Hoe u eenvoudig contacten vanuit Excel en CSV naar Outlook kunt importeren

Het beheren van uw e-mailcontacten kan een ingewikkelde taak zijn., vooral wanneer we migreren van een systeem of simpelweg overstappen van het gebruik van een Excel-spreadsheet naar het beheren van alles met Microsoft OutlookGelukkig biedt Outlook ingebouwde hulpmiddelen om uw lijsten te importeren, zodat u geen belangrijke gegevens kwijtraakt. U moet echter wel bekend zijn met het proces om fouten of onnodige duplicaten te voorkomen.

Als je een contactblad in Excel hebt gemaakt met namen, e-mailadressen, telefoonnummers en meer, of een database hebt geëxporteerd vanuit een andere applicatie, kan het je veel werk en hoofdpijn besparen als je weet hoe je dit bestand in Outlook importeert. In deze handleiding laten we je zien hoe. het hele proces in detail, geavanceerde opties en veelvoorkomende problemen zodat u het als een echte professional kunt doen, zowel op de desktop- als de webversie en zelfs vanuit verschillende bestandstypen.

Bereid uw contactenbestand in Excel voor op import

Voordat u iets in Outlook importeert, moet u de bestandsindeling controleren. kliefdeOutlook herkent Excel .xlsx-bestanden niet direct als ze meerdere werkbladen of geavanceerde lay-outs hebben. Daarom is de eerste stap: sla het spreadsheet op als een CSV-bestand (door komma's gescheiden waarden), het universele formaat dat Outlook accepteert voor het importeren van contactpersonen.

• Open het Excel-bestand en ga naar het werkblad met alle contactpersonen.
• Klik op Archief > Opslaan als.
• Selecteer de locatie waar u wilt opslaan en kies CSV (door komma's gescheiden) als bestandstype.
• Negeer de waarschuwingen die verschijnen over het verlies van functies, aangezien ze alleen geavanceerde elementen beïnvloeden die niet in contactlijsten worden gebruikt. Druk op Accepteren en bevestig door op te slaan.
• Sluit het CSV-bestand nadat u het hebt opgeslagen.

Dit proces zorgt ervoor dat uw gegevens klaar zijn om te importeren. Vermijd het wijzigen van het CSV-bestand vanuit Excel nadat u het hebt aangemaakt, omdat dit de opmaak kan veranderen en er fouten kunnen ontstaan bij het importeren.

U kunt ook aan de bestandscodering werken als u speciale tekens of namen in andere talen gebruikt. Het is raadzaam om het CSV-bestand UTF-8-gecodeerd te maken om accenten, tildes en andere tekens te behouden. Symbolen, vooral als ze afkomstig zijn van buitenlandse namen. U kunt ze eenvoudig vanuit Excel converteren bij het opslaan, door "CSV UTF-8" te kiezen als uw versie dit ondersteunt.

Stapsgewijs proces voor het importeren van contacten van Excel naar Outlook op uw desktop

Zodra we ons CSV-bestand klaar hebben, kunnen we het importeren in Microsoft Outlook dat is geïnstalleerd in WindowsHet proces is vrij intuïtief dankzij de import- en exportwizard vanuit het programma zelf, maar er zijn een paar belangrijke punten om in gedachten te houden:

1. Open Outlook en krijg toegang tot het menu Archief > Openen en exporteren > Importeur of export:.
2. Selecteer in de wizard Importeren vanuit een ander programma of bestand en druk op volgend.
3. kiezen Door komma's gescheiden waarden als het te importeren bestandsformaat.
4. pers onderzoeken om door uw eerder gemaakte CSV-bestand te bladeren en te selecteren.
5. Als u duplicaten vindt, kiest u een van de opties: u kunt bestaande duplicaten vervangen, toestaan of niet importeren.
6. Selecteer de doelmap, normaal gesproken zal dit zijn: ContactenAls u meerdere accounts in Outlook hebt, zorg er dan voor dat u het juiste account kiest.
7. Vink het vakje aan dat overeenkomt met uw CSV-bestand en klik, voordat u klaar bent, op Aangepaste velden toewijzenHier kunt u aanpassen hoe de kolommen van uw bestand zich verhouden tot standaard Outlook-velden (voornaam, achternaam, e-mailadres, telefoonnummer, enz.). Als er velden zijn die niet automatisch overeenkomen, kunt u ze handmatig verslepen om te voorkomen dat de informatie verloren gaat.
8. Klik op ronden en wacht tot het proces is voltooid.

