soort rapporten is de natuurlijke volgende stap in de richting van het creëren van dynamische graphics die een visuele analyse van trends, vergelijkingen tussen categorieën, tijdsontwikkeling, enzovoort mogelijk maken. Zo wordt een reeks getallen in een tabel een grafiek die in één oogopslag te lezen is.

Stapsgewijze handleiding voor het maken van een draaitabel (gebaseerd op PivotChart)

1. De gegevensbron voorbereiden of selecteren.

De eerste stap is het organiseren van de gegevens in de volgende vorm: rijen en kolommenZonder lege rijen ertussen en met duidelijke kopteksten voor elke kolom. Het kan een Excel-tabel zijn, een tabelvormig bereik of zelfs gegevens die uit een database zijn geïmporteerd.

Je zou bijvoorbeeld een tabel kunnen hebben met verkoopgegevens van een computerwinkel, met velden zoals factuurnummer, handelsnaam, datum, model, merk en bedragDat vormt de basis waarop de draaitabel de samenvattingen genereert.

2. Maak de draaitabel aan.

Selecteer een willekeurige cel binnen het gegevensbereik en ga naar het tabblad. invoegen Klik vervolgens op 'Draaitabel'. Excel detecteert automatisch het volledige bereik als de gegevens goed gestructureerd zijn.

In het dialoogvenster dat verschijnt, kunt u kiezen of u het draaitabelrapport in wilt plaatsen. een nieuwe spreadsheet Of op een bestaand werkblad. Als je de invoegtoepassing hebt. Power PivotJe kunt die gegevens ook naar het datamodel sturen om ze te combineren met andere gerelateerde tabellen.

Zodra u akkoord gaat, maakt Excel een lege draaitabel aan en wordt het paneel aan de rechterkant weergegeven. Lijst met velden, waar je alle velden uit de brontabel ziet die je direct naar de verschillende gebieden kunt slepen.

3. Configureer de velden van de draaitabel

In het paneel met draaitabelvelden vindt u het volgende: vier hoofdgebieden waar de velden geplaatst moeten worden:

• filters: Een algemeen filter toepassen op het hele rapport (bijvoorbeeld filteren op jaar of op land).
• Kolommen: Voor velden die u als kolomkoppen wilt weergeven zonder herhalingen (bijvoorbeeld productmerken).
• Rijen: voor de velden die u als rijen wilt weergeven (bijvoorbeeld bedrijven, producten of steden).
• waarden: voor de numerieke velden waarop ze zullen worden toegepast aggregatiefuncties (som, aantal, gemiddelde, enz.).

Door velden naar deze gebieden te slepen, kunt u het rapport vormgeven. Excel past standaard de volgende instellingen toe: SOM-functie voor de numerieke velden die u in Waarden plaatst. Als het veld tekst of een combinatie van gegevenstypen bevat, wordt meestal de functie gebruikt. VERTELLENDaarom is het belangrijk om de gegevenstypen in uw brontabel schoon te houden.

Afhankelijk van de combinatie van velden die u kiest, kunt u het volgende verkrijgen: compleet verschillende samenvattingen op dezelfde gegevensbron. Je kunt bijvoorbeeld het veld 'naam verkoper' in de rijen plaatsen, 'merk' in de kolommen en 'totaalbedrag' in de waarden om te zien hoeveel elke verkoper per merk heeft verkocht. Als je later verkoper en merk omwisselt, krijg je een rapport met een omgekeerde structuur, maar met dezelfde gegevens.

Configureer de optie 'Waarden samenvatten op' in een draaitabel.

In het gedeelte Waarden kunt u wijzigen hoe de gegevens worden berekend. Door te klikken op de pijl rechts van de naam van het waardeveld Door 'Waardeveldinstellingen' te selecteren, wordt een dialoogvenster met verschillende opties geopend.

Op het tabblad 'Waarden samenvatten doorU kunt de gewenste aggregatiefunctie selecteren: Som, Aantal, Gemiddelde, Maximum, Minimum, Product, Aantal getallen, Standaardafwijking, Variatie, enz. Excel voegt de functienaam automatisch toe aan de veldnaam in het rapport, bijvoorbeeld 'Som van Bedrag', maar u kunt dit wijzigen in het vak 'Aangepaste naam'.

