- Copilot Hiermee kunt u documenten samenvatten Woord automatisch.
- De functie is beschikbaar met licenties Microsoft 365 Copilot en OneDrive.
- U kunt het detailniveau aanpassen en de samenvatting via chat wijzigen.
De komst van Copilot naar Microsoft Word Het markeert een voor- en na-fase voor mensen die grote hoeveelheden informatie in lange documenten verwerken. De assistent inteligencia kunstmatige Microsoft biedt u nu de mogelijkheid om snel de inhoud van elk Word-bestand te condenseren., waardoor u snel en duidelijk een overzicht krijgt van de belangrijkste punten. Deze tool is vooral handig op de werkvloer en in de academische wereld.Waar de tijd en begrip zijn essentieel om een maximale productiviteit te behouden.
Hoewel de functionaliteit van het samenvatten van teksten niet geheel nieuw is in de Microsoft-suite, De native integratie van Copilot in Word Het vertegenwoordigt een kwalitatieve sprong, waarbij tussenstappen worden overgeslagen en de IA direct in uw gebruikelijke workflow. Met dit artikel ontdekt u niet alleen hoe u optimaal gebruik kunt maken van de mogelijkheden van Copilot om documenten in Word samen te vatten,, maar alle aanpassingsopties, technische beperkingen, Tricks en goede werkwijzen om elk overzicht dat u genereert te optimaliseren.
Wat is Copilot in Word en waarom is het zo'n belangrijke vooruitgang?
Copiloot is de kunstmatige intelligentie-assistent ontwikkeld door Microsoft om diverse taken in Office-toepassingen te verbeteren en te vereenvoudigen. De integratie met Word biedt onder andere de mogelijkheid om direct en nauwkeurig automatische samenvattingen van lange documenten te genereren., waardoor gebruikers tijd en moeite besparen. Deze functie is speciaal aangevraagd in productieve omgevingen waar de informatie vaak schaars is, zoals in bedrijfsrapporten, universitaire papers, data-analyses of lange handleidingen.
Wat Copilot onderscheidt, is zijn Vermogen om de volledige context van een document te begrijpen, de essentie eruit te halen en het in een eenvoudig en toegankelijk formaat te presenterenEn omdat het direct in de Word-interface is geïntegreerd, hoeft u geen externe applicaties te gebruiken of inhoud te kopiëren en plakken naar externe platforms.
Hoe de automatische samenvatting van Copilot werkt in Word
Wanneer u een lang document in Word opent en u het juiste abonnement hebt, Copilot analyseert de inhoud en genereert automatisch een samenvatting die bovenaan de eerste pagina wordt weergegeven.. Deze samenvatting kan aan het begin worden ingekort, zodat het lezen niet wordt onderbroken., maar u kunt het uitvouwen door eenvoudig op de optie 'meer weergeven' te klikken, net boven het document.
Su AI synthetiseert de belangrijkste informatie en presenteert deze in een gecomprimeerd beeld, waardoor u de volledige tekst efficiënt kunt doornemen zonder deze van begin tot eind te hoeven lezen. U kunt ook een samenvatting opvragen als deze niet automatisch verschijnt: activeer hiervoor het Copilot-paneel in het lint en vraag via het opstelvak een samenvatting van het document aan met een opdracht als 'vat dit document samen'.
Deze functionaliteit heeft invloed op zowel uw eigen documenten als de documenten die met u zijn gedeeld via OneDrive of SharePoint, waardoor u ook meerdere bestanden tegelijk kunt samenvatten als deze in de cloud worden beheerd.
Wie heeft toegang tot automatische samenvattingen in Word?
De mogelijkheid om Copilot te gebruiken om documenten samen te vatten is gekoppeld aan Microsoft 365 Copilot-licenties, voor zowel professionele, educatieve als persoonlijke accountgebruikers, zolang ze over het bijbehorende abonnement beschikken. De functie is beschikbaar in Word voor Windows (sinds versie 16.0.17928.20114), Mac (sinds versie 16.88, Build 24081116) en de webversieMicrosoft heeft echter gekozen voor een geleidelijke uitrol. Sommige gebruikers moeten dus mogelijk een paar dagen wachten voordat deze functie op hun computer is ingeschakeld.
Als u deze optie nog niet hebt of het overzicht niet ziet bij het openen van een document, kunt u het handmatig openen via het Copilot-dashboard in Word. Het bestand wordt dan opgeslagen in OneDrive of SharePoint, zodat u automatisch direct een overzicht krijgt.
