Volledige gids voor het gebruik van Mail Merge in Word

Als u zich ooit hebt afgevraagd hoe u hetzelfde gepersonaliseerde document naar verschillende mensen kunt sturen, maar dat elke ontvanger alleen de informatie ontvangt die bij hem of haar past, moet u eerst leren hoe u deze functie grondig kunt gebruiken. Afdruk samenvoegen in WoordDeze tool, hoewel soms over het hoofd gezien, is een van de krachtigste en meest veelzijdige tools om tijd te besparen, fouten te voorkomen en een volledig professionele afwerking te bereiken in alle soorten gepersonaliseerde communicatie. Of het nu gaat om brieven, enveloppen, etiketten of e-mails, het proces opent een wereld aan mogelijkheden en is veel eenvoudiger dan het lijkt.

In de volgende regels vindt u een complete gids met daarin: Alle stappen y Tricks Essentiële tips om het samenvoegen in Word onder de knie te krijgen, van de basis tot geavanceerde opties zoals veldopmaak en het gebruik van automatische regels. Het bevat ook praktisch advies om veelvoorkomende fouten te voorkomen en het maximale uit uw documenten te halen, of u ze nu afdrukt, e-mailt of digitaal opslaat. Wilt u uw communicatie efficiënter en professioneler maken? Lees dan verder, want u leert er alles over.

Wat is precies Mail Merge in Word?

De karakteristiek Samenvoegen Met Word kunt u een reeks aangepaste documenten maken, allemaal met een identieke structuur en lay-out, maar met specifieke data voor elke ontvanger. Dit betekent dat u brieven kunt genereren, e-mails, etiketten of enveloppen waarbij alleen details zoals naam, adres, datum of andere relevante informatie uit een lijst of database wijzigen.

Het geheim is om een modeldocument (de sjabloon die u in Word ontwerpt) te koppelen aan een gegevensbron: Dit kan een Excel-bestand zijn, een tabel die in Word zelf is gemaakt, een Access-database of zelfs een Outlook-contactenlijst. Wanneer u dit doet, gebruikt Word de zogenaamde gecombineerde velden (tijdelijke aanduidingen in de tekst) die automatisch de bijbehorende informatie voor elk record in de lijst invullen. Zo kunt u binnen enkele minuten hetzelfde gepersonaliseerde bericht naar tientallen of honderden mensen sturen, zonder kwaliteitsverlies of fouten bij het kopiëren en plakken.

Wanneer is het nuttig om samenvoegen te gebruiken?

Het meest klassieke gebruik is het massaal versturen van brieven, maar er zijn veel andere situaties waarin mailmerge Het blijkt de slimste optie te zijn:

• Gepersonaliseerde brieven voor cliënten, studenten of medewerkers.
• Bedrukte enveloppen met de exacte gegevens van elke ontvanger.
• Etiquetas-adhesiva's voor postverzendingen, identificatiemiddelen of promotiemateriaal.
• Correos elektronische personalisatie automatisch verzonden vanuit Word met behulp van contactgegevens uit een spreadsheet.
• Documenten met variabele informatie, zoals certificaten, uitnodigingen of mededelingen, waarbij slechts enkele velden veranderen.

Documenten en gegevens die bij de combinatie betrokken zijn

Bij elke samenvoeging van e-mails komen doorgaans de volgende onderdelen aan bod: drie sleutelelementen:

• Gegevensbron:Dit is het bestand waarin u de gegevens van de ontvangers opslaat: voornamen, achternamen, adressen, e-mailadressen, datums, bedragen, enz. Meestal wordt hiervoor een Excel-spreadsheet, een Word-tabel, een database of een contactenlijst gebruikt.
• Modeldocument:Dit is de sjabloon die u in Word ontwerpt, met de opmaak en tekst die u in alle uiteindelijke documenten wilt hebben, maar waarbij ruimte wordt gelaten voor het invoegen van variabele gegevens met behulp van de gecombineerde velden.
• Gecombineerd document: Dit is het eindresultaat van het proces: een bestand waarin elke pagina (of e-mail, etiket, envelop, enz.) de individuele gegevens voor elk record in de gegevensbron bevat. U kunt het bestand afdrukken, bewerken of direct verzenden.

Combinatietypen en modeldocument

In Word past de functie voor samenvoegen zich aan verschillende soorten modeldocumenten, afhankelijk van het doel dat u nastreeft:

• brieven:Wanneer u gepersonaliseerde brieven wilt versturen waarin slechts enkele belangrijke details veranderen.
• Enveloppen:Als u gegevens rechtstreeks op enveloppen wilt afdrukken, kunt u etiketten beter vermijden.
• Tags: Ideaal voor het bedrukken van etikettenvellen, zeer nuttig voor postverzendingen, productdecoratie en archivering.

Hoewel het basisproces hetzelfde is, kunnen sommige stappen of velden enigszins afwijken, afhankelijk van het gekozen sjabloondocument.

Stap voor stap: samenvoegen in Word

Hieronder heb je een georganiseerde praktische gids om het hele proces onder de knie te krijgen:

1. Bereid de gegevensbron voor

Zorg ervoor dat u uw ontvangerslijst bij de hand hebt voordat u Word opent. Als u Excel gebruikt, voer dan de volgende gegevens in: eerste rij de headers (Voornaam, Achternaam, E-mailadres, enz.) en onder elk record in een eigen rij. U kunt zoveel kolommen toevoegen als u wilt om variabele gegevens op te nemen.

Vergeet niet opslaan en sluiten het Excel-bestand voordat u het aan Word koppelt om importfouten te voorkomen. Als de lijst in Word staat, gebruik dan een overzichtelijke tabel.

