Toegankelijke tabellen in Word met labels en toetsenbordnavigatie.

Het maken van Word-documenten die alleen met het toetsenbord te gebruiken zijn en goed werken met een schermlezer is geen extraatje, maar een noodzaak. Als we het hebben over... Toegankelijke tabellen in Word met correcte labels en toetsenbordnavigatie.We bedoelen dat iedereen, ongeacht of die persoon een visuele, motorische of cognitieve beperking heeft, de gegevens kan begrijpen, erdoorheen kan navigeren en niet halverwege verdwaalt.

Als u regelmatig met rapporten, datagrafieken of bedrijfssjablonen werkt, is het de moeite waard om even te bekijken hoe u uw tabellen opbouwt. Een paar verkeerde beslissingen – samengevoegde cellen, geneste tabellen, lege rijen – kunnen een schermlezer in de war brengen. Door een paar tips te volgen, kunt u de opbouw van uw tabellen verbeteren. Toegankelijkheidsrichtlijnen in Word Je kunt die problemen voorkomen, de gebruikerservaring verbeteren, voldoen aan de WCAG-richtlijnen en, overigens, punten scoren op het gebied van kwaliteit. SEO wanneer die documenten worden omgezet naar PDF en online worden gepubliceerd.

Waarom is het zo belangrijk dat tabellen in Word toegankelijk zijn?

Een toegankelijke tabel is niet alleen een tabel die er "mooi uitziet". Het is een tabel waarin de gegevens toegankelijk zijn. Logisch gestructureerd, met duidelijke kopjes en voorspelbare toetsenbordnavigatie.Schermlezers zoals NVDA, JAWS, Narrator, VoiceOver of TalkBack navigeren door cellen te tellen en rij- en kolomkopinformatie te gebruiken om de gebruiker te laten weten waar hij of zij zich op een bepaald moment bevindt.

Wanneer cellen in een tabel willekeurig worden gecombineerd of gesplitst, tabellen binnen tabellen worden gemaakt of rijen en kolommen leeg worden gelaten, verliest de schermlezer zijn referentie. Vanaf dat moment kan de gebruiker geen nuttige informatie meer ontvangen en denken dat... Er is geen inhoud meer of de gegevens zijn onvolledig.Daarom benadrukken de toegankelijkheidsrichtlijnen van Microsoft het gebruik van eenvoudige structuren en het vermijden van tabellen als lay-outmiddel.

Bovendien kunnen tabellen met een vaste breedte veel problemen veroorzaken voor mensen die de vergrootfunctie gebruiken of inzoomen op kleine schermen. Als je een tabel een specifieke grootte oplegt, krimpen de lettertypen en word je gedwongen om... constant horizontaal scrollenIets wat vooral op mobiele telefoons of tablets erg onhandig is.

Vanuit een breder perspectief heeft de toegankelijkheid van documenten ook juridische en reputatiegerelateerde gevolgen. Door documenten en tabellen toegankelijk te maken, kunnen organisaties voldoen aan regelgeving, worden drempels voor burgers verlaagd en wordt een positief imago van de organisatie gecreëerd. verantwoordelijk, inclusief en professioneelEn als je die Word-documenten later exporteert naar PDF's met labels, kom je in het domein van PDF/UA (ISO 14289) terecht, waar correcte labeling eveneens essentieel is.

Algemene richtlijnen voor toegankelijkheid in Word-documenten

Voordat we ons uitsluitend op tabellen richten, is het belangrijk om een ​​duidelijk beeld te hebben van het grotere geheel. Een echt toegankelijk document wordt niet alleen opgebouwd uit een goed gelabelde tabel; het vereist... Semantische structuur, leesbare tekst, voldoende contrast, duidelijke links en afbeeldingen met alternatieve tekst.Dit alles is gunstig voor mensen die gebruikmaken van ondersteunende technologie, maar ook voor mensen die gewoon snel en moeiteloos willen lezen.

De aanbevelingen van Microsoft en diverse toegankelijkheidsrichtlijnen voor digitale documenten herhalen vaak hetzelfde idee: Gebruik de ingebouwde tools van Word. In plaats van handmatig op te maken. Dit betekent dat je stijlen toepast op koppen, lijsten, tabellen, hyperlinks, enzovoort, in plaats van alleen maar te spelen met groottes, kleuren of tabs.

