Microsoft Office-indelingen: wat ze zijn en wanneer u ze gebruikt

Als je met werkt WoordOf u nu Excel of PowerPoint gebruikt, vroeg of laat komt u tientallen extensies en opties tegen om uw bestanden op te slaan en te delen. Kies het formaat goed Het is niet alleen een technisch probleem: het heeft invloed op de grootte van het document, de compatibiliteit, de mogelijkheid om het te bewerken en zelfs de beveiliging (macro's).

In deze gids verzamelen we op één plek: alle bestandsformaten die Microsoft Office y Microsoft 365 kan openen, opslaan of exporteren, waar ze voor dienen, wanneer het handig is om ze te gebruiken en waar u rekening mee moet houden bij het delen met oude versies, met andere suites (zoals OpenDocument) of wanneer u werkt met de webversie in plaats van op de desktop.

Open XML en moderne extensies: de basis van alles

Jarenlang hebben Word, Excel en PowerPoint standaard opgeslagen in formaten XML openen (docx, xlsx, pptx). Deze bestanden zijn intern ZIP-pakketten met XML en bronnen, wat belangrijke voordelen biedt: kleinere maat (compressie vermindert het gewicht aanzienlijk), beter herstel als een component kapot gaat, privacy (het is eenvoudig om metadata te detecteren en te verwijderen met de Document Inspector), en interoperabiliteit (iedereen met een XML-editor en een ZIP-hulpprogramma kan ze inspecteren).

Een belangrijk aspect van Open XML is het onderscheid tussen bestanden met en zonder macro's. Extensies met “x” (docx, xlsx, pptx) kunnen geen macro’s bevatten en degenen die eindigen op "m" (docm, xlsm, pptm) ​​staan ​​ze wel toe. Dit maakt het veel gemakkelijker om in één oogopslag te zien of een bestand code kan uitvoeren.

Naast de documenten zijn er varianten voor templates en invoegtoepassingen: Word gebruikt dotx en dotm, Excel gebruikt xltx en xltm, en PowerPoint gebruikt potx en potm; de supplementen Moderne Excel-formaten worden xlam genoemd en PowerPoint-formaten ppam. Er is ook de Open XML Strict Spreadsheet (xlsx “strict”), een strengere ISO-variant voor Excel-werkmappen.

Uitbreidingen per applicatie: wat elk programma creëert

Woord werkt voornamelijk met . Docx (document zonder macro's) en .doc (document met macro's). Gebruik voor sjablonen .dotx y .dotmDeze extensies zorgen voor de beste compatibiliteit met moderne functies (zoals Automatisch opslaan en toegankelijkheidscontroles) (zie Woordformaten uitgelegd).

Excel gebruikt . Xlsx (boek zonder macro's), .xlsm (boek met macro's), .xltx y .xltm (sjablonen). Er is ook .xlsb, een binair boek ontworpen voor sneller laden en opslaan en om grote hoeveelheden gegevens met behendigheid te verwerken; het ondersteunt VBA en nieuwe functies, maar het is geen XML en leent zich niet voor het met hetzelfde gemak manipuleren van de inhoud buiten Excel (zie Excel-indelingen).

PowerPoint wordt opgeslagen in . Pptx (presentatie zonder macro's) en .pptm (met macro's). Voor sjablonen zijn er .potx y .potm; voor “losse dia’s” zijn er .sldx y .sldm; voor kant-en-klare presentaties, .ppsx y .ppsmBovendien omvat de suite de Kantoorthema (.thmx) die stijlen consistent toepast op documenten, spreadsheets en presentaties (zie PowerPoint-indelingen).

Wanneer moet u welk Office-formaat gebruiken (docx/xlsx/pptx, varianten met macro's en sjablonen)

Voor algemene tekstdocumenten is het normaal om . DocxHet garandeert compatibiliteit, een klein formaat en alle moderne functies. .doc alleen als u macro's (VBA of XLM) echt nodig hebt en uit veiligheidsoverwegingen, is het ideaal om macro's te ondertekenen en alleen te delen met mensen die u vertrouwt.

In Excel is de standaard . XlsxAls uw boek het volgende bevat: macro's o macrobladen vanuit Excel 4.0, kies .xlsmWanneer prestaties van cruciaal belang zijn (zeer grote werkmappen, veel berekeningen of draaitabellen), .xlsb kan een verschil maken bij het openen en opslaan, terwijl de compatibiliteit met VBA behouden blijft.

