Petua untuk dokumen Word boleh dicetak dengan kualiti profesional

Anda telah melabur berjam-jam Anda sedang menyediakan projek dalam Word, anda telah memilih imej yang cantik, anda menyemaknya seribu kali, dan apabila anda melihat salinan yang dicetak, ada sesuatu yang tidak kena. Jangan risau: dengan beberapa pelarasan khusus, cetakan boleh kelihatan profesional dan benar dengan apa yang anda lihat pada skrin, tanpa ketakutan saat-saat akhir atau warna yang hilang.

Dalam panduan ini kami kumpulkan amalan sebenar yang berkesan: pemilihan fon dan saiz, imej dan grafik resolusi yang baik, jidar dan sempadan yang betul, pengurusan warna, tetapan cetakan dalam Word, penukaran kepada PDF, pilihan kertas dan kemasan, dan cadangan kebolehaksesan untuk meningkatkan kebolehbacaan. Matlamatnya adalah untuk anda mencetak dengan kualiti, tidak meninggalkan apa-apa kepada peluang.

Fon, saiz dan keselarasan visual

Asas dokumen yang dicetak dengan baik adalah ketekalan: tajuk, subjudul dan badan mesti mengikut kriteria homogen. Jika perenggan pertama dalam 12 pt, simpan saiz tu dalam yang lain untuk mengelakkan perubahan dalam ketumpatan visual yang lebih ketara apabila dicetak.

Untuk memaksimumkan kebolehbacaan, ONCE mengesyorkan fon yang jelas seperti Arial atau Verdana, mengelakkan gaya condong, serong atau pekat yang menyukarkan membaca di atas kertas. Butiran ini membuat perbezaan apabila dokumen dicetak dan dibaca dengan cepat.

Bagi saiz, bergerak antara 12 dan 14 mata Berfungsi dengan baik pada kebanyakan dokumen, biasa atau tebal. separuh tebal untuk sorotan. Gunakan huruf besar hanya untuk perkataan pendek, label atau tajuk, kerana blok huruf besar yang panjang membaca memang memenatkan dan memburukkan kebolehbacaan.

Jika anda bimbang tentang ketumpatan teks, laraskan jarak huruf kira-kira satu perempat daripada ketinggian huruf dan mengetuai antara 25% dan 30% daripada saiz mata. Ini menambah baik rupa perenggan dan anda mengelakkan noda semasa mencetak.

Ia juga mengawal panjang baris: antara 70 dan 90 aksara Ia adalah yang paling mudah dan, di atas kertas, mengurangkan lompatan mata yang tidak perlu. Jika anda menggunakan lajur, pastikan bahawa perpisahan adalah jelas dan jangan selitkan imej di antaranya supaya tidak memecahkan rentak bacaan.

Imej dan grafik yang tajam: peleraian, peletakan dan kualiti

Foto berpiksel merosakkan sebarang reka bentuk. Pastikan imej anda ada resolusi yang mencukupi: Sebagai rujukan, untuk mencetak ia adalah standard untuk berfungsi 300 ppp, dan kepada format besar atau poster anda boleh pergi ke 600 ppp jika pekerjaan menuntutnya.

Ia bukan hanya soal resolusi: letakkan imej dengan cara konsisten dengan kandungan, mengintegrasikannya ke dalam aliran teks. Elakkan menampalnya secara sembarangan; adalah lebih baik untuk menjajarkan, melaraskan jidar dan menggunakan tetapan pembalut teks supaya seluruhnya boleh bernafas.

Dalam Word, masukkan imej daripada «Masukkan» dan laraskannya dengan tetikus. Jika anda perlu menyekat tajuk atau membuat serlahan ciri visual, gunakan kotak teks untuk mendapatkan kawalan ke atas komposisi dan, jika anda mahukan sumber visual yang cepat, gunakan Bentuk dan SmartArt.

Jika anda kekurangan struktur tanpa mereka bentuk dari awal, pertimbangkan untuk menggunakan templat yang telah dirancang Perkataan: Mereka memberi anda titik permulaan dengan fon, gaya dan grid yang dipratakrifkan. Kemudian sesuaikan untuk menambah sentuhan anda sendiri dan memastikan konsistensi dengan kandungan anda.

Apabila melaraskan saiz pada skrin, ingat bahawa pencetakan tidak memaafkan: imej regangan yang tidak terkawal kelihatan lembut dan kabur. Semak saiz keluaran akhir sebelum mencetak.

