- De meest complete methode is om te exporteren naar een gegevensbestand (.pst in Windows, .olm in Mac).
- Exchange/IMAP wordt op de server opgeslagen; POP wordt lokaal in .pst opgeslagen.
- Alternatieven: slepen en neerzetten, exporteren naar Excel of kopiëren naar Gmail.
- Automatisch archiveren is handig bij het kopiëren van oude bestanden, maar het is geen vervanging voor een volledige back-up.
Het maken van back-ups van je e-mails is niet alleen voor techneuten: het is een essentieel vangnet voor zowel je werk als je privéleven. Of je nu van computer wisselt, accounts migreert of gewoon je eigen archief wilt hebben, een back-up voorkomt onaangename verrassingen en geeft je gemoedsrust.
Outlook en Microsoft-e-mail (Outlook.com/Hotmail) bieden verschillende manieren om uw gegevens op te slaan: van het exporteren van een .pst- of .olm -bestand tot snelle methoden zoals slepen en neerzetten, kopiëren naar een ander account (zoals Gmail), exporteren naar Excel of automatisch archiveren. Hieronder begeleiden we u stap voor stap, zodat u niets over het hoofd ziet, met waarschuwingen en praktische tips om ervoor te zorgen dat u het de eerste keer goed doet.
Het allerbelangrijkste eerst: hoe Outlook e-mail opslaat en wat dit betekent voor uw back-up
Als u met Exchange of IMAP werkt, worden uw berichten op de server opgeslagen en gesynchroniseerd met uw computer; dit betekent dat u altijd online toegang hebt en dat uw lokale kopie een 'spiegel' is. Bij deze accounts gebruikt Outlook lokale .ost- bestanden (offline cache), terwijl de uiteindelijke gegevens op de server staan.
Bij POP-accounts (inclusief POP3) downloadt Outlook e-mails en slaat deze lokaal op als een .pst-bestand . In dit geval is het .pst-bestand uw 'kluis' voor e-mails, contactpersonen en agenda-items; het kan tot 50 GB per bestand groot zijn en u kunt meerdere bestanden aanmaken om uw digitale leven te organiseren.
Het is belangrijk om het verschil tussen de bestandsformaten te verduidelijken: .pst-bestanden (Personal Storage Table) zijn lokale containers met al uw bestanden, terwijl .ost-bestanden (Offline Storage Table) tijdelijke kopieën zijn die Outlook synchroniseert met de server wanneer u verbinding maakt. Als u dit begrijpt, kunt u de juiste back- upmethode ( type back-up ) kiezen.
Als u Exchange gebruikt en oude of historische bestanden wilt bekijken, vraag dan uw beheerder naar de opties voor bestandstoegang op de server . De organisatie kan namelijk bewaarbeleid hanteren of oude items automatisch archiveren.
Voorbereidingen voor het exporteren in klassiek Outlook (desktop)
Voordat u op de exportknop klikt, neemt u even de tijd om uw account voor te bereiden. Controleer in Outlook of u het juiste account gebruikt, vooral als u meerdere accounts hebt, en voer een snelle opruimactie uit om de mailboxgrootte te verkleinen en onnodige duplicaten te verwijderen.
Standaard synchroniseert Outlook in sommige configuraties alleen de e-mails van het afgelopen jaar. Als u alles wilt exporteren, gaat u naar Outlook, vervolgens naar Accountinstellingen > Accountnaam en synchronisatie-instellingen en zet u de schuifregelaar op 'Alles' om al uw e-mails te downloaden voordat u ze exporteert.
Belangrijk: Exporteer uw .pst-bestand niet rechtstreeks naar een map die is gesynchroniseerd met OneDrive. De automatische synchronisatie van OneDrive kan .pst-bestanden vergrendelen of beschadigen . Het is daarom beter om het bestand op te slaan op een lokale locatie die niet is gesynchroniseerd. Als u het bestand wilt uploaden, doe dit dan handmatig wanneer Outlook is gesloten of upload het naar Google Drive.
E-mail, contacten en agenda exporteren naar een .pst-bestand in de klassieke versie van Outlook
Door een .pst-bestand te exporteren, wordt een kopie van uw items gemaakt; er wordt niets uit Outlook verwijderd. Bijlagen worden opgenomen in het .pst-bestand, maar weergaven, machtigingen, regels en lijsten met geblokkeerde afzenders niet (deze metadata wordt niet geëxporteerd). Volg deze stappen voor een volledige en veilige export :
- Ga op het bovenste lint naar Archief.
- kiezen Openen en exporteren > Importeur of export:.
- kiezen Exporteren naar een bestand en druk op Volgende.
- Merk Outlook-gegevensbestand (.pst) en druk op Volgende.
