Tutorial lengkap untuk menggunakan Copilot dalam Excel

Jika anda sering menggunakan hamparan, anda mungkin pernah terfikir lebih daripada sekali bahawa adalah bagus untuk mempunyai pembantu yang boleh melakukan sebahagian daripada kerja untuk anda. Copilot dalam Excel Ia tiba tepat untuk tujuan itu.: membantu anda mengimport data, mencipta formula, menganalisis maklumat yang kompleks dan menjawab soalan tentang buku anda sendiri tanpa perlu bersusah payah dengan fungsi yang mustahil.

Dalam tutorial lengkap ini, anda akan mempelajari langkah demi langkah Cara mula menggunakan Copilot dalam ExcelAnda akan mempelajari apa yang anda perlukan untuk memaparkan ikon tersebut, cara menggunakannya untuk menyerlahkan, mengisih dan menapis data, menjana formula dan menemui trend serta maklumat yang berkaitan. Anda juga akan melihat apa yang perlu dilakukan jika Copilot tidak muncul dalam reben dan cara menyemak tetapan privasi anda untuk mendayakan semua cirinya.

Apakah Copilot dalam Excel dan apa yang boleh dilakukannya untuk anda?

Copilot dalam Excel ialah pembantu berdasarkan kecerdasan buatan bersepadu dalam Microsoft 365 Ia membantu anda bekerja lebih pantas dan lebih pintar dengan hamparan anda. Ia bukan tambahan luaran, tetapi ciri yang disepadukan terus ke dalam tab Laman Utama Excel (dan juga ke dalam aplikasi lain seperti...). Perkataan, PowerPoint atau Outlook di web).

Terima kasih kepada pembantu ini, anda boleh mencipta dan memahami formula yang kompleks tanpa menghafalnya, ringkaskan jadual besar dalam beberapa baris, cari corak yang tidak disedari pada pandangan pertama atau jana carta dan jadual dinamik daripada gesaan bahasa semula jadi sahaja.

Salah satu kelebihan besarnya ialah Copilot boleh bekerja dengan data yang telah anda miliki dalam buku kerja Excel anda serta maklumat yang anda import daripada sumber lain. Ia boleh membaca julat dan jadual, mengenal pasti lajur yang berkaitan dan menawarkan analisis, pemformatan semula atau cadangan pengiraan tanpa anda perlu mencuba fungsi satu persatu.

Selain membantu anda dengan tugas-tugas tertentu, Copilot juga boleh menerangkan langkah demi langkah apa yang dilakukannyaJika ia menjana formula, anda boleh memintanya untuk menerangkan cara ia berfungsi, argumen yang digunakannya dan bagaimana anda boleh menyesuaikannya dengan kes lain. Dengan cara ini, anda bukan sahaja mengautomasikan kerja tetapi juga belajar menggunakan Excel dengan lebih baik.

Kelebihan utama menggunakan Copilot dalam Excel

Manfaat besar pertama Copilot ialah Ia sangat memudahkan import data.Anda boleh memintanya untuk mendapatkan maklumat daripada web, daripada fail yang telah anda simpan dalam OneDrive atau SharePoint...atau pun daripada sumber dalaman dalam organisasi anda. Ini menjimatkan masa salin dan tampal anda dan mengurangkan ralat semasa menyediakan hamparan anda.

Sebaik sahaja anda mempunyai data dalam Excel, Copilot membantu anda menyerlahkan, menyusun dan menapis maklumat Ia sangat intuitif. Anda boleh memberikan arahan seperti "tunjukkan hanya baris dengan nilai lebih besar daripada 5" atau "serlahkan sel yang mengandungi nombor", dan wizard akan menggunakan penapis atau format yang diperlukan tanpa anda perlu menavigasi semua menu.

