Hoe kun je zien of iemand een e-mail heeft gelezen in Gmail en andere services?

Heb je ooit een belangrijke e-mail verstuurd en urenlang naar je uitbox zitten staren in de hoop dat hij wel geopend was? Geen zorgen: je bent niet de enige. Tegenwoordig, met zoveel WhatsAppTelegram en soortgelijke platforms, daar zijn we erg aan gewend. Het dubbele vinkje geeft aan of het bericht is gelezen.Maar bij e-mail is de situatie aanzienlijk complexer.

In dit artikel gaan we stap voor stap alle echte manieren bespreken om Om te achterhalen of iemand een e-mail heeft gelezen in Gmail en andere services.We zullen de beperkingen van elke methode onderzoeken, wanneer deze niet effectief is en welke alternatieven er zijn wanneer u juridische bescherming nodig hebt. We zullen ook bekijken hoe u kunt detecteren of iemand uw Gmail-account bespioneert en hoe u ongeautoriseerde toegang kunt blokkeren.

Hoe native leesbevestigingen werken in Gmail (Google Workspace)

Het eerste dat duidelijk moet zijn, is dat Gmail heeft wel degelijk een ingebouwde functie voor leesbevestigingen.Maar het is niet voor iedereen. Het is alleen beschikbaar voor werk- of schoolaccounts die worden beheerd met Google Workspace, oftewel de gebruikelijke bedrijfs- of schooladressen die worden beheerd door een IT-afdeling.

In gratis persoonlijke accounts typt u Bij @gmail.com vind je standaard niet de optie om leesbevestigingen aan te vragen.Als uw e-mailadres persoonlijk is, is de enige mogelijkheid het gebruik van extensies of externe platforms, waar we later op terugkomen.

Als je een Google Workspace-account gebruikt en de beheerder deze functie heeft ingeschakeld, kun je Vraag om een ​​leesbevestiging bij het versturen van een bericht.Wanneer de ontvanger de e-mail opent, toont Gmail een melding met de vraag of ze de bevestiging willen verzenden. Als ze akkoord gaan, ontvang je een automatische e-mail met de datum en tijd waarop het bericht is geopend.

Die erkenning komt meestal Net zoals een nieuwe e-mail in je inboxHet verschijnt niet direct in de map 'Verzonden', wat voor veel gebruikers nogal verwarrend is. In de tekst van die e-mail zie je bijvoorbeeld 'de ontvanger heeft bevestigd dat hij het heeft gelezen' met het bijbehorende tijdstip.

Vereisten en limieten voor leesbevestigingen in Gmail

Deze ingebouwde functie is handig, maar er kleven wel een aantal beperkingen aan. Om te beginnen kun je hem alleen gebruiken als aan een aantal voorwaarden is voldaan. technische en interne beleidsvereisten van uw organisatie.

Allereerst heb je een Google Werkruimte of onderwijsaccountEen standaard gratis account werkt niet. Bovendien moet de domeinbeheerder leesbevestigingen hebben ingeschakeld in de beheerdersconsole (admin.google.com), onder Apps > Google Workspace > Gmail > Gebruikersinstellingen > E-mailleesbevestigingen.

Vanuit die console kan de beheerder beslissen of hij... Ze blokkeren alle vormen van erkenning volledig als die alleen binnen de organisatie zijn toegestaan. (en mogelijk met betrekking tot een whitelist van externe domeinen) of of het verzenden naar elk e-mailadres is toegestaan. Totdat dat onderdeel correct is geconfigureerd, maakt het niet uit wat u in uw mailbox doet, omdat de optie mogelijk niet eens verschijnt.

Tweede belangrijke punt: De ontvanger heeft het laatste woord.In tegenstelling tot de dubbele controle van WhatsApp, ziet de ontvanger hier een pop-upbericht zoals "Verzender vraagt ​​om leesbevestiging. Nu verzenden / Niet nu?". Als ze op "Verzenden" tikken, ontvang je de melding; als ze deze negeren of het venster sluiten, weet je niets, zelfs als ze het bericht hebben gelezen.