Margin, sempadan dan susun atur halaman

Margin adalah kunci kepada rasa teratur. Tetapkan mereka mengikut spesifikasi kerja dan elakkan meletakkan maklumat kritikal berhampiran tepi supaya ia tidak terputus. Tiada pencetak rumah mencetak penuh: ia sentiasa keluar margin kecil.

Dalam Word, pergi ke "Reka bentuk/Susun Letak» dan pergi ke «Persediaan Halaman» untuk menetapkan saiz dan jidar kertas. Selaraskan saiz dokumen dengan saiz kertas sebenar (A4, A5 atau A3), kerana tidak padan memesongkan hasilnya dan boleh memangkas kandungan.

Jika dokumen anda termasuk sempadan atau bingkai, kekalkan jarak dalaman yang mencukupi supaya sempadan tidak bersaing dengan teks. Jidar yang terlalu hampir dengan kandungan pada skrin kelihatan "betul", tetapi dalam cetakan terasa terharu.

Untuk kerja yang lebih panjang, gunakan gaya pengepala dan pengaki, nombor halaman dan bahagian jika anda menukar orientasi atau margin yang berbeza. Struktur ini membantu mengekalkan keseragaman visual sepanjang keseluruhan dokumen.

Warna dalam percetakan: RGB, CMYK dan jangkaan

Pengurusan warna mengelakkan kejutan. Pada skrin tempat kita bekerja rgb, tetapi menggunakan percetakan komersial CMYKJika anda pergi ke kedai percetakan profesional, sahkan jika mereka memerlukan fail ditukar kepada CMYK untuk memastikan kesetiaan warna.

Word berfungsi secara asli dalam RGB, dan banyak pemacu menukar kepada CMYK untuk dicetak. Jika ketepatan warna adalah kritikal (penjenamaan, katalog, fotografi), eksport ke PDF berkualiti tinggi dan jika boleh, tukar dengan aliran pratekan yang sesuai untuk elakkan melencong.

Elakkan warna yang sangat tepu atau warna neon yang mustahil dalam CMYK. Mereka kelihatan terang pada skrin, tetapi membosankan dalam cetakan. Gunakan palet yang terbukti dan, jika ragu-ragu, minta yang lain. ujian warna sebelum berjalan lama.

Konfigurasikan pencetakan dalam Word dengan betul

Pertama sekali, simpan dokumen. guna"Simpan» atau gabungan Ctrl + S supaya anda tidak kehilangan tetapan anda. Nampaknya remeh, tetapi ia menjimatkan anda daripada perlu membuat semula perubahan jika anda perlu mengulang cetakan ujian.

Pergi ke "Fail> Cetak» untuk membuka panel cetak. Pilih pencetak yang sesuai dan sahkan bahawa ia adalah bersambung dan bersedia. Di sini anda mentakrifkan orientasi (potret atau landskap), secara idealnya berdasarkan kandungan sebenar.

Pilih halaman yang anda mahu: semasa, julat tertentu (contohnya, muka surat 2 hingga 4) atau keseluruhan dokumen. Pilihan ini berguna untuk ujian separa dan untuk mengelakkan kesan yang tidak perlu.

Aktifkan percetakan dua sisi jika komputer anda menyokongnya. Jika tidak, anda boleh melakukannya secara manual: cetak halaman ganjil dahulu dan kemudian suapan halaman untuk halaman genap, mengikuti arahan pencetak anda.

Dalam "Tetapan", laraskan sama ada halaman terkeluar dipesan (diselang) atau berasingan. Dalam dokumen besar, mencetak halaman bersilang memudahkan pemasangan belakang dan menyelamatkan anda daripada merombak kertas.

Saiz kertas lalai biasanya A4, tetapi anda boleh bertukar kepada A5 atau A3 jika peranti anda menyokongnya. Semak sama ada dokumen dan dulang kertas sepadan, kerana terdapat percanggahan menyebabkan penskalaan semula tidak diingini.

Tiada pencetak mencetak ke tepi tepat; semak jidar halaman dan elakkan reka bentuk yang memerlukan pendarahan penuh jika anda tidak berada dalam aliran kerja cetakan yang direka untuknya. Laraskan"Susun atur halaman» membolehkan anda menentukan margin dalam milimeter dengan ketepatan.

Satu lagi tetapan berguna ialah "Halaman setiap helaian«: Anda boleh mencetak 2 atau lebih halaman setiap helaian untuk menyimpan kertas pada draf atau dokumen yang dibaca cepat. Pada laporan 100 halaman, pilihan ini mungkin sangat mengurangkan penggunaan.

