Sambungkan Akses melalui ODBC dan segerakkan dengan Helaian Google: Panduan dan pilihan lengkap untuk SMB

Jika anda bekerja di PKS yang tinggal di Google Workspace dan anda sedang mempertimbangkan untuk menyediakan pangkalan data dalam Akses MicrosoftAnda mungkin tertanya-tanya bagaimana untuk menyatukan kedua-dua dunia tanpa melakukan segala-galanya dengan tangan. Sambungkan Akses ke Helaian Google menggunakan ODBC dan elakkan sakit kepala awan Ia mungkin, tetapi adalah penting untuk mengetahui had, langkah dan alternatif sebenar supaya tidak berakhir dengan fail yang bercanggah atau proses manual yang tidak berkesudahan.

Dalam panduan ini, kami telah menyusun, menyusun semula dan menerangkan semua yang berkaitan yang diterbitkan oleh sumber yang paling berwibawa mengenai topik: Cara mengimport atau memautkan Helaian Google ke Access menggunakan pemacu ODBC, apa yang berlaku apabila anda hanya mempunyai Google Drive untuk dikongsi, mengapa penyegerak seperti Drive atau Dropbox tidak sesuai untuk bahagian belakang berbilang pengguna, dan apakah penyelesaian yang ada untuk berkongsi Akses melalui Internet (Dataprius, MapDrive, VPN, pelayan Windows, SharePoint) atau lompat ke pelayan pangkalan data (SQL Server atau MySQL) mengekalkan borang Access.

Perkara yang boleh dan tidak boleh anda lakukan antara Access dan Helaian Google

Cara yang disokong dan stabil untuk Access bercakap dengan Helaian Google adalah melalui pemacu ODBC khusus Helaian dan DSN yang dikonfigurasikan dalam Windows. Akses membolehkan kedua-dua mengimport data dan memautkan jadual luaran melalui ODBC, yang membolehkan anda mengimport atau memautkan maklumat untuk berfungsi dalam (hampir) masa nyata. Ujian yang didokumenkan meliputi Access 2003, 2007, 2010, 2013, 2016 dan 2019, dengan gelagat yang hampir serupa dalam pengalaman import dan jadual terpaut.

Apabila ODBC tidak tersedia atau tidak boleh dipasang kerana anda tidak mempunyai kebenaran pentadbir, ramai orang mencuba penyelesaian: Pautkan Helaian Google ke Excel dan kemudian pautkan Excel itu kepada Akses. Itu berfungsi, tetapi ia mempunyai kelemahan yang besar: Perubahan helaian tidak mencapai Akses melainkan anda memaksa Excel perantaraan untuk memuat semula secara manual. Jika anda sedang mencari automasi sebenar, anda memerlukan ODBC atau seni bina lain, contohnya menyepadukan proses dengan Kuasa Automate.

Nota latar belakang yang berguna: dalam panduan terkini (dikemas kini Disember 2024) anda akan melihat sebutan tentang keserasian penyemak imbas; Microsoft mengesyorkan menggunakan Edge untuk ciri dan sokongan terkiniIni tidak menjejaskan penyambung ODBC itu sendiri, tetapi ia adalah sesuatu yang perlu diingat jika anda mengakses dokumentasi terpaut atau wizard web.

Menyambungkan Akses ke Helaian Google melalui ODBC: Menetapkan Peringkat

Sebelum anda boleh menggunakan Access, anda memerlukan sumber data ODBC untuk Helaian Google yang disediakan pada komputer anda. DSN itu akan menjadi jambatan antara helaian Awan dan Akses andaPemacu ODBC komersial untuk Helaian Google mendokumenkan senario ini dan mengesahkan keserasian dengan versi moden Access. Setelah DSN sedia, anda boleh memilih antara mengimport data (menyalinnya ke Access) atau memautkannya (menjaganya di tempatnya dan berfungsi melalui pautan).

