Panduan Lengkap untuk Mengkonfigurasi Privasi dalam Microsoft Office

Privasi digital telah menjadi salah satu kebimbangan terbesar hari ini, terutamanya apabila menggunakan aplikasi yang mengurus maklumat peribadi dan profesional yang sensitif, seperti yang berlaku dengan Microsoft Office. Jika anda adalah salah seorang daripada mereka yang ingin memastikan dokumen, data dan tabiat penggunaan anda terkawal, konfigurasikan privasi dalam alatan Office yang berbeza dan dalam akaun Microsoft anda adalah penting. Memahami semua kemungkinan yang ditawarkan Microsoft, serta hadnya, adalah kunci untuk melaraskan tahap privasi kepada keperluan kita, di tempat kerja dan di rumah.

Artikel yang komprehensif dan mudah difahami ini menyusun dan menyusun dengan teliti maklumat yang paling relevan dan terkini tentang cara mengkonfigurasi tetapan privasi dalam Microsoft Office. Daripada langkah khusus untuk menukar pilihan dalam setiap apl, kepada Trik Alat yang kurang dikenali untuk memadamkan sejarah, melumpuhkan iklan diperibadikan dan mengurus akses apl kepada data anda. Bersedia untuk menemui semua alat yang anda gunakan untuk mengukuhkan privasi anda dan mengawal maklumat anda.

Mengapakah sangat penting untuk menetapkan tetapan privasi dalam Microsoft Office?

Apabila kita bercakap tentang privasi dalam Microsoft Office, kita bukan sahaja merujuk kepada melindungi dokumen yang kita cipta, tetapi sebaliknya untuk mengawal keseluruhan aliran maklumat yang dijana dan dihantar apabila berinteraksi dengan suite dan perkhidmatan yang berkaitan. Microsoft mengumpul data untuk menambah baik produknya dan menyediakan ciri yang diperibadikan dan perkhidmatan dalam talian.. Walau bagaimanapun, ramai pengguna memilih untuk mempunyai kawalan yang lebih ketat ke atas data yang dikongsi dan dengan siapa.

Selain itu, Dokumen dan fail boleh menyimpan maklumat peribadi —seperti nama pengarang, syarikat, ulasan tersembunyi dan lokasi—malah boleh dikongsi secara tidak sengaja semasa menghantar fail. Atas sebab ini, menyediakan privasi melibatkan gabungan tindakan, daripada melaraskan tetapan Office dalaman kepada menyemak dan mengubah suai privasi akaun Microsoft dan kebenaran awan, seperti OneDrive.

Pilihan privasi dalam versi Microsoft Office yang lebih baharu

Salah satu cara utama untuk mengurus privasi dalam Office ialah dengan betul mengkonfigurasi pilihan yang disertakan dalam program itu sendiri. jadi Microsoft 365, seperti Office 2021, 2019 dan 2016 untuk Windows, benarkan akses mudah kepada kawalan privasi melalui Pusat Amanah yang dipanggil.

• Langkah 1: Buka mana-mana aplikasi Office (Perkataan, Excel, PowerPoint, dsb.) dan klik pada Fail > Pilihan.
• Langkah 2: Klik pada Pusat Amanah > Tetapan Pusat Amanah.
• Langkah 3: Pergi ke Pilihan privasi dan laraskan kotak mengikut pilihan anda.

Dalam Pusat Amanah anda akan menemui beberapa tetapan penting, contohnya:

• Benarkan Office menghantar maklumat peribadi kepada Microsoft untuk membantu menambah baik produk. Jika anda lebih suka mengelak daripada berkongsi data penggunaan tanpa nama, lumpuhkan pilihan ini.
• Benarkan Office menyambung ke perkhidmatan dalam talian untuk menawarkan fungsi tersuai, seperti terjemahan atau rujukan. Anda boleh mengehadkan sambungan ini jika privasi maksimum adalah keutamaan anda.

Setiap bahagian dalam Pusat Amanah juga membenarkan anda mengurus isu khusus seperti maklumat peribadi dalam fail, pilihan carian dan rujukan dan konfigurasi khusus dokumen. Sebagai contoh, anda boleh memutuskan sama ada anda mahu maklumat peribadi dialih keluar secara automatik daripada sifat fail apabila anda menyimpannya atau sama ada anda mahu melakukannya secara manual menggunakan alat Pemeriksa Dokumen.

