- Memusatkan pelbagai sumber data Microsoft 365 dalam persekitaran AI yang terhad dan selamat.
- Keupayaan analitikal lanjutan untuk meringkaskan dokumen, mengesan jurang maklumat dan menghasilkan draf yang tepat.
- Menyesuaikan tingkah laku AI melalui arahan terperinci untuk mengekalkan konsistensi projek.
- Integrasi alatan inovatif seperti penjanaan ringkasan audio untuk penggunaan maklumat yang fleksibel.
Saya pasti ia pernah berlaku kepada anda: kepala anda hampir meletup kerana semua maklumat untuk satu projek berselerak di seluruh e-mel, hamparan, pembentangan dan nota ringkas. Kekacauan digital itulah yang mencuri masa dan tenaga kita. Untuk menyelesaikannya, Microsoft telah melancarkan Copilot Notebooks , yang pada asasnya bertindak sebagai ruang kerja pintar di mana anda boleh menyimpan semua yang anda perlukan untuk diproses oleh AI tanpa terganggu oleh data yang tidak relevan dari web.
Bayangkan ia seperti mencipta otak digital , seperti yang dicadangkan oleh Tiago Forte dalam metodologi "Membina Otak Kedua". Ia bukan sekadar menyimpan sesuatu, tetapi juga menghubungkan data supaya apabila anda bertanya sesuatu kepada Copilot, jawapannya bukanlah respons generik daripada internet, tetapi penyelesaian yang berdasarkan dokumen anda sendiri dan konteks sebenar perniagaan anda.
Apakah sebenarnya Buku Nota Copilot dan bagaimana ia berfungsi?
Buku Nota Copilot ialah persekitaran kerja yang terhad. Tidak seperti sembang Copilot konvensional, yang boleh menyemak imbas seluruh rangkaian, buku nota hanya menggunakan rujukan yang anda tambah . Ini penting untuk mengelakkan "halusinasi" AI yang terkenal, kerana sistem hanya akan mengalas dirinya pada fail khusus anda.
Prosesnya agak intuitif. Pertama, anda mencipta buku nota, kemudian anda memasukkan sistem dengan dokumen Word, pembentangan PowerPoint, hamparan Excel, PDF, halaman Loop dan nota OneNote . Sebaik sahaja maklumat tersedia, Copilot menganalisis data untuk memberikan anda jawapan yang koheren, ringkasan eksekutif atau draf e-mel dan pelan strategik berdasarkan data tersebut.
Langkah-langkah untuk menyediakan pusat arahan digital anda
Untuk bermula dengan alat ini, langkah pertama adalah menentukan nama projek anda . Jangan gunakan nama generik; jadilah khusus supaya anda boleh mencarinya dengan mudah kemudian. Setelah dibuat, tiba masanya untuk menambah fail. Anda boleh memuat naik fail terus dari komputer anda, mencarinya dalam OneDrive atau menambah pautan terus ke dokumen dalam organisasi anda.
Satu butiran penting ialah, walaupun anda boleh menambah banyak rujukan, Copilot biasanya mengutamakan 20 dokumen pertama sebagai sumber konteks langsung , walaupun jumlah fail yang boleh dipertimbangkan untuk menjana respons adalah sehingga 300. Perlu diingat bahawa, selepas memuat naik maklumat, mungkin terdapat tempoh kira-kira 10 minit sebelum data diindeks sepenuhnya dan tersedia untuk pertanyaan.
Rahsia kejayaan: Arahan dalam buku nota
Jika anda mahu Copilot berhenti bertindak balas seperti pembantu generik dan mula bertindak seperti pakar dalam pasukan anda, anda perlu memberi perhatian kepada arahan yang diperibadikan . Jangan berlengah di sini: lebih banyak butiran yang anda berikan, lebih baik. Anda harus menentukan peranan profesionalnya , menjelaskan matlamat utama projek dan menyatakan nada yang harus digunakan (sama ada anda lebih suka sesuatu yang sangat teknikal atau mungkin lebih mudah didekati dan meyakinkan).
