Hoe u ervoor kunt zorgen dat Word dezelfde opmaak in het hele document behoudt

Wanneer u met lange documenten werkt, wilt u zich niet bezighouden met veranderende stijlen, willekeurige lettergroottes of lijsten die niet in de juiste volgorde staan. Als u ooit tekst van een website hebt gekopieerd, PDF of een ander bestand en wanneer u het in een bestand plakt Woord, het resultaat is een wirwar aan lettertypes en kleuren. U bent niet de enige: de standaardconfiguratie geeft de voorkeur aan het slepen van het originele formaat. Het doel van deze handleiding is om u te helpen om in het hele document dezelfde opmaak te behouden, zonder dat dit problemen oplevert..

We gaan twee benaderingen combineren: eerst passen we het plakgedrag aan zodat het document niet wordt vervuild en ten tweede passen we Word-hulpmiddelen toe die voor algehele consistentie zorgen, zoals stijlen, Opmaak kopiëren/plakken, sjablonen en meer. U leert ook hoe u het plakken van lijsten kunt beheren om indien nodig nummers en opsommingstekens te behouden of samen te voegen., en een handvol Tricks praktisch voor de lay-out zonder je kalmte te verliezen.

Configureer plakken om het slepen van formaten te voorkomen

Een groot deel van de rommel ontstaat tijdens het plakken. Standaard geeft Word prioriteit aan 'Bronopmaak behouden', zodat de tekst wordt ingevoerd met het lettertype, de kleur, de inspringingen, enzovoort. Als je dieper in de verschillende Woordformaten en hoe ze de binding beïnvloeden, dat artikel legt het gedetailleerd uit. Als u deze voorkeur wijzigt naar Alleen tekst behouden, wordt de inhoud aangepast aan uw huidige stijl en blijft de consistentie behouden..

Hier volgen de stappen om 'Alleen tekst behouden' in te stellen als standaardoptie, zowel binnen hetzelfde document als tussen documenten en bij het plakken vanuit andere toepassingen: stel het eenmalig in en vergeet de chaos.

1. Woord openen. U kunt dit met elk document doen, of met een leeg document..
2. Ga naar Bestand en vervolgens naar Opties. U vindt het onderaan het zijmenu..
3. Kies Geavanceerd in het venster Opties voor Word. Dit is het gedeelte met fijne bewerkingsinstellingen.
4. Scrol omlaag om te knippen, kopiëren en plakken. Er is het plakgedragpaneel.
5. Onder Plakken in hetzelfde document wijzigt u Bronopmaak behouden in Alleen tekst behouden. Zo voorkom je dat een geplakt fragment de huidige stijl verstoort..
6. Selecteer onder Plakken tussen documenten ook Alleen tekst behouden. Wanneer u inhoud uit verschillende bestanden samenvoegt, blijft alles volgens uw huidige ontwerp..
7. Kies onder Plakken vanuit andere apps opnieuw voor Alleen tekst behouden. Hiermee wordt de oude opmaak van browsers, PDF's en dergelijke geblokkeerd.
8. Controleer of er andere plakopties zijn die u vaak gebruikt en houd deze bij de hand voor het contextmenu. U kunt altijd per geval een ander alternatief kiezen..
9. Bevestig de wijzigingen met OK. De instelling wordt opgeslagen voor toekomstige documenten..
10. Probeer tekst uit meerdere bronnen te plakken om de resultaten te controleren. U zult zien dat het uw stijl en uiterlijk aanneemt zonder dat er externe versieringen worden aangebracht.
11. Mocht u ooit de originele opmaak nodig hebben, dan gebruikt u het contextmenu en kiest u Alleen bronopmaak behouden voor dat plakbestand. De algemene regel zal schoon en consistent blijven.