Correct gebruik van titels en ingebouwde stijlen

Kopteksten vormen het skelet van een document. Een schermlezer stelt je in staat om tussen titels te springen en een soort mentale index op te bouwen, maar alleen als je ze hebt gemaakt met [de juiste tool/script]. Werkelijke kopstijlen (Kop 1, Kop 2, Kop 3…) en in logische volgorde. Het is niet acceptabel om titels te simuleren met een groter, vet lettertype.

Voor een vlotte navigatie dient u de hiërarchie te respecteren: eerst kop 1, dan kop 2, dan kop 3, zonder onnodige sprongen (zoals van kop 3 naar kop 1 midden in een sectie). Op deze manier zullen de automatische inhoudsopgave in Word en de bladwijzers in de geïmporteerde PDF een logische volgorde weergeven. duidelijke en samenhangende structuurJe kunt ook stijlen zoals 'Ondertitel' of alineabanners (blokken met een achtergrondkleur) gebruiken om secties van elkaar te scheiden zonder tabellen te hoeven gebruiken.

Leesbare tekst, toegankelijk lettertype en kleurcontrast.

Een ander belangrijk aspect van toegankelijkheid is dat de tekst in één oogopslag gemakkelijk leesbaar is. Internationale richtlijnen bevelen specifieke lettertypen aan. schreefloos (Arial, Calibri en vergelijkbaar)Vermijd het gebruik van hoofdletters en overmatig gebruik van cursivering of onderstreping, aangezien dit het lezen bemoeilijkt, met name voor mensen met dyslexie of een slecht gezichtsvermogen.

Wat betreft de lettergrootte, is 12 punten een redelijk uitgangspunt voor de hoofdtekst in lange documenten. Voor koppen kunt u de grootte vergroten of de tekst vetgedrukt maken. Het is cruciaal om ervoor te zorgen dat het contrast tussen de tekst en de achtergrond minimaal 4,5:1 bedraagt ​​voor normale tekst en 3:1 voor onduidelijke tekst. grote tekst of koppenHet is aan te raden de kleuren te controleren met behulp van contrasttools of de toegankelijkheidscontrole van Word zelf.

Het is ook raadzaam om kleur niet als enig middel te gebruiken om informatie over te brengen. Als iets groen is omdat het "goedgekeurd" is, voeg dan een relevant woord, pictogram of onderstreping toe, zodat... een kleurenblinde persoon of iemand met een geactiveerde modus voor hoog contrast Verlies de betekenis niet uit het oog.

Spaties, lijsten en inhoudsorganisatie

Mensen met dyslexie beschrijven tekst vaak als iets dat in elkaar overvloeit of tussen de regels lijkt te "dansen". Om deze cognitieve belasting te verminderen, is het een goed idee om de leesactiviteit te verhogen. de ruimte tussen regels en tussen alinea'sDit voorkomt zeer compacte tekstblokken. In Word kun je de inspringing en de afstand tussen regels aanpassen via de alineaopmaak, zodat je geen regeleinden hoeft in te voegen door op Enter te drukken.

Wanneer u informatie in lijstvorm presenteert, gebruik dan de opsommingstekens of genummerde lijsten die Word biedt en maak het uzelf niet onnodig moeilijk met handgeschreven streepjes of sterretjes. Sommige schermlezers tellen het aantal lijstitems en geven aan wanneer een lijstitem wordt weergegeven. de lijst begint en eindigtMaar alleen als het goed is opgebouwd. Het invoegen van een gewone alinea midden in een lijst kan vreemde resultaten opleveren als je ernaar luistert.

Afbeeldingen en andere visuele elementen met alternatieve tekst

Elke relevante afbeelding, grafiek, SmartArt, vorm, groep, statistische grafiek, peninvoer of video moet vergezeld gaan van een alternatieve tekst (alt) Leg kort uit wat de bijdrage ervan in die context is. Het gaat er niet om elk visueel detail te beschrijven, maar om de boodschap of functie over te brengen.

Als de afbeelding decoratief is en geen informatie toevoegt (bijvoorbeeld een decoratie of een achtergrond zonder gegevens), markeer deze dan als decoratief, zodat de schermlezer deze negeert en het voorlezen niet onderbreekt. Bij complexe elementen, zoals kaarten, zeer gedetailleerde diagrammen of infographics, is het raadzaam een een uitgebreidere beschrijving of een samenvatting van de gegevensen houd de alt-toets ingedrukt voor een korte uitleg.