Voor sjablonen die u opnieuw gaat gebruiken (budgetten, rapporten, spreadsheets), gebruikt u .dotx / .dotm, .xltx / .xltm y .potx / .potm. Vermijd het gebruik van sjablonen met macro's Als ze niet essentieel zijn: zo verminder je ze veiligheidswaarschuwingen en mogelijke blokkades in bedrijfsomgevingen.

Exporteren om te delen of af te drukken: PDF en XPS

Als het doel is behoud het ontwerp en vermijd veranderingen, kies PDF (.pdf). Het is perfect voor het versturen van voorstellen, handleidingen of af te drukken documenten (inclusief commercieel drukwerk). De opmaak behoudt de elementen zoals u ze hebt ontworpen en is niet eenvoudig te bewerken.

Er is ook XPS (.xps), een papieren XML-specificatie met een soortgelijk doel: respecteer het formaat en bemoeilijkt de bewerking. Het is minder gebruikelijk dan PDF, maar sommige organisaties gebruiken het vanwege intern beleid of Windows.

Publiceren op het web: HTML en MHT/MHTML

Als u een spreadsheet of document als web wilt publiceren, kunt u deze exporteren naar HTML (.htm, .html)Office genereert een map met het bestand en alle bronnen (afbeeldingen, scripts). Voor één bestand dat alles omvat, is het MHT/MHTML, “enkelvoudig bestand webpagina”, handig voor het e-mailen of archiveren van ingesloten bronnen.

Interoperabiliteit met andere suites: ODF (OpenDocument)

Kantoor opent en bewaart in OpenDocument voor spreadsheets met .ods (er zijn ook .odt en .odp in andere apps(hoewel we ons hier concentreren op Excel). Het is handig als u samenwerkt met gebruikers van Google Docs of OpenOffice/LibreOffice, omdat ze het native kunnen openen.

Omdat de kenmerken echter niet identiek zijn tussen de suites, opslaan en opnieuw openen in ODF U merkt mogelijk wijzigingen of verlies van opmaak op. Praktische aanbeveling: werk in xlsx/docx/pptx tijdens het maken en controleren, en alleen exporteren naar ODF als definitief uitwisselingsformaat als dit specifiek is aangevraagd.

Gegevensformaten en uitwisseling in Excel: CSV, TXT, DIF en SYLK

Excel blinkt uit als databrug. Om gegevens uit te wisselen met andere systemen, heb je verschillende tekst- en oudere formaten, elk met zijn eigen 'wanneer te gebruiken'. De juiste kiezen U heeft geen last meer van problemen met accenten, regelafbrekingen of scheidingstekens.

• CSV-bestand (.csv): tekstbestand met door komma's gescheiden waardenEr zijn platformvarianten (Windows, Macintosh, MS-DOS) die tabs, regeleinden en andere tekens goed op dat systeem laten interpreteren. Excel slaat alleen de actief blad.
• Tab-gescheiden tekst (.txt): de velden zijn gescheiden met blokfluiten. Ook met Windows/Mac/MS-DOS varianten, en optie Unicode-tekst (voor brede tekencodering). Sla de CSV-bestand op als huidig ​​blad.
• DIF (.dif): klassieke opmaak van gegevensuitwisseling. Slaat alleen het actieve werkblad op. Dit wordt tegenwoordig minder gebruikt, maar is nog steeds zichtbaar in oudere integraties.
• SYLK (.slk): Formaat symbolische link voor uitwisseling tussen oudere applicaties; behoudt enkele tabelmetadata. Ook actief blad alleen.
• PRN (.prn): "Geformatteerde tekst (gescheiden door spaties)". Bedoeld voor uitvoer zoals Lotus en spatie-uitgelijnde afgedrukte lijsten; alleen het actieve werkblad wordt opgeslagen.

Praktisch advies: als u gaat importeren in een systeem dat slechts een specifiek scheidingsteken 'opslokt', kies dan CSV (komma) of TXT (tab) zoals gevraagd. Als er een risico is met accenten of speciale tekens, zet dan in op Unicode-tekstVoor oudere automatiseringen, DIF/SYLK is nog steeds nuttig.

