Stapsgewijze handleiding voor het comprimeren van een Word- of PowerPoint-bestand

Als je een document wilt delen en je krijgt de gebruikelijke waarschuwing dat het bestand te groot is, kan dat behoorlijk irritant zijn. Leer hoe je een Word- of PowerPoint-bestand comprimeert. Het maakt het verschil tussen je werk binnen enkele seconden versturen of worstelen met e-mail (of leren hoe je dat moet doen). Grote bestanden verzenden in Outlook), de cloud of de berichtenuitwisseling van het bedrijf.

Bovendien gaat het niet alleen om de mogelijkheid om het te bevestigen: Verklein de bestandsgrootte van uw documenten. Het zorgt er ook voor dat ze minder ruimte op de harde schijf innemen, ten behoeve van opslagruimte In de cloud en sneller openen, wat essentieel is als je in een team werkt of dagelijks met veel bestanden werkt. Gelukkig bieden Word en PowerPoint krachtige opties om de documentgrootte te verkleinen zonder kwaliteitsverlies, en er zijn ook externe tools Dat kan je nog meer helpen.

Waarom zijn sommige Word- en PowerPoint-bestanden zo groot?

Voordat je als een gek begint te comprimeren, is het verstandig om te begrijpen waar al dat extra gewicht vandaan komt. De grootte van een Word- of PowerPoint-bestand Het hangt grotendeels af van de inhoud: lange teksten, grote afbeeldingen, grafieken, tabellen, video's of audiobestanden tellen snel op en jagen het aantal megabytes omhoog.

In Word-documenten zijn de volgende zaken de grootste oorzaak van een groter bestand: ingebedde afbeeldingen met hoge resolutieVooral als je ze rechtstreeks vanaf je telefoon of camera hebt geplakt zonder ze aan te passen. In PowerPoint kun je naast afbeeldingen ook andere bestanden plakken. ingesloten audio- en videoclips Zij zijn doorgaans de boosdoeners achter presentaties die te zwaar zijn.

Ook minder zichtbare aanpassingen hebben invloed, zoals: lettertype-integratie (lettertypen die in het bestand zelf zijn opgeslagen), wat garandeert dat het document er op elke computer hetzelfde uitziet, maar ten koste van een aanzienlijk grotere bestandsgrootte.

Een andere, minder bekende factor is de extra informatie die afbeeldingen opslaan wanneer ze in Office worden bewerkt. Wanneer je een afbeelding bijsnijdt of bewerkt In Word of PowerPoint kan het programma de originele gegevens bewaren, zodat je ze later kunt herstellen. Dit voegt echter kilobytes toe die je vaak niet nodig hebt.

Tot slot moet worden opgemerkt dat sommige afbeeldingsformaten (bijvoorbeeld PNG met veel kleuren of niet-gecomprimeerde TIFF) Ze zijn niet ontworpen om ruimte te besparen.En als ze zonder optimalisatie in Office-documenten worden gebruikt, schiet het uiteindelijke bestandsgewicht omhoog, zelfs als de inhoud niet zo complex lijkt.

Hoe kom je erachter hoeveel je Word- of PowerPoint-document weegt?

Voordat je instellingen gaat aanpassen, is het verstandig om eerst een snelle controle uit te voeren. Hoe groot is uw Word- of PowerPoint-bestand? En hoe het verandert na het toepassen van elke compressiemethode. Zo kun je zien of het echt de moeite waard is om verder te blijven aanpassen.

De meest directe manier is via het programma zelf. Open uw Word-document of uw PowerPoint-presentatie. Ga naar het bovenste tabblad waar het hoofdmenu verschijnt.

Dan klikken "Archief", in de linkerbovenhoek. Selecteer in dat menu de sectie "Informatie" die je in de linkerkolom ziet. Dat paneel toont verschillende details over het bestand.

In het gedeelte met algemene informatie van het document kunt u het volgende zien: de exacte bestandsgrootte en andere eigenschappenDenk bijvoorbeeld aan het aantal pagina's of dia's, het aantal woorden of de wijzigingsdatum. Het is een snelle manier om te zien of je bestand te groot is geworden en moet worden ingekort.

Als je eenmaal gewend bent om naar dit gedeelte te kijken, is het heel praktisch om het regelmatig te controleren. hoe het gewicht verandert Na elke aanpassing kun je beter even checken, in plaats van er blindelings in te gaan. Dat is veel handiger dan te moeten gissen waarom je het bestand niet als bijlage kunt toevoegen via e-mail.

Verklein de bestandsgrootte van een Word- of PowerPoint-document door het insluiten van lettertypen uit te schakelen.

Een van de Tricks Een effectievere methode, waar veel mensen niet van op de hoogte zijn, is Beheer de lettertypen die in uw documenten zijn ingesloten.. Microsoft Office Hiermee kunt u de gebruikte lettertypen in het bestand zelf opslaan, zodat de tekst er hetzelfde uitziet, zelfs als de ontvangende computer die lettertypen niet heeft geïnstalleerd.

