- Woord Gebruik één DPI voor het hele document bij het maken van de PDFDit kan de scherpte van de afbeelding verminderen als de afdrukkwaliteit niet goed is afgesteld.
- Configureer paginaformaat, marges, lettertypen en afbeeldingen correct tot 300 dpi in Word is de sleutel tot het verkrijgen van een drukklare PDF.
- Opties zoals Opslaan als PDF, Exporteren of Afdrukken naar PDF moeten worden ingesteld op de standaard- of hoge kwaliteit, met ingesloten lettertypen.
- Door de definitieve PDF te controleren (afbeeldingsresolutie, lettertypen, paginaformaat en afloop) voorkomt u verrassingen en problemen bij het versturen naar de drukker.
Wanneer u een Word-document naar PDF exporteert en de afbeeldingen minder scherp zijnHet resultaat kan een echte teleurstelling zijn: gepixelde foto's, wazige afbeeldingen en ingesloten tekst die er veel slechter uitziet dan op het scherm. Dit is vooral belangrijk als je het bestand naar een drukker wilt sturen voor een scriptie, catalogus, handleiding of ander bedrijfsmateriaal waarbij uiterlijk van belang is.
Het goede nieuws is dat u met Word en de tools voor het maken van PDF's professionele PDF's kunt maken.Het is echter essentieel om te begrijpen hoe ze omgaan met dots per inch (DPI), hoe ze afbeeldingen verwerken tijdens het afdrukken en welke instellingen je moet selecteren voordat je het bestand converteert. Bovendien is het cruciaal om het document goed voor te bereiden in Word en te weten wanneer je geavanceerde functies moet gebruiken, zoals afdrukken naar PDF met [onduidelijk - mogelijk "PDF" of "PDF"]. Adobe Acrobat of speel zelfs het register Windows in oudere versies.
1. Begrijp waarom afbeeldingen kwaliteit verliezen bij het converteren van Word naar PDF
Een van de meestvoorkomende problemen is dat de afbeeldingen er in Word perfect uitzien, maar dat de kwaliteit afneemt bij het genereren van de PDF.Dit gebeurt omdat het programma niet de oorspronkelijke resolutie van elke afbeelding ongewijzigd naar de PDF stuurt, maar in plaats daarvan voor elke afbeelding één DPI-waarde vaststelt. todo het document op het moment van "afdrukken" naar PDF.
In versies zoals Word 2010 en Word 2013 kan bij het afdrukken naar een PDF-printer (Adobe Acrobat, PDF Creator, enz.)Het programma berekent de DPI van de uitvoer op basis van de mogelijkheden van die virtuele printer. Met andere woorden, zelfs als uw afbeeldingen 300 of 600 dpi hebben, zult u merken dat de foto's er in de uiteindelijke PDF zachter of zelfs gepixeld uitzien als Word besluit de algehele afdrukresolutie te verlagen.
Word gebruikt één DPI voor het gehele document bij het genereren van de PDF.Het maakt niet uit of de ene afbeelding in het originele bestand een resolutie van 72 dpi heeft en een andere van 600 dpi: bij het afdrukken past Word elke afbeelding aan naar een gemeenschappelijke uitvoerresolutiewaarde, die wordt bepaald door de kwaliteitsmodus (Laag, Gemiddeld of Hoog) en de maximumlimiet van de PDF-printer.
Stel je voor dat je PDF-printer wordt herkend met een maximale DPI van 600Word werkt dan met drie mogelijke resolutiebereiken: Hoge kwaliteit gebruikt 600 dpi; Gemiddelde kwaliteit gebruikt de helft daarvan (300 dpi); en Lage kwaliteit gebruikt slechts een kwart daarvan (150 dpi). Dit heeft direct invloed op hoe de afbeeldingen in het document worden geschaald en gecomprimeerd wanneer de PDF wordt gegenereerd.
Bovendien analyseert Word elke afbeelding door het 'venster' (de pagina in Word) en het 'afdrukvenster' (de pagina die moet worden afgedrukt) te vergelijken.Als de paginagrootte van het document niet overeenkomt met de ingestelde afmetingen voor het afdrukken of de PDF-printer, schaalt het programma de inhoud. Hierdoor kan het totale aantal afgedrukte pixels worden verminderd, wat gevolgen heeft voor de scherpte van de foto's.