Kelebihan setiap pendekatan: jika anda mengimport, Anda mengambil foto data ke pangkalan data Access anda dan anda bekerja lebih cepat, tanpa bergantung pada sambungan; jika anda memaut, anda masih melihat apa yang ada dalam Helaian, tetapi anda tertakluk pada kependaman dan sekatan pengeditan dan penguncian sumber luaran.

Import data daripada Helaian Google ke Akses menggunakan ODBC

Mengimport mencipta jadual tempatan baharu dalam Access dengan kandungan helaian anda. Kaedah ini sesuai untuk analisis, pelaporan atau menggunakan Access sebagai ETL ringan.Langkah-langkah, menggunakan Access 2019 sebagai rujukan, adalah seperti berikut (sama atau hampir serupa dalam versi sebelumnya):

1. Buka pangkalan data anda dalam Microsoft Access.
2. Pergi ke tab "Data Luaran" pada reben.
3. Di bawah "Sumber Data Baharu", pilih "Dari Sumber Lain" dan kemudian "Pangkalan Data ODBC."
4. Dalam kotak "Dapatkan Data Luaran – Pangkalan Data ODBC", pilih "Import sumber data ke dalam jadual baharu dalam pangkalan data semasa" dan klik OK.
5. Di bawah "Pilih Sumber Data", buka tab "Sumber Data Peralatan".
6. Pilih DSN yang telah anda sediakan untuk Helaian Google dan sahkan.
7. Semak jadual atau helaian yang ingin anda import dan teruskan.
8. Jika semuanya berjalan lancar, Access akan memberitahu anda. Anda boleh memilih "Simpan langkah import" untuk menggunakan semula proses itu kemudian dengan satu klik. Ini mempercepatkan muat naik berkala jika anda menggunakan sumber yang sama..
9. Anda akan melihat jadual yang diimport dalam panel navigasi. Buka yang anda perlukan untuk menyemak data.

Perlu diingat bahawa apabila mengimport, Pengeditan masa hadapan dalam Helaian Google tidak ditunjukkan secara automatik dalam AccessJika anda mahukan data baharu, ulangi import (atau automatikkannya dengan wizard yang disimpan jika berkenaan).

Pautkan Helaian Google dalam Access melalui ODBC

Jika anda lebih suka bekerja "secara langsung", pemautan menghasilkan jadual yang dipautkan ke Helaian Google anda. Anda akan mengakses data jauh seolah-olah ia adalah jadual Akses, dengan batasannya. Prosedurnya ialah:

1. Buka pangkalan data anda dalam Access.
2. Di bawah "Data Luaran", pilih "Sumber Data Baharu" → "Dari Sumber Lain" → "Pangkalan Data ODBC."
3. Di bawah "Dapatkan Data Luaran - Pangkalan Data ODBC", pilih "Paut ke sumber data dengan membuat jadual terpaut."
4. Di bawah "Pilih Sumber Data", gunakan "Sumber Data Pasukan" dan pilih DSN Helaian Google.
5. Di bawah "Pautkan Jadual", pilih helaian/jadual yang anda mahu pautkan dan teruskan.
6. Apabila anda melihat "Pilih Pengecam Rekod Unik", pilih medan (atau gabungan medan) yang mengenal pasti setiap baris secara unik. Adalah paling selamat untuk menggunakan kunci utama yang ditakrifkan dalam helaian asas untuk mengelakkan ketidakkonsistenan.
7. Jadual yang dipautkan akan muncul dalam panel. Bukanya untuk mengesahkan bahawa anda melihat kandungan yang betul.

Kaedah ini mudah untuk rujukan dan, dalam beberapa kes, untuk penyuntingan terhad. Kekukuhan akan bergantung pada pemacu ODBC, reka bentuk helaian dan ketersambungan.Jika anda mengalami kelambatan atau ranap, pertimbangkan untuk menaik taraf atau berhijrah ke enjin pangkalan data yang direka untuk berbilang pengguna.