Bovendien zijn er scenario's waarbij, hoewel alles correct is geconfigureerd, De bevestiging wordt niet terugbetaald.Als u bijvoorbeeld een e-mail stuurt naar een mailinglijst of groepsaliasDit is van toepassing als de ontvanger een POP-client gebruikt die alleen op aanvraag synchroniseert, of als ze met IMAP werken zonder dat hun programma automatisch leesbevestigingen verzendt.

Hoe vraag je een leesbevestiging aan en hoe stuur je die terug in Gmail?

Als u de vereisten al duidelijk voor ogen hebt en uw organisatie dit toestaat, dan is het proces voor Vraag een leesbevestiging aan bij Gmail op je computer. het is vrij eenvoudig:

• Open Gmail in je browser (deze optie is niet beschikbaar in de mobiele app).
• Klik op schrijven Schrijf de e-mail vervolgens op de gebruikelijke manier: ontvangers, onderwerp en berichttekst.
• Klik in de rechterbenedenhoek van het venster voor het opstellen van een bericht op het pictogram van drie verticale stippen (Meer opties).
• Selecteer in het vervolgkeuzemenu Verzoek om leesbevestiging of "Leesbevestiging aanvragen", afhankelijk van de interface.
• Verstuur de mail zoals gebruikelijk.

Als u de ontvanger bent – ​​dat wil zeggen, u ontvangt een bevestigingsverzoek en uw bedrijf heeft het systeem zo ingesteld dat u dit moet goedkeuren – is het proces net zo eenvoudig. Wanneer u de e-mail opent, ziet u een melding met twee opties: Bevestiging verzenden u Nu nietJe kunt het uitstellen, en later, wanneer je je e-mail weer opent, zal Gmail je vragen om een ​​beslissing te nemen.

In sommige organisaties is het beleid strenger en de Bevestigingen worden automatisch verzonden zonder dat u erom hoeft te vragen.In andere gevallen blokkeert de beheerder het verzenden naar externe adressen volledig. Daarom zie je soms de melding niet eens, terwijl de afzender wel een bevestiging ontvangt.

Situaties waarin de leesbevestiging van Gmail niet werkt of onbetrouwbaar is.

Hoewel het een "leesbevestiging" wordt genoemd, laten we het even duidelijk stellen: Het is geen absoluut bewijs dat de inhoud van de e-mail is gelezen.Het bevestigt alleen dat het bericht in het systeem als geopend is gemarkeerd.

In IMAP-gebaseerde e-mailclients kunt u bijvoorbeeld Een e-mail als gelezen markeren zonder hem volledig te openen.En toch wordt de leesbevestiging nog steeds verzonden. Het omgekeerde gebeurt ook: sommige mobiele e-mailsystemen of bepaalde clients die niet in realtime synchroniseren, sturen mogelijk geen bevestiging terug, zelfs als de gebruiker het bericht heeft gelezen.

Er dient ook opgemerkt te worden dat de bevestigingen Ze zijn geen bewijs van levering.De e-mail had in een submap kunnen blijven staan, door een filterregel kunnen worden tegengehouden of zelfs door een beveiligingsfilter als gelezen kunnen worden gemarkeerd. In bedrijven met geavanceerde antivirus- of antiphishingsystemen worden dergelijke e-mails vaak voorkomen. robots Soms "openen" ze de e-mail in een geïsoleerde omgeving, wat kan leiden tot bevestigingen die in werkelijkheid vals positief zijn.

Samenvattend: de ingebouwde functie van Gmail is handig om te weten of iemand Blijkbaar heeft hij een specifiek bericht geopend.Het dient echter niet als juridisch bewijs en het bepaalt evenmin dat de persoon het bijgevoegde document, contract of budget heeft gelezen.

Gmail-extensies om te zien of je e-mail is gelezen

Wanneer je een persoonlijk Gmail-account gebruikt, of wanneer je iets wilt dat meer geautomatiseerd en gedetailleerd is dan de officiële functie, spelen de volgende factoren een rol: browser-extensies voor het volgen van e-mailsDe overgrote meerderheid werkt in Chrome, hoewel veel ook compatibel zijn met Edge, Opera of zelfs Safari.

