Rapporten maken in Microsoft Project: een complete stapsgewijze handleiding

Het genereren van rapporten in Microsoft Project is een van de meest gewaardeerde functies door projectmanagers en werkteams die meer inzicht willen krijgen in de voortgang. een helder en professioneel zicht op de voortgang van uw taken en middelenHet vermogen om gegevens om te zetten in visuele en begrijpelijke informatie is essentieel voor besluitvorming en effectief projecttoezicht.

In het volgende artikel ontdekt u Rapporten maken, aanpassen en delen in Microsoft ProjectIk bespreek alle mogelijkheden, zowel vanuit de software zelf als via aanvullende tools zoals Excel en Power BI. Daarnaast leer ik je hoe je het maximale uit de vooraf gedefinieerde en aangepaste sjablonen, en ik help je de meest bruikbare rapporten te vinden op basis van het type tracking dat je nodig hebt. Dit alles wordt gedetailleerd, overzichtelijk en toegankelijk uitgelegd, zodat je, of je nu een beginner of een gevorderde gebruiker bent, projectrapporten onder de knie krijgt.

Wat zijn rapporten in Microsoft Project en waarom zijn ze zo nuttig?

Rapporten in Microsoft Project maken het mogelijk de status van een project visualiseren en analyseren Op een grafische en gedetailleerde manier, zonder dat er extra programma's nodig zijn. Met behulp van aanpasbare grafieken, tabellen en dashboards helpen deze rapporten bij het identificeren van voortgang, vertragingen, kostenoverschrijdingen en resourcetoewijzingen, wat de communicatie met het team en stakeholders vergemakkelijkt.

Een van de belangrijkste voordelen is dat Ze worden automatisch bijgewerkt naarmate het project vordert, waardoor handmatige controles niet meer nodig zijn. Bovendien kunt u de inhoud en het uiterlijk van elk rapport volledig aanpassen aan uw eigen rapportagebehoeften of die van uw supervisors.

Beschikbare rapporttypen in Microsoft Project

Microsoft Project biedt een uitgebreide set vooraf gedefinieerde rapporten die verschillende belangrijke onderdelen van het project bestrijken. U kunt ze gemakkelijk vinden in het tabblad Rapporteren en snel toegang krijgen tot dashboards, resourcerapporten, kostenrapporten, voortgangsrapporten en zelfs evolutierapporten.

• Panelrapporten:Ze geven globale informatie over de projectstatus, mijlpalen, komende taken en vertragingen.
• Bronrapporten:Hiermee kunt u het gebruik en de overtoewijzing van de bij taken betrokken middelen zien.
• Kostenrapporten: Goed gestructureerd om budgetten, afwijkingen en opgebouwde bedragen te beheersen.
• Voortgangsrapporten:Ze weerspiegelen de voortgang, kritieke of uitgestelde taken en de naleving van deadlines.
• Aangepaste rapportenU kunt uw eigen sjablonen maken die zijn afgestemd op uw specifieke behoeften.

Elk type rapport dient een specifiek doel en is volledig aanpasbaar, zowel wat betreft de gegevens als de visuele weergave.

Rapporten maken en aanpassen in Microsoft Project

Het proces voor Het maken van een rapport in Microsoft Project is eenvoudig. U hoeft alleen maar naar het tabblad te gaan Rapporteren en selecteer het gewenste rapporttype. Vervolgens kunt u de gegevens en lay-out aanpassen aan uw voorkeuren en behoeften.

1. Ga naar het tabblad Rapporteren in het bovenste menu.
2. In de groep Rapporten bekijken, selecteer de categorie en het rapport dat u wilt.
3. Pas de informatie en het uiterlijk aan via het optiepaneel: wijzig lettertypen, kleuren, grafieken, afbeeldingen, enz.

Als u bijvoorbeeld een algemeen rapport nodig hebt, selecteert u Panelen > ProjectoverzichtDit rapport combineert grafieken, tabellen en samenvattingen om de voortgang van elke fase, aankomende mijlpalen en achterstallige taken weer te geven.

Wilt u het aanpassen aan uw behoeften? U kunt de weergegeven gegevens wijzigen door op de tabel of grafiek te klikken en het paneel te gebruiken. Lijst met velden om de benodigde velden te selecteren en filters toe te passen. Zo kunt u de informatie afstemmen op de ontvanger of de context van uw follow-up.