Belangrijk detail: Wanneer u Alleen tekst behouden kiest, kan Word nummers of opsommingstekens uit lijsten in de geplakte inhoud behouden, zelfs als het tekst is. Als u de structuur helemaal niet wilt behouden, kunt u dat gedrag uitschakelen met een extra instelling..

1. Ga naar Bestand, open Opties en ga naar Geavanceerd. Dezelfde route als voorheen.
2. Schakel in het gedeelte Plakken de optie Opsommingstekens en nummers behouden bij het plakken van tekst uit met de optie Alleen tekst behouden. Op deze manier neutraliseer je ook die lijsten.
3. Bevestig met Accepteren. Vanaf nu wordt er alleen nog maar platte tekst geplakt..

Nummering en opsommingstekens beheren bij het plakken van lijsten

Wanneer u met lijsten werkt, wilt u soms dat de nummering doorloopt en soms wilt u de oorspronkelijke nummering van het geplakte fragment behouden. Met Word kunt u direct een beslissing nemen op basis van de context..

• Doorgaan met nummeren wanneer u genummerde items in een andere lijst plakt: Kies de optie Doorgaan met lijst om nieuwe items de volgorde van de bestemmingslijst te laten volgen.
• Behoud de originele nummering van de geplakte elementen: : Kies Nieuwe lijst zodat de volgorde niet wordt vermengd met de bestemmingsnummering.
• Bij het plakken van opsommingstekens in een genummerde lijst: Als u de opsommingstekens wilt behouden, selecteert u Opmaak van bron behouden. Als u de opsommingstekens liever naar cijfers wilt converteren, selecteert u Opmaak combineren.
• Bij het plakken van genummerde items in een opsommingslijst: Om de nummers te behouden, selecteert u Lijst niet samenvoegen. Om ze om te zetten in opsommingstekens, selecteert u Lijst samenvoegen.

Met deze specifieke beslissingen voorkomt u dat er onverwachts cijfers of opsommingstekens in het midden van een document worden weergegeven. De sleutel is om te kiezen of u de lijstopmaak wilt mixen of gescheiden wilt houden bij het plakken..

Kopieer het formaat om de look direct te verenigen

Format Painter is een tool die velen over het hoofd zien, maar die het werk enorm versnelt. Het kopieert het uiterlijk van een tekst of afbeelding en past het elders toe, net als een penseel. Ideaal voor het homogeniseren van fragmenten zonder een stijl vanaf nul te hoeven creëren.

1. Selecteer de tekst of afbeelding met de opmaak die u wilt repliceren. Kies een voorbeeld dat al perfect is.
2. Klik op het tabblad Start op het pictogram Opmaak kopiëren/plakken. Je zult zien dat de cursor verandert in een penseel.
3. Schilder over de selectie waar u het effect wilt toepassen. Met één klik wordt het slechts één keer gekopieerd.
4. Als u de opmaak op meerdere gebieden wilt toepassen, dubbelklikt u op Opmaak kopiëren/plakken om deze te activeren. U kunt door het document heen springen en de opmaak herhaaldelijk plakken.
5. Om het penseel uit te schakelen, drukt u op ESC. Zo keert u terug naar de normale cursor en vermijdt u onbedoelde wijzigingen..

Hiermee kunt u lettergroottes, vetgedrukte en cursieve tekst, kleuren, afbeeldingsranden en meer normaliseren. Dit is een snelle manier om uniformiteit te bereiken als u nog geen stijlen hebt gedefinieerd..

Stijlen toepassen: de basis voor consistentie in lange documenten

Als uw document meerdere secties heeft, is het verstandig om te vertrouwen op Stijlen. De vooraf gedefinieerde stijlen bevinden zich in de sectie Start van de groep Stijlen en definiëren koppen, Ondertitels, normale tekst, citaten, etc. Als u deze toepast, kunt u in enkele seconden het algehele uiterlijk veranderen en tegelijkertijd functies zoals de inhoudsopgave inschakelen..