Wat deze extensies doen, is dingen onzichtbaar invoegen. een trackingpixel of een bron die van hun servers wordt geladen In elke e-mail die je verstuurt. Wanneer de ontvanger het bericht opent en zijn of haar e-mailclient de afbeeldingen downloadt, wordt die pixel geladen en registreert de tool een opening met datum, tijd en soms aanvullende informatie (apparaat, geschatte stad, aantal keren dat het is geopend, klikken op links, enz.).

In de praktijk bootsen deze oplossingen iets vergelijkbaars na in je Gmail-inbox: WhatsApp dubbelcheckEen pictogram geeft aan wanneer de e-mail is verzonden, en een ander pictogram geeft aan wanneer de e-mail is geopend. Laten we de meest voorkomende pictogrammen en hun gebruikswijze eens bekijken.

Mailtrack en andere populaire extensies voor het volgen van e-mails

Een van de meest gangbare oplossingen is MailtrackDeze app is speciaal ontworpen voor Gmail-gebruikers die willen weten of iemand hun bericht heeft gelezen, ook zonder een zakelijk account. De app is zeer gebruiksvriendelijk en er is een gratis versie beschikbaar.

Nadat je de extensie vanuit de Chrome Web Store hebt geïnstalleerd en aan je Google-account hebt gekoppeld, Mailtrack Voeg automatisch tracking toe aan al je e-mails.In je map 'Verzonden items' zie je een dubbel vinkje rechts van de onderwerpregel: een grijs vinkje wanneer de e-mail is bezorgd en een groen dubbel vinkje wanneer iemand de e-mail heeft geopend. Je kunt ook een melding op je bureaublad ontvangen wanneer een e-mail wordt geopend.

De gratis versie van Mailtrack voegt meestal een klein regeltje zoals " toe aan het einde van de e-mail."Verzonden met MailtrackJe kunt het handmatig uit elke mailing verwijderen of een betaald abonnement afsluiten om het permanent te verbergen en extra functies te ontgrendelen, zoals klikregistratie, gedetailleerdere rapporten of herinneringen voor vervolgacties.

Een andere zeer interessante uitbreiding is Streepdat oorspronkelijk begon als een CRM-systeem geïntegreerd in Gmail en standaard trackingfuncties biedt. e-mailsHier zie je geen dubbel vinkje, maar een oogpictogram naast elk berichtEen doorgestreept oogje geeft aan dat niemand het bericht heeft geopend; een normaal oogje geeft aan dat ten minste één ontvanger het heeft gelezen. Als u de cursor over het bericht beweegt, ziet u wanneer het is geopend en op welk apparaat.

Als u tracking wilt integreren met een uitgebreider CRM-systeem, HubSpot Sales (Sidekick) Het biedt een Chrome-extensie en add-ons voor Outlook, Apple Mail en Gmail. Het markeert e-mails met selectievakjes 'Log' en 'Track' en toont vervolgens geopende e-mails en klikken in je HubSpot-activiteitenfeed, gekoppeld aan elke contactpersoon. Het kan zelfs geopende e-mails registreren als de client in eerste instantie vergrendelde afbeeldingen heeft, omdat deze later worden geladen.

Meer trackingtools: Boomerang, Staffbase Email, Gmelius en andere.

Naast de meer bekende extensies bestaat er een enorm ecosysteem van Productiviteitstools voor Gmail, inclusief leesbevestigingen.Ze richten zich elk op een andere niche, maar ze hebben allemaal hetzelfde idee: je laten weten wanneer je e-mail is geopend.

Boemerang voor Gmail Het staat bekend om de mogelijkheid om e-mails voor later in te plannen, ze uit te stellen of herinneringen toe te voegen. Tot de functies behoren onder andere de mogelijkheid om... Houd bij of een bericht is gelezen en stuur het naar je door of herinner je eraan. Als er binnen een bepaalde tijd geen reactie komt, is dit erg handig voor het beheren van zakelijke follow-ups of gevoelige e-mails die je niet verloren wilt laten gaan.

Een andere veteraan is Staffbase-e-mail (voorheen Bananatag), dat tracking van geopende links en klikken integreert, programmering Terugkerende e-mails, sjablonen en meer. De gratis versie biedt slechts... een beperkt aantal e-mails per dag bijhoudenEn als je meer nodig hebt, zijn er maandelijkse of jaarlijkse betaalplannen. Het werkt met Gmail, Outlook, Yahoo Mail en andere e-mailclients.

