Bagaimana untuk memasukkan tandatangan dalam Word langkah demi langkah

Memasukkan tandatangan dalam dokumen Word adalah keperluan biasa Sama ada anda menguruskan kertas kerja peribadi atau profesional atau perniagaan yang ingin mengoptimumkan pengurusan dokumen, menandatangani secara digital dalam Word mungkin kelihatan rumit, tetapi sebenarnya terdapat kaedah mudah yang disesuaikan dengan semua keperluan, daripada penyelesaian yang lebih berpatutan kepada alternatif yang memenuhi semua keperluan undang-undang.

Jika anda sudah sejauh ini mencari cara terpantas, paling selamat dan paling mudah untuk menambah tandatangan anda dalam WordSama ada anda telah diminta berbuat demikian di tempat kerja, untuk prosedur dalam talian, atau semata-mata untuk menjimatkan masa dan meningkatkan profesionalisme anda, artikel ini menawarkan panduan yang paling terkini. Temui setiap kaedah yang dijelaskan secara terperinci dan semua pilihan yang tersedia pada kedua-dua PC dan peranti mudah alih. Mac, tanpa melupakan penyelesaian bagi mereka yang mencari kesahihan undang-undang dan keselamatan maksimum.

Mengapa penting untuk mengetahui cara memasukkan tandatangan dalam Word?

La pendigitalan proses pentadbiran dan buruh Keupayaan untuk menandatangani dokumen tanpa perlu mencetak dan mengimbasnya menjadi penting. Mengetahui cara memasukkan tandatangan dalam Word Menjimatkan masa, menghapuskan tugas yang berulang dan membolehkan anda bertindak balas dengan cepat kepada sebarang permintaan.Selain itu, bergantung pada kaedah yang dipilih, anda boleh memberikan dokumen anda dengan jaminan undang-undang yang diperlukan oleh syarikat dan organisasi awam.

Kaedah untuk memasukkan tandatangan dalam Word

Mari kita semak semua cara untuk menandatangani dokumen Word, daripada kaedah paling mudah dan paling universal kepada pilihan lanjutan yang mematuhi keperluan undang-undang di seluruh dunia. Berhati-hati untuk memilih yang paling sesuai dengan konteks anda.

1. Memasukkan tandatangan yang diimbas atau didigitalkan (kaedah cepat dan asas)

Ini adalah kaedah yang paling banyak digunakan oleh mereka yang memerlukan cepat menyelesaikan menandatangani dokumen Tetapi mereka tidak memerlukan perlindungan undang-undang yang ketat. Ia sesuai untuk situasi tidak formal, seperti meluluskan belanjawan, kontrak dalaman atau berkomunikasi dengan rakan sekerja.

• Tandatangan pada sekeping kertas dan imbas tandatangan anda menggunakan pengimbas tradisional, apl mudah alih seperti Office Lens atau kamera peranti anda. Matlamatnya adalah untuk mendapatkan imej yang bersih dengan latar belakang yang sedikit dan resolusi yang baik.
• Simpan imej ke komputer anda dalam format .jpg atau .png, sebaik-baiknya dengan latar belakang putih atau lutsinar untuk penyepaduan visual yang lebih profesional.
• Buka dokumen dalam Word dan letakkan kursor di tempat yang anda mahu letakkan tandatangan. Pergi ke menu "Sisipkan" dan pilih pilihan "Imej". Pilih fail dengan tandatangan imbasan anda.
• Laraskan saiz dan kedudukan imej supaya ia sesuai secara semula jadi. Daripada tab Format, anda boleh menggunakan ciri seperti Pangkas untuk mengalih keluar margin yang tidak diperlukan dan alat "Alih Keluar Latar Belakang" jika anda telah mengimbas tandatangan dengan latar belakang bukan putih.
• Untuk menjadikan perkara lebih teratur, anda boleh menulis nama, tajuk atau maklumat lain yang berkaitan di bawah imej, pilih semua dan simpannya sebagai blok teks automatik dalam Word untuk memudahkan anda memasukkan tandatangan anda pada masa hadapan.