2. Maak het sjabloondocument in Word

Open een nieuw document of kies een sjabloon en schrijf de basistekst die alle ontvangers zullen delen. Denk na over waar u variabele velden moet invoegen (zoals namen of bedragen) en laat daar spaties over.

Let op! U kunt zeer uitgebreide ontwerpen maken met logo's, digitale handtekeningen, tabellen, afbeeldingen, enzovoort. Alles in de sjabloon wordt exact herhaald in elke aangepaste kopie.

3. Start de samenvoeging

Klik op het bovenste lint op het tabblad Correspondentie en zoek naar de optie Start samenvoegenDaar kunt u kiezen uit brieven, enveloppen, etiketten, e-mails of andere soorten aangepaste samenvoegingen, afhankelijk van het doel van uw mailing.

Voor de minder ervarenen is het raadzaam om de Stapsgewijze wizard voor het samenvoegen van e-mails, die u via hetzelfde menu kunt raadplegen. Deze leidt u visueel en eenvoudig door alle noodzakelijke stappen.

4. Koppel het document aan de gegevensbron

Klik op Selecteer ontvangers en kies de optie Gebruik een bestaande lijst Als u begint met een Excel-spreadsheet of een kant-en-klare tabel, navigeer dan naar het bestand en selecteer het. Als het bestand meerdere werkbladen bevat, selecteer dan het werkblad met de hoofdlijst. Wanneer u de opdracht accepteert, herkent Word de kolomkoppen automatisch als velden die beschikbaar zijn voor samenvoeging.

Als je wilt, kan dat een nieuwe lijst maken rechtstreeks in Word of importeer zelfs contacten uit Outlook.

5. Voeg de samenvoegvelden in

Zodra het modeldocument en de gegevensbron zijn gekoppeld, kunt u de gecombineerde velden waar u de aangepaste gegevens wilt weergeven. U kunt dit doen via het menu. Combinatieveld invoegen Vanaf het tabblad Verzendlijsten. Om bijvoorbeeld elke ontvanger met zijn naam aan te spreken, beweegt u de muis over de tekst waar u deze wilt weergeven en selecteert u het veld 'Naam'.

• Je kunt invoegen volledige adresblokken, automatische begroetingsregels (“Beste…”) en alle andere individuele velden die beschikbaar zijn in de gegevensbron.
• U kunt de tekst, opmaak en volgorde van velden aanpassen om een presentatie te maken die precies aan uw wensen voldoet.

6. Pas de opmaak van de samenvoegvelden aan

Veel mensen zijn zich er niet van bewust dat gecombineerde velden geformatteerd om gegevens weer te geven Zoals datums, bedragen of getallen in een specifieke notatie. Als u bijvoorbeeld bij het weergeven van een datum de voorkeur geeft aan "20/03/2024" in plaats van "03/20/2024" (een veelvoorkomende fout in Engelse notaties), moet u het veld bewerken.

Om dit te doen kunt u op drukken Alt + F9 en zo de code voor de velden in het document weergeven. Voeg in het datumveld de gewenste notatie toe, zoals deze: {MERGEFIELD Datum_Alt \@ "dd/MM/jjjj"}. Doe hetzelfde met geldbedragen en voeg de notatie {MERGEFIELD Maandbedrag \#.##0,00€} toe. Druk nogmaals. Alt + F9 om het geformatteerde resultaat te zien.

7. Gebruik geavanceerde regels: Als…Dan…Anders

Met Word kunt u toevoegen voorwaardelijke regels om de ene of de andere tekst weer te geven, afhankelijk van de waarde van een veld. Als het veld 'Stad' bijvoorbeeld 'Valencia' is, kunt u een andere tekst laten weergeven dan de andere steden. Gebruik hiervoor de optie Regels – Als…dan…anders Via het lint Mail kunt u berichten, waarschuwingen of persoonlijke instructies afstemmen op specifieke ontvangers. Zo vergroot u de professionele uitstraling van elk bericht.

8. Visualiseer het resultaat voordat u klaar bent

Voordat u de definitieve documenten genereert, gebruikt u de resultatenvoorbeeld om te controleren hoe elke combinatie eruitziet. U kunt door de records navigeren met de pijlen op het lint om te controleren of alle gegevens correct worden weergegeven en de velden correct zijn gekoppeld. Deze stap wordt sterk aanbevolen om verrassingen op het laatste moment te voorkomen.

9. Finaliseer en genereer de gecombineerde documenten

Als alles klaar is, ga je naar de optie Afwerken en combinerenHier bepaal je zelf het lot van de combinatie:

• Bewerk individuele documentenEr wordt een nieuw Word-bestand gegenereerd met alle aangepaste records, één per pagina. U kunt het bekijken en bewerken voordat u het afdrukt of verzendt.
• Documenten afdrukken:Het proces stuurt elk gepersonaliseerd document rechtstreeks naar de printer, ideaal voor fysieke brieven of etiketten.
• Stuur emails: Verzendt automatisch elk gepersonaliseerd document naar het e-mailadres dat is opgegeven in het overeenkomstige veld van de gegevensbron, met Outlook als afzender.

Bovendien kunt u kiezen of u alle records wilt gebruiken, alleen één actueel record of een specifiek bereik van ontvangers.

Gerelateerd artikel:

Hoe Excel met Word te combineren: importeer gegevens van Excel naar Word

Isaac

Gepassioneerd schrijver over de wereld van bytes en technologie in het algemeen. Ik deel mijn kennis graag door te schrijven, en dat is wat ik in deze blog ga doen: je de meest interessante dingen laten zien over gadgets, software, hardware, technologische trends en meer. Mijn doel is om u te helpen op een eenvoudige en onderhoudende manier door de digitale wereld te navigeren.