- Cantuman mel adalah berdasarkan dokumen utama, sumber data dan medan cantuman.
- Medan memasukkan data seperti nama dan alamat, dan penampilannya dikawal dengan memformat medan itu sendiri.
- Fungsi Assign Fields memetakan tajuk anda kepada tajuk Perkataan untuk mengelakkan data hilang atau salah letak.
Apabila anda bekerja dengan kumpulan surat atau mel untuk ramai orang, Cantuman mel dalam Word Sekutu bijak itulah yang menjimatkan masa anda. Ia membolehkan anda membuat dokumen yang diperibadikan untuk setiap penerima daripada satu templat, dengan bersih dan tanpa perlu menyalin dan menampal nama atau alamat satu demi satu.
Ideanya mudah: anda menggunakan a dokumen utama dalam WordAnda menyambungkannya ke sumber data (senarai, a Helaian Excel atau pangkalan data) dan anda letakkan menggabungkan medan dalam teks yang anda mahu Word memasukkan maklumat secara automatik untuk setiap rekod. Pada akhir proses, Word menjana a versi tersuai untuk setiap nama sumber data, dalam format yang anda pilih dan sedia untuk menyemak, mencetak atau menghantar.
Apakah gabungan mel dalam Word?
Cantuman mel ialah ciri Word yang mengautomasikan penciptaan dokumen tersuai, menggabungkan data pembolehubah (seperti nama, alamat atau jawatandalam fail asas yang sama. Daripada menulis berpuluh-puluh surat, anda menyediakan satu dan biarkan Word memasukkan nilai yang sesuai untuk setiap penerima.
Untuk mencapai ini, Word menggunakan elemen yang dipanggil menggabungkan medanIni ialah pemegang tempat yang menunjukkan tempat maklumat daripada sumber data harus dimasukkan, contohnya, nama dalam ucapan, alamat dalam pengepala atau syarikat dalam badan mesej. Sebaik sahaja anda melaksanakan gabungan, ruang letak ini digantikan dengan kandungan sebenar.
Sebagai sumber data anda boleh menggunakan jadual dalam Word, a hamparan excelKenalan Outlook atau pangkalan data. Perkara utama ialah setiap lajur mewakili jenis data (Nama Pertama, Nama Keluarga, Bandar, dsb.) dan setiap baris ialah rekod, iaitu penerima tertentu.
Setelah dikonfigurasikan, anda bekerja pada dokumen utama Sama seperti surat biasa: anda menulis, memasukkan medan di mana perlu dan menggunakan pemformatan pilihan anda. Setelah penggabungan selesai, Word mengembalikan satu set dokumen atau halaman, satu untuk setiap penerima, dengan teks dan medan sudah diisi.
Dokumen utama, sumber data dan medan gabungan
Bahan pertama ialah dokumen utamaIni mentakrifkan struktur dan reka bentuk: tajuk, teks kandungan, penutup, dan, sudah tentu, lokasi tepat untuk data berubah-ubah. Di sini anda memasukkan medan dan melaraskan pemformatan (fon, saiz, jarak baris) seperti yang anda lakukan dalam mana-mana dokumen Word.
Bahan kedua ialah sumber datayang boleh datang dari pelbagai sumber. Yang paling biasa ialah fail Excel dengan lajur berlabel dengan jelas (Nama, Nama Keluarga, Alamat, Poskod, dll.). Lebih teratur fail ini, lebih sedikit sakit kepala yang anda akan hadapi apabila menetapkan medan dan melaksanakan gabungan.
Elemen ketiga ialah menggabungkan medanIa bertindak sebagai jambatan antara dua dunia: anda memasukkannya ke dalam dokumen utama, dan Word mengisinya dengan maklumat daripada lajur yang sepadan bagi sumber data untuk setiap penerima. Oleh itu, {Name} menjadi Marta, Carlos atau Lola bergantung pada rekod.
Apabila gabungan selesai, Word menjana satu versi dokumen bagi setiap rekodDalam amalan, ini bermakna bahawa jika anda mempunyai 200 kenalan dalam senarai anda, anda akan menerima 200 surat atau mesej dengan data diperibadikan, menghormati format dan reka bentuk yang telah anda berikan kepada mereka.
Cara memasukkan Talian Ucapan
Salah satu sisipan yang paling biasa ialah sapaan. Word menjadikannya mudah dengan arahan khusus untuk memastikan formula kelihatan sempurna dan profesional, menggunakan maklumat tentang nama dan nama keluarga daripada sumber data.
- Buka tab Surat-menyurat dan pilih pilihan Barisan ucapanBeginilah cara anda memilih jenis ucapan yang ingin anda gunakan.
- Dalam kotak yang muncul, pilih format Pilih sapaan yang paling sesuai dengan gaya anda (contohnya, sayang, dengan atau tanpa tajuk, dengan koma atau titik bertindih, dsb.).
- akhbar menerima Untuk memasukkan medan gabungan yang sepadan ke dalam dokumen, anda akan melihat pemegang tempat yang menunjukkan tempat ucapan sebenar akan diletakkan.
- Pergi ke Fail> Simpan Untuk menyimpan perubahan anda. Amalan yang baik untuk terus menabung semasa anda pergi.
Jika anda perasan bahawa ucapan itu tidak memaparkan nama pertama atau nama keluarga seperti yang dijangkakan, anda patut menyemaknya tugasan lapangankerana sumber data mungkin mempunyai pengepala yang berbeza daripada jangkaan Word secara lalai.