De richtlijnen raden ook af om in te bedden. belangrijke tekst Alleen binnen een afbeelding. Als je per se een afbeelding met tekst nodig hebt, kopieer die tekst dan naar het document zelf, zodat iedereen die inzoomt, kleuren wijzigt of een schermlezer gebruikt, alle inhoud probleemloos kan lezen.

Duidelijke en betekenisvolle hyperlinks

Mensen die schermlezers gebruiken, genereren vaak een lijst met links uit een document. Als al die links "klik hier", "meer informatie" of "pagina bekijken" weergeven, is die lijst nutteloos. Idealiter zou elke link een... tekst die buiten de context wordt begrepenzoals "Toegankelijkheidsgids in Word" of "Aanvraagformulier voor hulp".

Word biedt ook de mogelijkheid om informatie op het scherm weer te geven (tooltips) wanneer u de muis over een link beweegt. Deze extra beschrijving is ook nuttig, maar vervangt niet het feit dat de link zelf informatie bevat. zichtbare linktekst Het zou op zichzelf al beschrijvend moeten zijn.

Stapsgewijze handleiding voor het maken van toegankelijke tabellen in Word

Zodra het document een goede basis heeft op het gebied van toegankelijkheid, is het tijd om de tabellen eens nader te bekijken. Het algemene idee is eenvoudig: Vermijd tabellen als ze niet nodig zijn, en als ze wel nodig zijn, maak ze dan eenvoudig en voorzie ze van duidelijke labels.Vanaf dat moment maken de details het verschil.

Wanneer is het raadzaam om tafels te vermijden?

We gebruiken vaak uit gewoonte tabellen om content te formatteren die ook met kopjes, alinea's en alinea-banners met arcering georganiseerd zou kunnen worden. In die gevallen is het advies duidelijk: Als je de informatie zonder tabel kunt presenteren, is dat nog beter.Dit vermindert weergaveproblemen op mobiele apparaten, verbetert het lezen met de vergrootfunctie en voorkomt onnodige stappen voor schermlezers.

Als u toch tabelgegevens moet presenteren, probeer dan geen tabel met een vaste breedte te gebruiken. Laat Word de breedte aanpassen aan het scherm en controleer de tabel op mobiele telefoons of tablets om te bevestigen dat deze goed past. Het vereist geen continue horizontale verplaatsing.Het is ook raadzaam te controleren of er geen volledig lege rijen of kolommen zijn, aangezien deze ten onrechte kunnen worden aangezien voor het einde van de gegevens.

Tabellen invoegen die toegankelijk zijn met het toetsenbord in Windows

Word voor desktop in Windows Hiermee kunt u tabellen maken en beheren met alleen het toetsenbord, wat essentieel is voor mensen die geen muis gebruiken. U kunt het dialoogvenster voor het invoegen van tabellen openen met Alt+N, T, IGeef het aantal kolommen aan (Alt+C) en het aantal rijen (Alt+F) en bevestig met de Enter-toets.

Als u deze afmetingen als standaardwaarden wilt gebruiken voor toekomstige tabellen, kunt u het vakje 'Afmetingen onthouden voor nieuwe tabellen' aanvinken. Alt+GZodra de tabel is aangemaakt, zal Word de focus erop plaatsen, zodat u direct gegevens kunt invoeren met behulp van de pijltjestoetsen en de Tab-toets om tussen cellen te navigeren.

U kunt ook vooraf opgemaakte sneltabellen invoegen met Alt+N, T, T en kiezen uit vooraf gedefinieerde lay-outs met de pijltjestoetsen. Dit is handig voor een gemarkeerde koptekst en een consistent ontwerp, mits u vervolgens Controleer of de kopregel correct is gemarkeerd. zodat de schermlezer het kan herkennen.

Voeg in Word voor het web tabellen in die toegankelijk zijn via het toetsenbord.

In Word Online is het invoegen van tabellen met het toetsenbord ook ontworpen met toegankelijkheid in gedachten. Je kunt het menu openen. Tabla Druk op Alt+Windows-logotoets+N, N, T en gebruik vervolgens Shift in combinatie met de pijltjestoetsen om het aantal rijen en kolommen te definiëren. Na het indrukken van Enter wordt de tabel ingevoegd en wordt de focus erin geplaatst.