Er is ook een geheugen- en paginacapaciteitsbeperking van de printer of PDF-printerWanneer het totale aantal pixels in een afbeelding groter is dan wat het apparaat in één taak aankan, kan Word besluiten om de uitvoerresolutie te verlagen om het bestand verwerkbaar te maken. Dit is vooral het geval als de printer geen tegelafdrukken ondersteunt (het opdelen van de taak in blokken).
2. Hoe Word de afdrukkwaliteit en DPI bepaalt bij het maken van een PDF
Word-versies zoals 2010 en 2013 gebruiken een systeem met 'standaardafdrukkwaliteit'. Dit heeft direct invloed op de resolutie waarmee afbeeldingen naar de PDF worden verzonden. Deze kwaliteiten zijn Laag, Gemiddeld en Hoog, respectievelijk gekoppeld aan 1/4, 1/2 en de maximale DPI van de virtuele printer.
Als de PDF-printer bijvoorbeeld een resolutielimiet van 600 DPI heeftDe drie modi vertalen zich naar de volgende waarden: afdrukken van lage kwaliteit met 150 dpi, gemiddeld met 300 dpi en hoog met 600 dpi. Als u wilt dat de afbeeldingen maximale details behouden, moet Word altijd de hoge modus gebruiken bij het afdrukken van de PDF.
Houd er rekening mee dat Word 2013 en Word 2010 verschillende standaardinstellingen hebben.In Word 2013 is de standaarduitvoerkwaliteit ingesteld op Gemiddeld, terwijl deze in Word 2010 is ingesteld op Hoog. Dit verklaart waarom hetzelfde document er soms scherper uitziet wanneer het wordt afgedrukt vanuit Word 2010 dan vanuit Word 2013 met dezelfde PDF-printer.
Er is een extra gedrag: als de printer (of PDF-printer) slechts één "pictogram" of kwaliteitsprofiel tegelijk kan verwerkenWord kan automatisch de modus voor lage kwaliteit forceren. In dat geval zullen uw afbeeldingen, ongeacht hoe goed ze zijn, uiteindelijk een veel lagere effectieve resolutie in de PDF hebben.
Deze interne logica geldt zowel wanneer u kiest Afdrukken als PDF in Windows 11Dit gebeurt wanneer andere systeemcomponenten intern doen alsof ze het document "afdrukken" om de PDF te genereren. De sleutel tot het verbeteren van het resultaat is het beheren van deze kwaliteitsinstellingen en, in sommige gevallen, het wijzigen van het standaardgedrag via het Windows-register.
3. Afdrukkwaliteit aanpassen door registratie (Word 2010 en 2013)
Als u met Word 2010 of Word 2013 werkt en een externe PDF-printer gebruiktU kunt het programma dwingen een hogere afdrukkwaliteit te gebruiken door het Windows-register aan te passen. Deze oplossing is bedoeld voor gevorderde gebruikers, maar is erg handig wanneer al uw exports ondanks de hoge resolutie een slechte beeldkwaliteit opleveren.
Voordat u wijzigingen in het register aanbrengt, is het van essentieel belang dat u een back-up maakt.Een onjuist toegepaste wijziging kan ernstige systeem- of Office-storingen veroorzaken. Het is daarom raadzaam om een herstelpunt te maken en de betreffende sleutels te exporteren voor het geval u moet teruggaan. Als u niet vertrouwd bent met het gebruik van de Register-editor, kunt u dit het beste door iemand met ervaring laten doen.
In Word 2013 staat de relevante sleutel in het pad HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\15.0\Word\Options. Daar kunt u (indien deze nog niet bestaat) een REG_DWORD-waarde aanmaken met de naam Afdrukken met hoge kwaliteit Standaard en wijs er de waarde 1 aan toe. Met deze instelling vertelt u Word dat de standaardafdrukkwaliteit Hoog moet zijn bij het afdrukken naar PDF.
In Word 2010 verandert het registerpad naar HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\14.0\Word\Options. In dit geval moet u ook een waarde van het type REG_DWORD toevoegen, met de naam PrintMediumQualityStandaard en data 1; deze waarde zorgt ervoor dat de standaardkwaliteit op een geschikter niveau wordt ingesteld, zodat de afbeeldingen beter bewaard blijven.
Om deze wijzigingen toe te passen kunt u de Register-editor of een .reg-bestand gebruikenDe officiële documentatie van Microsoft legt uit hoe u registersubsleutels en waarden kunt aanmaken, wijzigen of verwijderen met behulp van deze bestanden. Zodra de waarde is toegevoegd en Word opnieuw is opgestart, zou het programma automatisch de geselecteerde afdrukkwaliteit moeten gebruiken.