- Kies het account of de map die u wilt exporteren (actief) Inclusief submappen om naar Postvak IN, Agenda, Contacten en Taken te gaan). Volgende.
- pers onderzoeken om de locatie en de naam van het .pst-bestand te kiezen.
- Bepaal in Opties hoe u duplicaten wilt verwerken als u exporteert naar een bestaand .pst-bestand.
- Eindigt met rondenAls u wilt, kunt u een wachtwoord toevoegen aan het nieuwe .pst-bestand om het te beveiligen.
- Als Outlook u vraagt een nieuw gegevensbestand te maken, kunt u een optioneel wachtwoordWanneer u het .pst-bestand opnieuw opent of het in een ander account importeert, wordt u gevraagd of u het wilt openen. Zo wordt de privacy van uw berichten gewaarborgd.
Eenmaal gegenereerd, is het .pst-bestand overdraagbaar: u kunt het importeren in een ander account of op een andere pc. Het is een perfecte methode voor het migreren tussen versies (bijvoorbeeld van Outlook 2016 naar Outlook 2021/Microsoft 365) of voor het verplaatsen van inhoud tussen persoonlijke en zakelijke accounts.
Welke gegevens worden er bij het exporteren verwerkt en wanneer is het raadzaam om te exporteren?
Bij het exporteren naar .pst worden uw e-mails, bijlagen, contactpersonen, agenda en taken gekopieerd. Er wordt geen inhoud uit Outlook verwijderd en u ziet alles daarna nog steeds in uw inbox. Weergaven, machtigingen, regels en lijsten met geblokkeerde afzenders worden echter niet meegenomen.
Typische redenen om gegevens te exporteren zijn: overstappen van een persoonlijk account naar een zakelijk account, e-mail overzetten van een ander platform (bijv. Yahoo) naar Microsoft 365 , van pc wisselen of overstappen van Windows naar Mac, of simpelweg regelmatig kopieën maken om te archiveren op een veilige locatie.
Als je alleen geïnteresseerd bent in de contactpersonen, kun je overwegen om ze vanuit Outlook naar een .csv-bestand te exporteren. Dit is een handig formaat om in andere programma's te importeren en om spreadsheets snel op te schonen .
Pas op voor automatisering: er is geen ingebouwde manier om een volledige, periodieke back-up te maken van "alles wat nieuw en oud is". De AutoArchiveringsfunctie verplaatst of kopieert oudere items, maar vervangt geen terugkerende, uitgebreide export.
Nieuw Outlook: Exporteren via Instellingen > Bestanden > Exporteren
In de nieuwste desktopversie van Outlook is het proces nog stapsgewijser. Open de client en ga naar Instellingen > Bestanden > Exporteren . Klik op 'Aan de slag' en volg de wizard om de specifieke postvakken of mappen te selecteren die u wilt exporteren.
De wizard begeleidt u stap voor stap bij het kiezen van wat u wilt opnemen en waar u het wilt opslaan. Na afloop heeft u een kant-en-klare kopie, die net zo geldig is als het klassieke Outlook .pst-bestand en die u later kunt importeren of archiveren.
Alternatieve methoden: slepen en neerzetten, Excel, verzenden naar Gmail
Als je geen volledig .pst-bestand nodig hebt, kun je een paar handige trucjes gebruiken . De eenvoudigste is om de map in Outlook te openen, berichten te selecteren en ze naar een map op je pc te slepen; hiermee worden kopieën van de e-mails opgeslagen als afzonderlijke bestanden (.msg op Windows), ideaal voor snelle back-ups.
Een andere optie is om te exporteren naar Excel voor analyse of archivering. Ga naar Bestand > Opties > Geavanceerd > Exporteren > Exporteren naar een bestand > Microsoft Excel , kies een map, bestemming en sla het bestand op. Het is geen "volledige" back-up zoals een .pst-bestand, maar het geeft je wel een gestructureerd overzicht.
Als u berichten in een andere service wilt bewaren, voegt u uw Gmail-account toe aan Outlook Desktop, wacht u tot het geladen is en gebruikt u vervolgens 'Verplaatsen > Kopiëren naar map' om de gewenste Gmail-map te selecteren. U kunt de berichten ook exporteren naar een .pst-bestand en dat .pst-bestand vervolgens vanuit Outlook in Gmail importeren, net wat u prettiger vindt.
Outlook voor Mac: back-up naar .olm-bestand
Op macOS maakt Outlook kopieën in .olm -formaat . Het proces is eenvoudig: open Outlook, ga naar Extra > Exporteren, selecteer 'E-mails' (u kunt desgewenst contactpersonen of agenda-items toevoegen), klik op Doorgaan, kies de bestemmingsmap en klik op Voltooien.