In ditzelfde vak hebt u toegang tot “Getalnotatie"Om de opmaak voor alle waarden in dat veld in te stellen (valuta, percentage, decimaal getal, enz.). Dit zorgt ervoor dat zowel de draaitabel als de bijbehorende draaigrafiek de gegevens in een consistente en leesbare opmaak weergeven."

Configureer “Waarden weergeven als” voor geavanceerde berekeningen.

Naast het samenvatten, bieden draaitabellen de mogelijkheid om de resultaten te transformeren met behulp van de "Waarden weergeven alsIn hetzelfde venster 'Waardeveldinstellingen' kunt u op het bijbehorende tabblad specificeren hoe de waarden bijvoorbeeld moeten worden weergegeven:

• % van het totale
• % van het rij- of kolomtotaal
• % van een geselecteerd element
• Verschil ten opzichte van een basiswaarde
• % verandering ten opzichte van een basiswaarde

Dit is vooral handig als u bijvoorbeeld wilt zien welk percentage elke categorie vertegenwoordigt van de totale omzet, in plaats van alleen het totaalbedrag in euro's. In het klassieke geval van huishoudelijke uitgaven kunt u de bedragen voor elke categorie omrekenen naar... percentages van het totaal om te zien welk deel naar huisvesting, vervoer, voedsel, enz. gaat.

Als u zowel de absolute waarde als het percentage tegelijkertijd wilt zien, kunt u Sleep hetzelfde numerieke veld twee keer. In het gedeelte Waarden: laat in het ene veld 'Som' staan ​​en in het andere veld 'Waarden weergeven als '% van het totaal''. Op deze manier krijgt u voor elk item zowel het bedrag als het bijbehorende percentage in dezelfde draaitabel, en kunt u beide gebruiken in de draaigrafiek.

Dynamische grafieken (draaigrafieken) maken in Excel

Maak een dynamische grafiek van een gegevenstabel.

Als je nog geen draaitabel hebt, kun je er een maken. dynamische grafiek direct op basis van de gegevensExcel genereert de draaitabel automatisch op de achtergrond en koppelt deze aan de grafiek. De basisstappen zijn:

1. Selecteer een cel in de tabel of het gegevensbereik.
2. Ga naar het tabblad invoegen en kies de optie Dynamische grafiek (of het type dynamische grafiek dat u wilt, afhankelijk van de versie).
3. Geef aan waar u de dynamische grafiek wilt plaatsen (nieuw werkblad of bestaand werkblad).
4. Klik op Accepteren.
5. Selecteer of sleep de velden die u in het veldenpaneel van de dynamische grafiek wilt weergeven.

Tegelijkertijd heeft Excel een bijbehorende draaitabelDit is de basis voor de grafiek. Wanneer je deze tabel aanpast (velden, filters, ontwerp), wordt de grafiek automatisch bijgewerkt zonder dat je er iets voor hoeft te doen.

Maak een dynamische grafiek van een bestaande draaitabel.

Als je al een goed geconfigureerde draaitabel hebt, het proces is zelfs nog eenvoudiger. Je hoeft alleen maar:

1. Selecteer een willekeurige cel in de draaitabel.
2. Ga naar het tabblad invoegen en klik op 'Dynamische grafiek'.
3. Kies het type grafiek (kolom, staaf, lijn, cirkeldiagram, enz.).
4. Bevestig met Accepteren.

De grafiek blijft automatisch gekoppeld naar die specifieke draaitabel. Elke ontwerpwijziging, filter of slicer die u op de tabel toepast, wordt direct in de grafiek weergegeven. Op dezelfde manier kunt u met de filter- en veldknoppen in de grafiek met de gegevens werken zonder de tabel te hoeven openen.

Draaitabellen met meerdere brontabellen en relaties

Met Excel kunt u draaitabellen maken van verschillende gerelateerde tabellenDit is erg handig wanneer uw gegevens zich in verschillende tabellen van een relationele database bevinden (bijvoorbeeld SQL Server, Oracle of Access).

De basisstappen Om met meerdere tabellen in een draaitabel te werken, moet u het volgende doen:

Stap 1: Gerelateerde tabellen importeren
Je importeert de verschillende tabellen uit de database, en je kunt dit in één keer doen als je er meerdere selecteert. Deze tabellen worden toegevoegd aan het datamodel en kunnen aan elkaar worden gekoppeld.

