Stap voor stap automatische antwoorden instellen op WhatsApp Business

WhatsApp Business is een essentieel hulpmiddel geworden voor duizenden bedrijven. Dat is ook niet zo gek, want het maakt snelle en directe communicatie met klanten mogelijk. Het handmatig beantwoorden van elk bericht kan echter een vermoeiende taak zijn, vooral als de berichten steeds opnieuw worden verzonden.

Gelukkig zijn er automatische reacties, een functie waarmee u tijd bespaart, uw professionele imago verbetert en uw klanten op elk moment van de dag kunt bedienen. In dit artikel leggen we u stap voor stap uit hoe u deze instelt. Daarnaast leggen we uit hoe ze in elk geval nuttig zijn en geven we concrete voorbeelden die u direct kunt implementeren.

Wat zijn automatische antwoorden in WhatsApp Business?

De automatische antwoorden In WhatsApp Business zijn dit vooraf gedefinieerde berichten die automatisch worden verzonden wanneer een klant onder bepaalde omstandigheden contact met je opneemt: buiten kantooruren, bij het starten van een gesprek of wanneer je snelle antwoorden gebruikt.

Ze zijn een geweldige oplossing voor behoud constante en professionele aandacht, zelfs als u op dat moment niet beschikbaar bent. Bovendien helpen ze bij het opbouwen van vertrouwen en het optimaliseren de tijd van het verzorgend personeel en standaardiseren we de kwaliteit van de reacties.

Er drie hoofdtypen: van automatische reacties binnen de WhatsApp Business-app:

• Welkomstberichten: Ze worden gebruikt om een ​​automatische begroeting te versturen wanneer iemand voor het eerst naar u schrijft, of na 14 dagen zonder contact.
• Afwezigheidsmeldingen: worden buiten kantoortijden of wanneer u afwezig bent, verzonden.
• Snel antwoorden: Het zijn vooraf ingestelde berichten die u met een snelkoppeling naar keuze kunt activeren. Ideaal voor het beantwoorden van veelgestelde vragen.

Stap voor stap automatische berichten instellen

De WhatsApp Business-app heeft als belangrijkste hulpmiddel de mogelijkheid om automatische antwoorden te creëren zonder dat je externe software nodig hebt. Hieronder leggen we je uit hoe je dat in elk geval doet:

1. Welkomstbericht configureren

Om een ​​goede eerste indruk te maken, is er niets beter dan een automatische begroeting. Zo kun je vriendelijk en beschikbaar zijn, zelfs als je offline bent. Dit zijn de stappen:

1. Open WhatsApp Business en tik op het pictogram met de drie puntjes in de rechterbovenhoek.
2. kiezen “Hulpmiddelen voor het bedrijf” en ga dan naar “Welkomstbericht”.
3. Activeer de optie “Welkomstbericht verzenden”.
4. Bewerk het te verzenden bericht (bijvoorbeeld: "Hallo! Bedankt voor uw bericht. We zullen binnenkort op uw vraag reageren.").
5. Definieer ontvangers: alle, nieuwe contacten, specifieke contacten, of sla er een paar over.
6. Sla de wijzigingen op. Het is dan actief.

2. Afwezigheidsbericht instellen

Wanneer u niet beschikbaar bent of buiten kantoortijden, kan WhatsApp de klant automatisch op de hoogte stellen. Zo voorkom je dat ze denken dat je hun berichten negeert.

1. Toegang tot Tools voor het bedrijf in het driepuntsmenu.
2. Tik op “Afwezigheidsmelding” en activeer de functie.
3. Bewerk je bericht (bijvoorbeeld: "Hallo, bedankt voor je bericht. We kunnen nu niet reageren, maar we doen dat zodra we weer bereikbaar zijn.").
4. Selecteer wanneer u wilt verzenden: altijd, volgens een aangepast schema of buiten de vastgestelde kantooruren.
5. Sla de wijzigingen op.

3. Creëer snelle reacties

Met deze antwoorden kunt u direct frequente berichten versturen door gebruik te maken van sneltoetsen zoals “/hello” of “/send.” Om ze te configureren:

1. Ga in WhatsApp Business naar Tools voor het bedrijf en selecteer Antwoordt snel.
2. Klik op het icoon "+" om een ​​nieuwe te maken.
3. Typ het bericht dat u wilt opslaan (bijvoorbeeld: "Onze openingstijden zijn van 9:00 tot 18:00 uur, van maandag tot en met vrijdag").
4. Wijs een gemakkelijk te onthouden snelkoppeling toe, zoals /schema.
5. Sla het op en je kunt het nu gebruiken door “/schedule” in een willekeurig gesprek te typen.

Voorbeelden van geautomatiseerde berichten voor uw bedrijf

Hier vindt u een selectie van teksten die u kunt kopiëren, aanpassen of gebruiken als inspiratie voor uw eigen berichten.