Satu lagi kekuatan ialah keupayaannya untuk menjana formula baharu berdasarkan apa yang anda perlukanDaripada mengingati sintaks tepat setiap fungsi, anda boleh menerangkan apa yang anda ingin capai: "kira jumlah jualan setiap produk" atau "jumlahkan hanya pesanan bulan ini." Copilot akan mencipta lajur atau baris tambahan dengan formula yang sesuai berdasarkan data semasa anda.

Ia tidak berhenti di situ: jika anda pernah terjumpa formula yang anda tidak fahami, Copilot juga boleh menerangkan cara ia berfungsiAnda boleh bertanya kepadanya tentang fungsi formula tertentu, komponennya atau cara mengubah suainya untuk mencapai hasil yang berbeza. Ia seperti mempunyai rakan sekerja Excel pakar yang boleh anda rujuk pada bila-bila masa.

Selain itu, terdapat bahagian analisis maklumat, di mana Copilot dapat mengesan trend, outlier dan perkara pentingJika anda menanyakan soalan tentang data anda, ia boleh menjawab anda dengan ringkasan teks, carta, jadual pangsi atau senarai yang menunjukkan maklumat yang paling relevan dalam jadual dengan jelas.

Di manakah Copilot muncul dalam Excel dan aplikasi lain?

Dalam kes Excel, Copilot disepadukan terus ke dalam tab Laman Utama pada reben.Anda akan melihat ikon Copilot tertentu, yang mana anda boleh membuka panel perbualan dengan cadangan awal dan kotak untuk menulis arahan dalam bahasa semula jadi.

Pembantu yang sama ini juga terdapat dalam Word, PowerPoint dan Outlook dalam versi webDengan syarat anda mempunyai langganan yang merangkumi Copilot. Jika anda juga mempunyai pelan Microsoft 365 yang memberikan akses kepada aplikasi desktop, anda juga akan menemui ikon Copilot dalam versi yang dipasang pada komputer anda.

Adalah penting untuk memahami bahawa Copilot dipautkan ke akaun Microsoft 365 anda dan lesen andaIa tidak akan muncul hanya dengan memasang program; akaun yang anda log masuk ke aplikasi mesti mempunyai langganan serasi Copilot agar ciri-ciri tersebut dapat dilihat.

Dalam beberapa kes, ia mungkin berlaku bahawa Ia tersedia di web tetapi belum lagi di desktopAtau sebaliknya, bergantung pada cara organisasi anda mengurus kemas kini. Walaupun begitu, rujukan utama yang harus anda sentiasa semak ialah akaun Microsoft yang aktif di bahagian atas tetingkap aplikasi.

Untuk fail baharu yang belum anda simpan lagi, atau dokumen yang disimpan pada cakera keras setempat, akaun utama yang muncul di sudut atas tetingkap Ia mestilah akaun dengan lesen Copilot. Jika anda menggunakan akaun sekunder, pilihan pembantu mungkin tidak muncul.

Keperluan akaun dan pelesenan untuk menggunakan Copilot dalam Excel

Sebelum anda mula mencari ikon tersebut dengan terdesak, adalah idea yang baik untuk menyemaknya Anda menggunakan akaun yang sebenarnya dilesenkan oleh Copilot.Ini penting untuk pengguna rumah dan perniagaan, memandangkan syarat akses berubah dari satu jenis langganan ke jenis langganan yang lain.

Jika anda seorang pengguna persendirian atau domestikAnda memerlukan langganan Microsoft 365 Personal, Microsoft 365 Family atau Copilot Pro yang aktif. Hanya dengan lesen ini ciri lanjutan pembantu didayakan dalam Excel dan aplikasi serasi lain.

Dalam kes pengguna perniagaan atau organisasiCopilot ditawarkan bersama pelan Microsoft 365 tertentu. Langganan yang disokong termasuk, tetapi tidak terhad kepada, Business Basic, Business Standard, Business Premium, serta pelan perusahaan E3, E5, F1 atau F3 berserta lesen Microsoft 365 Copilot tambahan.