Kaedah ini mudah dan sangat popular, tetapi ia tidak mempunyai kesahihan undang-undang. berbanding dengan tandatangan digital kriptografi. Ia sesuai untuk konteks di mana kelajuan diutamakan daripada formaliti.

2. Log masuk Word menggunakan peranti dengan stylus atau skrin sentuh

Sekiranya anda mempunyai peranti yang membenarkan input tulisan tangan (Permukaan, tablet grafik, iPad o komputer riba sentuh), anda boleh menandatangani terus pada imej kosong dan menyimpannya untuk dimasukkan ke dalam Word:

• Cipta imej baharu (kanvas kosong) dan tandatangani dengan stylus.
• Pangkas dan simpan imej sebagai .png untuk mengekalkan ketelusan.
• Masukkan imej seperti yang dijelaskan dalam kaedah sebelumnya.

Alternatif ini meningkatkan kualiti visual tandatangan dan sesuai untuk mereka yang mencari hasil yang lebih semula jadi dan diperibadikan tanpa menggunakan kertas atau imbasan.

3. Tambahkan baris tandatangan dalam Word (sediakan dokumen untuk ditandatangani oleh orang lain)

Word mempunyai fungsi tertentu iaitu membolehkan anda memasukkan medan atau baris tandatanganIni berguna apabila anda mahu orang lain melengkapkan dan menandatangani dokumen secara digital, terutamanya apabila ia berkaitan dengan borang, perjanjian atau kontrak.

• Letakkan kursor di tempat anda ingin memasukkan baris tandatangan.
• Pada tab "Sisipkan", klik "Barisan Tandatangan" dalam kumpulan "Teks".
• Kotak konfigurasi akan dibuka di mana anda boleh memasukkan nama penandatangan, tajuk, alamat e-mel dan juga arahan tambahan.
• Anda boleh memilih pilihan untuk membenarkan komen penandatangan dan memaparkan tarikh menandatangani.
• Apabila anda menerima, baris tandatangan muncul dengan X dan maklumat yang telah anda konfigurasikan. Anda boleh memasukkan seberapa banyak baris tandatangan yang anda perlukan untuk berbilang penandatangan.

Penerima dokumen hanya mengklik kanan pada baris tandatangan dan memilih "Tandatangan." Ini membolehkan anda untuk:

• Tulis nama anda (cetak tandatangan).
• Tandatangan dengan jari atau stylus anda jika peranti anda membenarkannya.
• Muat naik imej tandatangan tulisan tangan.

Dengan menandatangani medan jenis ini, Word menambah tandatangan digital pada dokumen (jika pengguna mempunyai sijil digital yang sah), menjamin ketulenan dan bukan penolakan.

4. Tandatangan digital yang sah di sisi undang-undang dalam Word

Apabila tandatangan digital diperlukan untuk mempunyai kesan undang-undang penuh, keselamatan kriptografi dan kebolehkesananWord menawarkan pilihan untuk menandatangani menggunakan sijil digital yang diiktiraf. Jenis tandatangan ini mematuhi piawaian antarabangsa (seperti eIDAS di Eropah) dan memerlukan proses yang lebih ketat:

• Anda mesti mempunyai sijil digital yang dikeluarkan oleh entiti pensijilan yang diiktiraf (DNI Elektronik, FNMT, Camerfirma, dll.).
• Buka dokumen dan ikuti proses baris tandatangan, tetapi apabila anda mengesahkan tandatangan, anda akan diminta untuk memilih sijil digital yang dipasang pada sistem anda.
• Word akan menambah tandatangan digital yang tidak kelihatan atau kelihatan, mengikut kesesuaian, dan fail akan dilindungi daripada pengubahsuaian.

Tandatangan digital menawarkan jaminan integriti, ketulenan dan bukan penolakanSetelah ditandatangani, anda akan melihat ikon "Tandatangan" di bahagian bawah dokumen. Anda juga boleh melihat maklumat tandatangan daripada tab "Fail" > "Maklumat".

Jika anda ingin mengetahui lebih lanjut tentang cara memasukkan tandatangan dalam Word dengan pengesahan undang-undang, anda boleh merujuk tutorial kami di lukis tandatangan dalam Word dan PowerPoint.