Ambil perhatian bahawa, walaupun ia kelihatan pelik, Word membenarkan anda mencetak genap dokumen kosong Jika anda memerlukannya untuk ujian cetakan atau dulang; ia tidak biasa, tetapi ia mungkin.

Salinan dan pengiraan: elakkan ralat kuantiti

Jika anda mencetak berbilang salinan, menyemak kiraan menghalang pembaziran dan kos. Dalam sesetengah persekitaran, nombor tersalah cetak bermakna berpuluh-puluh salinan tambahan yang anda tidak perlukan.

En Windows 7 dan sebelum ini, di bahagian atas halaman cetakan anda akan melihat kotak "Salinan» dengan anak panah untuk naik atau turun. Masukkan nombor atau gunakan anak panah dan sahkan dengan «cetak"untuk melancarkan kerja.

En Windows 8 dan 10, pilih bilangan salinan yang anda mahu dengan medan nombor atau butang «+»Dan«-»Dan tekan«cetak«. Luangkan masa untuk menyemaknya: sudah tiba masanya untuk mengelakkan kesilapan orang bodoh.

Jika anda mengupah perkhidmatan daripada pembekal, semak bilangan salinan pada platform. Ia adalah perkara biasa untuk membuat kesilapan secara lalai dan akhirnya membayar lebih atau ditinggalkan kekurangan salinan.

Tukar kepada PDF untuk mengekalkan reka letak

Menukar dokumen kepada PDF sebelum mencetak membantu anda membekukan reka bentuk: menghalang teks atau imej daripada dialihkan apabila dibuka pada komputer lain disebabkan oleh perbezaan dalam fon atau versi Word.

Eksport dengan profil berkualiti tinggi jika imej anda memerlukannya dan semak sumbernya tertanamDengan cara ini, dokumen akan kelihatan sama pada mana-mana komputer dan dalam mana-mana perkhidmatan percetakan.

Jika anda bekerja dengan pencetak, adalah perkara biasa bagi mereka untuk meminta PDF dengan tanda dan pendarahan. Walaupun Word bukan alat pratekan lanjutan, anda boleh simulasi margin keselamatan dan pastikan tiada yang kritikal dibiarkan terlalu jauh di tempat terbuka.

Pilih jenis cetakan, kertas dan kemasan

Tentukan jika anda mahu mencetak pada satu masa atau dua belah, jilid dan jenis kertas. Keputusan ini mengubah penampilan akhir dan persepsi kualiti daripada kerja anda.

Pilihan kertas adalah berpandukan kepada grammage (g/m²). Sebagai panduan: 130g berfungsi dengan baik untuk brosur dengan imej berkualiti tinggi; 170g adalah perkara biasa dalam katalog dan poster; 220 g memberikan ketegaran untuk papan tanda atau label.

Mengenai jenis peralatan pula pencetak laser Mereka cenderung untuk memberikan hasil yang lebih bersih dan tajam, terutamanya untuk teks dan grafik. Pencetak inkjet mempunyai kelebihan pada kertas foto tertentu, tetapi untuk dokumen penggunaan bercampur laser adalah pertaruhan yang selamat.

Jika anda mencari definisi maksimum, tetapkan resolusi komputer anda kepada sekurang-kurangnya 300 ppp; untuk format besar atau pekerjaan yang menuntut, anda boleh pergi ke 600 ppp. Semak sama ada tetapan ini tersedia pada anda pemandu pencetak.

Untuk pesanan kepada perkhidmatan luaran, nyatakan dengan jelas selesai (matte, satin), mengikat, penutup dan penutup belakang, dan sebarang keperluan pengendalian. Ini adalah butiran yang, apabila dilengkapkan dengan betul, menaikkan hasilnya.

Kebolehaksesan dan kebolehbacaan: garis panduan yang ditambah

Kebolehcapaian bukan bonus: ia meningkatkan pengalaman semua orang. Font suka Arial atau Verdana memudahkan pembacaan, dengan saiz antara 12 dan 14 pt dan ketebalan biasa atau separuh tebal untuk menunjukkan penekanan tak tepu.

Gunakan huruf besar dengan bijak: dalam tajuk atau perkataan pendek, ya; dalam blok panjang, tidak. Berhati-hati. dijarakkan (huruf dan baris), panjang baris yang disyorkan dan elakkan mewajarkan jika ia menjana sungai orang putihJustifikasi kiri lebih stabil dalam banyak kes.