Stap 2: Velden toevoegen aan de draaitabel
In de lijst met velden ziet u nu het volgende: alle tafels die u hebt geïmporteerd. U kunt elk item uitvouwen om de velden te bekijken en ze naar de gebieden Rijen, Kolommen, Waarden of Filters slepen, zelfs als ze uit verschillende tabellen komen, zolang ze maar correct aan elkaar gerelateerd zijn.

Stap 3: Bouw relaties op, indien nodig.
Als Excel detecteert dat een relatie tussen twee tabellen nodig is om de analyse te voltooien, wordt er een bericht weergegeven waarin staat dat u dit moet doen. een relatie opbouwenIn dat geval definieer je de relatie tussen sleutelvelden (bijvoorbeeld CustomerId in een verkooptabel en CustomerId in een klantentabel) en vervolgens kan de draaitabel probleemloos velden uit beide tabellen gebruiken.

Wanneer deze draaitabellen zijn verbonden met dynamische graphicsJe kunt gegevens uit meerdere tabellen visueel weergeven, zoals verkoopcijfers per geografisch gebied door klant- en verkoopgegevens te combineren, of samenvattingen per product met behulp van informatie uit verschillende bronnen.

Dynamische grafieken en segmentaties voor interactieve analyse

Dynamische graphics werken bijzonder goed in combinatie met segmentaties (Slicers) en tijdschalenMet segmentatie kunt u informatie visueel filteren op basis van velden zoals land, productcategorie, verkoopmedewerker, enzovoort, met behulp van knoppen. Tijdschalen worden gebruikt om datumperioden (jaren, kwartalen, maanden, dagen) op een zeer intuïtieve manier te filteren.

Bij het toepassen van een slicer op de draaitabel, dynamische grafiekupdates De functie toont direct alleen de gefilterde gegevens. Dit vereenvoudigt het verkennen van informatie tijdens vergaderingen, interne presentaties of ad-hocanalyses aanzienlijk, zonder dat formules hoeven te worden aangepast of grafieken opnieuw hoeven te worden gemaakt.

Beperkingen van dynamische grafieken in Excel voor presentaties

Hoewel draaigrafieken een geweldig hulpmiddel zijn voor onderzoek en analyseZe hebben een aantal beperkingen als je ze wilt gebruiken in formele presentaties (bijvoorbeeld in PowerPoint) of wanneer je een zeer verfijnd en flexibel grafisch ontwerp nodig hebt.

De belangrijkste beperkingen van dynamische grafische weergave zijn onder andere:

• De grafiek is sterk gekoppeld aan de draaitabelAls je een reeks alleen uit de grafiek wilt verwijderen, moet je deze ook uit de tabel verwijderen, wat voor analysedoeleinden mogelijk niet wenselijk is.
• De lay-out van de grafiek volgt de Rij- en kolomstructuur van een draaitabelAls u reeksen en categorieën wilt verwisselen, moet u de rijen en kolommen van de tabel wijzigen. Dit kan de lay-out van het werkblad beschadigen of zelfs andere formules in de war schoppen.
• La groepering van datums Wat nuttig is in een tabel (bijvoorbeeld maanden of kwartalen) hoeft niet per se te resulteren in een visueel leesbare of esthetisch aantrekkelijke grafiek.
• De getalformaten De synchronisatie tussen de draaitabel en de grafiek verloopt niet altijd perfect, waardoor er kleine verschillen in labels en waarden kunnen ontstaan.
• De grafiek toont veld- en filterknoppen Die zijn erg handig voor analyses, maar vervelend als je een overzichtelijke grafiek voor een dia nodig hebt.

Daarbij komt nog hun eigen formaatbeperkingen van standaard Excel- en PowerPoint-grafieken (onflexibele aslabels, moeilijkheid om bepaalde punten te markeren, enz.), wat nog duidelijker merkbaar is wanneer de gegevens afkomstig zijn uit een complexe draaitabelstructuur.

Referentietabellen als oplossing voor de beperkingen van draaigrafieken.