Kawal privasi dokumen dalam Office

Apabila anda membuat atau mengedit dokumen dalam Office, ia mungkin mengandungi metadata yang anda tidak selalu mahu berkongsi, terutamanya jika anda menghantar fail ke luar organisasi anda atau kepada orang lain. Dalam Word, Excel, PowerPoint dan juga Outlook, anda boleh mengurus maklumat peribadi yang dikaitkan dengan dokumen..

Bagaimanakah cara saya mengedit atau memadam maklumat peribadi daripada dokumen?

• Dalam setiap aplikasi, akses pilihan (o pilihan pada Windows).
• Pergi ke bahagian maklumat pengguna o Privasi, di mana anda boleh mengedit atau memadamkan nama pengarang, parap dan maklumat peribadi yang lain.
• Untuk mengalih keluarnya daripada dokumen tertentu, aktifkan pilihan Alih keluar maklumat peribadi daripada fail ini apabila menyimpan. Dengan cara ini, setiap kali anda menyimpan fail, medan peribadi akan dipadamkan.
• Juga gunakan Pemeriksa Dokumen tab Fail > Maklumat > Semak Masalah > Periksa Dokumen untuk mengesan dan menghapuskan maklumat tersembunyi.

Petua: Jika anda bekerja dalam persekitaran yang dikongsi atau dengan versi Office yang lebih lama, ambil perhatian tentang tetapan warisan kebenaran dan kemungkinan bahawa sesetengah data peribadi mungkin dikekalkan jika fail itu sebelum ini dibuat atau diedit dengan pilihan privasi lain.

Mengurus privasi dalam OneDrive dan fail kongsi

Microsoft Office disepadukan secara mendalam dengan OneDrive dan SharePoint, menjadikannya mudah untuk berkongsi dan mengerjakan dokumen secara kolaboratif. Secara lalai, perpustakaan OneDrive anda adalah peribadi dan hanya anda boleh mengakses kandungan tersebut melainkan anda memilih untuk berkongsinya.. Ini penting untuk kedua-dua dokumen peribadi dan draf atau bahan sulit.

Cara berkongsi dokumen dengan selamat

• Daripada pustaka OneDrive untuk kerja atau sekolah anda, semak status perkongsian dalam lajur perkongsian atau pada halaman butiran dokumen.
• Anda boleh mengubah suai kebenaran akses setiap pengguna dengan cepat (lihat, edit, tiada muat turun, alih keluar akses) daripada antara muka yang sama.
• Jika anda perlu menukar kebenaran folder supaya ia tidak mewarisi tetapan daripada folder induk, pergi ke Urus Akses > Tetapan Lanjutan untuk menyesuaikan warisan.

Kongsi dengan seluruh organisasi atau dengan orang tertentu

Jika anda ingin berkongsi dokumen dengan seluruh organisasi, anda boleh berbuat demikian menggunakan folder dengan kebenaran. Boleh lihat atau diperibadikan. Untuk berkongsi dengan orang tertentu, cuma tambahkan nama mereka semasa berkongsi dokumen dan pilih tahap akses yang sesuai.

Menyesuaikan privasi dalam setiap alat Office

Setiap aplikasi dalam suite Office membolehkan anda melaraskan tetapan privasi tertentu yang patut disemak:

Dalam Word, Excel dan PowerPoint

• Tukar maklumat pengarang dan kenalan daripada pilihan setiap program.
• Aktifkan pilihan alih keluar maklumat peribadi semasa menyimpan untuk mengelakkan perkongsian metadata dalam fail anda.
• Matikan penjejakan dokumen yang digunakan baru-baru ini (Fail > Keutamaan > Umum) untuk menyembunyikan senarai dokumen yang dibuka.

Pada pandangan

• Privasi e-mel dan item lain juga boleh dipertingkatkan dengan mencipta akaun pengguna berasingan pada komputer kongsi dan mengurus maklumat peribadi yang dikaitkan dengan profil.
• Daripada pilihan Kenalan, anda boleh mengedit maklumat peribadi yang dipautkan kepada mesej dan mengurus maklumat yang ingin anda paparkan.

Bagaimana untuk memanfaatkan Pusat Amanah

Pusat Amanah ialah pusat semua pilihan keselamatan dan privasi dalam Office. Ia bukan sahaja membenarkan anda mengkonfigurasi tetapan umum, tetapi juga mengurus keselamatan dokumen, mendayakan atau menyekat makro, memilih perkhidmatan dalam talian yang didayakan dan menentukan pengalaman pengguna dengan perkhidmatan Microsoft.

