Microsoft Teams versus SharePoint: welke moet je kiezen?

Als we het hebben over samenwerkingshulpmiddelen binnen het ecosysteem van Microsoft 365, twee namen komen vaak voor: Microsoft Teams y SharePoint. Hoewel beide tools zijn ontworpen om de productiviteit en samenwerking te verbeteren, kan het lastig zijn om te bepalen welke je in welke situatie moet gebruiken. In dit artikel gaan we dieper in op de verschillen, belangrijkste functionaliteiten en use cases van beide platforms.

Microsoft ontwikkelt ze niet alleen als onafhankelijke producten, maar staat ze ook toe om integreren met elkaar. Deze functionele relatie voegt een extra laag toe die verwarrend kan zijn, maar die ontzettend nuttig kan zijn als je hem goed begrijpt. Hieronder vindt u alles wat u moet weten.

Wat is Microsoft Teams?

Microsoft Teams is een realtime communicatie- en samenwerkingsplatform dat zich richt op het verbinden van teams. Hiermee kunnen gebruikers direct berichten versturen, videogesprekken voeren, documenten opslaan en projecten coördineren vanuit één enkele interface. Teams is primair ontworpen voor vereenvoudig de interactie tussen teamleden, waardoor het niet meer nodig is om tussen meerdere applicaties te schakelen.

• Chatten in realtime: Ideaal voor het voeren van snelle gesprekken.
• Videogesprekken en vergaderingen: direct in het platform geïntegreerd.
• opslagruimte van bestanden: Gedeelde documenten worden opgeslagen in bijbehorende mappen in SharePoint.

Wanneer u een team in Teams aanmaakt, worden er automatisch op de achtergrond andere bronnen gegenereerd, zoals een site SharePoint, een gedeelde agenda en OneNote-notitieboek. Dit maakt het mogelijk centraliseer de benodigde tools voor projectmanagement.

Wat is SharePoint?

SharePointricht zich daarentegen meer op contentbeheer en interne samenwerking binnen een organisatie. Sinds de lancering in 2001 is het uitgegroeid tot een robuust hulpmiddel voor het maken van interne websites, het opslaan van documenten en het beheren van workflows.

Enkele opvallende kenmerken van SharePoint zijn:

• Geavanceerd documentbeheer: maakt versiebeheer, het gezamenlijk opstellen van documenten en het vaststellen van beleid voor gegevensretentie mogelijk.
• Aanpasbare bibliotheken en lijsten: Ideaal voor het organiseren van informatie op basis van de behoeften van het team.
• Geautomatiseerde workflows: Geautomatiseerde processen kunnen worden gemaakt met hulpmiddelen zoals Power Automate.

SharePoint biedt ook de mogelijkheid om subsites en hiërarchische structuren te creëren, wat perfect is voor organisaties die behoefte hebben aan: meer gedetailleerde controle over informatie en toegangsrechten.

Belangrijkste verschillen tussen Microsoft Teams en SharePoint

Hoewel beide tools geïntegreerd zijn, zijn hun aanpak en doel verschillend. Hier laten we u de belangrijkste verschillen zien:

Functionaliteit	Microsoft Teams	SharePoint
realtime samenwerking	Chats, gesprekken en videoconferenties voor directe communicatie.	Ondersteuning voor opmerkingen en nieuwspagina's.
Document beheer	Documenten die zijn opgeslagen in mappen die aan het kanaal zijn gekoppeld.	Geavanceerde documentbibliotheken met meer aanpassingsmogelijkheden.
Toegangsvergunningen	Basiscontrole op team- of kanaalniveau.	Meer gedetailleerde machtigingen op lijst-, bibliotheek- of siteniveau.

Wanneer gebruik je Microsoft Teams?

Teams is ideaal voor projecten die een constante en snelle interactie tussen leden van een team. Als u in uw werk veel vergaderingen hebt, korte taken uitvoert en u informatie in realtime wilt delen, dan is dit de juiste tool voor u.

Voorbeelden van gebruikssituaties:

• Virtuele vergaderingen organiseren met cliënten of werknemers.
• Samenwerking bij het bewerken van een document met meerdere deelnemers.
• Taakbeheer en -tracking voortgang via Planner.

Wanneer SharePoint gebruiken?

SharePoint is de beste keuze als u een solide structuur voor gegevens- en contentbeheer wilt opzetten. Het is ook nuttig voor initiatieven op de lange termijn die een gecentraliseerde administratie en complexere toegangscontrole.

Voorbeelden van gebruikssituaties:

• Maak een intranet om bedrijfsinformatie te delen.
• Stel geautomatiseerde workflows in voor documentgoedkeuring.
• Grote hoeveelheden gegevens opslaan met geavanceerde zoekopties.

De integratie tussen Microsoft Teams en SharePoint

Een van de interessantste aspecten is hoe deze twee tools samenwerken. Bestanden die bijvoorbeeld in een Teams-kanaal worden gedeeld, worden automatisch opgeslagen in een map op de bijbehorende SharePoint-site. Dit betekent dat u kunt profiteer van de geavanceerde mogelijkheden van SharePoint zonder Teams te verlaten.

Bovendien kunt u SharePoint-lijsten of -pagina's toevoegen als tabbladen in een Teams-kanaal, zodat u toegang krijgt tot specifieke inhoud rechtstreeks vanuit de Teams-interface.

De keuze tussen Microsoft Teams en SharePoint hangt af van de specifieke behoeften van uw team. Teams maakt het gemakkelijk om realtime communicatie, terwijl SharePoint beter geschikt is voor de organisatie en het beheer van inhoud op de lange termijn.