Om een ​​kopregel te markeren, ga je naar een cel in de tabel en voer je met combinaties zoals Alt+Windows-logotoets+J, J, T de volgende tekst in: Opties voor tabelstijlen Activeer de koptekstoptie met de spatiebalk. Vanaf dat moment kunnen schermlezers de koptekst van elke kolom correct voorlezen.

Tabelkoppen en eenvoudige structuur

Kopteksten zijn cruciaal voor elke toegankelijke tabel. Schermlezers gebruiken deze informatie om bijvoorbeeld "Kolom: Maand, Rij: Januari" te kunnen zeggen voordat ze de gegevens voorlezen. Daarom is het zo belangrijk om de kopteksten in te schakelen. kopregel en, indien van toepassing, ook kopkolommen.

Bovendien is het essentieel om een ​​eenvoudige structuur te behouden: geen tabellen binnen tabellen, geen samengevoegde cellen die zinloos meerdere kolommen beslaan en geen cellen die zonder duidelijke logica zijn opgesplitst. Als het raster niet klopt, zal de schermlezer problemen ondervinden. raakt de tel kwijt van rijen en kolommen en stop met het correct aankondigen van de positie.

Rijen en kolommen toevoegen, verwijderen en opmaken met het toetsenbord

Om een ​​tabel echt bruikbaar te maken met alleen het toetsenbord, moet deze te bedienen zijn zonder de muis aan te raken. In Windows kun je bijvoorbeeld naar het tabblad Tabelontwerp gaan met Alt+J, L en vervolgens sneltoetsen gebruiken om... Voeg rijen boven of onder, of kolommen links en rechts in. indien nodig. Op dezelfde manier kunt u via het menu 'Verwijderen' op dat tabblad rijen, kolommen of de hele tabel met een paar toetsaanslagen verwijderen.

Word voor het web heeft vergelijkbare sneltoetsen (Alt+Windows-logotoets+J, J, T, I om in te voegen; Alt+Windows-logotoets+J, J, T, D om te verwijderen) die ervoor zorgen dat iedereen die met een toetsenbord navigeert, dit ook kan. De tabel uitbreiden, verkleinen of aanpassen. zonder het referentiepunt te verliezen.

Bewerk de tabeleigenschappen en voeg alternatieve tekst toe.

Naast de inhoud heeft een tabel eigenschappen die van invloed zijn op de toegankelijkheid: uitlijning, breedte, rijhoogte, kolomgrootte en, heel belangrijk, de alternatieve tekst voor de volledige tabelIn Word voor MacU kunt bijvoorbeeld het dialoogvenster Tabeleigenschappen openen en door de tabbladen (Tabel, Rij, Kolom, Cel en Alternatieve tekst) navigeren met behulp van de VoiceOver-schermlezer en het toetsenbord.

In Word voor web wordt het dialoogvenster voor alternatieve tekst geopend met sneltoetsen zoals Alt+Windows-logotoets+J, J, T, E. Daar kunt u een beschrijvende titel en een meer gedetailleerde beschrijving invullen, waarin u aangeeft wat er moet worden weergegeven. De tabel bevat wereldwijde informatie. en hoe het is georganiseerd, wat erg handig is als er veel rijen of grote hoeveelheden gegevens zijn.

Maak en beheer tabellen met schermlezers op verschillende platforms.

De handleidingen van Microsoft bevatten specifieke instructies voor het werken met tabellen met behulp van schermlezers op Windows, Mac, iOS y AndroidOp een Mac gebruik je bijvoorbeeld Control+Option en de pijltjestoetsen om door het lint te navigeren, de tabelknop te bereiken, de rastergrootte te kiezen en de invoeging te bevestigen. geleid door de instructies van VoiceOver.

Op iOS en Android is de aanpak gebaseerd op aanraakbediening: je navigeert met VoiceOver of TalkBack door over het scherm te vegen totdat je 'Tabel' of 'Tabel invoegen' hoort, configureert opties zoals de kopregel met behulp van stijlmenu's en voert vervolgens informatie in cellen in met het schermtoetsenbord. Deze platforms bevatten ook bedieningselementen voor Voeg rijen of kolommen in vanaf de tabelrandenevenals menu's om secties te verwijderen of alternatieve tekst toe te voegen.