5. Alih keluar atau ubah suai tandatangan digital dalam Word

Kadang-kadang ia mungkin perlu keluarkan tandatangan digital (kelihatan atau tidak kelihatan), sama ada kerana ralat telah dibuat atau kerana dokumen itu perlu dikemas kini. Prosesnya mudah:

• Klik kanan pada tandatangan yang kelihatan dan pilih "Alih Keluar Tandatangan."
• Untuk tandatangan halimunan, pergi ke "Fail" > "Maklumat" > "Lihat Tandatangan", pilih tandatangan yang ingin anda padamkan, dan kemudian klik "Alih Keluar Tandatangan."
• Sila ambil perhatian bahawa pemadaman tandatangan menjadikan dokumen itu boleh diedit semula dan kehilangan perlindungan yang berkaitan dengan tandatangan digital.

Tandatangani dokumen Word pada Mac

Proses pada Mac hampir sama, tetapi dengan sedikit variasi dalam menu dan pilihan:

• Tandatangan pada kertas, imbas dan simpan ke Mac anda sebagai imej.
• Dalam Word untuk Mac, pergi ke "Sisipkan" > "Gambar" > "Gambar dari Fail" dan pilih tandatangan anda.
• Pangkas imej seperti yang diperlukan dan gunakan tab "Format" untuk menyesuaikannya.
• Jika anda ingin menggunakan semula tandatangan anda, pilih imej dan teks yang berkaitan, dan daripada "Sisipkan" > "Teks Auto" > "Baharu," buat entri untuk menambahkannya dengan cepat pada dokumen lain.
• Setiap kali anda ingin memasukkan tandatangan anda, anda hanya perlu mencarinya dalam menu autoteks.

Ciri ini sangat mempercepatkan kemasukan tandatangan dalam mana-mana dokumen. dalam persekitaran macOS, tanpa bergantung pada alat luaran.

Tandatangan elektronik: perbezaan antara tandatangan digital dan tandatangan elektronik dalam Word

Penting untuk menjelaskan bahawa Tandatangan elektronik dan tandatangan digital tidak betul-betul sama., walaupun dalam bahasa seharian mereka digunakan secara bergantian.

• Tandatangan elektronik: Ia merujuk kepada sebarang tanda visual yang ditambahkan pada dokumen untuk menunjukkan niat untuk menandatangani, seperti imej imbasan tandatangan tulisan tangan anda atau menulis nama anda pada fail. Ia sah dari segi undang-undang dalam banyak konteks, tetapi boleh terdedah kepada gangguan.
• Tandatangan digital: Ia ialah tandatangan elektronik lanjutan berdasarkan penyulitan, dikaitkan dengan sijil digital yang dikeluarkan oleh pihak berkuasa pensijilan yang diiktiraf dan terikat secara sah kepada penandatangan. Ia memberikan keaslian, integriti dan cap masa yang memperakui kesahihan tandatangan.

Bergantung pada tahap keselamatan dan keperluan undang-undang, anda perlu memilih satu atau yang lain. Untuk dokumentasi perniagaan, prosedur rasmi dan kontrak penting, anda disyorkan untuk menggunakan tandatangan digital.

Penyelesaian khusus dan tambahan untuk tandatangan elektronik dalam Word

Sebagai tambahan kepada ciri asli Word, terdapat Aplikasi luaran dan perkhidmatan profesional untuk mengurus tandatangan elektronik dan digital dokumenAlternatif ini menawarkan kelebihan seperti automasi, kebolehkesanan, keserasian merentas platform dan pematuhan kepada peraturan antarabangsa.

1. Alat tambah untuk Word (contoh: PandaDoc)

Sesetengah pembekal, seperti PandaDoc, menawarkan alat tambah rasmi yang boleh anda pasang terus dari gedung aplikasi. aplikasi dari Microsoft:

• Pasang alat tambah daripada "Sisipkan" > "Dapatkan Tambahan" dalam Word. Cari "PandaDoc" dan ikuti langkah untuk memasangnya.
• Setelah dipasang, akses ciri tandatangan elektronik, muat naik dokumen anda dan tambah medan tandatangan di mana sahaja anda mahu.
• Anda boleh menandatangani sendiri, meminta tandatangan daripada orang lain atau menyemak status dokumen.
• Setelah selesai, sijil ketulenan dijana dan anda boleh memuat turun dokumen yang ditandatangani dalam format seperti PDF atau DOCX.