Een zeer praktische manier om met deze beperkingen om te gaan is Ontkoppel de grafiek van de draaitabel. Door gebruik te maken van een tussentijdse referentietabel. Het idee is dat u de draaitabel alleen gebruikt om de gegevens te analyseren en voor te bereiden, en vervolgens het resultaat kopieert of koppelt aan een andere 'platte' tabel die als bron dient voor een normale grafiek.

Er zijn drie hoofdvormen. om deze referentietabellen te maken:

• Kopieer en plak de waarden uit de draaitabel: Je kopieert de resultaten uit de draaitabel en plakt ze als waarden in een ander gebied. Dit legt de huidige status van de analyse vast, ideaal wanneer de gegevens definitief zijn en je geen wijzigingen meer verwacht. Je kunt doorwerken aan de draaitabel zonder de referentietabel te beïnvloeden.
• Gebruik formules die verwijzen naar cellen in de draaitabel: Op deze manier wordt de referentietabel bijgewerkt wanneer de gegevens in de draaitabel veranderen (bijvoorbeeld wanneer de gegevensbron wordt vernieuwd). Het risico is dat als u de structuur van de draaitabel wijzigt, de celverwijzingen verschuiven en niet meer correct uitgelijnd zijn.
• Gebruik de functie GETPIVOTDATA: Met deze functie kunt u de gegevens in de draaitabel raadplegen. op basis van veldnaam en elementAls de structuur verandert, blijven de formules meestal gewoon werken. Het is krachtiger en robuuster, maar ook iets complexer om te configureren.

Zodra de referentietabel gereed is, kunt u een normale Excel-grafiek Gebaseerd op die tabel, met volledige vrijheid in opmaak, zonder filterknoppen en zonder de starheid van een draaitabelstructuur. Het is aan te raden de draaitabel goed te definiëren en de analyse af te ronden voordat de referentietabel wordt gemaakt, om te voorkomen dat deze meerdere keren opnieuw moet worden aangemaakt.

Vergeet de draaitabellen niet. Ze worden niet automatisch bijgewerkt Wanneer de gegevensbron verandert, moet u de draaitabel vernieuwen, zodat de referentietabellen en de daarop gebaseerde grafieken ook worden bijgewerkt.

Koppel draaitabel- en grafiekgegevens aan PowerPoint.

Wanneer je een grafiek hebt die is gebaseerd op een referentietabel of direct op een draaitabel en je wilt deze naar PowerPointJe kunt verschillende opties gebruiken Speciale lijm:

De belangrijkste opties zijn:

• Microsoft Excel-grafiekobject: Voeg een grafiek met een ingesloten gegevensblad in PowerPoint in. U kunt zowel de grafiek als de gegevens rechtstreeks vanuit de presentatie bewerken.
• Grafiekobject van Microsoft Excel gebonden: De grafiek behoudt een koppeling met het oorspronkelijke Excel-bestand. Wanneer u de gegevens in Excel bijwerkt, wordt de grafiek in PowerPoint ook bijgewerkt.
• Afbeelding (JPG, PNG, enz.): Maak een statische momentopname van de grafiek in de huidige opmaak; ideaal als de gegevens niet meer zullen veranderen.

Elke optie heeft zijn nadelen: niet-gekoppelde grafieken kunnen verouderd raken als de gegevens in Excel veranderen; gekoppelde grafieken kunnen hun verbinding verliezen als het bestand wordt verplaatst of hernoemd; en afbeeldingen worden niet bijgewerkt als er later wijzigingen worden aangebracht. Als u gespecialiseerde visualisatietools gebruikt, zoals... denk-celJe kunt profiteren van de robuustere koppelingen tussen Excel en PowerPoint, zowel voor grafieken als voor tekst, maar vergeet niet om de draaitabel regelmatig te vernieuwen.

De dynamische grafieken in Excel zijn een van de belangrijkste hulpmiddelen om grote gegevenstabellen om te zetten in grafieken. Duidelijke, flexibele en interactieve rapportenDoor te begrijpen hoe draaitabellen werken, hoe je waarden kunt samenvatten en weergeven, wat hun beperkingen zijn in presentaties en hoe je oplossingen kunt vinden met behulp van referentietabellen, haal je veel meer uit Excel, of het nu gaat om het analyseren van dagelijkse gegevens of het opstellen van periodieke rapporten die met minimale inspanning kunnen worden bijgewerkt.