Hoe u Access-databases comprimeert en herstelt

Wordt uw Access-database steeds trager of krijgt u mysterieuze foutmeldingen? U bent waarschijnlijk prestatieproblemen tegengekomen, steeds grotere bestanden of, in het ergste geval, beschadigde bestanden die uw belangrijkste gegevens in gevaar brengen. Geen paniek! Microsoft Access bevat krachtige hulpmiddelen om deze problemen te voorkomen en op te lossen.

In dit artikel leg ik gedetailleerd uit hoe u uw Access-databases comprimeert en herstelt, wat elk proces inhoudt, wanneer u ze moet gebruiken en de stappen om dit te doen zonder dat er gegevens verloren gaan. Bovendien help ik je bepalen wanneer het tijd is voor de APK van je auto, wat je moet doen als er fouten optreden en hoe je toekomstige problemen kunt voorkomen. Wat je niveau ook is, je vindt hier de informatie en tips. Tricks dat uw databases optimaal moeten werken.

Waarom is het belangrijk om Access-databases te comprimeren en te repareren?

Regelmatig Access-onderhoud is essentieel om de prestaties en de integriteit van gegevens te waarborgen. In tegenstelling tot andere systemen worden Access-bestanden (.accdb of .mdb) snel groter naarmate we ze gebruiken, zelfs als we geen nieuwe gegevens toevoegen. Dit komt doordat het opslaan en verwijderen van informatie lege ruimte en tijdelijke objecten creëert die niet automatisch worden verwijderd. Hierdoor wordt het bestand onnodig groter, wordt Access trager en beginnen er fouten en crashes te verschijnen.

Bovendien kan het bestand beschadigd raken als het intensief wordt gebruikt en door meerdere gebruikers wordt bewerkt. Wanneer een database via een netwerk wordt gedeeld en meerdere mensen er tegelijkertijd aan werken (vooral als er lange tekst- of memovelden worden gewijzigd), neemt de kans op corruptie toe. Ook netwerkstoringen, gedwongen afsluitingen van Access, virussen of systeemfouten kunnen systeemcorruptie veroorzaken. hardware kan het bestand beschadigen, met het risico dat waardevolle informatie verloren gaat.

Wat betekent compact en repareren? Dit zijn twee complementaire processen die Access biedt om uw database in goede staat te houden. Compact reorganiseert de interne ruimte van het bestand om verspilling te voorkomen en de bestandsgrootte te optimaliseren, terwijl Repair fouten in de structuur, indexen of beschadigde gegevens opspoort en corrigeert.

Wat is databasecompactie?

Het comprimeren van de database houdt in dat u optimaliseert hoe gegevens en interne objecten worden opgeslagen. Bij gebruik ontstaan er gaten in Access telkens wanneer u records verwijdert, informatie bijwerkt of het ontwerp van tabellen en formulieren wijzigt. Deze gaten worden niet automatisch opgevuld en het bestand raakt gefragmenteerd.

Bij het verdichten, toegang:

• Ongebruikte spaties verwijderen, waardoor de bestandsgrootte wordt verkleind en de toegang wordt versneld.
• Herschik interne objecten om alles sneller te laten verlopenQuery's, formulieren en tabellen worden sneller geopend en processen verlopen efficiënter.

De gegevens worden niet gecomprimeerd zoals ze zijn, maar de gebruikte ruimte wordt geoptimaliseerd. Het resultaat is een kleiner, netter en minder foutgevoelig bestand.

En wat houdt het in om de database te repareren?

Tijdens het reparatieproces worden fouten gezocht en gecorrigeerd die de structuur of integriteit van de gegevens beïnvloeden. Dit is vooral handig als u foutmeldingen krijgt bij het openen van de database, als objecten niet goed werken of als u vermoedt dat er sprake is van corruptie vanwege stroomuitval, netwerkstoringen of vergelijkbare problemen.

Reparatie kan:

• Beschadigde indexen of corrupte tabellen herstellen die problemen veroorzaken bij het verkrijgen van informatie.
• Herstel verweesde of onjuist verwijderde objecten.
• Het voorkomen van de verspreiding van fouten en verkleint u het risico op verlies van belangrijke gegevens.

Beide processen kunnen samen worden uitgevoerd, omdat Access ze in één functie integreert. «Compacte en herstel database».

Belangrijkste redenen om te comprimeren en te repareren in Access

Toegangsbestanden kunnen om verschillende redenen groter en beschadigd raken. Regelmatig onderhoud is de beste preventie.