Tambahkan medan lain daripada sumber data
Selain ucapan, anda boleh memasukkan sebarang maklumat yang tersedia dalam senarai anda: syarikat, alamat, bandar atau mana-mana data lain yang telah anda sediakan. Alat gabungan Word membolehkan anda melakukan ini. masukkan medan gabungan yang akan mengisi jurang tersebut dalam dokumen utama.
Prosesnya adalah serupa untuk semua medan data: letakkan kursor pada titik tepat dalam teks dan masukkan medan yang sepadan. Dengan cara ini, surat itu akan disesuaikan sepenuhnya, sambil mengekalkan kesepaduan dan gaya pada setiap keluar.
- Medan biasa: nama, nama keluarga, Alamat, bandar, poskod, syarikat.
- Bidang projek khusus: contohnya, nombor pelanggan, tarikh tamat tempoh o produk kontrak, jika anda memasukkannya dalam sumber anda.
Masukkan hanya medan yang menyediakan maklumat yang berkaitan; lebih banyak anda membuat tanpa pesanan, lebih sukar untuk mengekalkan a persembahan yang jelas dan profesionalJika anda kehilangan sebarang data, anda boleh kembali ke sumber data, melengkapkannya dan memuat semula sambungan.
Tetapkan medan untuk mengelakkan data hilang
Kadangkala, lajur dalam sumber data anda tidak dinamakan tepat seperti yang diharapkan oleh Word (contohnya, anda mempunyai "Nama_Pelanggan" dan bukannya "Nama"). Untuk situasi ini, Word menyertakan fungsi untuk tetapkan medan yang memetakan pengepala anda ke medan standard gabungan.
Pemetaan medan menyelesaikan masalah biasa seperti kehilangan bahagian alamat atau sapaan yang tidak memaparkan nama keluarga. Jika anda melihat jurang dalam keputusan, pergi ke pemetaan dan semak setiap satu bidang standard dipautkan ke lajur yang betul dalam senarai anda.
Amalan yang baik ialah menyemak pemetaan ini sebelum anda mula memasukkan banyak medan. Ini memastikan bahawa, apabila anda menjalankan gabungan, Word akan mencari medan yang betul tanpa ralat. maklumat tepat yang mesti disertakan dalam dokumen.
Jika anda mengemas kini sumber data anda (tambah lajur baharu atau tukar tajuk), adalah idea yang baik untuk kembali ke pemetaan untuk mengesahkan bahawa semuanya masih berfungsi. dikaitkan dengan baikterutamanya dalam projek dengan ramai penerima.
Laraskan format kandungan gabungan
Word membolehkan anda memperhalusi penampilan data yang datang dari sumber untuk memastikan hasil yang sempurna. Jika anda ingin menukar fon, saiz atau jarak Untuk memformat medan data yang disisipkan, hanya pilih nama medan gabungan dalam dokumen dan gunakan pemformatan seperti yang anda lakukan dengan mana-mana teks biasa.
Kaedah ini amat berguna dalam alamat pos, di mana ia mungkin wajar untuk menggunakan a jarak baris yang lebih ketat atau fon yang boleh dibaca untuk sampul surat. Begitu juga, dalam ucapan atau nama syarikat, saiz yang lebih besar sedikit boleh membuat perbezaan visual.
Ingat bahawa pemformatan yang anda gunakan pada medan gabungan akan menjejaskan semua rekod apabila anda menjana dokumen. Oleh itu, anda perlu meluangkan sedikit masa untuk... cuba gaya sehingga anda menemui rupa yang paling sesuai dengan identiti anda atau formaliti penghantaran.
Jika anda bekerja dengan templat korporat, cuba kekalkan konsisten dengan panduan gaya organisasi anda: keluarga fon, warna yang dibenarkan, saiz dan jidar. Cantuman mel menghormati semua keputusan reka bentuk tersebut.
Simpan, jana dan semak keputusan
Dengan medan yang telah dimasukkan dan format mengikut keinginan anda, sudah tiba masanya untuk menjana hasil bagi setiap penerima. menamatkan gabunganWord menghasilkan versi tersuai untuk setiap rekod dalam sumber data, jadi anda boleh menyemak setiap dokumen secara individu dan membuat pelarasan kecil jika perlu.
Adalah disyorkan untuk menyimpan dokumen utama dengan kerap (Fail> SimpanDan jika anda mencipta fail dengan hasil yang diperluaskan, pastikan ia berasingan. Dengan cara itu, jika anda perlu membuat semula sesuatu, anda boleh kembali ke templat dan ulangi gabungan. tanpa kehilangan pekerjaan anda sebelumnya
Untuk penghantaran yang sangat lama, strategi yang baik ialah membuat a pratonton dengan beberapa rekod untuk memeriksa sama ada medan dimasukkan dengan betul, baris ucapan adalah betul dan tiada patah pelik dalam perenggan atau patah baris.
Sebaik sahaja anda berpuas hati, anda boleh mencetak, menjana satu fail dengan semua kad atau, jika aliran kerja anda membenarkannya, sediakan kandungan untuk digunakan dalam mesej e-mel dengan tahap penyesuaian yang sama.
Penulis yang bersemangat tentang dunia bait dan teknologi secara umum. Saya suka berkongsi pengetahuan saya melalui penulisan, dan itulah yang akan saya lakukan dalam blog ini, menunjukkan kepada anda semua perkara yang paling menarik tentang alat, perisian, perkakasan, trend teknologi dan banyak lagi. Matlamat saya adalah untuk membantu anda mengemudi dunia digital dengan cara yang mudah dan menghiburkan.