Speciale en oude formaten in Excel

Excel kan bepaalde oudere of externe formaten openen, maar niet opslaan. Bijvoorbeeld: dBF (dBase III/IV) wordt geopend, maar u kunt niet vanuit een moderne Excel-omgeving opslaan in dBase. Er is ook ondersteuning voor het openen van .xlw (Excel 4.0 werkmap), hoewel u met die extensie niet kunt opslaan.

In de categorie ‘open maar met nuances’ valt .xlr (Microsoft Works 6.0–9.0). Om met deze bestanden te kunnen werken, is het raadzaam ze te converteren naar .xlsx/.xlsm/.xlsb en controleer de compatibiliteit voordat u ze in productie gebruikt.

Formaten die niet worden ondersteund in Excel (moderne versies)

Er zijn indelingen die niet meer kunnen worden geopend of opgeslagen in Excel 2007/2010/2013/2016 en later. Vermijd afhankelijkheid van hen en zo snel mogelijk migreren.

• Excel-grafiek (.xlc) van Excel 2.0/3.0/2.x.
• Lotus 1-2-3 in al zijn varianten: .wk1, .wk2, .wk3, .wk4, .wks, .fmt, .fm3.
• Microsoft Works (.wks).
• DBASE II (.dbf) in zijn specificatie 2.
• Quattro Pro voor MS-DOS en Windows: .wq1, .wb1, .wb3.

Als u gegevens uit een van deze formaten moet herstellen, is het verstandigste om dit te doen: converteren met een tussenliggende tool (via een specifieke converter of door het eerst te openen in een applicatie die het nog wel ondersteunt en het vervolgens opnieuw te exporteren naar CSV, XLSX of iets dergelijks).

Plugins en automatisering: XLA en XLAM

Excel ondersteunt oudere invoegtoepassingen .xla (Excel 97–2003) en moderne .xlam, die ook macro-ingeschakeld en XML-gebaseerd. Als u zelf oplossingen ontwikkelt, Bekijk hoe u problemen met plug-ins kunt oplossen en streeft ernaar om, waar mogelijk, zowel 64-bits- als 32-bitsversies aan te bieden om beide omgevingen te dekken.

XML, data en eerdere standaarden

Naast Open XML kan Excel ook werken met XML-gegevens (.xml) en met de XML-spreadsheet 2003Deze formaten zijn interessant als u informatie gaat uitwisselen met andere toepassingen die XML verwerken of als u aangepaste schema's nodig hebt. Houd er rekening mee dat de moderne standaard voor boeken is .xlsx/.xlsm, compacter en robuuster.

Klembord: Formaten die Excel herkent bij het plakken

Wanneer u kopieert en plakt, kan Excel gegevens in meerdere formaten ontvangen van de Klembord vanuit Office (als u geen externe inhoud kunt plakken, zie je kunt geen externe inhoud plakken). Dit omvat WMF/EMF-afbeeldingen, BMP-bitmaps, formaten van tekst (tab, CSV, opgemaakte tekst RTF), OLE-objecten en zelfs webpagina's met één bestand MHT/MHTML of traditionele HTML. Hierdoor blijft bij het plakken vanuit andere applicaties de inhoud en opmaak veel beter behouden.

Achterwaartse compatibiliteit en controle

Het openen van oude documenten in Office is eenvoudig: ze openen en u kunt ga verder met werken met hen. Wanneer u terug opslaat, voert Office een compatibiliteitscontrole die u waarschuwt voor functies die niet worden ondersteund door de doelversie en u de mogelijkheid biedt deze te verwijderen of te vervangen. Als de samenwerking per versie is, is de meest praktische optie opslaan in modern formaat en indien nodig verdere export mogelijk maken.

Heeft u nog documenten in de oude binaire formaten (.doc, .xls, .ppt)? Open het bestand en kies Bestand> Opslaan als (of 'Kopie opslaan' als u op OneDrive/SharePoint werkt) om de versie te maken XML openenU wint aan formaat, betrouwbaarheid en functies.

Wanneer kiest u voor 64-bits of 32-bits Office/Microsoft 365?

64-bits edities van Office maken beter gebruik van het geheugen en zijn ideaal als u met enorme bestanden of complexe modellen in Excel (meerdere draaitabellen, externe verbindingen, Power Pivot, 3D-kaart, Power View of Ophalen en transformeren). Ze helpen ook in PowerPoint met zeer grote afbeeldingen en video's en in Project met bestanden >2 GB.