Samenvattingen genereren en aanpassen met Copilot: beschikbare opties
De samenvatting die door Copilot wordt gegenereerd, is niet zomaar een basisuittreksel, kan worden aangepast aan de behoeften van de gebruiker. Nadat u de samenvatting hebt bekeken, kunt u de chatoptie openen om specifieke vragen te stellen., om verduidelijking vragen of verzoeken dat de samenvatting wordt aangepast aan een specifiek detailniveau: kort, standaard of gedetailleerd. U maakt deze selectie via een keuzemenu aan het einde van de samenvatting..
U kunt Copilot bijvoorbeeld vragen om alleen een specifiek gedeelte van het document samen te vatten of de belangrijkste punten te benadrukken, zoals verkoopcijfers, belangrijke bevindingen of punten die direct van invloed zijn op uw bedrijf. Voor mensen die in teams werken, is er de mogelijkheid om een groepsgesprek te openen in Copilot en de inhoud van de briefing live te bespreken., waardoor besluitvorming en samenwerking gestroomlijnd worden.
Bovendien kunt u in het tabblad 'Conclusies' van het Copilot-dashboard: U kunt direct belangrijke cijfers, snelle antwoorden en voorgestelde vragen bekijkenwaardoor het vinden van relevante gegevens een stuk eenvoudiger wordt en er tijd bespaard wordt op handmatig zoeken in het archief.
Copilot gebruiken op OneDrive: meerdere bestanden samenvatten
Copilot gaat verder dan de Word-applicatie zelf en is ook aanwezig in OneDrive. Via het OneDrive-portaal kunt u een of meerdere compatibele documenten selecteren en direct samenvattingen genereren., zonder dat u elk bestand afzonderlijk hoeft te openen. Dit is vooral interessant voor teams die veel gedeelde bestanden beheren en snel de meest relevante inhoud uit elk bestand moeten identificeren..
Het proces is eenvoudig: selecteer de bestanden (maximaal vijf), klik op de Copilot-knop en kies de optie 'Samenvatten'. In het zijpaneel wordt de bijbehorende samenvatting weergegeven. Vanuit daar kunt u aangepaste vragen stellen of de samenvattingen verfijnen via de geïntegreerde chat..
Best practices voor het verkrijgen van de beste samenvattingen met Copilot
Hoewel de kunstmatige intelligentie van Copilot zeer efficiënt is, Het levert doorgaans betere resultaten op als er context wordt gegeven en duidelijke details worden gegeven over wat er van de opdracht wordt verwacht.Tot de meest effectieve aanbevelingen voor het begeleiden van AI behoren:
- Geef duidelijk aan voor wie de samenvatting is bedoeld en wat het doel ervan is (bijvoorbeeld of het gaat om een vergadering op hoog niveau of een intern rapport).
- Verzoek om bepaalde onderwerpen of belangrijke vragen die in de samenvatting beantwoord moeten worden, op te nemen.
- Geef aan hoe diep u uw tekst wilt hebben en pas de lengte aan op het publiek dat uw tekst zal lezen.
- Vraag om specifieke voorbeelden van voorgestelde vragen om verdere analyse te vergemakkelijken.
AI leert en verbetert iteratiefHoe gedetailleerder de instructies bij het aanvragen van een samenvatting, hoe beter de kwaliteit en bruikbaarheid van de informatie die u ontvangt. Mocht de eerste versie van de samenvatting niet helemaal voldoen aan uw wensen, dan kunt u uw aanvraag altijd verfijnen in de Copilot-chat om een nauwkeurigere versie te krijgen.
Huidige technische beperkingen van door Copilot gegenereerde samenvattingen
Ondanks de voordelen, Copilot kent een aantal belangrijke technische beperkingen waar u rekening mee moet houden.:
- Automatische samenvattingen zijn alleen beschikbaar als u een Microsoft 365 Copilot-licentie hebt en het document is opgeslagen in OneDrive of SharePoint. Als het bestand ergens anders is opgeslagen, moet de samenvatting handmatig worden geactiveerd..
- Het document moet minimaal 20 woorden lang zijn, zodat Copilot een samenvatting kan genereren. Kortere bestanden bevatten namelijk niet genoeg informatie voor de AI om te synthetiseren.