Sorotan Pusat Amanah

• Pilihan Privasi: Dari sini anda memilih sama ada anda ingin mengambil bahagian dalam penambahbaikan dengan menghantar data tanpa nama, membenarkan diagnostik lanjutan atau mengehadkan sambungan kepada perkhidmatan dalam talian.
• Keselamatan fail: Tentukan sama ada anda mahu menerima makluman apabila membuka dokumen dengan pautan yang mencurigakan atau kawalan penandaan fail tersembunyi.
• Mengambil bahagian dalam menambah baik Pejabat: Anda boleh mendayakan atau melumpuhkan sumbangan data automatik untuk pembangunan dan penambahbaikan suite. Microsoft menjelaskan bahawa ini adalah maklumat tanpa nama yang tidak digunakan untuk pengiklanan atau jualan, tetapi anda sentiasa mempunyai pilihan untuk ikut serta atau menarik diri.

Mengurus privasi daripada akaun Microsoft anda

Tetapan privasi akaun Microsoft anda menjejaskan semua apl dan perkhidmatan yang anda gunakan, termasuk Office. Dari portal privasi akaun ( https://account.microsoft.com/privacy ) Anda boleh mengakses semua kawalan terpusat, menyemak semua aktiviti anda dan mengubah suai koleksi dan penyimpanan data.

Pilihan utama dalam akaun Microsoft

• Sejarah Lokasi: Ini menyimpan rekod lokasi dari mana anda telah mengakses atau menggunakan perkhidmatan. Anda boleh melihat, memuat turun atau memadam data ini pada bila-bila masa. Untuk menghalang pengumpulan lokasi, lumpuhkan perkhidmatan lokasi pada peranti anda atau batalkan kebenaran daripada apl mudah alih.
• Sejarah penyemakan imbas dan carian: Sejarah halaman yang dilawati (terutamanya dalam Microsoft Edge) dan carian Bing juga disimpan. Anda boleh mengurus dan memadamnya daripada bahagian Privasi, walaupun dalam kes Bing, malangnya tiada pilihan untuk melumpuhkan pengumpulan automatik; Anda hanya boleh memadamkan sejarah secara manual secara berkala.
• Sejarah aplikasi dan perkhidmatan yang digunakan: Microsoft menyimpan rekod apl dan perkhidmatan yang anda gunakan, pada Windows dan Mac. Xbox atau telefon bimbit. Anda tidak boleh mematikan pengumpulan data diagnostik asas, tetapi anda boleh mengosongkan sejarah anda daripada tetapan anda.
• Lumpuhkan iklan diperibadikan: Microsoft menggunakan data yang dikumpul untuk menunjukkan kepada anda iklan yang diperibadikan pada perkhidmatannya. Anda boleh melumpuhkan ciri ini secara amnya daripada papan pemuka privasi web anda, yang mengehadkan pemperibadian iklan merentas semua peranti dan apl.
• Mengurus apl dan permainan dengan akses kepada akaun anda: Anda boleh menyemak apl dan permainan yang telah meminta akses kepada data anda dan dengan mudah membatalkan kebenaran daripada bahagian pengurusan persetujuan khusus.
• Ubah suai maklumat peribadi: Kemas kini atau padam maklumat peribadi anda, seperti nama, alamat e-mel atau nombor telefon anda, daripada profil akaun Microsoft anda.
• Pengesahan Dua Langkah: Walaupun ia lebih merupakan isu keselamatan daripada isu privasi yang ketat, mendayakan pengesahan dua langkah menambahkan lapisan perlindungan tambahan pada data anda, menyukarkan akses tanpa kebenaran kepada maklumat anda.

artikel berkaitan:

Tutorial untuk Memasang dan Mengurus Add-in dalam Microsoft Office

Ishak

Penulis yang bersemangat tentang dunia bait dan teknologi secara umum. Saya suka berkongsi pengetahuan saya melalui penulisan, dan itulah yang akan saya lakukan dalam blog ini, menunjukkan kepada anda semua perkara yang paling menarik tentang alat, perisian, perkakasan, trend teknologi dan banyak lagi. Matlamat saya adalah untuk membantu anda mengemudi dunia digital dengan cara yang mudah dan menghiburkan.