4. Bereid het document in Word voor om een drukklare PDF te verkrijgen
De kwaliteit van het PDF-bestand hangt niet alleen af van de conversie, maar ook van de manier waarop het document in Word is opgemaakt.Een bestand met onjuiste instellingen voor formaat, marges, beeldresolutie of lettertypen kan problemen veroorzaken, zelfs als u de exportinstellingen op het hoogste niveau instelt. Als u van plan bent het bij een professionele drukkerij te laten afdrukken, is extra voorzichtigheid geboden.
De eerste stap is het correct definiëren van de paginagrootteIn Word moet je hetzelfde afdrukformaat gebruiken als het uiteindelijke document: A4, A4, A4, A4, A4-formaat, een specifiek boekformaat, enz. Als je een rugbinding gebruikt, laat dan extra binnenmarges over zodat de tekst niet door de binding wordt opgeslokt. En als je ontwerp afbeeldingen of achtergronden bevat die tot aan de rand doorlopen, moet je afloop toevoegen.
Voor documenten met aflopend tekstgedeelte wordt aanbevolen om aan elke zijde minimaal 3 mm toe te voegen.Als uw uiteindelijke formaat bijvoorbeeld A4 (210 × 297 mm) is, kunt u de Word-pagina instellen op 216 × 303 mm om af te drukken. In Word kunt u dit aanpassen onder Pagina-indeling (of Ontwerp) > Formaat > Meer aangepaste papierformaten, waarbij u de exacte afmetingen opgeeft.
De keuze van het lettertype is ook belangrijk voor zowel de weergave als het afdrukken.Hoewel u in theorie elk gewenst lettertype kunt gebruiken, raden we u aan standaardlettertypen of lettertypen met de juiste licenties te gebruiken die goed in PDF's passen: Arial, Times New Roman, Calibri, Garamond, Palatino, Book Antiqua, Tahoma, Verdana, enz. Door de lettertypecombinatie eenvoudig te houden (één voor titels en één voor de hoofdtekst) oogt het ontwerp overzichtelijker.
Let op de lettergrootte om de leesbaarheid te garanderenVoor de hoofdtekst is een lettergrootte tussen de 11 en 12 punten doorgaans geschikt; voor hoofdkoppen tussen de 14 en 18 punten, afhankelijk van de vormgeving en paginagrootte. Als u te weinig lettertype gebruikt, is het boek moeilijk leesbaar op papier; als u te veel lettertype gebruikt, ziet het document er onprofessioneel of kinderachtig uit.
Afbeeldingen moeten in een hoge resolutie worden voorbereid voordat u ze invoegt.Voor professioneel drukwerk is de standaard 300 dpi op ware grootte. Het is beter om afbeeldingen die rechtstreeks van websites zijn gekopieerd te vermijden. Deze hebben meestal een resolutie van 72 dpi en zijn ontworpen voor weergave op een scherm. Zelfs als ze er op een monitor prima uitzien, lijken ze vaak gepixeld of wazig wanneer ze worden afgedrukt.
Betreffende het afbeeldingsbestandsformaatDe gebruikelijke praktijk is om te gebruiken Hoge kwaliteit JPG PNG is geschikt voor afbeeldingen met transparantie en egale kleuren. Voor complexe illustraties of afbeeldingen met tekst die zeer scherp moeten zijn, blijft TIFF een van de meest robuuste afdrukopties. Het belangrijkste is om de afbeeldingen in Word niet uit te rekken tot voorbij hun werkelijke grootte van 300 dpi.
Ook het kleurgebruik verdient een toelichtingWord werkt standaard in RGB (hetzelfde kleurmodel dat beeldschermen gebruiken), terwijl drukpersen in CMYK werken. Dit betekent dat bepaalde zeer heldere of verzadigde kleuren hun levendigheid kunnen verliezen bij conversie voor drukwerk. Hoewel u met Word niet direct in CMYK kunt ontwerpen, is het verstandig om te felle kleuren te vermijden en, als het om kritische bedrijfskleuren gaat, de drukker hiervan op de hoogte te stellen, zodat deze een gecontroleerde conversie kan uitvoeren.
5. Manieren om van Word naar PDF te converteren zonder kwaliteitsverlies
Zodra het document correct is geconfigureerd, is het tijd om de PDF te genereren.Veel mensen kiezen hier simpelweg de snelste optie zonder de instellingen te controleren, en zijn dan verbaasd dat de afbeeldingen er veel slechter uitzien dan in het originele bestand. Het is handig om de verschillen te begrijpen tussen "Opslaan als", "Exporteren" en "Afdrukken naar PDF".