De methode kan enigszins verschillen, afhankelijk van de versie van Outlook (2013, 2016, 2019, Office 365, enz.), maar de procedure is in alle versies vrijwel hetzelfde. Controleer na het importeren uw adresboek om te controleren of alle gegevens correct zijn overgezet.

Contacten importeren van Excel naar Outlook Online (Outlook.com en Microsoft 365)

Voor degenen die de webversie van Outlook gebruiken via Microsoft 365 Of Outlook.com, het importeren van contacten is ook heel eenvoudig. Hier is het proces nog gestroomlijnder:

• Meld u via uw browser aan bij uw Outlook Online-account.
• Klik op het icoon Persona's of zoek in de sectie Contacten in de zijbalk.
• Zoek de knop Beheer contacten en kies dan Contacten importeren.
• Selecteer in het nieuwe venster onderzoeken om het CSV-bestand op uw computer te zoeken en te uploaden.
• pers Materie en wacht op de bevestiging van succes.

Het is een goed idee om de suggesties voor CSV-opmaak op de website te bekijken. Als uw bestand van een andere bron afkomstig is, moet u het mogelijk aanpassen of de functie voor veldtoewijzing gebruiken om de informatie correct te koppelen. Zo kunt u er bijvoorbeeld voor zorgen dat de 'Naam' in het CSV-bestand overeenkomt met het veld 'Voornaam' in Outlook. U kunt ook ons artikel over CSV-opmaak raadplegen. Hoe verwijderde e-mails in Outlook te herstellen om uw ladebeheer te verbeteren.

Wat moet ik doen als ik contacten heb op oudere versies of andere platforms?

Het gebruik van een oudere versie van Outlook (zoals Classic vóór de nieuwe versie) vereist doorgaans vergelijkbare stappen voor het exporteren en importeren, maar het is cruciaal om te weten waar uw contactpersonen zich bevinden. De Classic-versie biedt een menu Archief optie Openen en exporteren > Importeren of exporteren, van waaruit u:

• Exporteer het volledige adresboek naar een CSV.
• Importeer het opnieuw in een nieuw account, een nieuwe versie of de nieuwe Outlook.

Deze methode is ook geldig voor contacten migreren tussen verschillende platforms; exporteer ze eerst naar CSV vanuit uw oorspronkelijke programma en volg vervolgens de beschreven stappen om ze te importeren in Outlook.

U kunt ook onze tutorial bekijken over het beheren of herstellen van uw e-mail en contacten naar oudere versies of andere platforms.

Outlook-contacten exporteren naar Excel: de omgekeerde bewerking

Met Outlook kunt u niet alleen contacten importeren uit spreadsheets, maar het is ook eenvoudig exporteer uw adresboek naar een Excel-bestand Om een back-up te maken van of gegevens te migreren naar een andere e-mailclient. Het proces is als volgt:

1. Open Outlook en navigeer naar Archief > Toevoegen en exporteren > Exporteren/Importeren.
2. kiezen Exporteren naar een bestand.
3. kiezen Door komma's gescheiden waarden als exportformaat.
4. Selecteer de map Contacten.
5. Definieer de locatie en bevestig om het .csv-bestand te genereren.

Het resultaat is een bestand dat u in Excel kunt openen en waarmee u uw contacten kunt bewerken of een back-up kunt maken. U kunt contacten ook handmatig vanuit de Personen-weergave van Outlook kopiëren en plakken in een spreadsheet als u de voorkeur geeft aan snelle bewerkingen.