Alat tambah ini sesuai untuk syarikat atau profesional yang menguruskan jumlah dokumen yang tinggi. dan memerlukan kawalan dan keselamatan tambahan semasa proses menandatangani.

2. Platform tandatangan digital bersepadu

Selain penggunaan pemalam, platform seperti PandaDoc, Viafirma dan lain-lain menawarkan Perkhidmatan awan khusus dalam penciptaan dan pengurusan dokumen dan tandatangan elektronik:

• Muat naik dokumen Word ke platform dan konfigurasikannya untuk ditandatangani, menambah penandatangan yang anda mahu (anda boleh menambah beberapa dalam rantai).
• Tambahkan medan tulisan tangan atau tandatangan digital dalam kedudukan yang diingini.
• Setiap penandatangan menerima pemberitahuan e-mel untuk melengkapkan proses menandatangani, memastikan keaslian dan kebolehkesanan.
• Dokumen selalunya menggabungkan kod unik dan sijil tandatangan yang mengikat secara sah.

Alat ini mengautomasikan aliran kerja, serasi dengannya bimbit dan membolehkan anda memuat turun dokumen akhir dengan semua jaminan kesahihan dan kesahihan undang-undang.

Tandatangani dokumen Word daripada Google Docs dan PDF

Anda tidak boleh log masuk Word sahaja. Dokumen selalunya tiba dalam format lain dan anda perlu menyesuaikan diri:

Log masuk Google Docs

• Buka dokumen masuk Google Docs.
• Masukkan imej tandatangan anda daripada menu "Sisipkan" > "Imej" > "Muat naik dari komputer".
• Laraskan kedudukan dan saiz mengikut keperluan anda.
• Apabila anda selesai, muat turun dokumen sebagai PDF untuk menghantarnya dengan lebih selamat.

Tandatangan PDF daripada Mac

Alat seperti PDFelement memudahkan anda menambahkan tandatangan pada PDF dalam beberapa cara:

• Tulis tandatangan anda dengan teks, gunakan imej yang diimbas, ambil foto dengan kamera anda atau lukis tandatangan anda dengan tetikus anda.
• Program khusus juga membolehkan anda melindungi PDF dan menambah lapisan keselamatan tambahan, seperti menyembunyikan maklumat sensitif.

Kelebihan menggunakan tandatangan elektronik dan digital dalam Word

Mengamalkan kaedah ini membawa ketangkasan, keselamatan dan profesionalisme dalam perniagaan dan proses peribadi:

• Menghapuskan keperluan untuk mencetak, menandatangani tangan, dan mengimbas dokumen.
• Memudahkan kawalan penandatangan dan medan tandatangan dalam proses dengan berbilang peserta.
• Membenarkan penyepaduan dengan platform pengurusan dokumen dan automasi aliran kerja.
• Ia menyediakan lapisan undang-undang dan keselamatan yang penting dalam persekitaran digital hari ini.

Aspek perundangan dan keselamatan

La tandatangan digital dalam Word adalah sah di sisi undang-undang Selagi anda menggunakan sijil yang diiktiraf dan dokumen itu belum diubah suai selepas ditandatangani. Platform profesional dan alat tambah mematuhi rangka kerja kawal selia di Eropah (eIDAS) dan kawasan lain, menjamin ketulenan, integriti dan bukan penolakan. Jika dokumen anda memerlukannya, anda boleh mendapatkan butiran lanjut di .

artikel berkaitan:

Cara melukis tandatangan dalam Word dan PowerPoint, serta animasi yang menyeronokkan

Ishak

Penulis yang bersemangat tentang dunia bait dan teknologi secara umum. Saya suka berkongsi pengetahuan saya melalui penulisan, dan itulah yang akan saya lakukan dalam blog ini, menunjukkan kepada anda semua perkara yang paling menarik tentang alat, perisian, perkakasan, trend teknologi dan banyak lagi. Matlamat saya adalah untuk membantu anda mengemudi dunia digital dengan cara yang mudah dan menghiburkan.