Voor kleine teams die een stap verder willen gaan, Gmelius Het biedt onbeperkte leesbevestigingen (met gepersonaliseerde handtekeningen in het gratis abonnement), e-mailcampagnes vanuit Gmail, Kanban-borden en opties voor teamsamenwerking. Na een gratis proefperiode moet je echter een abonnement afsluiten (Plus, Growth of Pro), waardoor het een oplossing is die meer gericht is op bedrijven.

We vonden ook extensies met een zeer specifieke focus, zoals Gratis e-mailtrackerdie, naast het tonen van vacatures, ook kan verzenden Sms-meldingen wanneer een e-mail is gelezen; of Rechts Postvak IN, dat basisfuncties voor het bijhouden van e-mails (tot een bepaald aantal gratis e-mails per maand) combineert met sjablonen, herinneringen en verzendschema's, en dat alles voor een meer betaalbare prijs dan andere pakketten.

E-mailtrackers zoals Snov.io, MailTracker en vergelijkbare diensten.

Naast de "klassieke" extensies zijn er diensten die zich bijna volledig richten op het aanbieden van... een gratis en zeer eenvoudig te gebruiken e-mailtrackermet speciale aandacht voor privacy en eenvoudige integratie.

Een voorbeeld is Onbeperkte e-mailtracker van Snov.ioDeze Chrome-extensie is compatibel met Gmail en Google Workspace en stelt je in staat om elke e-mail afzonderlijk aan te passen, verzendtijden in te plannen, herinneringen toe te voegen en de openings- en klikgeschiedenis te bekijken voor zowel individuele berichten als campagnes.

Nadat u het hebt geïnstalleerd, hoeft u alleen nog maar: Activeer tracking voor het huidige account.Om je e-mail op te stellen, klik je op de paarse pictogrammen naast 'Verzenden' om aan te geven of je wilt bijhouden of iemand de e-mail heeft geopend, erop heeft geklikt of beide. De app biedt ook pushmeldingen wanneer iemand je e-mail opent en integreert met andere automatiseringstools op het Snov.io-platform.

Een andere veelgenoemde oplossing is Hunter MailTrackerMailTracker is een gratis Gmail-extensie die een onzichtbare pixel in elk bericht plaatst. Wanneer de ontvanger het bericht opent, ontvangt de afzender een realtime melding. Het mooie van MailTracker is dat Het voegt geen handtekeningen of zichtbare markeringen toe aan e-mails. en verklaart te voldoen aan de AVG door de tracking te beperken tot het niveau van de individuele gebruikers, zonder IP-adressen of andere gevoelige gegevens op te slaan.

Het installeren van MailTracker is heel eenvoudig: voeg de extensie toe aan Chrome, log in met je Google-account, schrijf een e-mail in Gmail en controleer of de extensie correct is geïnstalleerd. Het tracking-pictogram in het venster voor het opstellen van berichten is ingeschakeld.Daar kunt u de status van elk bericht in de map 'Verzonden' bekijken en meldingen ontvangen telkens wanneer iemand het opent.

E-mailtracking met HTML-afbeeldingen en Google Analytics

Naast verlengstukken bestaat er een "handgemaakte" methode om openingen bij te houden, die bestaat uit: handmatig een label invoegen met Google Analytics-parameters alsof het een volgpixel was. Het is krachtig, maar aanzienlijk technischer dan alles wat eraan voorafging.

Het idee is om een ​​afbeelding van 1x1 pixel te maken waarvan de src verwijst naar de Google Analytics-verzamelings-URL met de benodigde parameters: protocolversie (v), tracking-ID (tid), interactietype (t=event), client-ID (cid), categorie (ec), actie (ea=open), documentpad (dp) en titel (dt), en andere.

Wanneer de ontvanger de e-mail opent en de e-mailclient de afbeelding laadt, Google Analytics registreert een "open"-gebeurtenis op uw terrein.En je kunt die opening dan zien als een gewone interactie op je website. In theorie kun je hiermee e-mailcampagnes koppelen aan de rest van je digitale analyses.