Hoe u veelvoorkomende problemen bij het importeren van contactpersonen in Outlook kunt oplossen

Hoewel het proces meestal eenvoudig is, kunnen er problemen ontstaan. Hier zijn enkele tips:

• Verkeerd toegewezen veldenAls de gegevens gemengd lijken, herhaalt u het proces en past u onder 'Aangepaste velden toewijzen' handmatig elke kolom aan, zodat deze overeenkomt met de standaardvelden van het programma.
• Dubbele contactenMet Outlook kunt u kiezen wat u met duplicaten wilt doen: ze vervangen, duplicaten toestaan of ze niet importeren. Het is een goed idee om ze achteraf te controleren om dubbele vermeldingen op te ruimen.
• CodeerfoutenAls er vreemde tekens verschijnen, is het CSV-bestand waarschijnlijk niet in UTF-8. Open het bestand in Excel of een teksteditor en sla het opnieuw op, met de juiste codering. Je kunt ook onze tutorial over .
• Grote maten:Bij lange lijsten kunt u het CSV-bestand in meerdere delen splitsen en deze afzonderlijk importeren. Zo voorkomt u fouten.
• Compatibiliteit tussen versiesHoud er rekening mee dat geavanceerde functies kunnen verschillen, afhankelijk van uw Outlook-versie. Raadpleeg de officiële helpfunctie als u specifieke vragen hebt.

Andere manieren om contactpersonenlijsten naar Outlook te verplaatsen of te importeren

Naast de CSV-methode ondersteunt Outlook andere formaten voor het importeren van contactpersonen, zoals:

• vCard (VCF)-bestanden: Wordt gebruikt om contacten van mobiele telefoons over te zetten iPhone o AndroidU kunt één voor één vCards importeren of meerdere vCards naar CSV converteren voordat u ze importeert.

Ongeacht de methode is het essentieel om de ondersteunde velden en formaten te begrijpen om een succesvolle import te garanderen.

Aanbevelingen en best practices voor het beheren van uw contactpersonen in Outlook

Efficiënt contactbeheer in Outlook maakt het verschil, zowel privé als zakelijk. Enkele handige tips:

• Maak regelmatig back-ups exporteren in CSV of PST om verliezen te voorkomen.
• Duplicaten controleren en verwijderen regelmatig om de basis schoon en opgeruimd te houden.
• Gebruik de wizard voor veldtoewijzing Controleer bij het importeren of alle informatie correct is toegewezen.
• Voor geavanceerde behoeftenoverweeg om processen te automatiseren met PowerShell of andere professionele hulpmiddelen, vooral in zakelijke omgevingen.

Door gebruik te maken van de integratie- en synchronisatiefuncties van Microsoft 365 wordt uw dagelijkse werk eenvoudiger en houdt u uw contactpersonen up-to-date en georganiseerd. Wilt u leren hoe u uw contactpersonen beter kunt beheren? Bekijk dan onze handleiding over hoe u ze kunt beheren.

Door de import- en exportprocedures in Outlook, vanuit Excel-, CSV-, vCard- of PST-bestanden, onder de knie te krijgen, bespaart u tijd en voorkomt u problemen bij migraties of dagelijks beheer. U weet dan zeker dat alle informatie altijd bij de hand is en goed georganiseerd is, ongeacht de bron.

Gerelateerd artikel:

Hoe kan ik mijn contacten toevoegen aan Instagram?

Isaac

Gepassioneerd schrijver over de wereld van bytes en technologie in het algemeen. Ik deel mijn kennis graag door te schrijven, en dat is wat ik in deze blog ga doen: je de meest interessante dingen laten zien over gadgets, software, hardware, technologische trends en meer. Mijn doel is om u te helpen op een eenvoudige en onderhoudende manier door de digitale wereld te navigeren.