Adalah perkara biasa dalam persekitaran korporat bahawa Jabatan IT akan bertanggungjawab untuk memberikan lesen, jadi Jika anda tidak nampak Copilot dan anda fikir anda patut memilikinyaAdalah idea yang baik untuk menghubungi sokongan dalaman bagi mengesahkan bahawa akaun anda telah disediakan dengan betul dan dipautkan kepada pelan yang sah.

Ingat Langganan Microsoft 365 generik tidak mencukupi.Lesen tersebut mesti merangkumi akses kepada Copilot secara eksplisit. Jika tidak, ikon tidak akan muncul dalam reben Excel walaupun anda telah memasang aplikasi terkini.

Cara menyediakan data anda supaya Copilot boleh membacanya

Agar Copilot memahami dan menggunakan maklumat dalam buku anda, Adalah penting data disusun dalam format yang dapat dikenali oleh alat tersebut.Tidak perlu melakukan sesuatu yang terlalu rumit, tetapi anda perlu mengikuti beberapa garis panduan asas.

Yang paling disyorkan ialah Gunakan pemformatan jadual pada data anda Atau sekurang-kurangnya pastikan ia berada dalam julat yang jelas dengan tajuk yang jelas pada baris pertama. Jadual Excel amat berguna kerana ia memberitahu Copilot lajur mana yang tergolong dalam set data yang sama.

Elakkan sebanyak mungkin campurkan pelbagai jenis data dalam lajur yang sama (contohnya, teks dan nombor dalam siri yang sama), kerana itu menjadikan analisis automatik lebih sukar. Lebih teratur hamparan, lebih tepat cadangan wizard dan lebih mudah untuk memahami apa yang anda ingin capai.

Sebaik sahaja meja atau dapur disediakan, Anda boleh memilih set data sebelum memanggil CopilotDengan cara ini, pembantu akan tahu dari awal bahagian helaian yang perlu difokuskan dan akan mencadangkan tindakan yang berkaitan dengan blok khusus tersebut.

Jika anda mempunyai berbilang jadual pada helaian yang sama, itu adalah idea yang baik. berikan mereka nama deskriptifIni tidak wajib, tetapi ia membantu jika dalam perbualan dengan Copilot anda merujuk kepada "jadual jualan" atau "jadual perbelanjaan" dan anda mahu ia mengetahui dengan cepat set yang hendak dirujuk.

Di manakah ikon Copilot dalam Excel dan bagaimana saya boleh memulakan perbualan?

Sebaik sahaja keperluan pelesenan dipenuhi dan data telah dibentangkan dengan betul, tiba masanya untuk Cari ikon Copilot dalam Excel dan mula berinteraksi dengan pembantu daripada antara muka program itu sendiri.

Dalam versi semasa, Anda akan menemui butang Copilot pada tab Laman Utama pada reben Excel.Ia biasanya muncul dengan simbol ciri pembantu, dan mengklik padanya akan membuka panel atau tetingkap sisi dengan beberapa cadangan tindakan pantas dan medan untuk menulis permintaan anda.

Apabila anda membuka panel itu, anda akan melihat beberapa "memulakan perbualan" atau cadangan yang boleh anda gunakan sebagai titik permulaan: cipta sesuatu yang baharu daripada data sedia ada, minta ia menjana formula atau format, minta ringkasan jadual atau tanya sebarang soalan lain tentang kandungan helaian.

Selain butang utama pada reben, Excel memaparkan ikon Copilot kecil yang berkelip-kelip. Apabila anda memilih sel atau julat tertentu, ikon kontekstual ini muncul berhampiran pilihan dan membolehkan anda melaksanakan arahan tertentu pada bahagian tertentu helaian tersebut tanpa perlu membuka keseluruhan panel terlebih dahulu.

Dalam kedua-dua kes, Komunikasi dengan Copilot dilakukan menggunakan teks bahasa semula jadi.Anda boleh menulis soalan atau permintaan anda seperti yang anda sebutkan dengan kuat, dan pembantu akan menterjemahkannya kepada tindakan: menggunakan penapis, memasukkan formula, menjana graf atau mencipta ringkasan, antara banyak perkara lain.