Microsoft Toegankelijkheidscontrole en schermlezer testen

Hoe zorgvuldig je ook te werk gaat bij het maken van je tabellen, er kan altijd wel iets door de mazen van het net glippen. Dat is wat de... Toegankelijkheidscontrole ingebouwd in WordDeze tool is beschikbaar voor zowel de desktopversie als Word voor web en scant het document, markeert mogelijke problemen en legt uit waarom deze een belemmering kunnen vormen voor mensen met een beperking.

In de desktopversie is de toegankelijkheidscontrole meestal op de achtergrond actief. Als er problemen worden gedetecteerd, verschijnt er een melding in de statusbalk; u kunt deze ook handmatig openen via het tabblad 'Controleren' en de optie 'Toegankelijkheid controleren'. In Word voor web is het gedrag vergelijkbaar: wanneer u het deelvenster Toegankelijkheid opent, krijgt u een lijst met fouten en waarschuwingen te zien, samen met suggesties voor het corrigeren ervan.

De checker beoordeelt onder andere de aanwezigheid van alternatieve tekst in afbeeldingen en tabellen, het gebruik van kopstijlen, mogelijk onvoldoende kleurcontrast, niet-beschrijvende links en aspecten zoals het gebruik van kop- en voetteksten voor belangrijke informatie. Er zijn echter taken die geen enkele geautomatiseerde tool voor u kan uitvoeren, zoals... de daadwerkelijke kwaliteit van een alternatieve tekst beoordelen Of controleer of de leesvolgorde logisch is.

Geavanceerde aanbevelingen omvatten daarom een ​​combinatie van deze geautomatiseerde beoordeling met handmatige tests. Door het document te openen en te navigeren met NVDA, JAWS, Narrator, VoiceOver of TalkBack kunt u echte problemen opsporen: tabellen waarbij de focus willekeurig verspringt, koppen die niet worden voorgelezen, lijsten die als losse alinea's lezen, of hele secties die Ze zijn niet toegankelijk via het toetsenbord..

Toegankelijke Word naar PDF-conversie en standaarden zoals WCAG en PDF/UA

In veel omgevingen is het bewerkbare Word-document slechts de bron. Het uiteindelijke document dat online wordt gepubliceerd of massaal wordt verzonden, is meestal een PDF. Om die PDF toegankelijk te maken, moet deze... Zorg ervoor dat de toegankelijkheid vanuit Word zelf gewaarborgd is. en exporteren met de juiste labelopties.

De gebruikelijke workflow is als volgt: ten eerste, bereid het brondocument voor met kopstijlen, lijsten, goed gestructureerde tabellen en alternatieve tekst. Ten tweede, voer de toegankelijkheidscontrole van Office uit en corrigeer alles wat mogelijk is. Ten derde, wanneer Exporteren met behulp van de optie "documentstructuurlabels voor toegankelijkheid". (In het geval van Word op de desktop, ga naar Bestand > Exporteren > PDF/XPS maken). Hiermee worden stijlen omgezet in PDF-tags, die erg handig zijn voor zowel schermlezers als SEO.

Nadat de PDF is gegenereerd, is het raadzaam om een ​​validatie uit te voeren met behulp van tools zoals... Adobe Acrobat Pro (met behulp van het toegankelijkheidspaneel en de automatische controlefunctie), of met PDF Accessibility Checker (PAC), die de naleving van PDF/UA en bepaalde onderdelen van WCAG analyseert. Na die automatische controle zal het de volgende stappen uitvoeren. Controleer handmatig de tagstructuur en de toetsenbordnavigatie.Lees de tekst voor met een schermlezer en pas indien nodig specifieke elementen aan.

Al dit werk sluit aan bij internationale standaarden: WCAG (dat de toegankelijkheidsrichtlijnen voor webcontent vaststelt) en de PDF/UA-standaard voor getagde PDF-documenten. Hoewel het erg technisch lijkt, is het basisidee hetzelfde als in Word: semantische structuur, logische leesvolgorde, alternatieve teksten en correct gelabelde interactieve elementen.

Gerelateerd artikel:

Toegankelijkheid in PDF-documenten met Adobe Acrobat: een complete gids

Isaac

Gepassioneerd schrijver over de wereld van bytes en technologie in het algemeen. Ik deel mijn kennis graag door te schrijven, en dat is wat ik in deze blog ga doen: je de meest interessante dingen laten zien over gadgets, software, hardware, technologische trends en meer. Mijn doel is om u te helpen op een eenvoudige en onderhoudende manier door de digitale wereld te navigeren.