Welkomstberichten

• Standaard Welkom: Hallo! Welkom in onze winkel. Hoe kunnen we u vandaag helpen?
• Dankbaar: Bedankt dat u ons heeft geschreven. We stellen uw interesse op prijs en helpen u graag verder.
• Met aanbieding: Bedankt voor je bericht! Vergeet niet dat we 10% korting geven op je eerste aankoop.
• Gepersonaliseerd: "Hallo, we helpen u graag. Wat heeft u nodig?"

Afwezigheidsberichten

• Hallo, bedankt voor je bericht. We zijn momenteel niet bereikbaar, maar we nemen zo snel mogelijk contact met je op.
• Onze openingstijden zijn van maandag tot en met vrijdag van 9 tot 00 uur. Als u buiten deze tijden schrijft, reageren we de volgende dag.
• We zijn tot . . . op vakantie. U kunt een bericht achterlaten en we reageren zodra we terug zijn.

Nuttige snelle antwoorden

• /schema: Wij zijn bereikbaar van maandag tot en met vrijdag, van 9 tot 00 uur.
• /betalen: Wij accepteren creditcards, PayPal, bankoverschrijvingen en Bizum.
• /verzending: "Onze verzendingen duren tussen de 3 en 5 werkdagen, afhankelijk van de regio."
• /retourneert: “U kunt elk product binnen 30 dagen retourneren met een kassabon.”
• /voorraad: "Ja, dat product is beschikbaar. Wilt u dat wij het voor u reserveren?"

Voordelen van het gebruik van geautomatiseerde berichten in uw bedrijf

Het configureren van deze reacties levert niet alleen tijdsbesparing op, maar heeft ook nog eens andere voordelen die direct van invloed zijn op de kwaliteit van de klantenservice en de bedrijfsprestaties.

1. Moeiteloze, constante aandacht

Reageer automatisch op elk moment van de dag, zelfs als u niet achter uw telefoon zit. Hiermee straalt u professionaliteit uit en voorkomt u dat u klanten verliest doordat u niet tijdig reageert. Als u op zoek bent naar meer informatie over hoe u de klantenservice kunt verbeteren, kunt u dit artikel raadplegen op automatische antwoorden instellen in Outlook.

2. Tijdwinst

De Snelle reacties verminderen repetitief werk en een uniforme toon in alle berichten handhaven. Ze zijn ideaal voor FAQ's (veelgestelde vragen), retouren, planningen en meer. Voor meer informatie over automatisering kunt u deze tutorial bekijken op automatische antwoorden inschakelen in Outlook.

3. Efficiënte automatisering

U automatiseer repetitieve taken Zoals het versturen van begroetingen, het bevestigen van bestellingen of het reageren op prijsopgaven, zonder dat er extra personeel hoeft te worden aangenomen. Als u aanvullende informatie nodig hebt over het organiseren van automatische antwoorden, bekijk dan dit artikel over het automatische antwoord organiseren.

4. Verbetering van de klantervaring

Een klant die een duidelijk en snel bericht ontvangt het voelt alsof er voor hem gezorgd wordt. Dit verbetert de perceptie van uw merk en creëert loyaliteit.

Wat als u meer nodig heeft? Gebruik de WhatsApp Business API

Als uw berichtenstroom enorm is of u verder wilt gaan dan wat de basis-app toestaat, kunt u kiezen voor WhatsApp Business-API, een geavanceerdere oplossing die is ontworpen voor middelgrote en grote bedrijven.

Hiermee kunt u:

• gebruik chatbots om automatisch en intelligent te reageren.
• Verzenden massa berichten en promotiecampagnes binnen WhatsApp.
• Voeg interactieve knoppen, menu's of boekingssystemen toe.
• Centraliseer de zorg via één nummer voor meerdere agenten.

Om toegang te krijgen tot deze functies moet u werken met een bewijs of ambtenaar (BSP's), zoals Sinch Engage, die technische toegang en verbinding met de API vergemakkelijken zonder dat u hiervoor zelf IT-apparatuur nodig hebt.

Daarnaast bieden platforms als Aunoa ook automatiseringsoplossingen in de vorm van aangepaste chatbots die automatisch reageren en 24/XNUMX beschikbaar zijn.

WhatsApp Business biedt u verschillende tools om uw klantenservice te verbeteren. Opzetten automatische berichten Het is eenvoudig, gratis en kan een groot verschil maken in de manier waarop uw publiek uw bedrijf ervaart. En als u nog verder wilt gaan, zijn er opties zoals de API om uw zakelijke communicatie verder op te schalen en te professionaliseren.

Gerelateerd artikel:

Automatische antwoorden activeren in Outlook | Configuratie-tutorial

Isaac

Gepassioneerd schrijver over de wereld van bytes en technologie in het algemeen. Ik deel mijn kennis graag door te schrijven, en dat is wat ik in deze blog ga doen: je de meest interessante dingen laten zien over gadgets, software, hardware, technologische trends en meer. Mijn doel is om u te helpen op een eenvoudige en onderhoudende manier door de digitale wereld te navigeren.