Mengautomasikan dengan Excel di Tengah? Kebaikan, Keburukan dan Peranan ODBC

Sesetengah syarikat, disebabkan kos, hidup di Dokumen/Helaian Google dan hanya mahukan Akses untuk borang dan laporan. "Jambatan Excel" (Helaian → Excel Terpaut → Akses Terpaut) berfungsi tetapi tidak menyegarkan dirinya sendiriAnda mesti memuat semula Excel untuk Akses secara manual untuk melihat perubahan baharu. Jika matlamat anda ialah automasi sebenar, anda perlu boleh memasang dan menggunakan ODBC untuk Helaian Google dengan DSN; tanpa kebenaran pentadbir, pilihan ini sering disekat.

Meringkaskan kes biasa yang dilihat dalam forum dan dokumentasi: kopilot atau pembantu lain mungkin mencadangkan lompatan berganda dengan Excel, tetapi ia tidak mengelakkan kesesakanDalam amalan, anda sama ada memasang ODBC dan memaut secara terus, atau anda memikirkan semula seni bina (contohnya, memindahkan jadual ke pelayan SQL dan meninggalkan Helaian sebagai input/pertanyaan, bukan sumber utama).

Google Drive, Dropbox dan sebab Access tidak "hidup" dengan baik dengan penyegerak

Kongsi fail Access dalam Awan seolah-olah ia adalah dokumen Perkataan tidak berfungsi dalam senario berbilang pengguna. Akses direka untuk rangkaian kawasan setempat (LAN) melalui SMB, di mana pemacu kongsi berkelakuan hampir seperti cakera dalaman. Program penyegerakan (Drive, Dropbox, dll.) menyalin fail dan menyelesaikan perubahan mengikut versi; apabila dua pengguna membuka atau mengubah suai fail pada masa yang sama, konflik dan "salinan bercanggah" muncul. Paling baik, anda akan kehilangan perubahan; paling teruk, anda akan merosakkan fail.

Walaupun memisahkan bahagian depan dan belakang adalah amalan yang baik, Meletakkan bahagian belakang Access dalam folder yang disegerakkan akhirnya akan mengakibatkan kehilangan rekod atau konflik.Walaupun pada mulanya "nampak berkesan", lambat laun ia akan rosak. Realiti ini diakui sendiri oleh penyedia penyegerakan dan sering disebut dalam forum sokongan mereka.

Bagaimana jika tiada rangkaian tempatan? Pilihan realistik untuk PKS dengan hanya beberapa mesin.

Senario biasa: dua atau tiga komputer tanpa pelayan atau suis, semuanya dikongsi di Google Drive. Jika anda mahu berbilang orang menggunakan Access dengan bahagian belakang yang dikongsi, Anda memerlukan sumber SMB yang boleh diakses oleh semua orang sekaligus.Terdapat tiga laluan asas dalam kos dan kerumitan:

• Rangkaian tempatan mudah: a penghala atau suis murah, peranti pada subnet yang sama, folder kongsi dalam Windows dengan kebenaran, dan memetakannya sebagai pemacu rangkaian. Ini adalah pilihan yang paling menjimatkan dan mudah.
• Pemacu dipetakan awan dengan SMB sebenar (cth., MapDrive daripada perkhidmatan jenis Dataprius): mendedahkan huruf pemacu melalui Internet seolah-olah ia adalah LAN. Ia menyelesaikan konflik fail apabila berbilang pengguna, tetapi prestasinya bergantung pada sambungan anda..
• Infrastruktur jauh (VPN atau Windows Cloud Server): lebih fleksibel dan "seperti perniagaan", tetapi dengan kos dan pentadbiran yang lebih tinggi.

Bolehkah anda "menjalankan kabel" antara dua PC dan memetakan partition? Secara teknikal ya, dengan membuat sambungan terus dan berkongsi folder melalui SMB. tetapi ia rapuh, tidak terlalu berskala dan bergantung pada konfigurasi setiap pasukanLebih stabil (dan lebih murah dalam jangka masa panjang) ialah menggunakan penghala/suis kecil dan mengkonfigurasi rangkaian tempatan dengan betul.