Het probleem is dat je die HTML-tag niet rechtstreeks in de e-mailtekst van Gmail kunt plakken, omdat de editor deze als letterlijke tekst weergeeft. Je moet... maak een apart HTML-bestand aan, plaats het label Open het Analytics-bestand in de browser met behulp van de code, kopieer de weergegeven inhoud en plak deze in de e-mail.

Bovendien kent deze techniek dezelfde beperkingen als altijd: Als de afbeeldingen geblokkeerd zijn, wordt de gebeurtenis niet geactiveerd.Het systeem is bovendien onnodig complex voor de meeste gebruikers. Tenzij je een zeer technische achtergrond hebt en alles met je eigen Google Analytics-property moet integreren, is het meestal verstandiger om een ​​kant-en-klare extensie te gebruiken.

Leesbonnen in Outlook en andere clients

Hoewel we ons hier richten op Gmail, is het de moeite waard om op te merken dat Outlook biedt je ook de mogelijkheid om lees- en bezorgbevestigingen aan te vragen.De procedure is anders, maar de filosofie blijft hetzelfde.

In Outlook Desktop kunt u tijdens het opstellen van een bericht naar het tabblad gaan. opties Vink de vakjes 'Bevestiging van levering aanvragen' en 'Leesbevestiging aanvragen' aan. Wanneer het bericht succesvol is afgeleverd op de server van de ontvanger, ontvangt u een leveringsbevestiging; wanneer de ontvanger de e-mail opent (en zijn of haar e-mailprogramma de bevestiging verzendt), ontvangt u een leesbevestiging.

De beperkingen zijn vergelijkbaar met die van Gmail: Niet alle klanten respecteren deze verzoeken.Sommige servers blokkeren ze om veiligheidsredenen, en soms kiest de ontvanger ervoor om geen leesbevestiging te sturen. Een ontvangstbevestiging geeft alleen aan dat het bericht de server heeft bereikt, niet dat het uit de spamfolder is verwijderd of geopend.

Daarom combineren veel professionals deze klassieke vormen van erkenning met trackingtools van derden die op dezelfde manier werken als in Gmail, waarbij trackingpixels en getraceerde links ook in Outlook of Apple Mail worden toegevoegd.

Privacy, wettigheid en bewijswaarde van bevestigingen

Een gevoelig punt in deze hele kwestie is het juridische aspect. Vanuit het oogpunt van gegevensbescherming wordt het gebruik van trackingpixels beschouwd als verwerking van persoonsgegevens in veel rechtsgebiedenvooral bij het verzamelen van IP-adressen, locaties of openings- en klikgeschiedenis.

In de Europese Unie geven de AVG en de ePrivacy-regelgeving bijvoorbeeld aan dat U dient de ontvanger te informeren en in bepaalde gevallen diens toestemming te verkrijgen. Als je het openen van e-mails voor commerciële doeleinden wilt bijhouden, is dit vooral relevant voor massacampagnes, nieuwsbrieven en marketingcommunicatie, en minder voor een enkele persoonlijke e-mail. Toch is het goed om hier rekening mee te houden.

Vanuit ethisch oogpunt bevelen veel professionals aan Wees transparant over het gebruik van deze systemen.In formele contexten is een zin als "deze e-mail bevat een korte trackingcode om te bevestigen dat deze correct is ontvangen" in veel gevallen doorgaans voldoende.

Wat de juridische geldigheid betreft, zijn zowel standaard Gmail/Outlook-bevestigingen als bevestigingen van tracking-extensies geldig. Ze vormen geen doorslaggevend bewijs dat de inhoud is gelezen.Ze bewijzen alleen dat een systeem het bericht als openbaar heeft gemarkeerd, wat in een rechtszaak betwistbaar kan zijn.

Als u een bericht met rechtsgeldigheid moet versturen (contracten, formele mededelingen, aangetekende e-mail, enz.), is het raadzaam om een gecertificeerde e-mailservice met een vertrouwde derde partijPlatformen zoals EGarante, MailCertificado en andere fungeren als "digitale notarissen" en geven een bewijsdocument af met datum, ontvanger, inhoud en bezorgstatus. Dat rapport wordt vervolgens aan een rechter voorgelegd.