Deze functie is erg handig qua ontwerp, maar daar hangt wel een prijskaartje aan: Ingesloten lettertypen kunnen de bestandsgrootte aanzienlijk vergroten.Vooral als je zware lettertypen of veel variaties gebruikt (vet, cursief, enz.). Daarom is het de moeite waard om deze optie aan te vinken wanneer je bestandsgrootte te groot wordt.

Om deze instelling in Word of PowerPoint te wijzigen, opent u het document en klikt u op het menu bovenaan. "Archief"Selecteer vervolgens in de linkerkolom "Opties", waarmee het venster met programma-instellingen wordt geopend.

Ga binnen dat venster naar de categorie. "Sparen"In het gedeelte met een titel die lijkt op "Behoud de gegevensgetrouwheid bij het opslaan van dit document" ziet u het vakje. "Lettertypen in het bestand insluiten"Als je het zo licht mogelijk wilt houden, kun je het beste deze optie uitgeschakeld laten, zodat er geen lettertypen in het document worden opgenomen.

Mocht u om welke reden dan ook lettertypen willen insluiten, dan kunt u de bestandsgrootte nog steeds aanzienlijk verkleinen door twee opties te activeren: "Voeg alleen de tekens in die in het document voorkomen (aanbevolen om de bestandsgrootte te verkleinen)" y "Gebruik geen standaard systeemlettertypen"Op deze manier worden alleen de daadwerkelijk gebruikte tekens opgeslagen, waardoor standaardlettertypen die vrijwel alle computers al bevatten, worden vermeden.

Met deze aanpassing bereikt u vaak het volgende: zeer merkbare verkleiningenDit geldt met name voor presentaties met een uitgebreid ontwerp of documenten met ongebruikelijke lettertypen. Als u het insluiten van tekst echter volledig uitschakelt, kan het uiterlijk van de tekst op computers zonder dat lettertype enigszins veranderen.

Comprimeer afbeeldingen in Word en PowerPoint om de bestandsgrootte te verkleinen.

In de meeste documenten is de grootste ruimte voor verbetering te vinden in de afbeeldingen. Foto's met een hoge resolutie nemen veel ruimte in beslag. En je hebt ze zelden van de hoogste kwaliteit nodig voor een kantoorverslag of een presentatie voor de klas.

Word en PowerPoint bevatten ingebouwde tools om alle afbeeldingen in een document te comprimeren zonder dat u dit één voor één hoeft te doen. Een snelle methode is om de sneltoets 'Opslaan als' te gebruiken. Druk, terwijl het bestand geopend is, op de F12-toets. om direct het venster voor geavanceerde opslag te openen.

In dat venster, direct naast de knop 'Opslaan', ziet u een knop genaamd "Hulpmiddelen"Klik daar en kies de optie. "Afbeeldingen comprimeren"Er wordt een venster geopend met diverse instellingen die van invloed zijn op alle afbeeldingen in het bestand.

Bij de compressie-opties zie je verschillende vooraf ingestelde resoluties. Voor documenten die je per e-mail wilt versturen of online wilt delen, is het selecteren van de juiste resolutie meestal meer dan voldoende. "E-mail (96 dpi): minimaliseert de bestandsgrootte van documenten voor delen"Deze instelling verlaagt de resolutie van alle afbeeldingen, zodat ze minimale ruimte innemen met behoud van een acceptabele schermkwaliteit.

Nadat je de e-mailoptie of een geschikte resolutie hebt geselecteerd, bevestig je dit en ga je terug naar het hoofdvenster voor opslaan. Nu hoef je alleen nog maar... Kies in Word de .docx-indeling of in PowerPoint de .pptx-indeling. Klik vervolgens op 'Opslaan'. Het is aan te raden het bestand onder een andere naam op te slaan, zodat u het originele en het gecomprimeerde bestand kunt vergelijken.

Naast deze algemene tool kunt u ook de geavanceerde afbeeldingsopties in Office bekijken. Bestand > Opties > GeavanceerdIn het gedeelte 'Afbeeldingsgrootte en -kwaliteit' kunt u het vakje aanvinken. "Bewerkingsgegevens verwijderen" zodat het programma de informatie verwijdert die nodig is om afbeeldingen na bewerking in hun oorspronkelijke staat te herstellen.

Zorg er in datzelfde blok voor dat "Comprimeer de afbeeldingen in het bestand niet." Het is niet aangevinkt, want als het wel aangevinkt is, wordt automatische compressie uitgeschakeld. Direct daaronder, bij "Standaardresolutie", kunt u een waarde kiezen van 150 dpi of lagerMeer dan genoeg voor de meeste documenten die alleen op het scherm worden bekeken.

Stapsgewijze handleiding voor het verkleinen van een Word-document

Als u zich wilt concentreren op Word, kunt u verschillende instellingen combineren om Maak uw documenten veel lichter. Zonder belangrijke inhoud te verliezen. Volg idealiter een logische volgorde, zodat je niets vergeet.