In Windows is een eenvoudige manier om Bestand > Opslaan als te gebruiken en selecteer PDF als bestandstype. Wanneer u dit doet, ziet u een optimalisatieoptie die doorgaans twee modi biedt: 'Minimumgrootte (online publiceren)' en 'Standaard (online publiceren en afdrukken)'. Voor afdruktaken moet u altijd de standaardoptie kiezen, die een hogere beeldkwaliteit behoudt.
In het vak 'Opties' bij het opslaan als PDFU kunt ook extra instellingen inschakelen, zoals het toevoegen van snijtekens als het bestand afloop heeft, of het insluiten van alle lettertypen. Als uw versie van Word dit toestaat, selecteer dan altijd de optie om kwaliteit boven compressie te stellen bij het afdrukken.
Een andere manier is om de exportfunctie te gebruiken die beschikbaar is in moderne versies van WordVia Bestand > Exporteren > PDF/XPS-document maken krijgt u ook toegang tot geavanceerde instellingen. Sommige versies van Word hebben een optie 'Optimaliseren voor afdrukken met hoge kwaliteit' of iets dergelijks; zorg ervoor dat u deze optie inschakelt om te voorkomen dat het programma afbeeldingen overcomprimeert.
Als u Adobe Acrobat Pro of Adobe PDF als virtuele printer hebtEen veelgebruikte techniek in professionele omgevingen is het "afdrukken" van het Word-document naar een PDF met behulp van de Adobe PDF-printer. Selecteer Adobe PDF via Bestand > Afdrukken, ga naar Eigenschappen of Voorkeuren en pas een taakprofiel (Taakopties) toe dat speciaal is ontworpen voor afdrukken, met behoud van 300 dpi of hoger voor kleuren- en grijstintenafbeeldingen en het insluiten van lettertypen.
In omgevingen Mac Er zijn twee hoofdwegenU kunt Bestand > Opslaan als gebruiken en PDF selecteren (dit is afhankelijk van de Quartz-engine van het systeem) of afdrukken naar PDF met Adobe Distiller of Acrobat met specifieke instellingen. Veel drukkerijen raden de tweede optie aan, omdat PDF's die met Quartz worden gegenereerd bij sommige drukkerijen compatibiliteitsproblemen of lettertypeproblemen kunnen hebben.
Op Mac kunt u ook aangepaste PDF-configuraties installeren en gebruiken. (Taakopties) om te voldoen aan de vereisten van specifieke print-on-demand-platforms. Deze profielen regelen de beeldcompressie, PDF-compatibiliteit, lettertype-insluiting en andere technische parameters om ervoor te zorgen dat het bestand zonder fouten wordt geaccepteerd.
Als u geen professionele software hebt, kunnen online conversietools u helpen.Deze tools moeten echter met de nodige voorzichtigheid worden gebruikt. Veel mensen geven prioriteit aan bestandsgrootteverkleining boven kwaliteit en comprimeren afbeeldingen opnieuw onder de aanbevolen afdrukstandaarden. Als u een online converter kiest, zorg er dan voor dat deze een "hoge kwaliteit" of printklare modus heeft en bekijk de resulterende PDF zorgvuldig.
6. Paginaformaat, profielen en behoud van opmaak in PDF
Vaak wordt vergeten dat de paginagrootte van het PDF-bestand overeen moet komen met die van het Word-document.Als u dit niet goed instelt, kan het bestand bij het converteren naar PDF worden gewijzigd naar een standaardformaat (zoals 21,59 × 27,94 cm, oftewel letterformaat) en kunnen marges, kopteksten en zelfs de positie van afbeeldingen verkeerd worden uitgelijnd.
In sommige versies van Word voor Mac kan het voorkomen dat de paginagrootte op 'Naamloos' of 'Aangepast' wordt gelaten zonder het profiel op te slaan.Bij het exporteren naar PDF schakelt het programma meestal terug naar het standaardformaat. Het is raadzaam om een aangepast papierformaat met een naam aan te maken, dat profiel op te slaan en het in het hele document te gebruiken voordat u het exporteert.
Dit paginaformaatprofiel bepaalt consequent de afmetingen van het uiteindelijke PDF-bestand.Wanneer u het bestand uploadt naar een tool voor zelfpublicatie of de website van een drukker, bepaalt de paginagrootte welke boekformaten u kunt kiezen. Als de PDF niet aan de gewenste afmetingen voldoet, moet u het proces herhalen.