Om ze effectief te gebruiken, is de flow eenvoudig: selecteer de alinea of ​​plaats de cursor en pas de juiste stijl toe; herhaal dit met de koppen op niveau 1, 2 en 3 en de hoofdtekst. U kunt de definitie van elke stijl later aanpassen. Alle bijbehorende alinea's worden dan in één keer bijgewerkt..

Je kunt ook je eigen stijlen maken. Pas een alinea naar wens aan, open het paneel Stijlen en sla de opmaak op als een nieuwe stijl. Zo definieert u uw interne ontwerprichtlijnen binnen het document..

Een stijlgebaseerde inhoudsopgave invoegen

Een direct voordeel van het gebruik van koptekstopmaakprofielen is dat Word automatisch een inhoudsopgave kan maken. Dit zorgt voor orde en uniformiteit en maakt het gemakkelijker om door lange documenten te navigeren..

Om deze te genereren, plaatst u de cursor op de plek waar u de tabel wilt hebben (meestal aan het begin) en gaat u naar Verwijzingen, Inhoudsopgave, om een ​​vooraf ontworpen lay-out te kiezen of uw eigen lay-out aan te passen. U kunt zelf bepalen hoeveel niveaus van koppen u wilt opnemen en hoe deze eruitzien..

Vooraf ontworpen sjablonen voor een goede start

Als het ontwerp complex is of je niet helemaal opnieuw wilt beginnen, gebruik dan een sjabloon. Word biedt gratis sjablonen voor cv's, rapporten en meer. Ze geven je een samenhangende basis van stijlen, marges en lettertypen.

Om ze toe te passen, ga je naar Bestand, Nieuw en zoek je een sjabloon die bij je past. Pas vervolgens de tekst, kleuren en stijlen aan je visuele identiteit aan. Het is een snelle manier om vanaf de eerste minuut consistentie te garanderen..

Afbeeldingen invoegen en bewerken zonder de lay-out te verstoren

Afbeeldingen moeten ook een esthetisch thema volgen. Om ze in te voegen, ga naar Invoegen, Afbeeldingen en plaats ze op de juiste locatie. Als u ze selecteert, wordt het tabblad Afbeeldingsopmaak geactiveerd met handige hulpmiddelen.

Onder de snelle instellingen vindt u Achtergrond verwijderen, die goed werkt voor eenvoudige patronen en effen achtergronden: Word markeert het gebied waarvan u de kleur wilt verwijderen en laat u in- of uitzoomen door de gebieden te markeren die u wilt verwijderen of behouden. Het is een flexibele manier om afbeeldingen te integreren zonder vreemde grenzen.

Onder Correcties kunt u de helderheid, het contrast en de scherpte aanpassen aan de algehele toon van het document. Onder Kleur en transparantie kunt u het kleurenpalet en de dekking aanpassen. Met deze kleine aanpassingen voorkom je dat een foto er opvallend anders uitziet..

Als u het een verfijndere uitstraling wilt geven, past u een Picture Style toe: rand, schaduw, reflectie, rotatie of zelfs 3D-opmaak. Gebruik deze effecten spaarzaam om de esthetiek eenvoudig en consistent te houden..

Test de tekst op een afleidingsvrije lay-out

Voordat u de opmaak definitief maakt, is het een goed idee om te testen met dummy-alinea's. Met Word kunt u direct voorbeeldtekst genereren, ideaal om lettertypen, regelafstand en regelafstand te controleren. Zo past u de lay-out aan zonder dat u afhankelijk bent van de uiteindelijke inhoud..

Typ =lorem(aantal alinea's, aantal zinnen) en druk op Enter om Lorem ipsum in te voegen. Bijvoorbeeld: =lorem(2,4) genereert 2 alinea's met elk 4 zinnen; als u =lorem(2) gebruikt, definieert u alleen de alinea's. Perfect om de hoofdtekst te oefenen.