• Het bestand wordt groter naarmate u het gebruikt: Elke verwijdering of bewerking laat interne "rommel" achter die niet automatisch wordt verwijderd. Na verloop van tijd wordt het bestand te groot, vertraagt het alles en kan het fouten veroorzaken.
• Gelijktijdige toegang of plotselinge sluitingen: Wanneer meerdere gebruikers tegelijkertijd gegevens wijzigen, vooral in een netwerk, of wanneer de computer onverwacht wordt afgesloten, neemt de kans op bestandsbeschadiging toe.
• Memovelden (lange tekst): Ze zijn vooral kwetsbaar als wijzigingen worden onderbroken. Het komt bijvoorbeeld vaak voor dat er informatie verloren gaat als het netwerk uitvalt terwijl iemand die velden bewerkt.
• Hardwarestoringen en virussen: Schijfstoringen, slechte sectoren of malware kan ertoe leiden dat de database onleesbaar wordt.

Door te comprimeren en te repareren wordt niet alleen de bestandsgrootte verkleind, maar blijft de structuur ook intact en worden gegevens waar mogelijk hersteld.

Wanneer moet u een Access-database comprimeren en repareren?

Er zijn verschillende duidelijke signalen dat het tijd is voor onderhoud:

• Verminderde prestaties:Als query's lang duren, objecten langzaam worden geopend of het bestand langer dan normaal nodig heeft om te laden.
• Veelvoorkomende fouten of waarschuwingsberichten bij het openen of werken met de database.
• Ongerechtvaardigde toename van de bestandsgrootte, zelfs als er geen nieuwe gegevens zijn toegevoegd.
• Moeilijkheden bij het openen van specifieke tabellen, formulieren of records.

In elk geval, Het is aan te raden om regelmatig te verdichten en te repareren, vooral na grote importen, veel verkopen of wanneer er een onverwachte sluiting heeft plaatsgevonden.

Voorbereiding voor verdichting en reparatie: belangrijkste stappen

Volg deze tips om risico's te beperken voordat u begint met verdichten en repareren:

• Maak altijd een actuele back-up van de databaseOp deze manier kunt u uw gegevens herstellen als er tijdens het proces problemen optreden.
• Zorg ervoor dat geen enkele andere gebruiker de database open heeft staan.Je hebt exclusieve toegang nodig, vooral als je aan het netwerken bent.
• Controleer of u de benodigde machtigingen hebt om bestanden te wijzigen in de map waarin de database zich bevindt. Raadpleeg uw beheerder als u vragen hebt.
• Als u Access in de modus voor meerdere gebruikers gebruikt, moet u anderen vragen de database te sluiten voordat u verdergaat..

Het gebruik van back-ups is de beste verdediging tegen onbedoeld verlies. U kunt ze handmatig back-uppen (door het .accdb- of .mdb-bestand op een andere locatie op te slaan) of met behulp van de automatische tools in Access.

Hoe comprimeer en herstel ik een Access-database?

Er zijn twee hoofdmanieren om het proces uit te voeren, afhankelijk van of u de database geopend hebt of niet:

Handmatig comprimeren en repareren met de database gesloten

• Open Access, maar niet de database die u wilt repareren.
• Kies in het menu 'Bestand' de optie 'Info' en selecteer de optie «Compacte en herstel database».
• Open het dialoogvenster, selecteer het .accdb- of .mdb-bestand en klik op OK.
• Het proces verloopt automatisch. Afhankelijk van de grootte kan het enkele seconden tot enkele minuten duren.

Compact en herstel met de database open

• Open de database op de normale manier in Access.
• Klik op 'Bestand' > 'Database comprimeren en herstellen'. Access voert de interne processen uit op het actieve bestand.

Automatische compressie bij het sluiten van de database

• Open de database die u automatisch wilt comprimeren.
• Ga naar ‘Bestand’ > ‘Opties’ > ‘Huidige database’.
• Vink het vakje aan Compact op dichtbij en accepteer de wijzigingen. Op deze manier zal Access het bestand automatisch opschonen en optimaliseren telkens wanneer u de database sluit.

Belangrijke opmerkingSchakel automatische compressie in omgevingen met meerdere gebruikers alleen in als u weet dat dit het werk van anderen niet verstoort, omdat de database tijdens het proces tijdelijk niet toegankelijk is.