De 32-bitsversie wordt nog steeds aanbevolen als u afhankelijk bent van COM-invoegtoepassingen of 32-bits besturingen zonder een 64-bits alternatief, als u VBA-code oude API-declaraties gebruiken die moeilijk te porteren zijn, of als u met OLE-objecten/servers en databases werkt .mde/.ade/.accde 32-bits toegang. Computers met minder dan 4 GB of 32-bits systemen kunnen bovendien alleen de 32-bits editie installeren.

OpenDocument versus Open XML: welke is standaard beter?

OpenDocument is ontworpen voor suites zoals OpenOffice/LibreOffice, terwijl Open XML oorspronkelijk is ontworpen voor Microsoft Office. Office ondersteunt ODF en u kunt openen/opslaan, maar als u niet-equivalente functies gebruikt, kan het zijn dat er verliezen of veranderingen in presentatie of gedrag. Tenzij uw organisatie dit vereist, is het daarom het meest verstandig om te werken in docx/xlsx/pptx en alleen exporteren naar ODF voor eenmalige uitwisseling.

Office-desktopversie versus webversie: verschillen die de opmaak beïnvloeden

Microsoft 365 op het web is gratis en handig, maar kent ook beperkingen. Woordweb hulpmiddelen zoals volledig beheer ontbreken citaten en bibliografie, watermerken, geavanceerde ontwerp- en afdrukopties, of de "pro" samenwerkingsoptie voor het combineren en vergelijken van documenten. Toch is het programma prima geschikt voor basisbewerking en eenvoudige samenwerking.

En Excel-web U kunt draaitabellen maken en bewerken, maar geen draaigrafieken (u kunt ze alleen bekijken). er zijn geen geavanceerde formules geen externe verbindingen of externe referenties en mist analytische weergaven zoals Power View, Power Pivot of complexe slicers zoals TimelineVoor serieuze analyses en datamodellering is de desktop veruit de beste keuze.

En PowerPoint-web de selectie van overgangen en animaties Het is kleiner, het reproduceert bepaalde eigenschappen niet ingebedde video's, de rijke opmaak van vormen en tekst is beperkt (geen verlopen of pipetten), en er zijn geen Disenador noch de inktstandaard. Voor complexe presentaties is een bureau geschikt.

Bovendien is de webversie werkt niet offline En om een ​​lokaal bestand te bewerken, moet je het eerst uploaden naar OneDrive. Dit alles verandert niets aan de opmaak die je "moet" gebruiken, maar het verklaart wel waarom. documenten met macro's, grote Excel-sjablonen of uitgebreide ontwerpen, de desktop- en .xlsm/.xlsb/.pptm/.dotm-formaten zijn nog steeds de beste.

Oude binaire formaten: wanneer ze nog zinvol zijn

De formaten .doc, .xls, .ppt (97–2003) worden onderhouden voor compatibiliteit, maar worden niet langer aanbevolen als standaard. U verliest de voordelen van Open XML en loopt meer risico op problemen bij het herstellen van beschadigde bestanden of bij samenwerking. Gebruik deze formaten alleen als een applicatie antigua eist dit en plant de migratie ervan.

Snelle tips voor het kiezen van een formaat

• Modern, bewerkbaar document: docx/xlsx/pptx.
• Macro's noodzakelijk: ​​docm/xlsm/pptm (digitale handtekening indien mogelijk).
• Prestaties op grote boeken: xlsb.
• herbruikbare sjablonen: dotx/xltx/potx (of “m”-varianten als ze macro’s hebben).
• Delen zonder te bewerken: PDF (of XPS onder Windows-beleid).
• Publiceren als web: HTML of MHT/MHTML (enkel bestand).
• Gegevens uitwisselen met systemen: CSV/TXT (Unicode indien er accenten zijn), DIF/SYLK indien gevraagd.
• Gemengd werk met andere suites: Bewaar uw werk in Open XML en exporteer het aan het einde naar ODF.

Door het juiste formaat te kiezen vermijdt u niet alleen compatibiliteitsproblemen; bespaart u tijd, verminder fouten in integraties en verbeter de ervaring van degenen die uw bestanden ontvangen. Met deze richtlijnen kunt u in elk geval weloverwogen beslissingen nemen.