U kunt ook natuurlijkere tekst genereren met =rand(alinea's, zinnen) of gewoon met =rand(2) als u alleen het aantal alinea's wilt aangeven. Met deze methode kunt u ruimteproblemen of ongewenste sprongen detecteren.

Verplaats alinea's zonder iets te verplaatsen met de overzichtsweergave

Bij het herschikken van secties kan knippen en plakken de stijlen en nummering verstoren. De overzichtsweergave is een uitkomst om blokken te herschikken zonder de structuur te beschadigen. Hiermee kunt u alinea's en titels slepen alsof het losse stukjes zijn.

Ga naar Beeld, Overzicht, en je ziet markeringen voor elke alinea. Houd de markering ingedrukt en sleep het blok naar de gewenste plek. De structuur blijft behouden en de opmaak raakt niet uit de hand..

Formatteer veel niet-aaneengesloten woorden tegelijk

Soms hoeft u slechts een paar verspreide woorden of woordgroepen te markeren door dezelfde wijziging toe te passen. Het is niet nodig om het proces één voor één te herhalen. Selecteer en pas opmaak in één beweging toe.

Selecteer het eerste woord of de eerste zin; houd de Control-toets ingedrukt en voeg door te dubbelklikken of te slepen meer niet-aaneengesloten selecties toe. Zodra u ze allemaal hebt, past u de wijziging toe: cursief, vet, kleur, enzovoort. Het is een effectieve manier om lokale consistentie te behouden zonder de wereldwijde stijlen te beïnvloeden..

Watermerk voor consistentie en signalering

Als uw document een concept is of gevoelige informatie bevat, kunt u door een watermerk toe te voegen een consistente branding op alle pagina's behouden. Het biedt ook een visuele laag die consistent is met het gebruik van het bestand..

Ga naar Ontwerp, Watermerk en kies een van de vooraf ontworpen opties of maak een aangepaste optie via Aangepaste watermerken. Kies een tekst als Concept of Vertrouwelijk en pas de stijl ervan aan, zodat het lezen niet wordt verstoord..

Wanneer te combineren, wanneer te bewaren en hoe te beslissen over elke pasta

Laten we teruggaan naar lijsten, want daar ontstaan ​​vaak veel problemen. Wanneer je een genummerde lijst in een andere plakt, bepaal dan of je de nummering van de bestemming wilt laten doorlopen of de oorspronkelijke nummering gescheiden wilt houden van het fragment dat je importeert. Als u continuïteit wenst, kiest u 'Lijst voortzetten'. Anders kiest u 'Nieuwe lijst'..

Wanneer u opsommingstekens in een genummerde lijst plakt, moet u overwegen of u deze opsommingstekens wilt behouden of ze wilt omzetten naar nummers om ze te integreren. Met Bronopmaak behouden blijven de opsommingstekens staan; met Samenvoegopmaak wordt de nummering echter omgezet naar de stijl van de bovenliggende lijst. Beide opties zijn geldig, afhankelijk van de vraag of u op zoek bent naar homogeniteit of contrast..

En in de tegenovergestelde richting, door getallen in een opsommingslijst te plakken, blijven de getallen behouden bij Lijst niet samenvoegen, terwijl ze bij Lijst samenvoegen worden verplaatst naar opsommingstekens en niveaus. De truc is om te bepalen of u de lijststijl uniform maakt of de identiteit van het geplakte fragment respecteert..

Gerelateerd artikel:

Hoe u de opmaak in Word kunt opschonen nadat u tekst van internet hebt geplakt

Isaac

Gepassioneerd schrijver over de wereld van bytes en technologie in het algemeen. Ik deel mijn kennis graag door te schrijven, en dat is wat ik in deze blog ga doen: je de meest interessante dingen laten zien over gadgets, software, hardware, technologische trends en meer. Mijn doel is om u te helpen op een eenvoudige en onderhoudende manier door de digitale wereld te navigeren.