Import dan sediakan data dengan bantuan Copilot

Salah satu kegunaan pembantu yang paling praktikal ialah Bawa data daripada sumber berbeza terus ke dalam Excel tanpa perlu menavigasi semua menu secara manual. Jika anda menggunakan maklumat yang tersebar di seluruh web, OneDrive atau SharePoint, Copilot boleh menjimatkan banyak klik.

Contohnya, anda boleh memintanya untuk import data daripada halaman web tertentu dan susunkannya ke dalam jadual dalam buku kerja anda. Begitu juga, anda boleh mengarahkannya untuk mencari fail dalam ruang OneDrive anda atau dalam pustaka SharePoint organisasi anda dan memuatkan maklumat tersebut ke dalam hamparan baharu.

Jika syarikat anda mengendalikan komunikasi atau laporan dalaman, Copilot juga boleh membantu anda mencari dan mengekstrak data yang berkaitanDaripada sumber-sumber ini, wizard boleh menjana struktur jadual yang sedia untuk dianalisis, tanpa perlu menyalin dan menampal daripada dokumen atau e-mel.

Setelah data diimport, langkah seterusnya biasanya bersihkan dan berikan bentuk yang seragamAnda boleh meminta Copilot untuk mengalih keluar baris pendua, menukar nilai teks kepada nombor, menyeragamkan tarikh atau menggunakan pemformatan yang konsisten merentasi keseluruhan jadual, semuanya tanpa menyentuh setiap sel secara manual.

Sebaik sahaja maklumat disediakan dengan baik, anda mempunyai asas yang sedia untuk... Mulakan dengan analisis, penapis dan pengiraan.Lebih baik fasa import dan pembersihan, lebih tepat jawapan dan cadangan wizard dalam langkah seterusnya.

Serlahkan, isih dan tapis data dengan Copilot

Sebaik sahaja papan anda berada dalam keadaan baik, Copilot menjadi sekutu yang sempurna untuk cepat cari data yang anda perlukanDaripada mencuba penapis secara manual, anda boleh memberitahunya dengan tepat apa yang anda mahu lihat.

Contohnya, anda boleh memberitahunya bahawa Tunjukkan hanya baris yang nombornya lebih besar daripada nilai tertentuContohnya, anda boleh menentukan "tunjukkan saya jualan lebih daripada 5 unit" atau "tapis rekod dengan jumlah lebih daripada 1000 euro." Copilot akan menggunakan penapis yang sesuai pada lajur yang sepadan dalam hamparan anda.

Satu lagi tugas biasa ialah pemformatan bersyarat, yang mana Copilot boleh menyerlahkan data yang memenuhi syarat secara visualAnda boleh memintanya mewarnakan sel yang mengandungi nombor, menyerlahkan tarikh akhir yang akan datang dalam warna yang berbeza atau menebalkan nilai tertinggi dan terendah dalam lajur.

Apabila anda ingin menyusun semula maklumat, anda juga boleh permintaan untuk menyusun data mengikut satu atau lebih lajurseperti “isih jadual mengikut tarikh dari yang terbaru hingga yang terlama” atau “letakkan produk dengan jumlah jualan tertinggi dahulu.” Wizard akan mengendalikan penggunaan susunan isihan tanpa anda perlu pergi ke menu isihan.

Jika anda bekerja dengan banyak lajur dan baris, ini arahan dalam bahasa semula jadi Mereka banyak mengurangkannya. el tiempo yang anda laburkan dalam menyediakan pandangan Untuk analisis atau mesyuarat anda. Daripada mengingati lokasi setiap pilihan, anda lebih fokus pada apa yang anda perlu tahu dan menyerahkan kerja mekanikal kepada Pembantu Juruterbang.