Dalam lajur, tentukan pemisahan yang jelas dan elakkan gambar selang antara mereka; sebaiknya letakkannya di sebelah kanan teks jika anda ingin mengekalkan tumpuan pembaca. Sentiasa letakkan tajuk di kawasan yang sama untuk berikan konsistensi.

Untuk kontras, kertas putih atau kuning Ia berfungsi dengan baik dengan dakwat hitam. Tulis perenggan pendek, dengan istilah ringkas, dan blok berasingan dengan garisan atau ruang yang cukup untuk tetapkan langkah.

Aliran Kerja Kreatif dalam Word

Perkataan bukan hanya untuk "menulis." Mulakan dengan menyediakan dokumen anda: saiz halaman, margin, gaya dan, jika sesuai, bahagian bawah untuk mengelakkan jisim kosong. ini boot Ia sangat penting untuk mencapai a estetika yang teliti.

Kemudian gabungkan kotak teks, bentuk dan imej. Seret, selaraskan, gunakan panduan dan kawalan pembalut teks untuk memuatkan elemen dengan tepat. Dengan cara ini, anda mencapai komposisi yang seimbang. imej teks dengan pantas.

Templat memberi anda struktur permulaan dengan gaya perenggan, palet dan grid. Sesuaikan mereka untuk mengelakkan penampilan generik dan menyesuaikan tajuk berita, sari kata dan penyenaraian kepada suara anda. Jimat masa tanpa melepaskan identiti anda.

Jika anda memerlukan identiti visual, anda boleh mereka bentuk a kepala surat dengan logo dan menggunakannya semula dalam dokumen seterusnya. Word membolehkan anda menggerakkan objek di sekeliling seolah-olah di atas kanvas, yang mempercepatkan ulasan dan penghantaran.

Sebaik sahaja anda berpuas hati dengan hasilnya, eksport ke PDF supaya anda tidak kehilangan apa-apa dan pastikan kerja itu dicetak dengan margin yang sama, fon dan gaya yang telah anda tentukan. Ini adalah cara paling selamat untuk mengekalkan reka bentuk.

Mencetak logistik: pesanan, tarikh akhir dan cek

Jika anda mencetak dalam talian, nyatakan dari awal jika anda mahu dua belah, jilid, berat kertas dan bilangan salinan. Butiran ini mempengaruhi harga dan elakkan kerja semula yang tidak perlu.

Sebelum menghantar, semak alamat penghantaran, maklumat hubungan dan tarikh akhirBanyak perkhidmatan dihantar dalam masa 24 jam jika anda memesan sebelum masa tertentu, tetapi adalah idea yang baik untuk mengesahkan perkara ini. bukan untuk pergi begitu saja.

Buat bacaan akhir PDF untuk dikesan line break pelik, potongan imej atau pautan tersalah konfigurasi. Kajian dua minit terakhir menjimatkan banyak sakit kepala.

Penyelenggaraan peralatan dan pencetakan tanpa masalah

Pencetak yang diselenggara dengan baik mencetak dengan lebih baik dan tahan lebih lama. Mohon Penyelenggaraan pencegahan: membersihkan penggelek, memeriksa bahan habis pakai dan mengemas kini pemandu. Anda akan mengelak band, bintik-bintik dan kesesakan lalu lintas.

Dalam persekitaran perniagaan, jika anda bekerja dengan pasukan dalam rejim pajakan, penyelenggaraan biasanya disertakan. Di samping itu, anda boleh memperbaharui model apabila peralatan yang lebih cekap atau lebih berkualiti muncul.

Jangan tunggu sesuatu yang salah untuk bertindak. Jika anda melihat penurunan kualiti, semak bahan habis pakai, kepala cetak atau toner, dan jalankan ujian dengannya. corak penentukuran. Campur tangan yang tepat pada masanya mengekalkan konsistensi warna dan ketajaman.

Jika anda mengikuti garis panduan ini—ketekalan tipografi, imej 300 dpi, jidar yang betul, penalaan halus dalam "Cetak", PDF berkualiti tinggi, pilihan kertas dan perhatian kepada kebolehaksesan—dokumen Word anda akan menjadi Mereka akan kelihatan tajam, seimbang dan profesionalDengan proses yang teratur dan ulasan yang tepat pada masanya, percetakan dengan baik berhenti menjadi loteri dan menjadi hasil yang boleh diramalkan bahawa anda boleh mengulang projek demi projek.