Amat disyorkan untuk memasukkan batasan , seperti melarang mereka daripada mereka-reka data jika ia tidak dapat ditemui dalam fail, atau mewajibkan mereka sentiasa memetik sumber yang tepat (halaman atau slaid) dari mana mereka memperoleh rajah. Jika anda mempunyai beberapa buku nota dengan objektif yang serupa, anda boleh menggunakan semula arahan ini untuk mengekalkan konsistensi sepenuhnya merentasi semua hasil kerja anda.
Kes penggunaan dunia sebenar untuk memanfaatkan sepenuhnya alat ini
Kemungkinannya hampir tidak terbatas jika anda tahu cara membingkai gesaan. Contohnya, jika anda menguruskan tender awam , anda boleh memusatkan semua spesifikasi dan keperluan teknikal supaya AI boleh menjana senarai semak dokumen yang hilang. Atau, jika anda bekerja dalam HR, anda boleh memuat naik ulasan prestasi dan carta organisasi supaya Copilot boleh membantu anda mengenal pasti pertindihan peranan dan mencadangkan struktur yang lebih diperkemas.
- Jawatankuasa-jawatankuasa pemandu: Minit mesyuarat dan KPI berkumpulan untuk meringkaskan isu-isu yang belum selesai.
- Laporan tahunan: Sintesiskan laporan bulanan ke dalam rangka pencapaian penting.
- Penerimaan pekerja: Cipta laluan pembelajaran mingguan berdasarkan manual dalaman.
- Strategi ESG: Menganalisis penanda aras industri untuk mencadangkan pelan kemampanan.
Selain ciri berasaskan teks, salah satu fungsi paling canggih ialah ringkasan audio . Dengan satu klik, anda boleh menukar kandungan buku nota anda kepada ringkasan lisan, sesuai untuk mengikuti projek semasa memandu atau berjalan ke pejabat, mengubah dokumentasi anda kepada sejenis podcast dalaman.
Perbezaan dan batasan utama yang perlu anda ketahui
Adalah perkara biasa untuk mengelirukan Buku Nota dengan Halaman Copilot . Perbezaannya mudah: Buku Nota adalah untuk menyelidik, menganalisis dan mensintesis maklumat mentah; Halaman ialah kanvas tempat anda mengubah dapatan tersebut menjadi dokumen akhir, disunting dan digilap untuk dikongsi dengan pasukan. Ia saling melengkapi: anda menyelidik dalam Buku Nota dan menulis pada Halaman tersebut.
Berkenaan batasan, kita perlu bersikap realistik. Pada masa ini, Buku Nota Copilot tidak boleh menjana imej atau graf data secara langsung. Ia juga kekurangan sambungan web umum semasa anda berada di dalam buku nota, yang merupakan kelebihan untuk privasi tetapi merupakan batasan jika anda memerlukan data luaran yang dikemas kini. Tambahan pula, memadam buku nota adalah kekal , jadi berhati-hatilah dalam memadam sesuatu tanpa berfikir panjang.
Mempunyai sistem di mana AI hanya membaca apa yang anda putuskan adalah jaminan privasi dan keselamatan terbaik . Dengan tidak mengakses keseluruhan sembang OneDrive atau Teams anda secara sembarangan, anda mengekalkan kawalan penuh ke atas harta intelek syarikat anda, memastikan hasilnya tepat dan selaras dengan strategi perniagaan anda.
Keupayaan untuk memusatkan fail yang berselerak dan mengubahnya menjadi pangkalan pengetahuan interaktif membolehkan mana-mana profesional meluangkan lebih sedikit masa mencari dokumen dan lebih banyak masa membuat keputusan strategik, memanfaatkan kuasa AI yang benar-benar memahami konteks kerja mereka.
Penulis yang bersemangat tentang dunia bait dan teknologi secara umum. Saya suka berkongsi pengetahuan saya melalui penulisan, dan itulah yang akan saya lakukan dalam blog ini, menunjukkan kepada anda semua perkara yang paling menarik tentang alat, perisian, perkakasan, trend teknologi dan banyak lagi. Matlamat saya adalah untuk membantu anda mengemudi dunia digital dengan cara yang mudah dan menghiburkan.