Geavanceerde rapportaanpassing: wijzig gegevens, opmaak en uiterlijk

Microsoft Project onderscheidt zich door zijn aanpassingsvermogen in rapporten. U kunt zowel de weergegeven gegevens als het visuele ontwerp beheren:

• Selecteer het rapportgebied die u wilt wijzigen (tabel, grafiek, paneel).
• Van het tabblad Ontwerp van rapportagetools je zal Wijzig lettertypen, kleuren, thema's of voeg afbeeldingen, vormen en nieuwe tabellen toe.
• Als u een wijziging in de gegevens nodig hebt, gebruikt u het paneel Lijst met velden om kolommen weer te geven of te verbergen, te filteren op kritieke taken, bronnen of specifieke perioden.
• U kunt aangepaste velden toevoegen, grafiekstijlen wijzigen en elementen verplaatsen om uw presentatie professioneler en aantrekkelijker te maken.

Een praktisch voorbeeld: als u een grafiek met percentage voltooiing hebt en wilt dat hierin alleen kritieke subtaken worden weergegeven, selecteert u de grafiek, gaat u naar het filter, kiest u 'Kritieke taken' en past u het overzichtsniveau aan om de nadruk te leggen op de relevante informatie.

Volledig aangepaste rapporten maken: stappen en sjablonen

Als de vooraf gedefinieerde rapporten niet aansluiten bij wat u nodig hebt, kunt u altijd: U kunt uw eigen rapporten vanaf nul makenMicrosoft Project biedt basissjablonen om dit proces eenvoudiger te maken:

• blank: Perfect voor het ontwerpen van een volledig aangepast rapport. U kunt elk gewenst element toevoegen (grafieken, tabellen, tekst, afbeeldingen).
• Grafisch: Bevat een grafiek die u kunt aanpassen met uw favoriete velden en gegevens.
• Tabla: Een tabel die u kunt aanpassen door velden toe te voegen of te verwijderen en de structuur te wijzigen op basis van de schemaniveaus.
• vergelijking: Twee parallelle grafieken om verschillende variabelen op een vergelijkende manier te analyseren.

Om een aangepast rapport te starten, selecteert u Rapport > Nieuw rapportKies de gewenste sjabloon en geef deze een naam. Vanaf dat moment heeft u volledige vrijheid om het rapport naar wens samen te stellen en de secties, velden en visuele bronnen toe te voegen die u nodig hebt.

Opties voor het exporteren en delen van rapporten

In veel gevallen is het noodzakelijk rapporten delen met andere mensen of presenteer ze op verschillende platforms. Project maakt het mogelijk om:

• Kopieer het rapport: Kiezen Rapportagehulpmiddelen | Ontwerp > Rapport kopiëren en plak het in een compatibel programma (Woord, PowerPoint, e-mail, enz.).
• Rapporten afdrukken: Als u de papieren versie prefereert of PDF, kunt u afdrukken in de hoogste kwaliteit en het hoogste formaat.
• Exporteer naar Excel: Als je gebruikt Project voor het web, kunt u het project exporteren naar Excel via de menuoptie (... > Exporteer naar ExcelZo kunt u eenvoudig op maat gemaakte, visuele rapporten beheren of informatie naar externe partijen versturen.

Integratie met Excel en Power BI voor geavanceerde rapportage

Naast de interne opties van Project kunt u: Haal het maximale uit uw projectgegevens met Excel en Power BIAls u bijvoorbeeld wilt rapporten maken in Microsoft Project Hoe complexer deze hulpmiddelen, hoe meer flexibiliteit en visuele aantrekkingskracht ze bieden.

Exporteren naar ExcelU krijgt toegang tot taken, samenvattingen, datums en voltooide percentages in een spreadsheet. Zo kunt u kopieën archiveren, samenvattingen afdrukken, dashboards bouwen en geavanceerdere analyses uitvoeren met de ingebouwde functies van Excel.

Power BI Desktop is een andere zeer krachtige optie voor geavanceerde visualisatie en analyse. Als u over de juiste licentie beschikt, kunt u projectgegevens rechtstreeks koppelen en vooraf ontworpen sjablonen gebruiken met visueel aantrekkelijke en eenvoudig te gebruiken rapporten. Om deze rapporten te maken of aan te passen, hebt u een Project Plan 3, Plan 5 of Power BI Pro-abonnement nodig.