Het .olm-bestand bundelt uw gegevens en kan later in Outlook voor Mac worden geïmporteerd. Het is een erg handige manier om alles op één plek te hebben, net zo geldig als een .pst-bestand, maar aangepast aan de macOS-omgeving.
Opslaan op USB, externe schijf of andere locatie
Nadat je je .pst-bestand (Windows) of .olm-bestand (Mac) hebt gemaakt, kopieer je het naar een flashdrive, usb-stick of externe harde schijf. Dit is een uitstekende manier om een offline back-up te bewaren voor het geval er iets misgaat. Vergeet niet dat Outlook het bestand niet mag gebruiken tijdens het kopiëren of verplaatsen.
Als je van computer wisselt, is het heel eenvoudig: neem het bestand mee op een USB-stick en importeer het op de nieuwe computer nadat je Outlook hebt ingesteld. Zo heb je vanaf de eerste dag direct toegang tot je e-mails, contactpersonen en agenda-items .
Automatische back-ups met AutoArchiveren en beperkingen van deze functie
In Outlook kunt u de automatische archivering configureren via Bestand > Opties > Geavanceerd > Instellingen voor automatische archivering . Daar kunt u bepalen hoe vaak de functie wordt uitgevoerd, hoe oud de items moeten zijn en naar welk .pst-bestand ze moeten worden verplaatst.
Het is handig om je mailbox klein te houden en oude items te scheiden, maar onthoud de beperkingen: het is een archief van oude items, geen reguliere "volledige back-up" van alles wat nieuw en oud is. Vul automatische archivering aan met af en toe handmatige exporten .
Herstellen: uw back-up importeren in Outlook
Herstellen is net zo belangrijk als het maken van een back-up. Om een back-up terug te zetten, ga je naar Bestand > Openen en exporteren > Importeren/Exporteren , kies je 'Importeren vanuit een ander programma of bestand' en volg je de instructies van de wizard.
Selecteer 'Outlook-gegevensbestand (.pst)', zoek het bestand op, kies hoe u met duplicaten wilt omgaan (vervangen, toestaan of overslaan), selecteer de bestemmingsmap (meestal de hoofdmailbox) en schakel 'Submappen meenemen' in als u een volledig herstel wilt uitvoeren.
Waar uw e-mails worden opgeslagen, afhankelijk van het type account
Bij Exchange en IMAP staan e-mails voornamelijk op de server. Op uw computer bewaart Outlook een lokale cache in een .ost- bestand in de map AppData (Windows), waardoor u offline kunt werken en later kunt synchroniseren.
Bij POP is het .pst-bestand, dat het account definieert, het belangrijkste element. Als u bestanden op de server verwijdert, blijven deze in uw lokale .pst-bestand staan, tenzij u de instellingen wijzigt. Daarom is het cruciaal om uw accounttype te begrijpen voordat u uw back-upstrategie plant.
Hotmail/Outlook.com: Opties wanneer er geen native “one-click”-kopie is
Outlook.com (voorheen Hotmail) biedt geen geautomatiseerde, webgebaseerde back-up van uw volledige mailbox. Het meest complete alternatief is om de desktopversie van Outlook te gebruiken en een .pst-bestand te exporteren door uw Outlook.com-account aan de client toe te voegen.
Als u e-mails liever afzonderlijk opslaat, kunt u ze als aparte bestanden opslaan. Sommige browsers bieden de mogelijkheid om op te slaan als .eml-bestanden; als u deze optie niet ziet, kunt u Outlook Desktop gebruiken (slepen en neerzetten) of afdrukken/opslaan als een lokaal bestand , afhankelijk van de instellingen van uw systeem.
Een andere optie is om de inhoud van belangrijke e-mails handmatig naar tekstbestanden te kopiëren of ze afzonderlijk te exporteren als .eml/.msg-bestanden vanuit de desktopclient. Dit is bewerkelijker, maar wel praktisch als u een selectie van essentiële e-mails wilt bewaren.
Er zijn ook tools van derden die het maken van bulkbackups van Outlook.com-accounts automatiseren; deze zijn handig als u een grote hoeveelheid gegevens beheert en tijd wilt besparen, hoewel het raadzaam is om de beveiliging en ondersteuning te evalueren voordat u ze in gebruik neemt.
Gepassioneerd schrijver over de wereld van bytes en technologie in het algemeen. Ik deel mijn kennis graag door te schrijven, en dat is wat ik in deze blog ga doen: je de meest interessante dingen laten zien over gadgets, software, hardware, technologische trends en meer. Mijn doel is om u te helpen op een eenvoudige en onderhoudende manier door de digitale wereld te navigeren.