Mencipta dan memahami formula dengan Copilot dalam Excel

Mungkin salah satu ciri yang paling dihargai oleh pengguna Copilot ialah keupayaannya untuk Jana formula kompleks daripada penerangan ringkasIni amat berguna terutamanya jika anda tidak menguasai semua fungsi Excel atau jika anda menghadapi masalah untuk mengingati sintaks yang tepat.

Bayangkan apa yang anda mahukan Kira lajur baharu dengan jumlah pendapatan Mendarab unit dengan harga dalam setiap baris. Anda boleh menerangkannya kepada wizard dengan mesej seperti "cipta lajur hasil yang merupakan hasil darab kuantiti dan harga" dan Copilot akan memasukkan lajur dengan formula yang telah digunakan pada semua baris.

Jika anda memerlukan sesuatu yang lebih canggih, seperti hanya tambah nilai yang memenuhi syarat-syarat tertentu Untuk tarikh atau kategori tertentu, anda boleh menerangkan logiknya dalam bahasa semula jadi. Copilot akan menjana fungsi seperti SUMIF, SUMIFS atau fungsi lain yang lebih sesuai, disesuaikan dengan pengepala dan julat data anda.

Selain mencipta formula baharu, wizard ini sangat berguna untuk mentafsir formula yang sedia ada dan yang anda tidak fahamiAnda boleh memilih sel dengan formula yang kompleks dan meminta Copilot untuk menerangkan dengan tepat apa yang dilakukannya, argumen yang digunakannya dan bagaimana anda boleh mengubahnya untuk kes penggunaan yang lain.

Dengan cara ini, apabila anda menemui ungkapan yang panjang dan berbelit-belit, bukannya pasrah, Anda boleh menjadikannya peluang pembelajaranCopilot bukan sahaja menyelesaikan masalah segera, tetapi juga membantu anda menjadi lebih selesa dengan fungsi Excel dalam jangka masa panjang.

Menganalisis data dan mendapatkan maklumat dengan Copilot

Selain mengautomasikan tugas, Copilot menonjol kerana keupayaannya untuk buat kesimpulan yang berguna daripada data andaDaripada sekadar melaksanakan pesanan, anda boleh menjawab soalan tentang trend dan tingkah laku dalam carta.

Contohnya, anda boleh memintanya untuk Kenal pasti produk yang paling pesat berkembang dalam tempoh tertentu, yang mengenal pasti bulan-bulan dengan keputusan terburuk atau yang menonjolkan nilai-nilai yang jelas menyimpang daripada norma (outlier terkenal atau nilai atipikal).

Untuk membentangkan jawapan ini, Copilot boleh menawarkan pelbagai jenis jalan keluar: teks penjelasan yang meringkaskan situasi, graf yang menunjukkan evolusi data, jadual pangsi yang mengumpulkan maklumat mengikut kategori atau gabungan beberapa elemen pada helaian yang sama.

Jika anda menyediakan laporan atau pembentangan, ini membolehkan anda untuk beralih dengan cepat daripada set data mentah kepada laporan dengan kesimpulan yang jelas secara visual. Hanya minta jenis paparan yang anda mahukan (carta lajur, carta garis, jadual pangsi mengikut rantau, dsb.) dan Copilot akan menjana asas untuk anda kemudian sesuaikan mengikut citarasa anda.

Pendek kata, pembantu bertindak sebagai sejenis penganalisis yang Semak semula jadual itu sendiri, cari corak dan anomali.dan ia memberi anda pandangan yang disintesis yang membantu anda membuat keputusan tanpa perlu membina setiap carta atau jadual tambahan secara manual.

Semak tetapan privasi anda jika Copilot tidak muncul.

Ada kemungkinan bahawa, walaupun dengan lesen yang betul, Copilot tidak ditunjukkan dalam aplikasi Microsoft 365Dalam situasi ini, salah satu perkara pertama yang perlu anda semak ialah tetapan privasi akaun anda dalam Word, Excel atau PowerPoint.