- Het maximale aantal woorden bedraagt ongeveer 1,5 miljoen woorden. Voor de meest gedetailleerde versie van de samenvatting komt dit neer op ongeveer 300 pagina's. Voor standaard- of korte samenvattingen ligt de limiet aanzienlijk lager., maar het is nog steeds voldoende voor de meeste professionele of academische doeleinden.
- Hoewel Copilot de volledige inhoud van het document kan verwerken, lukt het soms niet om directe citaten te genereren voor elk geëxtraheerd argument. Dit wordt in updates steeds beter gemaakt.
Met deze beperkingen moet vooral rekening worden gehouden in zakelijke of educatieve omgevingen, waar documenten sterk kunnen variëren in grootte en formaat. Binnen deze grenzen dekt de functionaliteit echter vrijwel alle gangbare samenvattingsbehoeften.
Copilot-casestudies en voorbeelden voor Word-samenvattingen
Het potentieel van Copilot reikt verder dan deze simpele samenvatting: Het is een veelzijdige tool waarmee u informatie-extractie kunt aanpassen en complexe workflows kunt vereenvoudigen.Enkele praktische voorbeelden van gebruik zijn:
- Bekijk uitgebreide financiële rapporten en ontdek direct de belangrijkste financiële gegevens, trends en prognoses.
- Vat notulen van vergaderingen of projectdocumenten samen om ze te delen met werkteams. Selecteer alleen de taken en aangewezen personen.
- Maak samenvattingen van academisch onderzoek of scripties, ter ondersteuning van de beoordeling door docenten of commissies.
- Krijg snel een overzicht van recente wijzigingen en aanpassingen in samenwerkingsdocumenten.
In al deze gevallen is De directheid en nauwkeurigheid van Copilot zorgen voor een aanzienlijke tijdsbesparing bij het lezen en analyseren van taken, waardoor middelen vrijkomen voor andere activiteiten met een hogere toegevoegde waarde.
Extra tips om Copilot optimaal te benutten voor uw dagelijkse productiviteit
Om Copilot optimaal te benutten bij het maken van automatische samenvattingen, Aarzel niet om te experimenteren met verschillende vraagformaten en commando's in de chatU kunt bijvoorbeeld vragen om de samenvatting aan te passen aan verschillende doelgroepen (management, technisch team, klanten) of om vergelijkingen te maken tussen verschillende delen van het document.
Een andere waardevolle aanbeveling is gebruik de functie voor voorgestelde vragen Aangeboden door Copilot, waarmee u aspecten van het document kunt verkennen die tijdens de eerste beoordeling mogelijk niet duidelijk waren. Bovendien kan het delen van de gegenereerde samenvatting en het openen van discussies rond de reacties van Copilot in samenwerkingscontexten de besluitvorming verrijken en concepten snel verduidelijken.
Als veiligheidsmaatregel, Het is altijd raadzaam om de samenvatting die de AI levert te bekijken voordat u deze deelt., vooral als het gaat om vertrouwelijke of gevoelige informatie. De AI van Copilot is zeer nauwkeurig, maar vervangt geen kritisch menselijk oordeel bij het valideren van belangrijke gegevens.
Regelmatige updates van Microsoft zorgen ervoor dat de functionaliteit van Copilot in Word steeds beter wordt. Er worden nieuwe aanpassingsopties toegevoegd, de nauwkeurigheid van samenvattingen wordt verbeterd en de ondersteuning voor nieuwe talen en bestandsindelingen wordt uitgebreid.
Copilot is een onmisbaar hulpmiddel geworden voor iedereen die met lange Word-documenten werkt. Door kunstmatige intelligentie te integreren in het informatiebeheerproces, is het nu mogelijk om snel en nauwkeurig samen te vatten, belangrijke gegevens te extraheren en inhoud aan te passen aan verschillende behoeften.Of u nu rapporten doorneemt, presentaties voorbereidt of grote hoeveelheden data analyseert, met Copilot hebben gebruikers van alle niveaus eenvoudig toegang tot relevante informatie en besparen ze kostbare tijd.
Gepassioneerd schrijver over de wereld van bytes en technologie in het algemeen. Ik deel mijn kennis graag door te schrijven, en dat is wat ik in deze blog ga doen: je de meest interessante dingen laten zien over gadgets, software, hardware, technologische trends en meer. Mijn doel is om u te helpen op een eenvoudige en onderhoudende manier door de digitale wereld te navigeren.