Cara memetakan pemacu kongsi antara dua komputer Windows

Tanpa pergi ke butiran tentang versi, coraknya sentiasa serupa: kongsi folder pada komputer yang akan bertindak sebagai "pelayan" dan memberikannya kebenaran; pada komputer lain, petakan folder itu sebagai pemacu rangkaian. Pemetaan mendedahkan laluan kongsi dengan huruf pemacu untuk Access digunakan sebagai hujung belakang.Jika anda hanya mempunyai dua PC, anda boleh berkongsi melalui SMB dengan alamat IP tetap; jika anda mempunyai beberapa, tambah penghala asas dan DHCP.

Petua praktikal: Gunakan laluan UNC (\\computer\folder) dan bukannya huruf setempat dalam pautan Access anda, pengguna dokumen dan kebenaran, dan elakkan menggantung "pelayan" semasa yang lain berfungsi. Rangkaian yang stabil ialah asas untuk Akses berbilang pengguna berfungsi dengan baik..

Dataprius dan MapDrive: akses berbilang pengguna tanpa konflik

Berbeza dengan penyegerak, terdapat perkhidmatan awan yang tidak meniru fail, tetapi sebaliknya menawarkan akses berbilang pengguna dengan penguncian. Dataprius, sebagai contoh, akan menghalang penyuntingan serentak fail yang sama dan akan memaparkan amaran "fail sedang digunakan".. Ini adalah cara untuk mengelakkan salinan bercanggah tanpa menyediakan rangkaian tempatan klasik.

Jika anda menambah pemacu dipetakan anda (MapDrive), Anda mendapat tingkah laku yang hampir sama dengan perkongsian SMB di LAN, tetapi melalui InternetHarga yang perlu dibayar biasanya latensi: dengan fail kecil dan sambungan yang baik, ia berfungsi dengan sempurna; jika bahagian belakang Access berkembang atau sambungan lemah, anda akan melihat kelembapan. Ia berbaloi untuk diuji dengan data anda sendiri dan beban dunia sebenar.

VPN atau Pelayan Awan Windows: Lebih Kawalan, Lebih Penyelenggaraan

VPN memanjangkan rangkaian tempatan anda melalui Internet dan membolehkan anda memetakan folder jauh seolah-olah berada di pejabat. Ia berkuasa, tetapi lebih mahal untuk dilaksanakan dan diselenggara.Ia memerlukan kepakaran, peralatan dan selalunya sokongan daripada pembekal awan jika menyepadukan dengan perkhidmatan seperti Azure.

Alternatifnya ialah mengupah pelayan Windows daripada pembekal dengan amalan keselamatan yang baik dan, dari sana, Dedahkan desktop jauh atau lekapkan folder kongsi untuk bahagian belakang AccessElakkan membuka pelayan tempatan ke Internet "mentah" kerana risiko yang jelas. Dengan desktop jauh, pengguna bekerja dalam pelayan, meminimumkan kependaman dan isu penyekatan.

SharePoint: Mungkin, tetapi dengan transformasi dan keluk pembelajaran

Ekosistem Microsoft menawarkan SharePoint untuk dokumen dan aliran kerja dalam Awan. Anda boleh bekerja dengan pangkalan data Access dalam SharePoint, walaupun ia bukan penggunaan langsung: memerlukan transformasi dan penyesuaian yang menambah kerumitan. Ia adalah pilihan yang sah jika anda sudah masuk Microsoft 365 dan anda menerima keluk dan kosnya.

Mengambil lompatan: jadual dalam SQL Server atau MySQL dengan borang Access

Penyelesaian yang sangat mantap untuk berbilang pengguna adalah untuk mengekalkan bahagian hadapan Access (borang, pertanyaan, laporan) dan Pindahkan jadual ke pelayan pangkalan data: SQL Server atau MySQL. Kemudian anda memautkan jadual tersebut daripada Access melalui ODBC dan itu sahaja.