Gerelateerd artikel:

Volledige gids voor het oplossen van opmaakfouten en databasecorruptie in Access

Extra hulpmiddelen en probleemoplossing

Naast het standaard Access-systeem zijn er nog extra hulpprogramma's die van pas kunnen komen bij ernstige corruptie:

• JetComp: Een gratis tool van Microsoft voor het repareren en comprimeren van .mdb-bestanden buiten het hoofdprogramma. Erg handig als Access het beschadigde bestand niet kan openen.
• Gegevens importeren in een nieuwe databaseAls het oorspronkelijke bestand niet kan worden hersteld, maakt u een lege database en gebruikt u de optie 'Importeren' in het menu 'Externe gegevens' om tabellen, query's en formulieren uit het beschadigde bestand te importeren.
• Tools van derdenEr zijn programma's zoals Stellar Repair for Access of clouddiensten zoals OfficeRecovery.com die ernstig beschadigde bestanden kunnen proberen te herstellen wanneer traditionele methoden falen.

Voor gevorderde gebruikers is het ook aan te raden VBA-modules decompileren Toegang vanaf online commando's, waardoor foutieve gecompileerde code die corruptie kan veroorzaken, wordt geëlimineerd.

Veelvoorkomende fouten en hoe u deze kunt oplossen

Tijdens reparaties of verdichtingen kunt u de volgende waarschuwingen tegenkomen:

• "De database is in gebruik": Een gebruiker of service houdt de database open. Sluit alle programma's die mogelijk toegang hebben tot het bestand.
• "De database kan niet worden geopend.": Het bestand is mogelijk ernstig beschadigd. Probeer de exclusieve modus te openen of importeer de objecten in een nieuw bestand.
• "Onvoldoende schijf": Maak wat ruimte vrij op de schijf voordat u het proces opnieuw uitvoert.
• "Toestemming geweigerd": Controleer of u schrijfrechten hebt en of het bestand niet is beveiligd of alleen-lezen is.

Als Access slechts gedeeltelijk herstelt, wordt een tabel met de naam “MSysCompactErrors” weergegeven. Deze tabel bevat de objecten die niet konden worden hersteld. U kunt proberen ze opnieuw te importeren vanuit een back-up.

Preventie: Hoe u gegevenscorruptie en -verlies in Access kunt voorkomen

De beste manier om onaangename verrassingen te voorkomen, is proactief te zijn en deze aanbevelingen toe te passen:

• Maak dagelijks een back-up van uw databases op afzonderlijke locaties.
• Schakel automatische compressie alleen in als het geen invloed heeft op het netwerk van andere gebruikers.
• Defragmenteer regelmatig schijven waarop grote bestanden zijn opgeslagen.
• Verdeel de database in "frontend" (formulieren, rapporten) en "backend" (tabellen), vooral in omgevingen met meerdere gebruikers.
• Forceer Access niet om te sluitenGebruik altijd de normale procedures om de applicatie af te sluiten.
• Gebruik betrouwbare hardware en controleer regelmatig de integriteit van de harde schijf..
• Vermijd het openen van Access-databases met niet-native programma's, wat het bestandsformaat kan beschadigen.
• Werk Access regelmatig bij en Windows om mogelijke kwetsbaarheden te corrigeren.

Oplossingen voor specifieke problemen: netwerkdatabases en caching

In sommige scenario's, zoals bij het gebruik van Access op netwerkservers of met gecachte bestanden, kunnen er speciale fouten optreden:

• Fout bij comprimeren met offline bestandenAls de database zich in een map bevindt die is geconfigureerd voor offline cache en de netwerkverbinding wordt verbroken, kan het comprimeren van het bestand mislukken. Wis de offline cache van het bestand en start uw computer opnieuw op voordat u het opnieuw probeert.
• Machtigingsproblemen op gedeelde mappen: Zorg ervoor dat de map waarin de database zich bevindt, schrijven en wijzigen toestaat.

Door aandacht te besteden aan de gezondheid van uw Access-databases kunt u veel hoofdpijn besparen. Door deze tips te volgen, back-ups te blijven maken en regelmatig het comprimeren en herstellen toe te passen, zijn uw gegevens altijd veilig en klaar voor gebruik. En als er fouten of vreemde meldingen verschijnen, weet u waar u moet beginnen om ze te verhelpen.

Isaac

Gepassioneerd schrijver over de wereld van bytes en technologie in het algemeen. Ik deel mijn kennis graag door te schrijven, en dat is wat ik in deze blog ga doen: je de meest interessante dingen laten zien over gadgets, software, hardware, technologische trends en meer. Mijn doel is om u te helpen op een eenvoudige en onderhoudende manier door de digitale wereld te navigeren.