Een ander belangrijk technisch aspect is PDF-compatibiliteit en de PDF/A-standaard.In het optievenster kunt u bij het opslaan als PDF in veel versies van Word het vakje 'Voldoet aan ISO 19005-1 (PDF/A)' aanvinken. Deze indeling is ontworpen voor langdurige archivering en vereist het insluiten van lettertypen en het beperken van bepaalde functies, wat over het algemeen de stabiliteit van het bestand bij het afdrukken verbetert.
Bij het openen van de PDF in Adobe Reader of Acrobat ProU kunt controleren of de lettertypen correct zijn ingesloten door naar Bestand > Eigenschappen > tabblad Lettertypen te gaan. Daar zou u elk lettertype moeten zien, gevolgd door de aanduiding 'Ingesloten subset' of iets dergelijks. Als een lettertype niet is ingesloten, bestaat het risico dat het wordt vervangen tijdens het afdrukken of op het doelapparaat.
Door lettertypen in te sluiten, voorkomt u dat het ontwerp kapotgaat als op de printer of PDF-viewer niet dezelfde lettertypen zijn geïnstalleerd.Zonder deze insluiting kunnen de regeleinden, de spaties en het algehele uiterlijk van het bestand drastisch veranderen. Dat is zeer onwenselijk als u een boek of een zorgvuldig ontworpen bedrijfsdocument afdrukt.
7. Controleer de definitieve PDF voordat u deze naar de drukker stuurt
Voordat u het bestand naar de drukker stuurt, is het raadzaam om het gegenereerde PDF-bestand grondig te controleren.Het is niet voldoende om alleen een snelle blik op de eerste pagina te werpen. U moet het hele document doornemen om te controleren of de inhoud precies zo is als u op papier wilt hebben.
Begin met het controleren van de spelling en opmaak.: dat er geen typografische fouten zijn, dat de pagina-einden op de juiste plaats staan, dat de even en oneven pagina's de juiste inhoud hebben (bijvoorbeeld oneven pagina's rechts in boeken) en dat de copyright- of creditspagina op de juiste plaats staat.
Controleer vervolgens de marges en de afloop.Controleer of belangrijke inhoud (hoofdtekst, paginanummers, kopteksten) niet te ver over de rand loopt en of afbeeldingen of achtergronden die de rand moeten bereiken, daadwerkelijk buiten de uiteindelijke grootte vallen (als u afloop hebt gebruikt). Als u snijtekens hebt toegevoegd, zorg er dan voor dat deze zichtbaar zijn.
Bekijk de afbeeldingen aandachtig.Zoom in op 100%, 150% of 200% om te controleren of de afbeeldingen er schoon uitzien of dat u overmatige pixelvorming en compressieartefacten opmerkt. Met die vergroting zou u een redelijk nauwkeurig beeld moeten kunnen krijgen van hoe een foto van 300 dpi er op papier uitziet.
Het is ook handig om de PDF op meerdere apparaten te openenGebruik een desktopcomputer, laptop, tablet of zelfs een mobiele telefoon om te controleren op ongebruikelijke weergavewijzigingen, lettertypevervangingen of compatibiliteitsproblemen. Hoewel dit de afgedrukte uitvoer niet exact reproduceert, helpt het problemen te detecteren voordat ze escaleren.
Controleer ten slotte de bestandsgrootteEen drukklare PDF met afbeeldingen van 300 dpi en veel pagina's is normaal gesproken vrij groot. Als het bestand verdacht klein is (bijvoorbeeld een paar honderd KB voor een document vol foto's), is het waarschijnlijk te agressief gecomprimeerd en kunt u het beter opnieuw exporteren met minder destructieve instellingen.
Door al deze richtlijnen te volgen, van het voorbereiden van het document in Word tot het exporteren en controleren van de PDFDe kans is veel groter dat uw document met de verwachte afdrukkwaliteit bij de drukker terechtkomt, waarbij de scherpte van de foto's behouden blijft, de paginaformaten worden gerespecteerd en het lettertype en de lay-out uit het originele bestand intact blijven.
Gepassioneerd schrijver over de wereld van bytes en technologie in het algemeen. Ik deel mijn kennis graag door te schrijven, en dat is wat ik in deze blog ga doen: je de meest interessante dingen laten zien over gadgets, software, hardware, technologische trends en meer. Mijn doel is om u te helpen op een eenvoudige en onderhoudende manier door de digitale wereld te navigeren.