Dengan SQL Server anda mempunyai dua laluan: pelayan Windows dalam Cloud dengan SQL Server dipasang atau gunakan Pangkalan Data Azure SQL sebagai perkhidmatan terurus. Yang terakhir mengambil penyelenggaraan dan keselamatan sistem pengendalian daripada plat anda, sebagai pertukaran untuk bayaran bulanan yang boleh menjadi ketara.

Dengan MySQL pendekatannya serupa. Anda mengupah perkhidmatan pangkalan data (atau pengehosan di mana anda boleh memasang MySQL, sebaik-baiknya dalam Linux), anda membuat rangka dan anda memaut dalam Access menggunakan penyambung MySQL ODBCDari segi prestasi dan kebolehskalaan, anda akan melihat peningkatan yang besar berbanding dengan bahagian belakang Access tradisional.

Kemas kini DSN/ODBC jadual terpaut dalam Access dengan VBA

Dalam persekitaran yang IP, bukti kelayakan atau pelayan berubah, adalah berguna untuk dapat menyambung semula semua jadual yang dipautkan sekali gus. Akses membolehkan anda mengautomasikan "set semula" DSN jadual yang dipautkan dengan VBA.. Ideanya adalah untuk mencipta modul dengan fungsi (contohnya, changeDSNAllTables()), makro yang memanggilnya dan borang dengan butang untuk melancarkan proses.

Aliran biasa ialah: daripada borang, anda masukkan rentetan ODBC baharu (sebagai contoh, 'ODBC;DSN=BILLING;UID=usufacturas;PWD=password;DBQ=BDFACTURAS') dan tekan butang yang memanggil makro. Kod bergelung melalui semua jadual Access, mengesan jadual terpaut dan mengemas kini sifat Connect mereka.. Pada akhirnya, ia melaporkan bilangan yang telah berjaya ditetapkan semula.

Jika anda ingin memeriksa sambungan semasa, anda boleh memaparkan jadual sistem (cth., MSysObjects) dan periksa medan Sambung untuk melihat bagaimana DSN setiap pautan ternyata. Ia adalah cara yang selamat dan boleh disahkan untuk memastikan jadual "terikat" apabila parameter berubah..

Keserasian Versi dan Nota Sokongan

Menyambung ke Helaian Google melalui ODBC telah didokumenkan dalam Access 2003, 2007, 2010, 2013, 2016 dan 2019, dengan gelagat yang konsisten. Keperluan biasa ialah untuk memasang dan mengkonfigurasi Pemacu Helaian Google DSN dengan betul. Dalam panduan korporat, anda akan melihat amaran penyemak imbas yang tidak disokong dan panggilan untuk digunakan Microsoft Edge untuk sokongan moden; tidak menjejaskan ODBC, tetapi ingat untuk memastikan sistem anda dikemas kini.

Satu mesej jelas: Jika anda bekerja dengan sedikit pengguna dan data yang ringan, ODBC dengan jadual terpaut atau diimport daripada Helaian Google akan menghalang anda.Jika anda menskalakan pengguna atau volum, berhijrah ke SQL Server/MySQL dan gunakan Access sebagai bahagian hadapan anda. Elakkan penyegerak untuk bahagian belakang yang dikongsi, sediakan rangkaian SMB yang stabil (tempatan atau peta awan), atau pertimbangkan penyelesaian seperti desktop jauh atau perkhidmatan berbilang pengguna tanpa konflik.

artikel berkaitan:

Bagaimana untuk mengimport pangkalan data ke dalam Excel langkah demi langkah

Ishak

Penulis yang bersemangat tentang dunia bait dan teknologi secara umum. Saya suka berkongsi pengetahuan saya melalui penulisan, dan itulah yang akan saya lakukan dalam blog ini, menunjukkan kepada anda semua perkara yang paling menarik tentang alat, perisian, perkakasan, trend teknologi dan banyak lagi. Matlamat saya adalah untuk membantu anda mengemudi dunia digital dengan cara yang mudah dan menghiburkan.