Begin met het bekijken van de afbeeldingen in het document. Plak geen grote foto's direct in het papier. Je kunt de afbeeldingen ook rechtstreeks van je mobiele telefoon of camera verkleinen of ze comprimeren met Word volgens de bovenstaande stappen (F12 > Hulpmiddelen > Afbeeldingen comprimeren).

Ga dan naar binnen Bestand > Opties > Geavanceerd Schakel in het gedeelte 'Afbeeldingsgrootte en -kwaliteit' het vakje 'Bewerkingsgegevens verwijderen' in en stel een standaardresolutie van 150 dpi of lager in. Dit zorgt ervoor dat Word geen onnodige afbeeldingsinformatie opslaat, 'voor het geval dat'.

Ga dan naar Bestand > Opties > Opslaan Controleer ook de instellingen voor het insluiten van lettertypen. Schakel 'Lettertypen in bestand insluiten' uit als u geen 100% consistentie in lettertypegebruik op alle apparaten hoeft te garanderen. Als u dat wel nodig hebt, schakel dan in ieder geval de opties in om Voeg alleen de gebruikte tekens in en gebruik geen standaardlettertypen..

Het is ook raadzaam om overmatig gebruik van zware voorwerpen zoals zeer complexe afbeeldingen of afbeeldingen die zijn ingevoegd vanuit andere programma's in niet-gecomprimeerde formaten. Gebruik waar mogelijk de eigen afbeeldingen van Word, die al geoptimaliseerd zijn om de bestandsgrootte te beperken.

Als je klaar bent met het aanpassen van alles, sla je het bestand op als .docx (als het nog steeds in het oude .doc-formaat is) en controleer je de sectie met documentinformatie. De bestandsgrootte is verkleind.In veel gevallen is de verandering radicaal, vooral als het oorspronkelijke document jarenlang zonder enige optimalisatie is bewerkt.

Hoe comprimeer je een PowerPoint-presentatie in Windows?

In PowerPoint-presentaties kunt u, naast de ingebouwde tools van het programma, ook gebruikmaken van... Windows-bestandscompressie Om de bestandsgrootte van wat je verzendt te verkleinen. Dit vermindert niet de interne bestandsgrootte van de presentatie, maar verpakt deze wel in een beter hanteerbaar bestand.

Om dit te doen, opent u de Bestandsverkenner (of Windows Verkenner)Je kunt het openen via het Startmenu of door te gebruiken sneltoetsen, afhankelijk van uw Windows-versie (in Windows 8 en later bijvoorbeeld met de Windows-toets).

Nadat je de browser hebt geopend, ga je naar de map waarin je de presentatie hebt opgeslagen die je wilt delen. Klik met de rechtermuisknop op het .ppt- of .pptx-bestand. Om het contextmenu met de verschillende opties te openen.

Plaats in dat menu de muis over de optie. "Verzenden naar" en selecteer in het submenu dat verschijnt «Gecomprimeerde map (zip)»Windows maakt een nieuw .zip-bestand aan in dezelfde map met dezelfde naam als uw presentatie, maar dan gecomprimeerd.

Dit gecomprimeerde bestand is meestal veel kleiner dan de originele presentatie en Het is perfect om te versturen. of, als het groot blijft, verdeel het in delenDe ontvanger hoeft alleen maar dubbel te klikken op het zipbestand en het uit te pakken om de presentatie in exacte staat te herstellen.

Verklein de bestandsgrootte van video's en audiobestanden in PowerPoint.

Een ander belangrijk aspect van PowerPoint is de multimedia-inhoud. Ingesloten video- en audiobestanden Ze kunnen een presentatie, die in eerste instantie simpel lijkt, tientallen of zelfs honderden megabytes groot maken.

PowerPoint bevat een specifieke functie voor Comprimeer de multimediabestanden in de presentatie.Hoewel het exacte pad per versie enigszins kan verschillen, vindt u het meestal in de media-opties of bestandstools.

Door mediacompressie in te schakelen, codeert het programma video's en audio opnieuw naar een efficiënter formaat en verlaagt het de bitrate, wat meestal betekent dat... een zeer merkbare afname van de totale bestandsgrootte zonder dat dit tijdens een standaardpresentatie al te veel opvalt in de kwaliteit.

Naast het gebruik van deze tool is het goede gewoonte om vanaf het begin in te voegen. video's zijn al geoptimaliseerd (bijvoorbeeld ingekorte versies met een redelijke resolutie zoals 720p) in plaats van enorme 4K-bestanden die niets toevoegen wanneer ze op een eenvoudige projector of klein scherm worden afgespeeld.

Als uw presentatie nog steeds te groot is, kunt u ook overwegen om te linken naar bepaalde online video's (bijvoorbeeld van diensten zoals streaming) in plaats van ze in te sluiten. Op deze manier, Het PowerPoint-bestand zal veel kleiner zijn.Tijdens de presentatie heeft u echter wel een internetverbinding nodig.