Daripada mana-mana aplikasi Microsoft 365 dalam Windowsseperti Word, Excel atau PowerPoint, Buka menu Fail dan pergi ke bahagian Akaun.Dalam bahagian itu, anda akan melihat blok yang dipanggil "Privasi Akaun" dengan pilihan untuk "Urus tetapan" yang anda minati.

Setelah mengakses skrin tersebut, anda akan menemui beberapa pilihan yang boleh mempengaruhi ketersediaan Juruterbang BersamaAdalah penting untuk memastikan pilihan "Pengalaman yang menganalisis kandungan anda" diaktifkan terlebih dahulu kerana Copilot perlu berupaya mengendalikan dokumen anda untuk membantu anda.

Seterusnya, tatal senarai dan pastikan Pilihan "Semua pengalaman yang berkaitan" juga diaktifkanJika pilihan ini dinyahdayakan, beberapa ciri yang bergantung pada perkhidmatan awan, termasuk Copilot, mungkin tidak dipaparkan atau mungkin terhad.

Dalam kes Word untuk macOS, langkah-langkahnya sedikit berbeza: Buka Word dan pergi ke menu Word > Keutamaan > PrivasiDalam bahagian itu, anda akan melihat pilihan yang berkaitan dengan pengalaman berkaitan dan analitik kandungan sekali lagi, yang mesti didayakan agar pembantu muncul secara normal.

Jika anda memerlukan lebih banyak kawalan di peringkat tempatan atau dalam persekitaran dengan keperluan khas, pertimbangkan Konfigurasikan dan optimumkan Copilot untuk aliran kerja tempatan mengikut garis panduan pentadbiran yang sepadan.

Copilot dalam Excel dalam ekosistem Microsoft 365

Copilot tidak berfungsi secara berasingan dalam Excel, tetapi sebaliknya Ia merupakan sebahagian daripada pengalaman bersepadu merentasi keseluruhan ekosistem Microsoft 365Ini bermakna data yang anda gunakan dalam satu aplikasi boleh memberi cadangan dalam aplikasi lain, dengan sentiasa menghormati keselamatan dan privasi organisasi anda.

Contohnya, dokumen yang disimpan dalam pustaka OneDrive atau SharePoint boleh berfungsi sebagai sumber maklumat supaya Copilot boleh menyediakan analisis atau ringkasan dalam Excel. Begitu juga, hasil yang anda hasilkan dalam hamparan anda boleh digunakan semula dalam laporan Word atau pembentangan PowerPoint dengan bantuan wizard yang sama.

Dalam persekitaran perniagaan, integrasi ini membolehkan pengguna bekerja dengan data daripada e-mel, mesyuarat atau fail yang dikongsi tanpa perlu mengeksport dan mengimport secara manual daripada setiap alat. Copilot menguruskan kerja-kerja menyusun bahagian-bahagian supaya anda boleh fokus pada kandungan, bukan mekaniknya.

Semua kuasa ini disertakan dengan kawalan privasi, jadi Adalah penting bahawa tetapan pengalaman yang disambungkan dikonfigurasikan dengan betul. Seperti yang telah kita lihat sebelum ini, dengan cara ini anda boleh memanfaatkan sepenuhnya nilai pembantu sambil mengekalkan dasar keselamatan akaun atau syarikat anda.

Dengan menyediakannya secara serentak dalam Excel, Word, PowerPoint dan Outlook di web, Anda akhirnya membina aliran kerja yang lebih lancar yang mana menukar aplikasi tidak bermakna bermula dari awal, tetapi sebaliknya terus mendapat manfaat daripada hasil yang telah dihasilkan oleh Copilot untuk anda.

Boleh difahami mengapa. Copilot dalam Excel telah menjadi alat utama Bagi mereka yang mengendalikan data setiap hari: ia mengurangkan tugasan berulang, menjelaskan formula kompleks, memudahkan import dan pembersihan maklumat dan membimbing anda dalam analisis melalui ringkasan, carta dan jadual pangsi yang sebaliknya akan mengambil masa yang lebih lama untuk dibina.