Belangrijkste vooraf gedefinieerde rapporten in Microsoft Project

Project heeft meerdere kant-en-klare rapporten en dashboards die het toezicht en de monitoring van het project vergemakkelijken:

• Evolutie: Vergelijk geplande, voltooide en nog te verrichten werkzaamheden. Ideaal voor agile management en Scrumgeeft in één oogopslag de voortgang van het project weer.
• Algemene kosteninformatie: Analyseert of het project binnen het budget blijft, waarbij de geplande en werkelijke kosten en afwijkingen worden weergegeven.
• Projectoverzicht: Geeft het percentage voltooide taken, komende mijlpalen en achterstallige taken aan.
• Aankomende taken: Helpt bij het identificeren van taken die binnenkort moeten worden gestart en taken waarbij er problemen zijn.
• Overzicht van bronnen: Hiermee kunt u de werklast en taken bekijken die aan elke persoon zijn toegewezen.

Deze rapporten bieden een helder en gedetailleerd overzicht van de voortgang, kosten, middelen en belangrijke mijlpalen. Zo kunt u ervoor zorgen dat uw project op schema blijft.

Hoe werkt u met voortgangsrapporten in Project

Het voortgangsrapport is vooral handig voor het visueel vergelijken van gepland en daadwerkelijk werkHet bevat twee hoofdgrafieken: een die het voltooide werk weergeeft en een die de voortgang van taken weergeeft. Beide worden automatisch bijgewerkt naarmate het werk vordert.

Om deze rapporten zo in te stellen dat ze nuttige gegevens weergeven, moet u het volgende doen:

• Er worden middelen toegewezen aan taken, om de uitgevoerde werkzaamheden nauwkeurig vast te leggen.
• Stel een basislijn vast voordat u begint, zodat u een momentopname van het project krijgt die als referentie kan dienen voor de rapporten.
• Geef het percentage voltooide taken aan; alleen die welke 100% compleet zijn, worden in de rapportage opgenomen.

Bovendien kunt u aanpasbare werk- en taakvelden toevoegen om uw tracking verder te verfijnen en een realistischer beeld te krijgen.

Visuele rapporten in Excel en Visio

Als je hebt Excel of Visio geïnstalleerd, kunt u met Project direct projectgegevens exporteren naar visuele rapportsjablonen:

• Excel:U kunt dynamische grafieken maken om verwachte kosten, resterende werkzaamheden, beschikbare resources, etc. te analyseren.
• Visio: Hiermee kunt u visuele diagrammen genereren die het monitoren en presenteren van belangrijke projectgegevens vergemakkelijken.

Van het tabblad Rapport > Visuele rapporten U kunt de gewenste sjabloon selecteren en automatisch een Excel- of Visio-bestand genereren met alle verwerkte informatie.

Rapporten in Project Online: Bibliotheek en voorbeelden

Als u Project Online hebt, hebt u een rapportbibliotheek op de website zelf, toegankelijk via de optie informatie of door Instellingen > Site-inhoudDaar vindt u vooraf gebouwde voorbeelden die u als uitgangspunt kunt gebruiken, op basis van OData-verbindingen, zodat rapporten automatisch kunnen worden bijgewerkt zonder dat u hiervoor extra handmatige handelingen hoeft uit te voeren.

Tot de belangrijkste beschikbare voorbeeldrapporten behoren:

• Project Overzicht Paneel: Biedt overzichten van opdrachten, taken, risico's en problemen, evenals belangrijke samenvattingen voor het management.
• Projectoverzicht: Hiermee kunt u segmenteren per project en de voortgang ervan en het aantal taken en toewijzingen grafisch weergeven.
• Algemene broninformatie: Analyseert het geplande, daadwerkelijke en toegewezen werk voor elke resource en toont ook het aantal taken per persoon.

Wat als u nog meer maatwerk in uw rapporten nodig hebt?

De ingebouwde en voorbeeldrapporten zijn ontworpen om aan de meeste behoeften te voldoen, maar Project laat u verder gaan. U kunt nieuwe rapporten, dashboards en aangepaste visualisaties maken Vanuit uw eigen gegevens, of het nu binnen Project, Excel of Power BI is. Deze mate van maatwerk zorgt ervoor dat u uw rapporten kunt afstemmen op de details die uw organisatie of projecttype nodig heeft.

Microsoft Project biedt een complete omgeving voor het genereren, aanpassen en exporteren van visuele, kosten-, resource-, voortgangs- en aangepaste rapporten. Door al deze tools te benutten, beschikt u altijd over volledige controle over uw projecten, besluitvorming optimaliseren en de communicatie binnen het team en met stakeholders verbeteren.